Aynı Anda Akla Gelen On Görevi Hemen Yapmadan Nasıl Yakalarsınız?
Aklınıza aynı anda on görev birden geldiğinde, kendinize kısa bir yakalama turu tanıyın: her düşünceyi daha sonra anlayabileceğiniz kadar net ifadelerle aynı güvenilir yere yazın, ardından yaptığınız işe geri dönün. Yazarken listeyi sıralamayın, planlamayın veya çözmeye çalışmayın. Sonrasında, gerçekten acil bir şey olup olmadığını hızlıca tarayın; gerisini planlı bir incelemeye bırakın. Bu yöntem, bir anda gelen hatırlatıcılar için hızlı bir toplama yöntemidir; eksiksiz bir verimlilik sistemi değildir.
Yakalamayı ve işlemeyi neden ayırmalısınız?
Aniden gelen bir düşünce, hemen harekete geçilmesi gereken bir talep gibi hissettirebilir. Ancak bir şeyin var olduğunu hatırlamak ile bu konuda ne yapılacağına karar vermek farklı işlerdir. Bunları birbirine karıştırmak, her maddenin odağınızı dağıtmasına yol açabilir: bir takvim açmak, bir numara aramak, bir yanıt taslağı yazmak veya bir görevin nereye ait olduğuna karar vermeye çalışmak gibi. Yakalama turunun tek bir amacı vardır: düşünceyi zihninizin dışına aktarmak, böylece mevcut aktivitenize dönebilmenizi sağlamak.
Bu sıralama, David Allen Company'nin Getting Things Done (GTD) tanımıyla tutarlıdır: önce dikkatinizi çeken şeyi bir toplama aracında yakalayın, ardından anlamını netleştirin ve organize edin. Bu ayrım buradaki yöntemi destekler; tek bir yakalama tekniğinin herkes için en iyisi olduğunu iddia etmez. [Getting Things Done: The Five Steps](https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/)
Tek bir varış noktası belirleyin
Yazmaya başlamadan önce, bu grup için tek bir yer seçin: bir not uygulaması, bir kağıt sayfası veya kolayca bulabileceğiniz bir sesli not. Tek seferlik anlık bir durum için uygulamaları karşılaştırmakla veya yeni bir sistem kurmakla vakit kaybetmeyin. Pratik test basittir: bir maddeyi buraya hızla aktarabiliyor musunuz ve gözden geçirirken nereye bakacağınızı bilecek misiniz?
Zaten bir görev listesi kullanıyorsanız, mevcut gelen kutusunu (inbox) veya sıralanmamış listesini kullanın. Kullanmıyorsanız, "Yakalama — bugün" başlıklı düz bir not yeterlidir. Birkaç hedefi birbirine karıştırmak —kendinize mesaj atmak, yapışkan bir not kullanmak ve yarım doldurulmuş bir takvim— her şeyi yakalayıp yakalamadığınızı bilmeyi zorlaştırır. Bu on madde için tek bir hedef seçin.
Todoist'in [Gelen Kutusu yardım sayfası](https://www.todoist.com/help/todoist/get-started/use-the-inbox-in-todoist-HwHvYErS), varsayılan tek bir yere hızlıca yakalamayı ve ardından ayrı bir işleme turunu açıklar. Bu, prensibin yazılımsal bir örneğidir; eğer gerçekten daha sonra geri dönecekseniz, bir kağıt parçası da aynı geçici amaca hizmet edebilir.
İki dakikalık yakalama turu
1. **İlk düşünceyi kısa bir hatırlatıcı olarak yazın.** Bir eylem fiili ve tanınabilir bir nesne kullanın: "Jo" veya "gündem" yerine "Jo'ya revize edilmiş gündemi e-posta ile gönder".
2. **Hemen bir sonraki düşünceye geçin.** Bir e-posta açmayın, gündemi aramayın veya ne söyleyeceğinize karar vermeyin. Bu adımlar görevi kaydetmeye değil, onu yapmaya aittir.
3. **İfadeleri kısa ama anlaşılır tutun.** Görevi daha sonra tanımanıza yardımcı olacaksa bir kişi, yer veya koşul ekleyin: "Sam'e mekan faturasını sor", "Sam'e sor" ifadesinden daha faydalıdır.
4. **Gerçek bir teslim tarihini yalnızca kesin olarak biliyorsanız belirtin.** Bir görevin belirli bir zamana kadar yapılması gerekiyorsa, o tarihi veya saati ekleyin. Listeyi sadece düzenli göstermek için uydurma tarihler eklemeyin.
5. **Düşünce akışı bitene kadar devam edin.** Yazarken aklınıza başka bir düşünce gelirse, onu çözmeye geçmek yerine listenin sonuna ekleyin.
Örneğin, kabataslak bir yakalama listesi şöyle görünebilir: "Kuaför randevusu al; Priya'ya Haziran rakamlarını gönder; kütüphane kitabını iade et; pasaport süresini kontrol et; Lee'ye cumartesiyi sor; yazıcı kağıdı sipariş et; park iznini yenile; komşuya hafta sonu planları için yanıt ver; tarifi kaydet; ekip öğle yemeğini planla." Maddeler kasıtlı olarak kısadır. Ayrıntılarını o anda tamamlamanızı gerektirmeden, görevleri hatırlamak için gereken ipuçlarını korurlar.
Kağıt üzerindeki bir örnek için, resmi [Bullet Journal Günlük Kayıt kılavuzu](https://bulletjournal.com/blogs/faq/how-to-write-a-daily-log), görevler, etkinlikler ve notlar ortaya çıktıkça bunlar için kısa girişler kullanır ve nelerin ileriye taşınacağına daha sonra karar verir. Yukarıdaki beş adım, bu makalenin kısa süreli akışlara yönelik prosedürüdür; zorunlu Bullet Journal kuralları değildir.
Hızlı bir karar kuralı: yakala, böl veya ertele
Çoğu düşünce yazılana kadar bekleyebilir. Çok azı farklı bir seçim gerektirir. Bir madde acil göründüğünde bu üç yönlü kontrolü kullanın:
Birkaç dakika beklemenin acil bir sonucu olmayan bir hatırlatıcı olduğunda **yakalayın ve devam edin**. Kaydedin ve mevcut aktivitenize geri dönün.
Şimdi belirli bir adım atmazsanız bilinen bir teslim tarihi veya doğrudan bir taahhüt kaçırılacaksa **kısa bir ara verin (bölün)**. Yalnızca gerekli bir sonraki adımı atın, ardından kalan yakalama listesine geri dönün.
Acil olup olmadığını anlayamadığınızda **incelemek üzere erteleyin**. İpucunu yakalayın, "zamanlamayı kontrol et" olarak işaretleyin ve belirsizliğin sizi sonu gelmez bir araştırmaya sürüklemesine izin vermek yerine gözden geçirme sırasında karar verin.
Bu pratik bir karar desteğidir, resmi bir aciliyet standardı değildir. Gerçek taahhütlerinizi ve koşullarınızı dikkate alın. "Bununla ilgilenmeliyim" hissi, tek başına o görevin yakalama turunu bölmesi gerektiğinin kanıtı değildir.
Listeyi bitirdiğinizde ne yapmalısınız?
Maddeleri bir kez okuyun. Bu bir eksiksizlik kontrolüdür, görevler üzerinde çalışmaya başlamak için bir davet değildir. Yalnızca daha sonra anlaşılmayacak kadar belirsiz olan hatırlatıcıları düzeltin ve yakın vadeli somut bir teslim tarihi olan maddeleri işaretleyin. Ardından önceki aktivitenize dönün ve listeyi gözden geçirmek için bir zaman seçin; örneğin toplantınızdan sonra, bir çalışma bloğunun sonunda veya gününüzü bir sonraki planlayışınızda.
Bu gözden geçirme sırasında her maddenin ne anlama geldiğine karar verin: yapın, planlayın, hatırlatıcı ekleyin, devredin, referans olarak saklayın veya artık bir önemi kalmadıysa silin. Bazı maddelerin daha büyük bir görevin parçaları olduğu ortaya çıkacaktır; diğerleri ise hiçbir eylem gerektirmeyecektir. Yakalama listesi bu karar için ham maddedir, her satırı tamamlama sözü değildir.
Yaygın yakalama sorunları ve kolay çözümler
**Liste ikinci bir gelen kutusuna dönüşür.** Sürekli ekleme yapıyor ancak asla incelemiyorsanız, belirli bir inceleme anı belirleyin ve bunu göreceğiniz bir yere koyun. Yakalama işlemi, yalnızca topladığınız şeylere geri dönebildiğinizde işe yarar.
**İfadeler çok üstü kapalıdır.** "Annem" veya "evraklar" birçok anlama gelebilir. Görevi daha sonra ayırt edebilmek için yeterli bağlamı ekleyin: "Pazar öğle yemeği için Annemi ara" veya "Lamba için fişi bul".
**Yazarken araştırmaya başlarsınız.** Araştırma sorusunu doğrudan listeye yazın: "İzin yenileme için hangi formun gerektiğini kontrol et". Ardından yakalama turuna devam edin. Amaç görevi kaydederken bitirmek değil, onu korumaktır.
**Bir maddenin görev mi yoksa fikir mi olduğunu anlayamazsınız.** Bunu "değerlendir" veya "araştır" gibi bir ipucuyla kaydedin. Eylem gerektirip gerektirmediğine daha sonra karar verebilirsiniz. Belirsiz bir düşünceyi sahte bir teslim tarihine veya karmaşık bir kategoriye zorlamaktan kaçının.
Aniden akla gelen on görev, on acil yükümlülük gibi hissettirebilir. Tek bir yakalama yeri, kısa ve anlaşılır ifadeler ve daha sonra yapılacak bir inceleme, bu düşünce patlamasını hakkında kararlar alabileceğiniz bir listeye dönüştürür; üstelik o sırada yapmakta olduğunuz işi de korur.