Kişisel ve iş kayıtları tek bir uygulamada bulunabilir mi?
Her bir kayıt grubuna kimin erişebileceğini, bunların nasıl paylaşıldığını ve bir hesap ya da cihaz kaybolduğunda ne olacağını güvenilir bir şekilde kontrol edebiliyorsanız, kişisel ve iş kayıtlarını tek bir uygulamada tutmak güvenli olabilir. Yalnızca bir “iş” etiketi veya klasörü tek başına bir gizlilik sınırı oluşturmaz. Kayıtları birleştirmeden önce uygulamanın hesap, paylaşım, dışa aktarma ve silme kontrollerini inceleyin ve işvereninizin hesabı veya cihazı yönetip yönetemeyeceğini göz önünde bulundurun.
Bir uygulamanın içinde “ayrım” ne anlama gelir?
Tek bir uygulama kayıtları ayrı not defterlerinde, klasörlerde, çalışma alanlarında veya profillerde saklayabilir. Bu etiketler kayıtları düzenlemeyi kolaylaştırabilir, ancak gizlilik açısından değerleri uygulamanın gerçek izinlerine bağlıdır. Bir çalışma alanına erişebilen başka bir kişinin diğerini arayıp arayamayacağını, dışa aktarıp aktaramayacağını veya paylaşıp paylaşamayacağını sorgulayın. Paylaşılan bir bağlantının, ekip davetinin veya bağlı bir entegrasyonun seçilen kayıttan daha fazlasını açığa çıkarıp çıkarmayacağını kontrol edin.
Daha güçlü bir sınır, iş ve kişisel veriler arasında açık bir ayrım bulunan ayrı bir hesap veya yönetilen bir iş profilidir. Örneğin Google, Android İş Profilini iş uygulamalarını ve verilerini kişisel uygulamalardan ve verilerden ayırmak olarak tanımlar; kuruluş iş tarafını yönetirken kişisel uygulamalar, veriler ve kullanım gizli kalır. Bu örnek, “iş” klasörü olan her uygulama için değil, Android İş Profili için geçerlidir. Bkz. [Google'ın Android İş Profili açıklaması](https://support.google.com/work/android/answer/6191949?hl=en).
Bir uygulama içindeki net bir ayrım bile her gizlilik sorusunu yanıtlamaz. Hizmet sağlayıcı her iki kayıt grubunu da aynı hesap altında işlemeye veya saklamaya devam edebilir. Şifreleme de değişiklik gösterir: Örneğin Apple, İleri Düzey Veri Koruma'nın iCloud verilerinin çoğunu uçtan uca şifreli hale getirdiğini ve etkinleştirildiğinde kurtarma sorumluluklarının değiştiğini belirtir. Bu durum, her bulut uygulamasının her kaydı aynı şekilde koruduğunu varsaymak yerine, ilgili hizmetin özel ayarlarını ve kurtarma modelini kontrol etmenin neden önemli olduğunu gösterir. Bkz. [Apple'ın İleri Düzey Veri Koruma kılavuzu](https://support.apple.com/en-us/108756).
Kayıtları karıştırmadan önce pratik bir kontrol
Uygulamanın size ihtiyaçlarınıza uygun sınırlar sağlayıp sağlamadığına karar vermek için bu kısa incelemeyi kullanın. Uygulamanın ayarlarında veya yardım sayfalarında önemli bir denetimi doğrulayamazsanız, bunu bilinmeyen olarak değerlendirin ve doğrulayana kadar hassas kayıtları ayrı tutun.
Kayıtlara uygun düzeni seçin
Bunlar pratik gizlilik tercihleridir, garanti değildir. Ayrı hesaplar bile paylaşılan bir cihaz, yeniden kullanılan bir şifre veya yanlışlıkla paylaşılan bir bağlantı nedeniyle açığa çıkabilir. Aksine, izinleri ve yönetimi net ve tutarlı bir şekilde uygulanıyorsa tek bir uygulama yararlı bir ayrım sunabilir.
Hızlı bir örnek: Paylaşılan bir projeye dair notlar
Bir ekip projesi ve özel günlük planlama için tek bir not alma uygulaması kullandığınızı varsayalım. Öncelikle, proje çalışma alanının tanımlı üyeleri olup olmadığını ve özel notların ekip araması ile dışa aktarımından hariç tutulup tutulmadığını kontrol edin. Ardından bağlantı paylaşımı varsayılanlarını ve bağlı entegrasyonları inceleyin. Uygulama yalnızca bir etiket sağlıyorsa veya bir yöneticinin her iki alana da erişip erişemeyeceğini anlayamıyorsanız, özel notları ayrı bir hesapta tutun. Uygulama ayrı izinler sağlıyorsa ve testiniz ortak çalışanların yalnızca proje çalışma alanını gördüğünü onaylıyorsa, hesap ve veri işleme düzenlemelerinden memnunsanız tek bir uygulama bu görev için uygun olabilir.
Bu örnek bir karar sürecidir, belirli bir uygulamanın nasıl davrandığına dair bir iddia değildir. Uygulama kontrolleri ve kuruluş ayarları farklılık gösterir, bu nedenle kullandığınız hizmette bunları doğrulayın.
Kayıtlar ne zaman ayrı tutulmalı?
Ayrı izinleri doğrulayamadığınızda, iş hesabı başkası tarafından yönetildiğinde, hizmetin paylaşım davranışı belirsiz olduğunda veya kişisel bir kaydın bir iş dışa aktarımına ya da cihaz yönetimi eylemine dahil edilmesini istemediğinizde kişisel ve iş kayıtlarını ayrı hesaplarda veya ortamlarda tutun. Farklı oturum açma, kurtarma veya iş birliği düzenlemelerine ihtiyaç duyduğunuzda da ayrım pratik bir tercihtir.
Kayıtları taşımadan önce hedef yerin erişim kurallarını kontrol edin ve hassas olmayan içeriklerle küçük bir test yapın. Doğru kişilerin iş materyalini açabildiğini ve kişisel içeriğin paylaşılan alanın dışında kaldığını doğrulayın. Ortak çalışanlar, cihazlar veya hesap sahipliği değiştiğinde düzeni tekrar gözden geçirin.
Tek bir soruda karar
Her bir kayıt türüne kimin erişebileceğini, bu erişimin nasıl verildiğini ve nasıl kaldırılacağını açık ve anlaşılır bir dille açıklayabilir misiniz? Yanıtınız evet ise—ve uygulamanın ayarları bu açıklamayı destekliyorsa—tek bir uygulama kullanmak ihtiyaçlarınız için makul olabilir. Bu sınırlardan herhangi biri hakkında tahminde bulunuyorsanız, doğrulayana kadar kayıtları ayırın. Kullanışlı bir düzen, anladığınız ve sürdürebileceğiniz erişim kurallarına sahip olandır.