समय और ऊर्जा सीमित होने पर एक सार्थक दिन की योजना कैसे बनाएं

सार्थक दिन किसे माना जाए?

इस लेख के संदर्भ में, "सार्थक" का अर्थ है एक ऐसा दिन जिसमें उन कार्यों के साथ-साथ कम से कम एक ऐसी गतिविधि शामिल हो जिसे आप व्यक्तिगत रूप से महत्व देते हैं, जो पहले से ही आपका समय मांगते हैं। वह गतिविधि घर के किसी काम को आगे बढ़ाना, किसी के साथ समय बिताना, कोई शौक पूरा करना या किसी सामान्य काम को निपटाना हो सकती है। ये आपको चुनने में मदद करने के लिए केवल उदाहरण हैं; कोई एक अकेली गतिविधि हर किसी के लिए दिन को सार्थक नहीं बनाती।

योजना बनाने के लिए एक उपयोगी प्रश्न यह है: यदि मैं आज अपनी तय प्रतिबद्धताओं के अलावा किसी एक चीज़ के लिए जगह बना सकूँ, तो मैं क्या चुनूँगा? उत्तर को केवल एक मुख्य प्राथमिकता तक सीमित रखने से यह देखना आसान हो जाता है कि क्या दिन में इसके लिए पर्याप्त समय है। आप अभी भी अन्य काम कर सकते हैं, लेकिन वे वैकल्पिक बने रहेंगे, न कि ऐसी प्रतिस्पर्धी प्राथमिकताएं जिन्हें पूरा करने का शेड्यूल अपने आप मान लेता है।

चरण 1: तय प्रतिबद्धताओं को कागज़ पर उतारें

मुलाकातों (अपॉइंटमेंट्स), काम या देखभाल के घंटों, यात्रा, भोजन और अन्य ऐसी प्रतिबद्धताओं से शुरुआत करें जिनका एक निश्चित समय है या जिन्हें आसानी से बदला नहीं जा सकता। जहाँ संभव हो, उनकी वास्तविक अवधि जोड़ें, जिसमें वहाँ पहुँचने या तैयारी के लिए आवश्यक समय भी शामिल हो। टेनेसी विश्वविद्यालय के राइटिंग सेंटर द्वारा होस्ट की गई टाइम-मैनेजमेंट वर्कशीट उन गतिविधियों के बीच अंतर करती है जो आवश्यक हैं और जिन्हें एक छात्र करना चाहता है। Todoist की टाइम-ब्लॉकिंग गाइड में शेड्यूल में ब्रेक और फुर्सत का समय भी शामिल होता है। ये अकादमिक और सामान्य योजना के उदाहरण हैं; यहाँ वे एक सामान्य दिन की वास्तविक बाध्यताओं और चुनी गई गतिविधियों को स्पष्ट रखने में मदद करते हैं।

इसके बाद, देखें कि कितना समय बचता है। हर खाली समय को किसी काम के लिए उपलब्ध न मानें: बदलाव (ट्रांज़िशन), छोटे-मोटे काम और थोड़ा रुकने की आवश्यकता में भी वास्तविक समय लग सकता है। उत्तरी कैरोलिना विश्वविद्यालय की लर्निंग सेंटर टाइम-मैनेजमेंट इन्वेंट्री पाठकों को प्राथमिकताओं पर विचार करने, वे समय का उपयोग कैसे करते हैं, और क्या वे अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए आकस्मिक समय (कंटिंजेंसी टाइम) छोड़ते हैं, इस पर विचार करने के लिए प्रेरित करती है (UNC लर्निंग सेंटर, "टाइम मैनेजमेंट इन्वेंट्री")। यह एक अकादमिक संसाधन है, कोई ऐसा प्रमाण नहीं कि कोई एक दैनिक खाका सभी के लिए उपयुक्त है; इसके प्रश्न केवल यह समझने में आपकी मदद कर सकते हैं कि आपके अपने दिन को क्या चाहिए।

चरण 2: एक प्राथमिकता चुनें और उसे मूर्त रूप दें

अपने पास उपलब्ध समय और ऊर्जा के भीतर, एक ऐसी गतिविधि चुनें जो आपके लिए दिन को सार्थक बना दे। इसे इतना छोटा रखें कि इसे शुरू और समाप्त किया जा सके, या किसी बड़े काम की दिशा में एक स्पष्ट कदम तय करें। "जीवन को व्यवस्थित करें" की तुलना में "15 मिनट के लिए डाक छांटें" को शेड्यूल करना अधिक आसान है। "दोपहर के भोजन के बाद किसी मित्र को कॉल करें" बिना पूरी बातचीत की योजना बनाए एक ठोस कार्य को दर्शाता है।

फिर एक ऐसा टाइम ब्लॉक चुनें जो वास्तविक कार्य के अनुकूल हो। टाइम ब्लॉकिंग का अर्थ है किसी कार्य या कार्यों के समूह के लिए एक समय अवधि निर्धारित करना; Todoist की गाइड व्यक्तिगत कामों, ब्रेक और फुर्सत को शामिल करने और शेड्यूल बदलने पर ब्लॉक को संशोधित करने की भी सलाह देती है (Todoist, "टाइम ब्लॉकिंग")। ब्लॉक को योजना बनाने में सहायता के रूप में देखें, न कि किसी गारंटी के रूप में। यदि आप अवधि का अनुमान नहीं लगा सकते हैं, तो एक छोटा पहला कदम निर्धारित करें और शुरू करने से पहले तय करें कि "आज के लिए पूरा हो गया" का क्या मतलब है।

चरण 3: वैकल्पिक गतिविधियों को वास्तव में वैकल्पिक रखें

प्राथमिकता तय करने के बाद, विचार करें कि क्या एक या दो वैकल्पिक गतिविधियों के लिए जगह है। ये सुखद, उपयोगी, या केवल आवश्यक लेकिन टलने योग्य हो सकती हैं। उन्हें खाली समय में केवल तभी रखें यदि वे किसी तय प्रतिबद्धता को हटाए बिना या प्राथमिकता पर हावी हुए बिना फिट बैठती हों। यदि दिन पहले से ही भरा हुआ है, तो उन्हें आज की योजना से बाहर रखें या उन्हें एक अलग "यदि समय मिले तो" सूची में लिखें।

संतुलन जांचने का एक आसान तरीका प्रत्येक कार्य पर लेबल लगाना है:

यह तीन-भाग वाला अंतर ऊपर दिए गए शेड्यूलिंग मार्गदर्शन से निर्मित एक संपादकीय योजना सहायता है। यह एक लंबी इच्छा-सूची को बाध्यताओं के समूह जैसा दिखने से रोकने में मदद करता है। एक प्राथमिकता और बिना किसी वैकल्पिक कार्य वाला दिन भी एक संपूर्ण योजना हो सकता है।

एक व्यावहारिक उदाहरण: व्यस्त दोपहर के आसपास एक प्राथमिकता को समायोजित करना

एक काल्पनिक दिन की कल्पना करें जिसमें सुबह 9 बजे से दोपहर 1 बजे तक काम की प्रतिबद्धता, दोपहर 2:30 बजे की एक अपॉइंटमेंट और अपॉइंटमेंट के लिए 30 मिनट की यात्रा शामिल है। नीचे दिए गए समय और कार्य केवल उदाहरण के लिए हैं, कोई शोध निष्कर्ष या अनुशंसित शेड्यूल नहीं।

यहाँ प्राथमिकता का चुनाव जानबूझकर छोटा रखा गया है: कपड़े की एक खेप को तह करके रखना, न कि पूरे घर को पुनर्व्यवस्थित करना। यदि अपॉइंटमेंट में अधिक समय लगता है या यात्रा में अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो वैकल्पिक पठन को सबसे पहले हटाया जाएगा। यदि कपड़ों को तह करने का समय भी आसानी से नहीं बैठता है, तो कार्य को कुछ कपड़े रखने तक सीमित कर दें या कोई भिन्न प्राथमिकता चुनें जो दिन के लिए बेहतर हो। इसका उद्देश्य एक ऐसी योजना बनाना है जो आपकी वास्तविक प्रतिबद्धताओं को दर्शाए, न कि हर खाली जगह को भरना।

दिन की योजना में बदलाव होने पर इसे कैसे समायोजित करें

जब किसी काम में देरी हो जाए, तो फेरबदल करने से पहले लेबलों की जांच करें। तय प्रतिबद्धता और उसकी यात्रा या तैयारी के समय को ध्यान में रखें। फिर तय करें कि क्या प्राथमिकता को खिसकाया जा सकता है, एक छोटे कदम में बदला जा सकता है, या किसी अन्य दिन के लिए छोड़ा जा सकता है। वैकल्पिक गतिविधियाँ वे हैं जिन्हें छोड़ा या पुनर्निर्धारित किया जा सकता है। यदि कोई अप्रत्याशित काम उस समय को ले लेता है जो आपने निर्धारित किया था, तो शेड्यूल बदल गया है; इसका मतलब यह नहीं है कि आप इसका पालन करने में विफल रहे।

Todoist की टाइम-ब्लॉकिंग गाइड अधूरे काम और नए कार्यों की समीक्षा करने, फिर बाद के ब्लॉकों को समायोजित करने की सलाह देती है। यह एक शेड्यूलिंग तकनीक है, परिणाम की कोई गारंटी नहीं। एक दिन के लिए, यह पूछना जितना सरल हो सकता है: किस काम में मेरे अनुमान से अधिक समय लगा? कौन सा काम मेरे सोचने से कम महत्वपूर्ण था? कौन सा छोटा बदलाव कल की योजना को अधिक यथार्थवादी बना देगा? आपको विस्तृत लॉग रखने की आवश्यकता नहीं है; एक संक्षिप्त नोट ही पर्याप्त है यदि वह आपको अगली योजना बनाने में मदद करता है।

एक संक्षिप्त योजना जांच

दिन को नियोजित मानने से पहले, पूछें:

यदि अंतिम प्रश्न का उत्तर "कोई नहीं" है, तो योजना बहुत अधिक भरी हो सकती है। किसी वैकल्पिक गतिविधि को हटा दें या छोटा करें, या प्राथमिकता को एक प्रबंधनीय पहले कदम तक सीमित करें। यदि आप Google Calendar का उपयोग करते हैं, तो इसका Tasks फीचर कैलेंडर पर दिनांकित कार्य रख सकता है, और आपको एक नियोजित प्रारंभ समय और अवधि जोड़ने की अनुमति देता है (Google Calendar Help, "Google Calendar में कार्य बनाएं और प्रबंधित करें")। एक कागज़ की सूची या कोई अन्य कैलेंडर भी काम करता है; महत्वपूर्ण बात यह है कि तय प्रतिबद्धताएं, चुनी गई प्राथमिकता और वैकल्पिक कार्य आपके सामने स्पष्ट रहें।

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