빡빡한 일정표 없이 하루를 계획하는 방법

정확한 시간이 필요한 일과 그렇지 않은 일은 무엇인가요?

먼저 특정 시간이 지정된 약속과 이동 가능한 작업을 구분하는 것부터 시작하세요. 오전 10시 미팅, 학교 하교 픽업, 시작 시간이 정해진 통화 등은 캘린더에 들어갑니다. 제출 마감일도 눈에 띄게 기록하되, 마감 시점과 작업을 진행할 시간은 구분하세요. 이러한 약속들이 하루 중 사용할 수 있는 여유 시간을 결정합니다.

일상적인 행동 대부분은 자신과 굳이 시간 약속을 잡을 필요가 없습니다. '공급업체에 답장하기', '초안 검토하기', '식료품 사기' 등은 정확한 분 단위가 아니라 일정한 시간대 안에서 이루어지면 되는 경우가 많습니다. 이러한 일들은 할 일 목록에 넣어두세요. 특정 날짜까지 완료해야 하지만 특정 시간까지는 아니더라도 괜찮은 일이라면, 작업할 시간과 마감일을 별도로 기록하세요. [GTD의 오리지널 설정 가이드](https://gettingthingsdone.com/wp-content/uploads/2022/04/GTD_GoogleApps-Desktop_SAMPLE_LTR.pdf)에서는 특정 시간에 묶인 작업, 특정 날짜까지 완료해야 하는 작업, 언제든 할 수 있는 작업을 구분합니다. 본 글에서는 GTD의 전체 시스템을 따라야 한다는 의미가 아니라, 이러한 구분을 유연한 계획 수립을 돕는 도구로 활용합니다.

이러한 구분은 모든 작업을 마치 회의처럼 다루는 흔한 계획 오류를 방지해 줍니다. 각 항목에 일일이 시각을 지정해 두면, 단 한 가지만 지연되어도 나머지 계획 전체가 흐트러진 것처럼 느껴질 수 있습니다. 할 일 목록을 사용하면 정확히 언제 작업을 처리할 수 있을지 미리 안다고 가정하지 않고도 이동 가능한 작업을 눈에 잘 띄게 유지할 수 있습니다.

5단계로 실천하는 유연한 일일 계획

1. 이미 신경 써야 할 일들을 모아보세요.

작업을 선택하기 전에 캘린더를 검토하고 머릿속에 담아두었던 업무, 심부름, 개인적인 활동들을 모아보세요. 새로운 요청이 자주 들어오는 메시지나 메모를 확인합니다. 목표는 모든 아이디어나 미래 프로젝트를 빠짐없이 기록하는 것이 아니라, 오늘 하루를 유용하게 파악하는 것입니다.

규모가 큰 결과물의 경우 포괄적인 명칭 대신 구체적인 다음 행동을 적으세요. '여행 계획 세우기'는 시작하기 어렵지만, '금요일 기차 시간 비교하기'는 첫 발을 내딛게 해줍니다. Getting Things Done에서는 다음 행동을 프로젝트와 구체적인 실행을 연결하는 방법으로 설명하며, 행동을 쉽게 접할 수 있게 유지하면 무엇을 할지 선택하기가 더 쉬워진다고 말합니다. [GTD의 다음 행동 및 프로젝트 연결 설명](https://gettingthingsdone.com/2020/06/the-gtd-approach-to-linking-next-actions-and-projects/)을 참조하세요.

2. 고정된 일정을 표시하세요.

그날의 약속, 시간에 얽매인 책임, 실제 마감 시간을 적어보세요. 그 주변의 빈 시간대를 살펴보세요. 모든 틈새를 꽉 채울 필요는 없습니다. 틈새 시간은 작업, 식사, 이동을 위해 사용하거나, 단순히 하루가 예상과 다르게 흘러갈 때를 대비한 여유 공간으로 둘 수 있습니다.

어떤 항목의 일정이 불확실하다면 굳이 억지로 정확한 시간을 부여하지 마세요. 예를 들어, 출발 직전까지 작업을 연달아 배치하기보다는 이동 시간을 고려해 넉넉하게 '약속 장소로 출발'이라고 기록해 두는 것이 좋습니다.

3. 핵심 작업 하나와 소수의 보조 작업을 선택하세요.

오늘 하루가 의미 있게 진전을 이루었다고 느낄 만한 작업 한 가지를 고르세요. 그런 다음 약속 사이사이에 맞출 수 있는 몇 가지 작은 작업이나 필수 작업을 선택하세요. 긴급성, 중요도, 다른 작업과의 의존성, 각 작업에 필요한 방해 없는 집중 시간 등을 고려하세요. 다른 사람의 답변에 의존하는 작업은 답변이 오기 전에 시작하기에 적합하지 않을 수 있으며, 어떤 작업은 짧은 틈새 시간에도 가능할 수 있습니다.

작업의 개수는 하루의 실제 형태를 반영해야 합니다. 약속이 여러 개 있는 날은 한가한 날보다 온전히 작업할 수 있는 시간이 적습니다. 목록을 모든 항목을 완수하겠다는 약속이 아니라, 현실적으로 실행 가능한 선택지들로 여기세요. Todoist의 일일 계획 가이드에서도 일일 우선순위를 정하고 계획이 변경될 때 궤도를 수정할 것을 권장합니다. Todoist의 [하루 계획 가이드](https://www.todoist.com/inspiration/how-to-plan-your-day)에서 계획을 일상적인 습관으로 만드는 참고 자료를 확인해 보세요.

4. 이동 가능한 작업을 시기나 장소에 따라 분류하세요.

정확한 시간을 정하는 대신, 선택을 돕는 가벼운 구조를 사용하세요. **오늘 반드시 해야 할 일**, **하면 좋은 일**, **여유가 있다면**과 같은 구분을 만들 수 있습니다. 또는 컴퓨터 작업, 통화, 심부름, 집에서 할 수 있는 일 등 맥락(상황)별로 작업을 묶을 수도 있습니다. 빠르게 훑어볼 수 있을 정도로 카테고리를 단순하게 유지하세요.

도움이 된다면 오전, 오후, 저녁과 같은 하루의 대략적인 시간대를 활용할 수도 있지만, 이를 약속 시간처럼 대하지는 마세요. 예를 들어 '오전: 여유 시간이 있으면 제안서 작성. 오후: 외출한 김에 심부름'과 같이 작성할 수 있습니다. 이렇게 하면 유연성을 유지하면서도 작업에 적절한 자리를 마련해 줄 수 있습니다.

5. 하루의 흐름이 달라지면 계획을 다시 점검하세요.

회의가 길어지거나 긴급한 요청이 들어오면 잠시 멈추고 계획을 업데이트하세요. 고정된 약속은 그대로 두고, 이동 가능한 작업 중 여전히 가장 중요한 것이 무엇인지 선택하세요. 나머지는 다른 날이나 나중의 여유 시간, 또는 '오늘은 아님' 목록으로 옮기세요. 핵심 작업을 더 이상 진행할 수 없다면, 더 작은 다음 단계를 진행하는 것이 여전히 유용한지 결정하세요.

계획은 선택을 내리기 위한 도구이지, 점수표가 아닙니다. 중요한 일을 처리하고 의도적으로 일정을 조정했다면, 완료한 항목 수가 적더라도 훌륭하게 계획된 하루가 될 수 있습니다.

예시: 약속과 이동 가능한 작업이 함께 있는 하루

오전 10시 미팅, 오후 1시 통화, 그리고 당일 마감인 보고서가 있다고 가정해 보세요. 보고서 작성이 오늘의 핵심 작업입니다. 또한 메시지 회신, 식료품 구매, 주방 정리도 해야 합니다.

일정표에는 약속, 통화, 필요한 이동 시간이 들어갑니다. 할 일 목록은 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

오전에 방해받지 않는 시간이 있다면 그때 개요 작성을 시작하세요. 약속이 예상보다 길어지면 다음 가능한 시간대를 활용하고, 마감 전에 보고서 작업이 얼마나 남았는지 재평가하세요. 식료품 구매는 다른 적절한 시간대로 옮길 수 있으며, 보고서에 집중해야 한다면 주방 정리는 미룰 수 있습니다. 이 계획은 모든 작업이 미리 정해진 시각에 시작된다고 가정하지 않으면서도 우선순위와 선택지를 명확히 제공합니다.

이 예시는 이해를 돕기 위한 것입니다. 적절한 작업 수와 가용 시간은 개인의 일정과 업무 자체의 성격에 따라 달라집니다.

유연한 계획을 유용하게 유지하는 방법

**실제 마감일을 명확히 적어두세요.** 유연한 할 일 목록을 사용한다고 해서 확정된 마감일을 쉽게 간과해서는 안 됩니다. 눈에 잘 띄는 곳에 마감일을 기록하고, 필요한 단계를 밟을 수 있도록 충분한 시간을 역산해 두세요.

**일일 목록은 쉽게 고를 수 있을 만큼 짧게 유지하세요.** 미래의 모든 책임이 목록에 담겨 있으면 오늘의 선택지를 파악하기 어려워집니다. 나중에 할 일은 별도의 백로그에 보관하고, 계획을 세울 때 몇 가지만 오늘의 목록으로 가져오세요.

**다음 행동을 작고 구체적으로 만드세요.** '집안 서류 정리하기'는 막연한 부담감으로 커질 수 있습니다. '이번 달 영수증 분류하기'가 시작하기 훨씬 쉽고, 다른 시간대로 옮기기도 수월합니다.

**약속 주변에 여유 시간을 두세요.** 이동, 전환 시간, 식사, 예상치 못한 요청은 캘린더에 공식 일정으로 등록되지 않더라도 시간을 차지합니다. 약간의 여유 시간이 포함된 계획은 모든 순간이 완벽하게 흘러갈 것이라 가정한 계획보다 조정하기가 훨씬 쉽습니다.

**하루의 끝에는 짧은 리셋 시간을 가지세요.** 하루를 마무리할 때 완료된 항목을 표시하고, 끝나지 않은 작업은 의도적으로 옮겨 적으며, 그날의 시간 제약에 대해 알게 된 점을 메모하세요. Todoist 가이드에서는 돌아보기와 궤도 수정을 계획의 일부로 권장합니다. 구체적인 루틴은 목록을 닫기 전에 검토하는 것만큼 간단할 수 있습니다.

활용해 볼 수 있는 간단한 템플릿

종이, 메모 앱 또는 작업 관리 툴에서 이 형식을 사용해 보세요.

며칠 동안 이 구조를 사용해 보며 자신의 루틴에 맞게 카테고리를 조정해 보세요. 특정 작업을 계속 미루게 된다면, 다음 행동을 더 작게 쪼개거나 다른 요소에 의존하고 있는지 확인하거나 더 현실적인 날짜를 선택하세요. 이미 고정된 약속으로 하루가 가득 차 있다면, 유용한 계획이란 단순히 반드시 해야 할 일을 확인하고 나머지는 나중으로 미뤄두는 것일 수 있습니다.

핵심 개념은 간단합니다. **특정 시간에 해야 하는 이벤트는 일정표에 등록하고, 유연하게 할 수 있는 일은 목록으로 만들며, 행동할 여유가 있을 때 감당할 수 있는 우선순위를 선택하는 것입니다.** 이 정도의 구조만으로도 매시간을 의무로 바꾸지 않으면서 하루의 방향을 충분히 잡을 수 있습니다.

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