Cara Mencatat Sepuluh Tugasan yang Tiba-tiba Muncul Tanpa Berhenti untuk Melakukannya

Fikiran yang muncul tiba-tiba boleh terasa seperti desakan untuk bertindak serta-merta. Namun, mengingati bahawa sesuatu perkara itu wujud dan memutuskan perkara yang perlu dibuat mengenainya ialah dua tugas yang berbeza. Jika kedua-duanya dicampur, setiap perkara boleh mengalih perhatian anda: membuka kalendar, mencari nombor, menulis draf balasan atau cuba menentukan masa untuk melakukan sesuatu tugasan. Sesi catatan ini mempunyai satu tujuan: memindahkan fikiran itu ke luar daripada ingatan supaya anda dapat menyambung semula aktiviti semasa.

Urutan ini selaras dengan penerangan David Allen Company tentang Getting Things Done: mula-mula catat perkara yang menarik perhatian anda dalam alat pengumpulan, kemudian jelaskan maksudnya dan susunkannya. Perbezaan ini menyokong kaedah di sini; ia tidak membuktikan bahawa satu teknik catatan tertentu paling sesuai untuk semua orang. Getting Things Done: Lima Langkah

Sebelum menulis, pilih satu tempat untuk kumpulan tugasan ini: aplikasi nota, halaman kertas atau memo suara yang mudah anda cari semula. Untuk kemunculan tugasan sekali-sekala, jangan bazirkan masa membandingkan aplikasi atau membina sistem baharu. Ujiannya mudah: bolehkah anda memasukkan sesuatu perkara dengan pantas, dan tahukah anda tempat untuk mencarinya apabila tiba masa untuk menyemak?

Jika anda sudah menggunakan senarai tugasan, gunakan peti masuk sedia ada atau senarai yang belum disusun. Jika belum, nota ringkas bertajuk “Catatan — hari ini” sudah memadai. Menggunakan beberapa tempat—mesej kepada diri sendiri, nota lekat dan kalendar yang separuh diisi—menyukarkan anda memastikan semuanya sudah dicatat. Pilih satu tempat untuk kesemua sepuluh perkara ini.

Halaman bantuan Peti Masuk Todoist menerangkan cara mencatat dengan pantas di satu tempat lalai, kemudian memprosesnya secara berasingan. Itulah satu contoh perisian bagi prinsip ini; sekeping kertas juga boleh digunakan untuk tujuan sementara yang sama, asalkan anda benar-benar menyemaknya semula.

1. Tulis fikiran pertama sebagai peringatan ringkas. Gunakan kata kerja dan objek yang mudah dikenal pasti: “E-mel Jo agenda yang disemak semula,” bukannya “Jo” atau “agenda.”

2. Terus beralih kepada fikiran seterusnya. Jangan buka e-mel, cari agenda atau fikirkan perkara yang hendak dikatakan. Langkah-langkah itu sebahagian daripada melaksanakan tugasan, bukannya mencatatnya.

3. Pastikan ayat ringkas tetapi jelas. Tambahkan nama orang, tempat atau keadaan jika itu membantu anda mengenali tugasan tersebut kemudian: “Tanya Sam tentang invois tempat acara” lebih berguna daripada “tanya Sam.”

4. Catat tarikh akhir sebenar hanya jika anda mengetahuinya. Jika sesuatu tugasan mesti diselesaikan sebelum waktu tertentu, sertakan tarikh atau waktunya. Jangan mereka-reka tarikh akhir semata-mata supaya senarai itu nampak teratur.

5. Teruskan sehingga semua fikiran dicatat. Jika fikiran lain muncul semasa anda menulis, tambahkannya di penghujung senarai dan bukannya beralih untuk menyelesaikannya.

Sebagai contoh, catatan kasar mungkin berbunyi: “Tempah janji temu gunting rambut; hantar angka Jun kepada Priya; pulangkan buku perpustakaan; semak tarikh luput pasport; tanya Lee tentang hari Sabtu; pesan kertas pencetak; perbaharui permit letak kereta; balas jiran tentang rancangan hujung minggu; simpan resipi; rancang makan tengah hari pasukan.” Catatannya sengaja dibuat ringkas. Ia mengekalkan petunjuk yang diperlukan untuk mengenali tugasan tanpa perlu melengkapkan butirannya serta-merta.

Sebagai contoh catatan di atas kertas, panduan Log Harian Bullet Journal rasmi menggunakan catatan ringkas untuk tugasan, acara dan nota apabila perkara itu muncul, kemudian membuat keputusan tentang perkara yang perlu diteruskan. Lima langkah di atas ialah tatacara ringkas artikel ini untuk catatan bertubi-tubi, bukannya peraturan wajib Bullet Journal.

Kebanyakan fikiran boleh menunggu cukup lama untuk dicatat. Beberapa perkara memerlukan pilihan yang berbeza. Gunakan semakan tiga pilihan ini apabila sesuatu perkara kelihatan mendesak:

Catat dan teruskan jika ia peringatan yang tidak akan membawa akibat serta-merta jika ditangguhkan beberapa minit. Catatkannya dan sambung semula aktiviti semasa.

Berhenti seketika jika tarikh akhir yang diketahui atau komitmen langsung akan terlepas sekiranya anda tidak mengambil tindakan tertentu sekarang. Buat hanya langkah seterusnya yang perlu, kemudian sambung semula senarai catatan yang selebihnya.

Tangguhkan untuk disemak jika anda tidak pasti sama ada perkara itu mendesak. Catat petunjuknya, tandakan “semak waktunya,” dan buat keputusan semasa sesi semakan dan bukannya membiarkan ketidakpastian mendorong anda membuat carian tanpa penghujung.

Ini panduan praktikal untuk membantu membuat keputusan, bukannya piawaian rasmi tentang perkara yang mendesak. Gunakan komitmen dan keadaan sebenar anda. “Saya patut uruskan perkara ini” sahaja bukan bukti bahawa tugasan itu mesti mengganggu sesi catatan.

Baca catatan itu sekali. Ini pemeriksaan untuk memastikan semuanya lengkap, bukannya alasan untuk mula menyelesaikan tugasan. Betulkan hanya peringatan yang terlalu kabur untuk difahami kemudian, dan tandakan mana-mana perkara yang mempunyai tarikh akhir terdekat yang jelas. Kemudian sambung semula aktiviti anda sebelum ini dan pilih masa untuk menyemak senarai itu—seperti selepas mesyuarat, pada penghujung satu sesi kerja atau ketika anda merancang hari seterusnya.

Semasa sesi semakan itu, tentukan maksud setiap catatan: lakukan, jadualkan, tambahkan peringatan, serahkan kepada orang lain, simpan sebagai rujukan atau buang jika tidak lagi penting. Sesetengah catatan rupanya sebahagian daripada tugasan yang lebih besar; yang lain mungkin tidak memerlukan tindakan. Senarai catatan itu ialah bahan asas untuk membuat keputusan, bukannya janji untuk melengkapkan setiap baris.

Senarai itu menjadi peti masuk kedua. Jika anda terus menambah catatan tetapi tidak pernah menyemaknya, tetapkan waktu khusus untuk menyemak dan letakkan senarai itu di tempat yang anda akan nampak. Catatan hanya membantu jika anda boleh kembali kepada perkara yang telah dikumpulkan.

Ayatnya terlalu kabur. “Ibu” atau “urusan kertas” mungkin merujuk kepada beberapa perkara. Tambahkan konteks secukupnya—“Telefon Ibu tentang makan tengah hari Ahad” atau “Cari resit lampu”—supaya tugasan itu dapat dikenal pasti kemudian.

Anda mula membuat kajian semasa menulis. Sebaliknya, catat soalan kajian itu: “Semak borang yang diperlukan untuk pembaharuan permit.” Kemudian sambung semula sesi catatan. Tujuannya adalah untuk mengekalkan butiran tugasan, bukannya menyelesaikannya semasa mencatat.

Anda tidak pasti sama ada sesuatu perkara itu tugasan atau idea. Catatkannya dengan petunjuk seperti “pertimbangkan” atau “kaji.” Anda boleh memutuskan kemudian sama ada tindakan diperlukan. Jangan paksa fikiran yang kabur itu menjadi tarikh akhir palsu atau kategori yang berbelit-belit.

Sepuluh tugasan yang muncul tiba-tiba boleh terasa seperti sepuluh kewajipan yang perlu ditunaikan serta-merta. Satu tempat untuk mencatat, ayat ringkas yang mudah dikenal pasti dan sesi semakan kemudian dapat menukar kemunculan bertubi-tubi itu menjadi senarai yang boleh anda pertimbangkan—sambil melindungi aktiviti yang sedang anda lakukan.