Blog Metlivi

Bisakah catatan pribadi dan pekerjaan berada dalam satu aplikasi?

Menyimpan catatan pribadi dan pekerjaan dalam satu aplikasi bisa aman jika Anda dapat mengontrol secara andal siapa saja yang dapat mengakses setiap kumpulan catatan, bagaimana catatan tersebut dibagikan, dan apa yang terjadi jika akun atau perangkat hilang. Label atau folder "kerja" saja tidak menciptakan batasan privasi. Sebelum menggabungkan catatan, periksa kontrol akun, berbagi, ekspor, dan penghapusan pada aplikasi—serta pertimbangkan apakah pemberi kerja Anda dapat mengelola akun atau perangkat tersebut.

27 September 20269 mnt dibacaEstetika sehari-hari dan ekspresi diriOleh Metlivi Editorial Team

Buka Produk Kembali ke blog

Bagian 1

Arti "pemisahan" di dalam sebuah aplikasi

Satu aplikasi mungkin menyimpan catatan dalam buku catatan, folder, ruang kerja, atau profil yang terpisah. Label-label tersebut dapat mempermudah pengaturan catatan, tetapi nilai privasinya bergantung pada izin aplikasi yang sebenarnya. Tanyakan apakah orang lain yang dapat mengakses satu ruang kerja juga dapat mencari, mengekspor, atau membagikan ruang kerja yang lain. Periksa apakah tautan yang dibagikan, undangan tim, atau integrasi yang terhubung dapat mengekspos lebih dari sekadar catatan yang dipilih.

Batasan yang lebih kuat adalah akun terpisah atau profil kerja terkelola dengan pemisahan yang jelas antara data pekerjaan dan pribadi. Misalnya, Google menjelaskan Profil Kerja Android memisahkan aplikasi dan data kerja dari aplikasi dan data pribadi; organisasi mengelola sisi pekerjaan sementara aplikasi, data, dan penggunaan pribadi tetap privat. Contoh tersebut berlaku untuk Profil Kerja Android, bukan secara otomatis untuk setiap aplikasi yang memiliki folder "kerja". Lihat [penjelasan Google tentang Profil Kerja Android](https://support.google.com/work/android/answer/6191949?hl=en).

Pemisahan yang jelas di dalam aplikasi sekalipun tidak menjawab setiap pertanyaan privasi. Penyedia layanan mungkin masih memproses atau menyimpan kedua kumpulan catatan di bawah akun yang sama. Enkripsi juga bervariasi: Apple, misalnya, menyatakan bahwa Perlindungan Data Lanjutan membuat sebagian besar data iCloud dienkripsi secara end-to-end, dengan tanggung jawab pemulihan yang berubah saat fitur tersebut diaktifkan. Ini menggambarkan mengapa penting untuk memeriksa pengaturan dan model pemulihan layanan tertentu daripada berasumsi bahwa setiap aplikasi cloud melindungi setiap catatan dengan cara yang sama. Lihat [panduan Perlindungan Data Lanjutan Apple](https://support.apple.com/en-us/108756).

Bagian 2

Pemeriksaan praktis sebelum mencampur catatan

Gunakan tinjauan singkat ini untuk memutuskan apakah aplikasi memberi Anda batasan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika Anda tidak dapat mengonfirmasi kontrol penting di pengaturan atau halaman bantuan aplikasi, anggap hal itu belum pasti dan pisahkan catatan sensitif sampai Anda dapat memastikannya.

**Identifikasi siapa yang mengontrol akun.** Apakah itu akun pribadi Anda, akun yang dikelola pemberi kerja, atau profil kerja di perangkat? Jika pemberi kerja Anda mengelola akun atau perangkat tersebut, cari tahu apa saja yang dapat dikelola oleh administrator dan apa yang terjadi pada data kerja saat akses berakhir. Jangan berasumsi bahwa antarmuka yang terlihat pribadi berarti akun tersebut dikontrol secara pribadi.

**Uji batasannya.** Cari izin terpisah untuk setiap ruang kerja atau catatan. Periksa apakah membagikan satu item dapat mengekspos folder induknya, apakah pencarian mencakup catatan pribadi dan pekerjaan sekaligus, dan apakah kolaborator dapat mengunduh atau membagikan ulang konten. Uji coba yang berguna adalah dengan membuat sampel yang tidak sensitif di setiap area dan memeriksa opsi berbagi sebelum memindahkan catatan yang sebenarnya.

**Tinjau akses yang terhubung.** Periksa orang, aplikasi, ekstensi peramban, dan perangkat mana saja yang memiliki akses. Suatu integrasi mungkin menerima izin untuk membaca atau mengedit lebih dari satu catatan yang awalnya ingin Anda gunakan. Hapus koneksi yang tidak lagi Anda butuhkan dan tinjau kembali akses setelah berpindah peran atau berganti perangkat.

**Amankan proses masuk dan pemulihan.** Gunakan kata sandi unik dan aktifkan autentikasi multifaktor jika layanan menyediakannya. FTC menjelaskan bahwa faktor masuk kedua dapat membantu melindungi akun bahkan ketika kata sandinya dicuri. Tinjau juga alamat email pemulihan, nomor telepon, dan perangkat tepercaya; privasi sebuah akun bergantung pada siapa yang dapat memperoleh kembali akses ke akun tersebut. Lihat [panduan perlindungan kata sandi dan akun](https://consumer.ftc.gov/articles/creating-strong-passwords-and-other-ways-protect-your-accounts) serta [panduan autentikasi dua faktor](https://consumer.ftc.gov/articles/use-two-factor-authentication-protect-your-accounts) dari FTC.

**Pahami ekspor dan penghapusan.** Cari tahu apakah Anda dapat mengekspor catatan pribadi secara terpisah, apakah menghapus ruang kerja juga menghapus catatan di dalamnya, dan bagaimana salinan yang dibagikan atau dicadangkan ditangani. Opsi ekspor dapat membantu portabilitas, tetapi mengunduh salinan tidak serta merta menghapus dokumen asli dari layanan. Google membuat perbedaan ini secara eksplisit dalam [petunjuk pengunduhan data Google](https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=en).

**Periksa perangkat dan notifikasi.** Pertimbangkan apakah judul atau pratinjau catatan kerja muncul di layar kunci perangkat pribadi, di notifikasi, atau di daftar item terbaru pada perangkat bersama. Gunakan penguncian perangkat dan perangkat lunak terbaru, serta hindari meninggalkan sesi yang tidak terkunci pada perangkat yang digunakan orang lain.

Bagian 3

Pilih pengaturan yang sesuai dengan catatan

Ini adalah pilihan privasi yang praktis, bukan jaminan mutlak. Akun terpisah masih bisa terekspos melalui perangkat bersama, kata sandi yang digunakan ulang, atau tautan yang salah dibagikan. Sebaliknya, satu aplikasi dapat menawarkan pemisahan yang berguna jika izin dan pengelolaannya jelas serta diterapkan secara konsisten.

Catatan sehari-hari tanpa perbedaan akses yang signifikan: Satu akun mungkin cukup praktis jika Anda telah meninjau pengaturan berbagi, pencarian, dan pemulihan.

Catatan kerja yang seharusnya hanya dapat dilihat oleh rekan kerja tertentu: Gunakan ruang kerja dengan izin anggota yang eksplisit, atau profil kerja terkelola jika tersedia. Pastikan konten pribadi berada di luar batasan terkelola.

Catatan pribadi dan pekerjaan membutuhkan pemilik, administrator, atau jalur pemulihan yang berbeda: Akun terpisah lebih mudah dipahami dan dikelola. Simpan catatan kerja di akun yang ditentukan oleh organisasi Anda.

Catatan akan menimbulkan masalah jika terekspos bersama: Simpan secara terpisah kecuali aplikasi mendokumentasikan batasan yang memenuhi kebutuhan Anda dan Anda telah memverifikasi kontrol yang relevan.

Bagian 4

Contoh singkat: catatan pada proyek bersama

Misalkan Anda menggunakan satu aplikasi pencatat untuk proyek tim dan perencanaan harian pribadi. Pertama, periksa apakah ruang kerja proyek memiliki anggota terdaftar dan apakah catatan pribadi dikecualikan dari pencarian serta ekspor tim. Kemudian periksa setelan default berbagi tautan dan integrasi yang terhubung. Jika aplikasi hanya menyediakan label, atau jika Anda tidak dapat memastikan apakah administrator dapat mengakses kedua area tersebut, simpan catatan pribadi di akun terpisah. Jika aplikasi menyediakan izin terpisah dan pengujian Anda mengonfirmasi bahwa kolaborator hanya melihat ruang kerja proyek, satu aplikasi mungkin cocok untuk tugas tersebut—asalkan Anda nyaman dengan pengaturan akun dan pengelolaan datanya.

Contoh ini merupakan proses pengambilan keputusan, bukan klaim tentang cara kerja aplikasi tertentu. Kontrol aplikasi dan pengaturan organisasi berbeda-beda, jadi verifikasilah pada layanan yang Anda gunakan.

Bagian 5

Kapan harus memisahkan catatan

Pisahkan catatan pribadi dan pekerjaan dalam akun atau lingkungan yang berbeda jika Anda tidak dapat memverifikasi izin terpisah, akun kerja dikelola oleh orang lain, perilaku berbagi pada layanan tersebut belum jelas, atau Anda tidak ingin catatan pribadi disertakan dalam ekspor pekerjaan atau tindakan pengelolaan perangkat. Pemisahan juga merupakan pilihan praktis saat Anda memerlukan pengaturan masuk, pemulihan, atau kolaborasi yang berbeda.

Sebelum memindahkan catatan, periksa aturan akses di tempat tujuan dan lakukan pengujian kecil dengan konten yang tidak sensitif. Konfirmasikan bahwa orang yang tepat dapat membuka materi kerja dan bahwa konten pribadi tetap berada di luar area bersama. Tinjau kembali pengaturan tersebut saat kolaborator, perangkat, atau kepemilikan akun berubah.

Bagian 6

Keputusan dalam satu pertanyaan

Dapatkah Anda menjelaskan, dengan bahasa sederhana, siapa saja yang dapat mengakses setiap jenis catatan, bagaimana akses tersebut diberikan, dan bagaimana cara mencabutnya? Jika ya—dan pengaturan aplikasi mendukung penjelasan tersebut—menggunakan satu aplikasi mungkin masuk akal untuk kebutuhan Anda. Jika Anda masih menebak-nebak mengenai batasan mana pun dari hal tersebut, pisahkan catatan sampai Anda dapat memverifikasinya. Pengaturan yang bermanfaat memiliki aturan akses yang Anda pahami dan dapat Anda pertahankan.

Bacaan terkait