Cara meminta bantuan untuk masalah di tempat kerja: jelaskan dengan jelas dan sertakan kemungkinan solusi
Mulailah permintaan bantuan dengan menjelaskan apa yang sedang coba Anda selesaikan, di mana pekerjaan tersebut terhambat, dan bagian mana yang Anda harapkan dibantu oleh orang lain. Menyertakan kemungkinan solusi berarti menunjukkan pemikiran Anda saat ini beserta ketidakpastiannya. Ini tidak berarti Anda harus menyelesaikan masalah tersebut sebelum diizinkan untuk bertanya. Ketiadaan akses, kurangnya informasi, dan pekerjaan yang belum dikuasai adalah alasan-alasan yang sah untuk mencari bantuan.\n\nPermintaan yang berguna memungkinkan seseorang untuk menjawab, menolak, atau mengarahkan Anda ke orang yang tepat. Permintaan tersebut tidak perlu menuntut pembelaan panjang atas upaya Anda atau diam-diam mengalihkan seluruh tugas. Pertama-tama, bedakan apakah Anda membutuhkan informasi, pertimbangan, persetujuan, atau investigasi bersama. Perbedaan tersebut membantu mengidentifikasi siapa yang harus dihubungi.
Tentukan jenis bantuan apa yang dapat memajukan pekerjaan
Bayangkan Anda sedang menyiapkan daftar kehadiran acara dan dua file yang diterima memuat jumlah total yang berbeda. Menanyakan kepada pemilik data mengenai daftar mana yang terkini merupakan permintaan informasi. Meminta rekan kerja untuk memeriksa perbedaan tersebut merupakan permintaan pemeriksaan bersama. Menanyakan kepada manajer apakah perlu menunda pengumuman memerlukan sebuah keputusan. Meminta akses ke catatan asli ditujukan kepada seseorang yang berwenang untuk memberikannya.
Ini adalah permintaan-permintaan yang berbeda. Jangan kirimkan semuanya ke orang yang paling mudah dihubungi. Periksa dokumentasi yang ada, penanggung jawab tugas, atau saluran tanya jawab yang telah ditetapkan tim Anda. Jika Anda tidak tahu siapa penanggung jawabnya, mintalah petunjuk: “Saya perlu mengonfirmasi daftar kehadiran yang resmi. Peran mana yang mengelolanya?” Seseorang yang tidak memegang catatan tersebut tidak seharusnya disuruh menebak-nebak.
Jelaskan kesenjangan antara tujuan dan kondisi saat ini
Pembuka yang jelas bisa seperti: “Saya sedang menyiapkan pengumuman acara siang ini, tetapi kedua file kehadiran memiliki jumlah total yang berbeda, sehingga saya belum dapat mengonfirmasi penerimanya.” Jelaskan di mana letak perbedaannya dan bukti apa yang Anda miliki. Jika penyebabnya tidak diketahui, katakan sejujurnya. “Mungkin seseorang lupa memperbaruinya” adalah sebuah hipotesis, bukan tuduhan yang terverifikasi.
Panduan bantuan GitLab merekomendasikan ringkasan masalah yang singkat, tautan yang relevan, perilaku spesifik, dan permintaan yang jelas. Panduan tersebut juga secara eksplisit menyatakan bahwa petunjuk persiapannya tidak boleh menghalangi seseorang untuk meminta bantuan. Manfaatkan perbedaan praktis tersebut tanpa menganggap bahwa setiap tugas kantor memerlukan alur kerja dukungan teknis.
Laporkan upaya dan hasilnya, bukan buku harian usaha
“Saya sudah mencoba berkali-kali” tidak menunjukkan apa yang masih perlu diselidiki. “Kedua file bertanggal hari ini; saya memeriksa catatan perubahan tetapi tidak dapat menemukan pemilik yang menyetujui” memberi orang yang membantu titik awal untuk bertindak. Sertakan tindakan dan hasil yang relevan dengan perbedaan ini, alih-alih menceritakan setiap langkah yang Anda ambil sepanjang pagi.
Jika Anda dapat mengidentifikasi dua langkah lanjutan yang memungkinkan, nyatakan syarat-syaratnya. Anda dapat meminta pemilik daftar untuk mengonfirmasi versi saat ini, atau mengusulkan penundaan pengumuman sampai konfirmasi tiba. Opsi pertama memerlukan pencarian pemiliknya; opsi kedua mungkin memerlukan keputusan jadwal. Jika Anda tidak memiliki opsi yang masuk akal, mintalah bantuan untuk mengidentifikasi pemeriksaan awal. Mengarang alternatif hanya agar terlihat siap justru membuat permintaan menjadi kurang bermanfaat.
Tentukan ruang lingkup dan batas waktu permintaan
Sebagai contoh: “Bisakah Anda membantu saya mengonfirmasi daftar mana yang harus kita gunakan? Saya akan tetap bertanggung jawab untuk memeriksanya dan mengirimkan pengumuman. Kita membutuhkan keputusan sebelum pukul dua untuk mengetahui apakah waktu pengiriman berubah. Jika ini di luar peran Anda, tolong arahkan saya ke kontak yang sesuai.” Penerima dapat melihat batasan kontribusi yang diminta.
Hindari hanya mengirim “Lagi di tempat?” lalu menunggu, atau memberikan beberapa file tanpa penjelasan. Buku panduan komunikasi GitLab merekomendasikan untuk menyertakan topik dan konteks dalam pendekatan tertulis. Jika Anda membutuhkan percakapan langsung, jelaskan alasannya dan apa yang ingin Anda bahas. Batas waktu yang Anda usulkan tidak otomatis menjadi komitmen yang telah diterima oleh orang lain.
Bagikan bukti yang cukup, dalam batas akses yang semestinya
Tautkan catatan yang relevan dan tunjukkan bagian yang harus diperiksa oleh penerima. Gunakan saluran internal yang disetujui dan pastikan aksesnya sesuai. Jangan memindahkan rincian kehadiran, informasi pelanggan, atau dokumen internal ke platform publik demi kenyamanan. Tangkapan layar dapat menggambarkan masalah visual; pesan kesalahan atau perbedaan yang dapat disalin sering kali lebih jelas jika disajikan sebagai teks yang dapat dicari.
Panduan Stack Overflow berkaitan dengan pertanyaan pemrograman dan merekomendasikan untuk memperkenalkan masalah, menunjukkan riset yang relevan, serta memberikan materi yang cukup tanpa mengunggah keseluruhan proyek. Menerapkan prinsip pemilihan materi tersebut ke dalam permintaan di kantor adalah sebuah adaptasi penyuntingan, bukan bukti bahwa setiap permintaan pasti akan mendapatkan jawaban.
Selesaikan kolaborasi setelah menerima jawaban
Nyatakan kembali langkah selanjutnya yang Anda rencanakan. Bedakan antara saran, persetujuan, dan pengambilalihan tanggung jawab: saran untuk menunda belum tentu merupakan izin, dan memeriksa satu kolom tidak berarti mengambil alih seluruh tugas. Carilah persetujuan yang tepat jika diperlukan.
Setelah mengambil tindakan, kembalilah ke percakapan awal dengan hasil yang sebenarnya. Nyatakan apa yang telah dikonfirmasi, apa yang berubah, dan apa yang masih belum terselesaikan. Jika bantuan lebih lanjut diperlukan, identifikasikan kendala yang baru. Tambahkan jawaban yang dapat digunakan kembali ke catatan kerja yang ada agar orang berikutnya dapat menemukannya, daripada membiarkan solusi tersebut tersimpan di dalam percakapan pribadi.