Bagaimanakah anda menukar nota mesyuarat kepada tindakan?

Baca nota sekali dan tandakan pernyataan yang menunjukkan seseorang akan melakukan sesuatu selepas mesyuarat. Cari kata kerja seperti hantar, semak, draf, sahkan, bandingkan, dan jadualkan. Semak juga keputusan: keputusan mungkin mewujudkan kerja susulan walaupun tiada sesiapa berkata “Saya akan lakukannya.” Atlassian mengesyorkan agar masa diperuntukkan pada penghujung mesyuarat untuk mencatat soalan terbuka dan tugasan susulan serta menetapkan pemilik (panduan Atlassian untuk mesyuarat yang berkesan).

Asingkan tiga kategori ini sebelum membuat tugasan:

Perkara perbincangan tidak semestinya tugasan. Contohnya, “Kami membincangkan surat berita musim bunga” tidak menyatakan perkara yang perlu dilakukan oleh sesiapa. Jika nota menyatakan “Maya akan menyediakan draf dua tema surat berita untuk sesi perancangan seterusnya,” itu ialah tindakan yang berpotensi. Jika tiada komitmen dibuat, kekalkan perkara itu dalam nota atau tandakannya untuk penjelasan, bukannya memberikan kerja secara retrospektif.

Gunakan format ringkas: kata kerja + hasil kerja atau hasil + skop yang berguna. Seseorang sepatutnya dapat mengetahui rupa kerja yang telah siap tanpa perlu mengulang semula rakaman mesyuarat.

Ini ialah contoh penulisan semula, bukan hasil mesyuarat yang dilaporkan. Pastikan skopnya selaras dengan perkara yang benar-benar dibincangkan. Jangan tambah kerja, andaian atau kriteria kejayaan secara senyap. Jika nota tidak menjelaskan maksud “semak”, minta kumpulan atau pemilik menjelaskan hasil yang dijangkakan.

Tetapkan seorang individu yang dinamakan sebagai pemilik bagi setiap tugasan. Individu itu boleh meminta bantuan orang lain, tetapi seorang pemilik sahaja menjelaskan siapa yang akan menggerakkan tindakan dan melaporkan statusnya. Aktiviti Peranan dan Tanggungjawab Atlassian meminta pasukan menetapkan pemilik utama apabila tugas bertindih, memastikan kerja yang belum dituntut kekal kelihatan, dan menetapkan tarikh susulan bagi pemilikan yang belum diputuskan.

Gunakan komitmen sebenar dalam mesyuarat untuk mengenal pasti pemilik. Jika nota menyatakan “Maya dan Lee akan membandingkan pilihan,” persetujui siapa yang akan bertanggungjawab menyiapkan perbandingan itu dan, jika berguna, senaraikan seorang lagi sebagai penyumbang. Jika tiada sesiapa menawarkan diri, jangan membuat andaian tentang pemilikan berdasarkan jawatan seseorang atau memberikan tugasan itu tanpa pengesahan. Tandakan sebagai Pemilik perlu disahkan dan minta individu yang berkaitan memutuskannya.

Tarikh akhir yang berguna ialah tarikh kalendar, bukannya “secepat mungkin,” “minggu depan,” atau “sebelum mesyuarat seterusnya.” Ungkapan tersebut boleh menimbulkan kekaburan, terutamanya apabila orang mentafsirkannya berdasarkan zon waktu atau tarikh mesyuarat yang berbeza. Kekalkan jangka masa yang dimaksudkan dalam nota, dan sahkan tarikh khusus dengan pemilik apabila nota tidak jelas atau tarikh akhir belum dipersetujui.

Bagi kebergantungan, catat susunan kerja serta tarikhnya: contohnya, “Selepas senarai pendek tempat acara disediakan, sahkan ketersediaan selewat-lewatnya pada 14 Mei.” Jika tugasan pertama tertangguh, pasukan dapat melihat tarikh seterusnya yang mungkin perlu disemak. Jangan mereka tarikh akhir semata-mata supaya senarai nampak lengkap. Gunakan Tarikh akhir perlu disahkan sehingga pemilik dan peserta yang berkaitan bersetuju.

Untuk nota mesyuarat biasa, proses empat langkah ini biasanya memadai:

Contoh menggunakan butiran rekaan: nota menyatakan, “Kami memilih reka letak biru. Jordan menyediakan mockup terkini; semak sebelum sesi semakan seterusnya. Tanya Priya sama ada fail imej sumber sudah tersedia.” Senarai tindakan mungkin berbunyi:

Tarikh dan nama di sini hanyalah contoh. Nota asal hanya memberikan tarikh akhir relatif untuk mockup dan tiada tarikh untuk soalan tentang imej sumber. Dalam susulan sebenar, semak maksud “sebelum sesi semakan seterusnya”, sahkan tarikh kalendar dengan Jordan, dan tanya Priya sama ada dia menerima tanggungjawab bagi tindakan kedua. Reka letak yang dipilih ialah keputusan; ia bukan tugasan berasingan melainkan seseorang perlu melakukan kerja susulan.

Jika nota tidak mengenal pasti pemilik, tarikh atau hasil kerja, tandakan perkara yang belum dinyatakan. Contohnya, Pemilik perlu disahkan, Tarikh akhir perlu disahkan atau Jelaskan hasil yang dijangkakan. Kemudian hantarkan soalan khusus kepada peserta yang berkaitan. Ini mengekalkan rekod sambil mengelakkan tanggapan palsu bahawa seseorang telah menerima kerja atau tarikh akhir.

Soalan terbuka itu sendiri mungkin memerlukan pemilik apabila kumpulan bersetuju bahawa seseorang akan menyiasatnya. Dalam kes itu, buat tugasan untuk mencari atau membawa pulang jawapan, bukannya menyelesaikan perkara di luar kawalan individu tersebut. Contohnya, “Tanya tempat acara tentang ketersediaan dan laporkan semula” lebih konkrit daripada “Tentukan tempat acara” jika pemilik tidak boleh membuat keputusan itu.

Pastikan senarai tindakan mudah diimbas. Sertakan tindakan, pemilik dan tarikh akhir; tambah status atau kebergantungan hanya jika membantu penyelarasan. Kekalkan perbincangan dan konteks yang lebih lengkap dalam nota mesyuarat, dan pautkan atau lampirkan senarai tindakan padanya supaya pembaca dapat mengetahui sebab kerja itu diwujudkan.

Jika pasukan menggunakan Google Docs dengan akaun kerja atau sekolah, halaman bantuan Google menerangkan cara menetapkan tindakan dalam ulasan dan menetapkannya semula kepada orang lain; individu yang ditugaskan akan menerima e-mel. Apa jua alat yang digunakan kumpulan, pastikan tugasan itu dapat dilihat oleh pemiliknya dan tarikhnya kekal mudah difahami di luar mesyuarat. Senarai bersama hanya berguna jika orang tahu tempat senarai itu disimpan.

Sebelum menghantar nota, semak setiap tindakan dan tanya: Apakah hasil yang dijangkakan? Siapa pemiliknya? Bila tarikh akhirnya? Jika mana-mana jawapan tiada, nyatakan ketidakpastian itu dengan jelas dan buat susulan dengan individu yang boleh mengesahkannya. Semakan kecil ini menukar nota mesyuarat menjadi serahan kerja yang praktikal sambil memastikan rekod kekal selaras dengan perkara yang benar-benar dipersetujui oleh kumpulan.