Cara Memperuntukkan Masa Penampan untuk Tugasan yang Kerap Mengganggu Perancangan Anda

Kalendar mungkin kelihatan boleh dilaksanakan, tetapi secara senyap mengandaikan bahawa setiap tugasan bermula tepat pada masanya, mengambil masa seperti yang dijangka dan berjalan tanpa gangguan. Apabila andaian itu tidak dipenuhi, permintaan yang singkat pun boleh memberi kesan lebih besar: anda perlu berhenti, menguruskannya, kemudian mencari semula tempat anda berhenti. Dalam kajian selama dua minggu terhadap 187 pekerja, para penyelidik mendapati bahawa gaya perancangan harian berkait dengan gangguan. Perancangan tradisional—mengutamakan tugasan hari itu—dikaitkan dengan penglibatan dan prestasi yang lebih baik pada hari yang kurang gangguan, manakala perancangan fleksibel dan kontingen dikaitkan dengan penglibatan dan prestasi yang lebih baik tanpa mengira tahap gangguan. Hasil kajian ini menerangkan perkaitan dalam kajian di tempat kerja tersebut; hasilnya tidak menetapkan formula masa penampan yang universal. Ringkasan penyelidikan UCLA Anderson merumuskan kajian itu, dan kertas asalnya ialah “When Daily Planning Improves Employee Performance”.

Pengajaran praktikalnya ialah rancang berdasarkan jenis hari yang berkemungkinan anda hadapi, bukannya mengandaikan setiap hari bebas daripada gangguan. Ini tidak bermakna membiarkan seluruh hari anda kosong. Maksudnya, asingkan komitmen daripada kerja yang fleksibel dan sediakan sedikit kapasiti untuk permintaan yang benar-benar tidak boleh ditangguhkan.

Selama lima hingga sepuluh hari kerja, catat secara ringkas setiap kali tugasan yang tidak dirancang mengetepikan kerja yang anda ingin lakukan. Catat waktu tugasan itu tiba, anggaran masa yang diperlukan untuk menguruskannya, sama ada ia boleh ditangguhkan, dan tugasan terancang yang terganggu. Jika boleh, sertakan juga masa untuk menyambung semula kerja: contohnya, sama ada anda memerlukan beberapa minit untuk membuka semula fail, membaca semula nota atau mencari semula tempat anda berhenti. Pastikan rekod itu cukup ringkas untuk dikekalkan; catatan kasar yang konsisten lebih berguna daripada log terperinci yang akhirnya tidak lagi anda gunakan.

Pada akhir tempoh penjejakan, perhatikan coraknya. Adakah permintaan tiba pada waktu yang boleh dijangka? Adakah kebanyakannya mengambil masa beberapa minit, atau ada yang kerap bertukar menjadi tugasan lebih panjang? Adakah semuanya benar-benar mendesak, atau sekadar pertanyaan rutin yang boleh dikumpulkan dalam satu tempoh untuk menjawabnya? Inilah garis dasar anda. Satu hari yang luar biasa sibuk tidak sepatutnya secara automatik menentukan masa penampan untuk setiap hari akan datang, dan hari yang tenang pula tidak sepatutnya memadamkan corak yang berulang.

Gunakan rekod terkini anda sendiri untuk membuat anggaran permulaan. Contohnya, andaikan catatan anda menunjukkan bahawa permintaan tidak dirancang pada hari biasa mengambil kira-kira 45 minit secara keseluruhan, dan anda lazimnya memerlukan 15 minit lagi untuk menyambung semula kerja terancang. Anda boleh memperuntukkan masa penampan ilustrasi selama 60 minit sepanjang hari, mungkin dalam dua tempoh 30 minit. Angka ini hanyalah contoh input, bukannya sasaran yang disokong oleh penyelidikan. Anggaran anda patut mencerminkan kerja dan tanggungjawab anda.

Jika gangguan sangat berbeza-beza, gunakan julat dan bukannya berpura-pura mengetahui angka yang tepat. Peruntukkan jumlah asas untuk permintaan berulang, kemudian kenal pasti satu tempoh pilihan yang boleh digunakan pada hari yang lebih sibuk. Jika permintaan datang berturut-turut, letakkan masa penampan hampir dengan waktu ia biasanya muncul. Jika permintaan datang berselerak, gunakan beberapa tempoh yang lebih pendek atau sediakan sela yang boleh dialihkan antara tugasan yang menuntut perhatian. Matlamatnya ialah memastikan masa penampan boleh digunakan apabila perlu, bukannya menyembunyikannya pada waktu yang tidak dapat menampung gangguan.

Elakkan mengisi masa penampan lebih awal dengan tugasan biasa. Jika tiada permintaan mendesak, anda boleh menggunakan masa itu untuk keutamaan yang sudah ada dalam senarai, tindakan susulan yang perlu atau menyiapkan tugasan lebih awal. Anggap itu sebagai pelepasan kapasiti lebihan yang disengajakan; jangan kira minit yang sama sebagai masa kerja terjamin dan juga sebagai perlindungan daripada gangguan. Panduan penjadualan blok masa Todoist turut menyarankan supaya menyediakan masa tambahan untuk menyiapkan tugasan dan beralih antara tugasan.

Apabila sesuatu yang baharu tiba, berhenti seketika untuk mengklasifikasikannya. Tanya diri anda:

Langkah terakhir ini penting. Jika permintaan 90 minit tiba sedangkan baki masa penampan anda hanya 20 minit, baki 70 minit itu tidak hilang hanya kerana tiada ruang dalam kalendar. Kenal pasti tugasan yang boleh ditangguhkan, kurangkan skop permintaan baharu jika sesuai, atau maklumkan bahawa tarikh akhirnya perlu diubah. Masa penampan membantu mendedahkan konflik kapasiti lebih awal; masa penampan sahaja tidak dapat menyelesaikan hari yang terlalu padat.

Pilih satu atau dua tugasan penting yang memerlukan tempoh tumpuan berterusan. Jadualkannya pada waktu anda berkemungkinan besar mempunyai masa yang boleh digunakan, dan tetapkan tindakan seterusnya yang khusus bagi setiap tugasan, seperti “draf bahagian pembukaan” dan bukannya “buat kerja laporan”. Sebelum beredar, tinggalkan nota untuk menyambung semula: tempat anda berhenti, perkara yang masih perlu dibuat dan tindakan kecil seterusnya. Ini memudahkan anda menyambung semula selepas gangguan tanpa menghabiskan bahagian awal blok masa seterusnya untuk mengingati semula fikiran anda.

Jika peranan anda membenarkannya, kurangkan gangguan rutin: tetapkan waktu untuk menyemak mesej, beritahu rakan sekerja bila anda boleh dihubungi, atau salurkan pertanyaan berulang melalui saluran bersama. Batasan ini mungkin tidak sesuai untuk peranan yang memerlukan tindak balas segera, jadi gunakan hanya jika bersesuaian dengan tanggungjawab anda. Untuk gangguan yang tidak dapat dielakkan, tumpukan pada memperuntukkan kapasiti dan mencatat tempat anda berhenti.

Bandingkan kerja yang masuk pada hari itu dengan masa penampan yang anda peruntukkan. Adakah ia mencukupi untuk permintaan biasa? Adakah satu jenis gangguan berulang kali menggunakan masa itu? Adakah masa penampan tidak digunakan sedangkan kerja terancang masih tertangguh? Gunakan jawapan untuk melaraskan perancangan seterusnya: alihkan tempoh masa, tambah atau kurangkan masa yang diperuntukkan, atau pindahkan tugasan berulang ke slot tetap. Ubah satu andaian pada satu masa supaya anda dapat menilai sama ada aturan baharu itu membantu.

Semak juga perkara yang terpaksa diketepikan. Perancangan yang berguna menjadikan pertukaran itu jelas. Jika kerja penting yang sama ditangguhkan ke esok setiap hari, kerja itu mungkin memerlukan masa yang dilindungi, skop yang lebih kecil, keutamaannya diperjelas atau perbincangan tentang beban kerja. Menambah lebih banyak masa penampan sahaja boleh menjadikan perancangan kurang realistik jika masa untuk kerja yang telah dijanjikan menjadi terlalu singkat.

Sebelum mengakhiri hari atau memulakan pagi, ikuti urutan ringkas ini:

Jika gangguan jarang berlaku dan boleh dijangka, jadual yang sangat mengutamakan tugasan mungkin sesuai untuk hari itu. Jika gangguan kerap berlaku atau sukar dijangka, jadikan perancangan lebih fleksibel dan sediakan masa lebihan yang jelas. Penyelidikan menyokong penyesuaian gaya perancangan mengikut keadaan gangguan; penyelidikan itu tidak menetapkan bilangan minit universal yang perlu diperuntukkan. Mulakan dengan pemerhatian anda sendiri, kemudian semak semula perancangan apabila corak berubah.