İş yerindeki sorunlar için nasıl yardım istenir: net bir şekilde açıklayın ve olası çözümler sunun
Bir yardım talebine neyi tamamlamaya çalıştığınızı, işin nerede tıkandığını ve diğer kişinin hangi kısımda yardımcı olmasını istediğinizi açıklayarak başlayın. Olası çözümler sunmak, mevcut düşüncelerinizi ve bunların belirsizliklerini göstermek anlamına gelir. Bu, yardım istemenize izin verilmeden önce sorunu mutlaka çözmüş olmanız gerektiği anlamına gelmez. Erişim eksikliği, eksik bilgi ve aşina olunmayan işler, yardım aramak için geçerli nedenlerdir.\n\nFaydalı bir talep, birinin yanıt vermesine, reddetmesine veya sizi doğru kişiye yönlendirmesine olanak tanır. Çabanızı uzun uzadıya savunmanızı gerektirmemeli veya tüm görevi sessizce devretmemelidir. Öncelikle bilgiye mi, muhakemeye mi, yetkilendirmeye mi yoksa ortak bir incelemeye mi ihtiyacınız olduğunu ayırt edin. Bu ayrım, kiminle iletişime geçileceğini belirlemeye yardımcı olur.
İşi ne tür bir yardımın ilerleteceğine karar verin
Bir etkinlik katılım listesi hazırladığınızı ve alınan iki dosyanın farklı toplamlar içerdiğini hayal edin. Veri sahibine hangi listenin güncel olduğunu sormak bilgi talep etmektir. Bir iş arkadaşınızdan tutarsızlığı incelemesini istemek ortak bir kontrol talep etmektir. Bir yöneticiye duyurunun ertelenip ertelenmeyeceğini sormak bir karar gerektirir. Orijinal kayda erişim talep etmek ise bunu vermeye yetkili birine aittir.
Bunlar farklı taleplerdir. Hepsini ulaşılması en kolay kişiye göndermeyin. Mevcut belgeleri, görev sahibini veya ekibinizin belirlenmiş soru kanalını kontrol edin. Görev sahibini bilmiyorsanız yönlendirme isteyin: “Nihai katılım listesini doğrulamam gerekiyor. Hangi rol bunun yönetiminden sorumlu?” Kayda sahip olmayan birinin tahmin yürütmek zorunda kalmaması gerekir.
Hedef ile mevcut durum arasındaki farkı tanımlayın
Net bir açılış şöyle olabilir: “Bu öğleden sonraki etkinlik duyurusunu hazırlıyorum ancak iki katılım dosyasında farklı toplamlar var, bu yüzden alıcıları henüz teyit edemiyorum.” Tutarsızlığın nerede ortaya çıktığını ve elinizde hangi kanıtların bulunduğunu açıklayın. Nedeni bilinmiyorsa bunu belirtin. “Biri muhtemelen güncellemeyi unuttu” bir hipotezdir, doğrulanmış bir suçlama değildir.
GitLab’ın yardım kılavuzu; kısa bir sorun özeti, ilgili bağlantılar, spesifik davranışlar ve net bir talep önermektedir. Ayrıca, hazırlık rehberliğinin birinin yardım istemesine engel olmaması gerektiğini açıkça belirtir. Her ofis görevinin bir teknik destek iş akışına ihtiyaç duyduğunu varsaymadan bu pratik ayrımdan yararlanın.
Bir çaba günlüğü değil, denemeleri ve sonuçları bildirin
“Birçok kez denedim” ifadesi geriye neyin araştırılacağını göstermez. “Her iki dosya da bugünün tarihini taşıyor; değişiklik notlarını kontrol ettim ancak onaylayan bir sahip bulamadım” ifadesi ise yardımcı olacak kişiye bir başlangıç noktası sunar. Bütün sabah attığınız her adımı değil, bu tutarsızlıkla ilgili eylemleri ve sonuçları dahil edin.
Olası iki sonraki adım belirleyebiliyorsanız bunların koşullarını belirtin. Liste sahibinden mevcut sürümü onaylamasını isteyebilir veya onay gelene kadar duyurunun bekletilmesini önerebilirsiniz. İlki sahibini bulmayı gerektirir; ikincisi ise bir zamanlama kararı gerektirebilir. Makul bir seçeneğiniz yoksa ilk kontrolün ne olması gerektiğini belirlemek için yardım isteyin. Hazırlıklı görünmek için alternatifler uydurmak talebi daha az kullanışlı hale getirir.
Talebin kapsamını ve zamanlamasını tanımlayın
Örneğin: “Hangi listeyi kullanmamız gerektiğini teyit etmeme yardımcı olabilir misiniz? Listeyi kontrol etmekten ve duyuruyu göndermekten ben sorumlu olmaya devam edeceğim. Gönderim zamanının değişip değişmeyeceğini bilmek için saat ikiye kadar bir karara ihtiyacımız var. Bu sizin rolünüzün dışındaysa lütfen beni uygun kişiye yönlendirin.” Alıcı, kendisinden istenen sınırlı katkıyı görebilir.
Yalnızca “Orada mısın?” yazıp beklemekten veya hiçbir açıklama yapmadan birkaç dosya bırakmaktan kaçının. GitLab’ın iletişim el kitabı, yazılı bir yaklaşımda konunun ve bağlamın dahil edilmesini önerir. Canlı bir görüşmeye ihtiyacınız varsa nedenini ve neleri ele almak istediğinizi açıklayın. Sizin önerdiğiniz bir teslim tarihi, karşı tarafın otomatik olarak kabul ettiği bir taahhüt değildir.
Uygun erişim sınırları dahilinde yeterli kanıt paylaşın
İlgili kaydı bağlayın ve alıcının incelemesi gereken kısmı belirtin. Onaylanmış dahili kanalları kullanın ve erişimin uygun olduğunu teyit edin. Kolaylık olsun diye katılım ayrıntılarını, müşteri bilgilerini veya dahili belgeleri herkese açık bir platforma taşımayın. Ekran görüntüleri görsel bir sorunu gösterebilir; kopyalanabilir hatalar veya farklılıklar ise aranabilir metin olarak genellikle daha nettir.
Stack Overflow’un yönergeleri programlama sorularıyla ilgilidir ve sorunu tanıtmayı, ilgili araştırmaları göstermeyi ve tüm projeyi göndermeden yeterli materyal sağlamayı önerir. Bu materyal seçimi ilkesini bir ofis talebine uygulamak editoryal bir uyarlamadır, her talebin yanıt alacağının kanıtı değildir.
Yanıtı aldıktan sonra iş birliğini sonlandırın
Atmayı planladığınız bir sonraki adımı tekrar belirtin. Tavsiye, onay ve sorumluluğu üstlenme arasındaki farkı ayırt edin: erteleme önerisi mutlaka bir yetkilendirme anlamına gelmez ve bir sütunu kontrol etmek tüm görevi kabul etmek demek değildir. Gerektiğinde uygun onayı alın.
Harekete geçtikten sonra asıl sonuçla birlikte ilk konuşmaya geri dönün. Nelerin onaylandığını, nelerin değiştiğini ve nelerin çözümsüz kaldığını belirtin. Daha fazla yardım gerekiyorsa yeni eksikliği tanımlayın. Çözümü özel bir yazışmanın içinde bırakmak yerine, bir sonraki kişinin bulabilmesi için mevcut iş kaydına yeniden kullanılabilir bir yanıt ekleyin.