Zaman ve Enerji Kısıtlı Olduğunda Anlamlı Bir Gün Nasıl Planlanır?
Anlamlı ve sıradan bir gün planlamak için önce sabit sorumlulukları programa yerleştirin, ardından sizin için önem taşıyan tek bir öncelik belirleyip ona gerçekçi bir zaman dilimi ayırın. Yalnızca bu temel taşların etrafına sığabilen isteğe bağlı aktiviteleri, molaları ve plansız boşlukları dahil edin. Amaç, belirli bir gün için uygulanabilir bir plan yapmaktır; evrensel bir program oluşturmak ya da sonrasında nasıl hissedeceğinize dair bir vaatte bulunmak değildir.
Anlamlı bir gün ne anlama gelir?
Bu makale kapsamında “anlamlı”, zaten zamanınızı alan şeylerin yanı sıra, kişisel olarak değer verdiğiniz en az bir aktiviteyi de içeren bir gün demektir. Bu aktivite evdeki bir işi ilerletmek, biriyle vakit geçirmek, bir hobiyle uğraşmak veya sıradan bir işi halletmek olabilir. Bunlar seçim yapmanıza yardımcı olacak örneklerdir; tek bir aktivite herkes için bir günü anlamlı kılmaya yetmez.
Planlama yaparken şu soruyu sormak faydalıdır: Bugün sabit sorumluluklarımın ötesinde tek bir şeye yer açabilseydim, neyi seçerdim? Yanıtı tek bir ana öncelikle sınırlı tutmak, gün içinde buna yer olup olmadığını görmeyi kolaylaştırır. Yine de başka şeyler yapabilirsiniz; ancak bunlar programın sessizce bitireceğinizi varsaydığı yarışan öncelikler olmak yerine isteğe bağlı kalır.
1. Adım: Sabit sorumlulukları sayfaya dökün
Randevular, çalışma veya bakım saatleri, yolculuklar, yemekler ve belirli bir saati olan ya da kolayca ertelenemeyen diğer sorumluluklarla başlayın. Mümkün olduğunda, oraya ulaşmak veya hazırlanmak için gereken süre de dahil olmak üzere gerçek sürelerini ekleyin. Tennessee Üniversitesi Yazma Merkezi tarafından sunulan bir zaman yönetimi çalışma sayfası, yapılması zorunlu olan aktiviteler ile bir öğrencinin yapmak istediklerini birbirinden ayırır. Todoist'in zaman bloklama rehberi de programa molaları ve boş zamanları dahil eder. Bunlar akademik ve genel planlama örnekleridir; burada sıradan bir günün gerçek yükümlülüklerini ve seçilen aktivitelerini görünür kılmaya yardımcı olurlar.
Ardından geriye ne kadar zaman kaldığına bakın. Her boşluğu bir görev için uygun görmeyin: geçişler, küçük ayak işleri ve durup soluklanma ihtiyacı gerçek zaman alır. North Carolina Üniversitesi Öğrenme Merkezi'nin zaman yönetimi envanteri, okuyucuları öncelikleri, zamanı nasıl kullandıklarını ve beklenmedik durumlar için pay bırakıp bırakmadıklarını düşünmeye teşvik eder (UNC Learning Center, “Time Management Inventory”). Bu akademik bir kaynaktır, herhangi bir günlük şablonun herkese uygun olduğunu kanıtlamaz; soruları yalnızca kendi gününüzün neleri gerektirdiğini fark etmenize yardımcı olabilir.
2. Adım: Tek bir öncelik seçin ve bunu somutlaştırın
Mevcut zamanınız ve enerjiniz dahilinde, günü sizin için değerli kılacak tek bir aktivite seçin. Bunu başlayıp bitirebilecek kadar küçük tutun veya daha büyük bir şeye doğru görünür tek bir adım tanımlayın. “15 dakika boyunca postaları düzenlemek”, “hayatımı düzene sokmak”tan daha kolay planlanabilir. “Öğle yemeğinden sonra bir arkadaşı aramak”, tüm konuşmayı planlamanızı gerektirmeden somut bir eylemi adlandırır.
Ardından gerçek göreve uygun bir zaman bloğu seçin. Zaman bloklama, bir göreve veya görev grubuna bir zaman aralığı atamak anlamına gelir; Todoist'in rehberi ayrıca kişisel işleri, molaları ve boş zamanları dahil etmeyi ve program değiştiğinde blokları gözden geçirmeyi önerir (Todoist, “Time Blocking”). Bloğu kesin bir garanti değil, bir planlama aracı olarak görün. Süreyi tahmin edemiyorsanız, mütevazı bir ilk adım belirleyin ve başlamadan önce “bugünlük bitti” ifadesinin ne anlama geldiğine karar verin.
3. Adım: İsteğe bağlı aktiviteleri gerçekten isteğe bağlı tutun
Öncelik yerleştirildikten sonra, bir veya iki isteğe bağlı aktivite için yer olup olmadığını değerlendirin. Bunlar keyifli, yararlı veya sadece gerekli ama ertelenebilir şeyler olabilir. Bunları boş zamanlara yalnızca sabit bir sorumluluğu aksatmadan veya önceliği sıkıştırmadan sığıyorlarsa ekleyin. Gün zaten doluysa, bunları bugünün planına dahil etmeyin veya ayrı bir “yer kalırsa” listesine yazın.
Dengeyi kontrol etmenin basit bir yolu her maddeyi etiketlemektir:
Bu üçlü ayrım, yukarıdaki planlama rehberliğinden oluşturulmuş bir editoryal planlama aracıdır. Uzun bir istek listesinin bir dizi zorunluluk gibi görünmesini engellemeye yardımcı olur. Tek bir önceliği olan ve isteğe bağlı hiçbir maddesi bulunmayan bir gün bile eksiksiz bir plan olabilir.
Uygulamalı bir örnek: Yoğun bir öğleden sonraya bir önceliği sığdırmak
Sabah 09:00'dan 13:00'e kadar bir iş sorumluluğu, saat 14:30'da bir randevu ve randevuya 30 dakikalık bir yolculuk içeren kurgusal bir gün hayal edin. Aşağıdaki saatler ve görev örnekleme amaçlıdır; araştırma bulguları veya önerilen bir program değildir.
Buradaki öncelik seçimi bilinçli olarak mütevazı tutulmuştur: evi yeniden düzenlemek değil, bir makine çamaşırı yerleştirmek. Randevu daha uzun sürerse veya yolculuk daha fazla zaman gerektirirse, isteğe bağlı okuma ertelenecek ilk maddedir. Çamaşır bloğu bile rahatça sığmıyorsa, görevi birkaç parça eşyayı yerleştirmeye küçültün veya güne daha iyi uyan farklı bir öncelik seçin. Amaç, her boşluğu doldurmak yerine gerçekte sahip olduğunuz sorumlulukları yansıtan bir plan yapmaktır.
Gün değiştiğinde plan nasıl ayarlanır?
Bir şeyler geciktiğinde, yeniden düzenleme yapmadan önce etiketleri kontrol edin. Sabit sorumluluğu ve onun yolculuk veya hazırlık süresini göz önünde bulundurun. Ardından önceliğin kaydırılıp kaydırılamayacağına, daha küçük bir adıma dönüştürülüp dönüştürülemeyeceğine veya başka bir güne bırakılıp bırakılamayacağına karar verin. İsteğe bağlı maddeler, iptal edilmeye veya yeniden planlanmaya adaydır. Beklenmedik bir yükümlülük ayırdığınız zamanı alırsa, program değişmiştir; bu, plana uymakta başarısız olduğunuz anlamına gelmez.
Todoist'in zaman bloklama rehberi, bitmemiş işleri ve yeni görevleri gözden geçirmeyi, ardından sonraki blokları ayarlamayı önerir. Bu bir zamanlama tekniğidir, bir sonuç garantisi değildir. Tek bir gün için bu, şu soruları sormak kadar basit olabilir: Neler ayırdığım süreden uzun sürdü? Hangi madde düşündüğümden daha az önemliydi? Yarının planını daha gerçekçi kılmak için hangi küçük değişikliği yapabilirim? Ayrıntılı bir kayıt tutmanıza gerek yoktur; bir sonraki planı yapmanıza yardımcı oluyorsa kısa bir not yeterlidir.
Kısa bir planlama kontrolü
Günün planlandığını varsaymadan önce şunları sorun:
Son sorunun yanıtı “hiçbiri” ise, plan çok sıkışık olabilir. İsteğe bağlı bir aktiviteyi çıkarın veya küçültün ya da önceliği yönetilebilir bir ilk adıma indirgeyin. Google Takvim kullanıyorsanız, Görevler özelliği tarihli görevleri takvime yerleştirebilir ve planlanan bir başlangıç saati ile süre eklemenize olanak tanır (Google Calendar Help, “Create & manage tasks in Google Calendar”). Kağıt bir liste veya başka bir takvim de işe yarar; önemli olan sabit sorumlulukları, seçilen önceliği ve isteğe bağlı maddeleri sizin için görünür kılmaktır.