Katı bir program olmadan gününüzü nasıl planlarsınız?

Hangi işler saate bağlıdır, hangileri değildir?

İşe, zamana bağlı taahhütleri yeri değiştirilebilen görevlerden ayırarak başlayın. Sabah 10'daki bir toplantı, okuldan çocuk alma saati veya başlangıç zamanı net bir telefon görüşmesi takviminizde yer almalıdır. Bir teslim tarihini de görünür şekilde kaydedin, ancak bu son teslim anını işi yapmayı seçtiğiniz zamandan ayrı tutun. Bu tür taahhütler gününüzdeki boş alanın çerçevesini belirler.

Günlük eylemlerin çoğu kendinizle resmi bir randevu ayarlamanızı gerektirmez. “Tedarikçiye yanıt ver”, “taslağı incele” ve “market alışverişi yap” gibi maddeler genellikle kesin bir dakikadan ziyade belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilebilir. Bunları bir görev listesine ekleyin. Bir şeyin belirli bir güne kadar yapılması gerekiyorsa ancak saati önemli değilse, son tarihi o iş üzerinde çalışmayı düşündüğünüz zamandan ayrı olarak not edin. [GTD'nin orijinal kurulum kılavuzu](https://gettingthingsdone.com/wp-content/uploads/2022/04/GTD_GoogleApps-Desktop_SAMPLE_LTR.pdf), belirli bir zamana bağlı eylemleri, belirli bir güne kadar yapılması gerekenlerden ve herhangi bir günde yapılabilecek eylemlerden ayırır. Bu makale, söz konusu ayrımı GTD sisteminin tamamını kullanma zorunluluğu olarak değil, esnek bir planlama yardımcısı olarak benimser.

Bu ayrım, sık karşılaşılan bir planlama karmaşasını önler: her göreve bir toplantı muamelesi yapmak. Her maddenin saate bağlı bir zamanı olduğunda, tek bir gecikme planın geri kalanının bozulmuş gibi görünmesine yol açabilir. Bir görev listesi ise tam olarak ne zamana sığacağını bildiğinizi iddia etmeden, esnek işleri görünür tutar.

Beş adımda esnek bir günlük plan

1. Zaten ilgi bekleyen şeyleri toplayın.

Görevleri seçmeden önce takviminizi gözden geçirin; aklınızda taşıdığınız işleri, ayak işlerini ve kişisel aktiviteleri bir araya toplayın. Yeni taleplerin sıklıkla geldiği mesajları veya notları kontrol edin. Amaç, her fikrin veya gelecekteki projenin eksiksiz bir kataloğunu çıkarmak değil, günün işe yarar bir görünümünü elde etmektir.

Daha büyük çıktılar için geniş bir başlık yerine bir sonraki somut eylemi yazın. “Seyahati planla” maddesine başlamak zordur; “Cuma günkü tren saatlerini karşılaştır” ifadesi ise size ilk adımı verir. Getting Things Done, sonraki eylemleri projeleri belirli adımlara bağlama yöntemi olarak tanımlar ve eylemleri erişilebilir tutmanın ne yapılacağını seçmeyi kolaylaştırabileceğini belirtir. Bkz. [GTD’nin sonraki eylemleri ve projeleri birbirine bağlama açıklaması](https://gettingthingsdone.com/2020/06/the-gtd-approach-to-linking-next-actions-and-projects/).

2. Sabit noktaları işaretleyin.

Günün randevularını, zamana bağlı sorumluluklarını ve gerçek teslim tarihlerini yazın. Bunların etrafındaki boş zaman aralıklarına bakın. Her boşluğu doldurmak zorunda değilsiniz. Bir boşluk; bir görev, bir öğün, yolculuk için ya da sadece günün beklenenden farklı ilerleme ihtimaline karşı bir pay olarak yararlı olabilir.

Bir maddenin zamanlaması belirsizse, ona sahte bir kesinlik kazandırmaktan kaçının. Örneğin, tam ayrılma dakikasına kadar bir dizi görev planlamak yerine, seyahat için yeterli payı bırakarak “randevu için çıkış” şeklinde not alın.

3. Bir ana görev ve az sayıda destekleyici görev seçin.

Günün anlamlı bir şekilde ilerlediğini hissettirecek tek bir görev belirleyin. Ardından, taahhütlerinizin arasına sığabilecek birkaç küçük veya gerekli görevi seçin. Aciliyeti, önemi, bağımlılıkları ve her bir görevin ne kadar kesintisiz dikkat gerektirebileceğini göz önünde bulundurun. Başka birinin yanıtına bağlı bir göreve o yanıt gelmeden önce başlamak pek faydalı olmayabilir; başka bir görev ise kısa bir boşlukta tamamlanabilir.

Bu sayı gününüzün gerçek yapısını yansıtmalıdır. Birkaç randevunun olduğu bir günde, sakin bir güne kıyasla daha az boş çalışma süresi bulunur. Listenizi her maddenin mutlaka tamamlanacağına dair bir söz olarak değil, gerçekçi seçeneklerden oluşan bir seçki olarak değerlendirin. Todoist'in günlük planlama rehberi de günlük bir öncelik belirlemeyi ve planlar değiştiğinde rota düzeltmesi yapmayı önerir; [gününüzü planlama rehberi](https://www.todoist.com/inspiration/how-to-plan-your-day), planlamayı düzenli bir alışkanlık haline getirmek için iyi bir kaynak sunmaktadır.

4. Esnek görevleri ne zaman veya nerede yapılabileceklerine göre sıralayın.

Kesin saatler atamak yerine, seçim yapmanıza yardımcı olacak hafif bir yapı kullanın. **Bugün mutlaka yapılmalı**, **yapılsa iyi olur** ve **vakit kalırsa** gibi bölümler oluşturabilirsiniz. Ya da görevleri bağlamına göre gruplandırabilirsiniz: bilgisayar işleri, aramalar, dışarıdaki işler veya evde yapabileceğiniz şeyler. Kategorileri hızlıca gözden geçirebileceğiniz kadar sade tutun.

İşinize yaradığında, günün geniş dilimlerini (sabah, öğleden sonra veya akşam) randevu gibi görmeden de kullanabilirsiniz. Örneğin: “Sabah: boş bir aralık olursa teklif üzerinde çalış. Öğleden sonra: dışarıdayken ayak işlerini hallet.” Bu, esnekliği korurken görevlere olası bir yer tanımlar.

5. Gün değiştiğinde planı tekrar kontrol edin.

Bir toplantı uzadığında veya acil bir talep ortaya çıktığında, planı güncelleyecek kadar kısa bir ara verin. Sabit taahhütlerinizi koruyun, ardından hangi esnek görevin hâlâ en önemli olduğuna karar verin. Geri kalanını başka bir güne, daha sonraki bir aralığa veya “bugün değil” listesine taşıyın. Ana görev artık sığmıyorsa, daha küçük bir sonraki adımın yine de işe yarayıp yaramayacağına bakın.

Plan, bir puan tablosu değil, seçim yapma aracıdır. Önemli olan şeyleri hallettiyseniz ve bilinçli düzenlemeler yaptıysanız, daha az görevin üzerini çizmiş olmak da günün iyi planlandığı anlamına gelebilir.

Örnek: randevuların ve esnek işlerin olduğu bir gün

Saat 10'da bir randevunuzun, 13:00'te bir telefon görüşmenizin olduğunu ve gün sonuna kadar bir rapor yetiştirmeniz gerektiğini varsayalım. Rapor sizin ana görevinizdir. Ayrıca bir mesaja yanıt vermeniz, markete uğramanız ve mutfağı toplamanız gerekmektedir.

Zaman çizelgeniz randevuyu, görüşmeyi ve ihtiyaç duyduğunuz yol süresini içerir. Görev listeniz ise şu şekilde görünebilir:

Sabah sakin bir aralık olursa, taslağa o zaman başlayın. Randevu beklenenden uzun sürerse, bir sonraki uygun boşluğu kullanın ve teslim tarihinden önce raporda ne kadar iş kaldığını yeniden değerlendirin. Market alışverişi uygun başka bir aralığa kaydırılabilir; rapor ilgi bekliyorsa temizlik ertelenebilir. Plan, her görevin önceden belirlenmiş bir dakikada başlayacağını iddia etmeden size bir öncelik ve seçenekler sunar.

Bu örnek sadece bir gösterimdir: doğru görev sayısı ve mevcut zaman miktarı, taahhütlerinize ve işin kendisine bağlı olarak değişir.

Esnek bir planın faydalı kalması nasıl sağlanır?

**Gerçek teslim tarihlerini net bir şekilde yazın.** Esnek bir görev listesi, kesin bir bitiş tarihinin gözden kaçmasına neden olmamalıdır. Son teslim tarihini göreceğiniz bir yere not edin ve ilgili adımlara zaman kalacak şekilde geriye doğru bir planlama yapın.

**Günlük listeyi seçim yapılabilecek kadar kısa tutun.** Liste gelecekteki her sorumluluğu içeriyorsa, bugünün seçeneklerini görmek zorlaşır. Daha sonraki işleri ayrı bir yapılacaklar havuzunda tutun, ardından planlama sırasında bunlardan sadece birkaçını güne dahil edin.

**Sonraki eylemi küçük ve somut hale getirin.** “Evrak işlerini düzenle” gibi bir madde belirsiz bir zihinsel alanı kaplayacak şekilde genişleyebilir. “Bu ayın makbuzlarını ayıkla” maddesine başlamak daha kolaydır ve başka bir zaman aralığına taşınması daha pratiktir.

**Taahhütlerin etrafında esneme payı bırakın.** Yolculuklar, geçişler, öğünler ve beklenmedik talepler; takvimde resmi bir etkinlik olmasalar bile yer kaplarlar. İçinde biraz boşluk olan bir planı uyarlamak, her anın kusursuz geçeceğini varsayan bir plana göre çok daha kolaydır.

**Günü kısa bir sıfırlamayla tamamlayın.** Günün sonunda tamamlananları işaretleyin, bitmeyen görevleri bilinçli olarak başka zamana aktarın ve günün kısıtlamalarına dair fark ettiğiniz noktaları not edin. Todoist'in rehberi, planlamanın bir parçası olarak değerlendirme yapmayı ve rota düzeltmeyi tavsiye eder; bu rutin, listeyi kapatmadan önce hızlıca gözden geçirmek kadar basit olabilir.

Deneyebileceğiniz basit bir şablon

Bunu kağıt üzerinde, bir not uygulamasında veya görev yöneticisinde kullanın:

Bu yapıyı birkaç gün deneyin ve kategorileri rutininize uyacak şekilde ayarlayın. Aynı görevi sürekli ileri bir tarihe erteliyorsanız, bir sonraki eylemini küçültün, başka bir şeye bağımlı olup olmadığını kontrol edin veya daha gerçekçi bir gün belirleyin. Gününüz zaten sabit taahhütlerle doluysa, yararlı bir plan sadece nelerin yapılması gerektiğini netleştirip geri kalan zamanı korumaktan ibaret olabilir.

Ana fikir oldukça basittir: **belirli bir saatte yapılması gereken etkinlikleri takvime ekleyin; esnek biçimde yapılabilecek işleri listeleyin; hareket alanınız olduğunda yönetilebilir bir öncelik seçin.** Bu kadarlık bir yapı, her saati bir zorunluluğa dönüştürmeden gününüzü yönlendirmek için yeterlidir.

Bu konuyu keşfetmeye devam et