आप मीटिंग नोट्स को एक्शन आइटम्स में कैसे बदलते हैं?

नोट्स में प्रतिबद्धताओं (commitments) को ढूंढें

नोट्स को एक बार पढ़ें और उन बयानों को चिह्नित करें जो यह दर्शाते हैं कि कोई व्यक्ति मीटिंग के बाद कुछ करेगा। *भेजें (send), समीक्षा करें (review), ड्राफ्ट बनाएं (draft), पुष्टि करें (confirm), तुलना करें (compare)* और *शेड्यूल करें (schedule)* जैसी क्रियाओं (verbs) पर ध्यान दें। निर्णयों की भी जांच करें: कोई निर्णय फ़ॉलो-अप कार्य उत्पन्न कर सकता है, भले ही किसी ने यह न कहा हो कि “मैं इसे करूंगा।” Atlassian खुले प्रश्नों और फ़ॉलो-अप कार्यों को दर्ज करने तथा उत्तरदायी सौंपने के लिए मीटिंग के अंत में समय सुरक्षित रखने की सलाह देता है (प्रभावी मीटिंग्स के लिए Atlassian की गाइड)।

कार्य बनाने से पहले इन तीन श्रेणियों को अलग करें:

चर्चा का कोई बिंदु अपने आप कोई कार्य नहीं बन जाता। उदाहरण के लिए, “हमने वसंत समाचार पत्र (spring newsletter) पर चर्चा की” यह नहीं बताता कि किसे क्या करना है। यदि नोट्स में लिखा है “माया अगले योजना सत्र के लिए दो समाचार पत्र विषयों का ड्राफ्ट तैयार करेगी,” तो यह एक संभावित एक्शन है। यदि कोई प्रतिबद्धता नहीं बनाई गई थी, तो चर्चा को नोट्स में ही रहने दें या पूर्वव्यापी प्रभाव से कार्य सौंपने के बजाय स्पष्टीकरण के लिए उसे चिह्नित करें।

प्रत्येक एक्शन को एक दृश्य परिणाम (visible result) के रूप में फिर से लिखें

एक संक्षिप्त पैटर्न का उपयोग करें: क्रिया (verb) + डिलिवरेबल या परिणाम + उपयोगी दायरा। एक व्यक्ति को मीटिंग को फिर से दोहराए बिना यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि पूरा हुआ काम कैसा दिखता है।

ये उदाहरण के तौर पर फिर से लिखे गए रूप हैं, मीटिंग के रिपोर्ट किए गए परिणाम नहीं। दायरे को वास्तव में चर्चा किए गए विषय के प्रति ईमानदार रखें। चुपचाप अतिरिक्त कार्य, धारणाएं या सफलता के मानदंड न जोड़ें। यदि नोट्स में यह नहीं बताया गया है कि “समीक्षा (review)” का क्या अर्थ है, तो समूह या उत्तरदायी से अपेक्षित परिणाम स्पष्ट करने के लिए कहें।

प्रत्येक एक्शन के लिए एक जवाबदेह उत्तरदायी (owner) निर्धारित करें

प्रत्येक कार्य के उत्तरदायी के रूप में एक नामित व्यक्ति को सौंपें। वह व्यक्ति दूसरों से मदद मांग सकता है, लेकिन एक एकल उत्तरदायी यह स्पष्ट करता है कि कार्य को कौन आगे बढ़ाएगा और उसकी स्थिति की रिपोर्ट देगा। Atlassian का रोल्स एंड रिस्पॉन्सिबिलिटीज़ प्ले टीमों से कहता है कि जब कर्तव्यों का टकराव हो तो एक प्राथमिक उत्तरदायी नामित करें, लावारिस काम को दृश्यमान रखें, और अनसुलझे स्वामित्व के लिए एक फ़ॉलो-अप तिथि निर्धारित करें।

उत्तरदायियों की पहचान करने के लिए मीटिंग की वास्तविक प्रतिबद्धताओं का उपयोग करें। यदि नोट्स में कहा गया है “माया और ली विकल्पों की तुलना करेंगे,” तो इस बात पर सहमति बनाएं कि पूर्ण तुलना का स्वामित्व किसके पास होगा और यदि उपयोगी हो तो दूसरे व्यक्ति को योगदानकर्ता के रूप में सूचीबद्ध करें। यदि किसी ने स्वेच्छा से काम नहीं लिया, तो किसी व्यक्ति के पद से स्वामित्व का अनुमान न लगाएं या पुष्टि के बिना कार्य न सौंपें। इसे ‘उत्तरदायी की पुष्टि बाकी’ के रूप में चिह्नित करें और संबंधित लोगों से इसे तय करने के लिए कहें।

एक ऐसी नियत तारीख निर्धारित करें जिसे उत्तरदायी स्वीकार कर सके

एक उपयोगी नियत तारीख एक कैलेंडर तिथि होती है, न कि “जल्द ही,” “अगले सप्ताह,” या “अगली मीटिंग से पहले।” ये वाक्यांश अस्पष्ट हो सकते हैं, विशेष रूप से तब जब लोग अलग-अलग समय क्षेत्रों या मीटिंग की तारीखों से इनका अर्थ निकालते हैं। नोट्स से इच्छित समय को सुरक्षित रखें, और जब नोट्स अस्पष्ट हों या कोई समय सीमा तय न हुई हो, तो उत्तरदायी के साथ एक विशिष्ट तिथि की पुष्टि करें।

किसी निर्भरता (dependency) के लिए, तारीख के साथ-साथ क्रम भी दर्ज करें: उदाहरण के लिए, “स्थान की शॉर्टलिस्ट तैयार होने के बाद, 14 मई तक उपलब्धता की पुष्टि करें।” यदि पहला कार्य पिछड़ता है, तो टीम देख सकती है कि बाद की किस तारीख की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है। सूची को पूर्ण दिखाने के लिए कोई मनगढ़ंत समय सीमा न बनाएं। जब तक उत्तरदायी और संबंधित प्रतिभागी सहमत न हों, तब तक ‘नियत तारीख की पुष्टि बाकी’ का उपयोग करें।

सबसे छोटे और विश्वसनीय रूपांतरण वर्कफ़्लो का उपयोग करें

सामान्य मीटिंग नोट्स के लिए, यह चार-चरणीय प्रक्रिया आमतौर पर पर्याप्त होती है:

काल्पनिक विवरणों का उपयोग करते हुए उदाहरण: नोट्स में कहा गया है, “हमने नीला लेआउट चुना। जॉर्डन अपडेट किया गया मॉकअप तैयार करेगा; अगले चेक-इन से पहले समीक्षा करें। प्रिया से पूछें कि क्या स्रोत छवि फ़ाइल (source image file) तैयार है।” एक्शन सूची इस प्रकार हो सकती है:

यहाँ तारीखें और नाम केवल उदाहरण के लिए हैं। मूल नोट्स मॉकअप के लिए केवल एक सापेक्ष समय सीमा देते हैं और स्रोत-छवि वाले प्रश्न के लिए कोई तारीख नहीं देते हैं। एक वास्तविक फ़ॉलो-अप में, जांचें कि “अगले चेक-इन से पहले” का क्या अर्थ है, जॉर्डन के साथ कैलेंडर तिथि की पुष्टि करें, और प्रिया से पूछें कि क्या वह दूसरे एक्शन का स्वामित्व लेती हैं। चुना गया लेआउट एक निर्णय है; यह तब तक कोई अलग कार्य नहीं है जब तक कि किसी के पास करने के लिए कोई फ़ॉलो-अप कार्य न हो।

अनुमानों को कार्य सौंपने में बदले बिना अनसुलझे मामलों को दृश्यमान रखें

यदि नोट्स किसी उत्तरदायी, तारीख या डिलिवरेबल की पहचान नहीं करते हैं, तो जो गायब है उसे स्पष्ट रूप से लेबल करें। उदाहरणों में ‘उत्तरदायी की पुष्टि बाकी’, ‘नियत तारीख की पुष्टि बाकी’, या ‘अपेक्षित परिणाम स्पष्ट करें’ शामिल हैं। फिर संबंधित प्रतिभागियों को एक केंद्रित प्रश्न भेजें। यह रिकॉर्ड को सुरक्षित रखता है और साथ ही इस गलत धारणा से बचाता है कि किसी ने काम या समय सीमा स्वीकार कर ली है।

एक खुले प्रश्न के लिए भी एक उत्तरदायी की आवश्यकता हो सकती है जब समूह इस बात पर सहमत हो कि कोई व्यक्ति इसकी जांच करेगा। उस मामले में, उत्तर खोजने या वापस लाने के लिए एक कार्य बनाएं, न कि उस व्यक्ति के नियंत्रण से बाहर की किसी चीज़ को हल करने के लिए। उदाहरण के लिए, “स्थान से उपलब्धता के बारे में पूछें और वापस रिपोर्ट करें” यह “स्थान तय करें” की तुलना में अधिक ठोस है, यदि उत्तरदायी स्वयं निर्णय नहीं ले सकता है।

एक संक्षिप्त सूची साझा करें जिसका लोग उपयोग कर सकें

एक्शन सूची को ऐसा रखें जिसे आसानी से स्कैन किया जा सके। इसमें एक्शन, उत्तरदायी और नियत तारीख शामिल करें; स्थिति (status) या निर्भरता (dependency) केवल तभी जोड़ें जब इससे लोगों को समन्वय करने में मदद मिले। अधिक विस्तृत चर्चा और संदर्भ को मीटिंग नोट्स में ही छोड़ दें, और एक्शन सूची को उनसे लिंक या संलग्न करें ताकि पाठक यह जान सकें कि यह कार्य क्यों अस्तित्व में है।

यदि टीम कार्य या स्कूल खातों के साथ Google Docs का उपयोग करती है, तो [Google का सहायता पृष्ठ](https://support.google.com/docs/answer/65129?hl=en) टिप्पणियों (comments) में एक्शन आइटम्स सौंपने और उन्हें किसी अन्य व्यक्ति को फिर से सौंपने का तरीका बताता है; सौंपे गए व्यक्ति को एक ईमेल प्राप्त होता है। समूह चाहे जिस भी टूल का उपयोग करे, यह जांचें कि कार्य उसके उत्तरदायी को दिखाई दे रहा है और तारीखें मीटिंग के बाहर भी समझने योग्य बनी रहें। एक साझा सूची तभी उपयोगी होती है जब लोगों को पता हो कि वह कहाँ मौजूद है।

एक त्वरित अंतिम जांच

नोट्स भेजने से पहले, प्रत्येक एक्शन को स्कैन करें और पूछें: क्या परिणाम अपेक्षित है? इसका उत्तरदायी कौन है? कब तक? यदि कोई भी उत्तर गायब है, तो उस अनिश्चितता को स्पष्ट रूप से दिखाएं और उन लोगों के साथ फ़ॉलो-अप करें जो इसकी पुष्टि कर सकते हैं। यह छोटी सी जांच समूह द्वारा वास्तव में सहमत बातों के रिकॉर्ड को सुरक्षित रखते हुए, मीटिंग नोट्स को एक व्यावहारिक कार्य-हस्तांतरण (handoff) में बदल देती है।

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