Blog Metlivi

Ketika Daftar Tugas Harian Tidak Muat dalam Satu Halaman: Buka Halaman Baru atau Kelompokkan Berdasarkan Kategori?

Jika tugas hari ini meluap melewati bagian bawah halaman Anda, buka halaman berikutnya ketika daftar tersebut masih jelas dan dapat dikerjakan; kelompokkan tugas ketika kategorinya membantu Anda menemukan, mengurutkan, atau menindaklanjutinya. Anda juga bisa melakukan keduanya: pertahankan satu daftar “Hari Ini” yang ringkas dan gunakan judul atau label untuk mengaturnya. Tujuannya adalah daftar yang dapat Anda gunakan, bukan halaman yang bisa Anda isi dengan sempurna.

28 September 20266 min readManajemen waktu dan pengembangan pribadiOleh Metlivi Editorial Team

Buka Produk Kembali ke blog

Bagian 1

Pertama, tentukan apa yang menyebabkan kepenuhan

Daftar yang panjang dapat memiliki arti yang berbeda-beda. Sebelum mengubah tata letaknya, periksa item-itemnya dan tanyakan:

Masalah-masalah ini dapat saling tumpang tindih. Halaman kedua menyelesaikan masalah ruang, tetapi tidak akan menentukan tugas mana yang penting untuk hari ini. Kategori membuat item lebih mudah dipindai, tetapi tidak akan menciptakan lebih banyak waktu atau membuat beban kerja yang tidak realistis menjadi dapat dicapai.

**Apakah ini murni masalah ruang?** Item-itemnya dapat dipahami, relevan untuk hari ini, dan sudah dalam urutan yang berguna. Lanjutkan pada halaman atau layar lain, dan tandai dengan jelas tempat daftar tersebut bersambung.

**Apakah ini masalah pencarian kembali (retrieval)?** Anda terus-menerus mencari jenis tugas tertentu, seperti panggilan telepon, urusan ke luar rumah, atau tugas rumah tangga. Tambahkan beberapa judul atau kategori yang berguna.

**Apakah ini masalah perencanaan?** Daftar tersebut mencakup tugas-tugas yang mungkin tidak muat dikerjakan hari ini, atau tugas-tugas besar yang langkah selanjutnya belum jelas. Tentukan apa yang benar-benar menjadi bagian hari ini dan buat item yang terlalu besar menjadi dapat ditindaklanjuti.

Bagian 2

Kapan harus melanjutkan ke halaman lain

Buka halaman berikutnya ketika Anda masih dapat membaca dan menindaklanjuti tugas-tugas tersebut sebagai satu kesatuan daftar. Ini bekerja dengan baik ketika item memiliki tujuan yang serupa, ketika Anda sudah memiliki urutan tertentu dalam pikiran, atau ketika kategori justru akan menambah lebih banyak label daripada struktur yang bermanfaat.

Untuk perencana kertas, tulis “Hari Ini — lanjutan” di bagian atas halaman berikutnya, dan tambahkan rujukan halaman di akhir halaman pertama. Pastikan tanggal yang sama tetap terlihat. Untuk daftar digital, gunakan tampilan atau daftar “Hari Ini” yang sama daripada membuat yang baru yang hubungan dengan daftar pertamanya mudah terlupakan.

Melanjutkan daftar sangat berguna jika Anda sudah menyortir tugas berdasarkan waktu atau prioritas. Letakkan komitmen yang terikat waktu terlebih dahulu, lalu tindakan berikutnya yang Anda rencanakan. Hindari menganggap urutan fisik pada halaman sebagai jaminan bahwa setiap item pasti akan selesai.

Bagian 3

Kapan kategori akan lebih membantu

Gunakan kategori jika kategori tersebut menjawab pertanyaan praktis yang sering Anda miliki: “Panggilan mana yang bisa saya lakukan sekarang?”, “Apa yang harus diselesaikan sebelum saya pergi?”, atau “Tugas mana yang terkait dengan proyek ini?” Pilihlah kategori yang mengubah cara Anda menemukan atau menyelesaikan pekerjaan tersebut. Beberapa judul sederhana sering kali sudah cukup: **Pekerjaan**, **Rumah**, **Urusan Luar**.

Pendekatan ini mirip dengan pengelompokan tugas (task batching): mengelompokkan tugas-tugas serupa agar Anda dapat menanganinya bersama-sama. [Panduan time blocking dan task batching](https://todoist.com/productivity-methods/time-blocking) dari Todoist menjelaskan pengelompokan sebagai salah satu cara untuk menyusun pekerjaan. Untuk daftar harian pribadi, anggap kategori sebagai bantuan navigasi dan perencanaan, bukan sebagai aturan mutlak bahwa setiap tugas harus dikelompokkan atau bahwa pengelompokan selalu menghemat waktu.

Kategori menjadi kurang berguna ketika setiap bagian akhirnya hanya berisi satu tugas, ketika tugas cocok di beberapa tempat, atau ketika Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyortir daripada memilih apa yang harus dilakukan. Jika suatu tugas cocok dengan beberapa kategori, letakkan di tempat yang kemungkinan besar akan Anda cari terlebih dahulu; Anda tidak perlu menduplikasinya.

Bagian 4

Proses pengambilan keputusan yang praktis

Cobalah urutan cepat ini ketika halaman mulai penuh:

1. **Pastikan komitmen tetap terlihat.** Tandai janji temu dan tenggat waktu yang membatasi hari Anda. Jangan menguburnya di bawah tugas-tugas yang fleksibel.

2. **Periksa setiap item yang tersisa.** Apakah ini benar-benar untuk hari ini? Jika tidak, pindahkan ke daftar atau tanggal mendatang yang sesuai daripada memindahkannya secara otomatis begitu saja. [Panduan migrasi Bullet Journal](https://bulletjournal.com/blogs/faq/migration) juga meminta penulis untuk menilai tugas-tugas yang belum terselesaikan sebelum memindahkannya ke depan.

3. **Ubah tugas yang belum jelas menjadi dapat ditindaklanjuti.** Ganti “proyek” dengan langkah berikutnya seperti “buat kerangka bagian pertama.” Simpan proyek yang lebih besar di tempat lain jika memerlukan beberapa langkah. [Panduan to-do-list untuk mahasiswa](https://ctl.stanford.edu/students/keeping-do-lists) dari Stanford membuat perbedaan yang sama antara tugas versus proyek; halaman ini mengadaptasinya untuk daftar harian pribadi.

4. **Pilih tata letak.** Jika tugas-tugas yang tersisa masuk akal sebagai satu urutan tunggal, lanjutkan ke halaman lain. Jika Anda perlu mencari atau mengerjakannya berdasarkan jenis, tambahkan hanya kategori yang membantu.

5. **Pilih rangkaian kerja yang realistis.** Tentukan beberapa tugas yang paling ingin Anda selesaikan, sambil membiarkan sisanya tetap terlihat sebagai kemungkinan. Ini adalah pilihan perencanaan, bukan jaminan bahwa hari akan berjalan persis sesuai harapan.

6. **Tinjau kembali setelah tata letak digunakan.** Jika Anda terus melewatkan suatu bagian atau kehilangan alur di antara halaman, sederhanakan atau atur ulang sistem tersebut besok.

Bagian 5

Contoh: daftar hari kerja yang meluap

Bayangkan suatu hari dengan rapat, menyunting laporan, dua panggilan telepon, belanja kebutuhan sehari-hari, mencuci pakaian, dan membayar tagihan. Ini adalah contoh tugas sebagai ilustrasi, bukan beban kerja yang direkomendasikan. Jika semuanya penting hari ini dan Anda lebih suka satu alur berurutan, pertahankan satu daftar bertanggal dan lanjutkan ke halaman berikutnya. Tempatkan rapat dan item apa pun yang sensitif terhadap tenggat waktu di tempat yang mudah Anda lihat.

Jika Anda akan melakukan kedua panggilan telepon secara bersamaan dan mengurus belanjaan saat sedang berada di luar, kategori mungkin lebih berguna: **Pekerjaan**, **Urusan Luar**, dan **Rumah**. Anda masih bisa menandai rapat secara terpisah di bagian atas. Jika penyuntingan laporan sebenarnya adalah proyek yang lebih besar, tulis langkah berikutnya di daftar hari ini dan simpan rencana proyek selebihnya di tempat lain. Tata letak yang tepat bergantung pada apa yang membantu Anda menindaklanjuti tugas-tugas tertentu tersebut.

Bagian 6

Kesalahan umum yang harus dihindari

**Memperkecil tulisan hingga sulit dibaca.** Halaman yang padat secara teknis memuat lebih banyak item, tetapi bisa membuat daftar lebih sulit digunakan.

**Membuat terlalu banyak kategori.** Beberapa judul yang saling tumpang tindih menambah beban pemeliharaan tanpa selalu membantu Anda memutuskan apa yang harus dikerjakan selanjutnya.

**Menduplikasi tugas di seluruh halaman atau kategori.** Satu tugas di dua tempat dapat menimbulkan ketidakjelasan mengenai salinan mana yang paling baru. Gunakan judul, penunjuk, atau kategori daripada mengulang item tersebut.

**Mengacaukan daftar yang penuh dengan hari yang penuh.** Halaman tidak memiliki cara untuk menunjukkan berapa lama setiap tugas akan berlangsung kecuali Anda memperkirakan atau menjadwalkan waktu tersebut. Sisakan ruang untuk komitmen tetap dan untuk tugas-tugas yang memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan.

**Memindahkan item yang belum selesai secara otomatis.** Tinjau item-item tersebut dan putuskan apakah mereka masih relevan untuk masuk ke daftar hari berikutnya.

Bagian 7

Aturan ringkasnya

Lanjutkan ke halaman lain ketika daftar tugas sudah padu dan hanya membutuhkan lebih banyak ruang. Kelompokkan tugas ketika kategori membuatnya lebih mudah ditemukan atau ditindaklanjuti. Jika keduanya benar, pertahankan daftar “Hari Ini” bertanggal yang sama di beberapa halaman dan gunakan sedikit judul. Setiap hari, pilihlah tata letak yang membuat tindakan bermanfaat berikutnya paling mudah dilihat.

Bacaan terkait