Cara Menjejak Beberapa Projek Tanpa Perisian yang Rumit

Sebelum memilih format, catat soalan yang anda mahu gambaran keseluruhan itu jawab. Contohnya: Projek mana yang berada di landasan untuk mencapai pencapaian penting seterusnya? Projek mana yang memerlukan perhatian minggu ini? Adakah seseorang sedang menunggu projek lain? Apakah yang memerlukan keputusan daripada saya?

Soalan-soalan ini memastikan gambaran keseluruhan kekal berfokus. Jika anda menambah setiap tugasan, nota dan perbualan, gambaran merentas projek akan tenggelam. Kekalkan senarai tugasan terperinci di tempat kerja itu sedang dilakukan; gunakan gambaran keseluruhan untuk menunjukkan beberapa fakta yang membantu anda menyelaraskan projek.

Perbezaan itu bersifat praktikal, bukannya peraturan pengurusan projek. Panduan laporan status projek Atlassian mengesyorkan pelaporan kemajuan, kerja akan datang serta cabaran atau halangan. Bagi beberapa projek, penambahbaikan yang berguna ialah menyeragamkan medan-medan tersebut supaya mudah diimbas secara bersebelahan.

Cipta satu baris atau kad bagi setiap projek. Gunakan medan berikut sebagai titik permulaan:

Catat projek dan hasil yang dihasratkan, pencapaian penting seterusnya yang boleh diperhatikan serta tarikh sasarannya, status semasa, bukti tentang perubahan yang berlaku, tindakan seterusnya dan pemiliknya, sebarang halangan atau kebergantungan, serta tarikh baris itu kali terakhir disemak. Susun medan dalam urutan yang sama bagi setiap projek.

Pencapaian penting sepatutnya menerangkan sesuatu yang boleh dikenal pasti oleh orang lain sebagai selesai, seperti “draf dikongsi dengan penyemak” atau “tempat acara disahkan”. “Buat kemajuan” bukan titik semakan. Pilih pencapaian penting yang berkaitan dengan keputusan atau penyerahan seterusnya projek itu; senarai panjang tugasan kecil menjadikan gambaran keseluruhan lebih sukar dibaca.

Panduan Kaedah Kanban daripada Kanban University menerangkan bahawa menggambarkan kerja dan pergerakannya dalam aliran kerja dapat memudahkan pemahaman tentang kerja yang sebaliknya tidak kelihatan. Gambaran keseluruhan ringkas menerapkan idea itu pada peringkat projek: ia menunjukkan keadaan semasa dan tempat kerja sedang menunggu. Anda tidak perlu menggunakan sistem Kanban sepenuhnya.

Label berwarna hanya berguna apabila orang memahami maksudnya. Tulis takrif ringkas di sebelah gambaran keseluruhan dan gunakannya pada pencapaian penting seterusnya, bukannya berdasarkan tanggapan samar tentang keseluruhan projek. Contohnya:

Di landasan: Pencapaian penting seterusnya dijangka tercapai pada tarikh sasarannya dan tiada isu belum selesai yang sedang mengancamnya.

Perlu dipantau: Terdapat kebimbangan khusus yang boleh menjejaskan pencapaian penting itu, tetapi langkah seterusnya sudah dikenal pasti.

Terhalang: Kemajuan tidak dapat diteruskan sehingga isu, keputusan atau kebergantungan yang dikenal pasti diselesaikan.

Label ini ialah konvensyen kerja yang dicadangkan, bukannya piawaian rasmi. Persetujuinya bersama orang yang akan mengemas kini atau menggunakan gambaran keseluruhan itu. Jika projek dilabel “perlu dipantau”, sertakan sebabnya dan tindakan yang akan mengembalikannya ke status “di landasan”. Jika “terhalang”, nyatakan bantuan yang diperlukan dan siapa yang akan membuat susulan. Label tanpa penjelasan boleh membuat masalah serius kelihatan sama seperti ketidakpastian kecil.

Elakkan menjadikan peratusan siap sebagai petunjuk utama bagi projek yang sangat berbeza. “80% siap” mungkin membawa maksud yang amat berbeza bagi reka bentuk, acara dan usaha penyelidikan. Titik semakan bertarikh berserta bukti yang boleh diperhatikan memberikan sesuatu yang lebih konkrit untuk ditafsirkan oleh pembaca. Ini ialah pilihan praktikal untuk tujuan perbandingan, bukannya dakwaan bahawa peratusan tidak pernah berguna; peratusan mungkin membantu dalam sesuatu projek apabila kerja boleh diukur secara konsisten.

Gambaran keseluruhan hanya berfungsi jika orang dapat mengetahui sama ada maklumatnya terkini. Pilih rentak kemas kini yang sepadan dengan kadar perubahan projek. Semakan mingguan ialah titik permulaan yang munasabah bagi banyak kumpulan kecil, tetapi usaha yang perubahannya lebih perlahan mungkin memerlukan kemas kini yang kurang kerap, manakala projek yang berubah dengan pantas mungkin memerlukannya lebih kerap. Dalam panduan laporan statusnya, Atlassian turut menasihatkan supaya kekerapan laporan status disesuaikan dengan kerumitan projek dan keperluan pihak berkepentingan.

Pada setiap kemas kini, minta setiap pemilik projek menyemak empat perkara:

1. Adakah pencapaian penting seterusnya, tarikh sasaran atau pemilik berubah?

2. Apakah kerja yang boleh diperhatikan telah disiapkan sejak semakan sebelumnya?

3. Adakah terdapat halangan, kebergantungan baharu atau keputusan yang diperlukan?

4. Apakah tindakan seterusnya dan bilakah perkara itu akan disemak semula?

Catat tarikh kemas kini. Jika sesuatu baris tidak disemak baru-baru ini, tandakannya sebagai “belum dikemas kini” atau tanya pemiliknya sebelum menganggap status itu terkini. Ini mengelakkan label “di landasan” yang lama daripada kelihatan seperti penilaian baharu. Apabila tarikh berubah, simpan sebab atau keputusan yang menyebabkannya berubah dalam nota ringkas; jika tidak, perubahan tarikh yang berulang sukar ditafsirkan.

Jika anda mengadakan mesyuarat kemas kini, tumpukannya pada pengecualian dan penyelarasan. Baca baris-baris terlebih dahulu, kemudian gunakan masa perbincangan untuk kerja yang terhalang, risiko pencapaian penting, kebergantungan dan pilihan yang menjejaskan lebih daripada satu projek. Kemajuan rutin boleh dicatat tanpa menceritakan setiap tugasan. Ini ialah cadangan kecekapan berdasarkan tujuan gambaran keseluruhan tersebut, bukannya jaminan bahawa tempoh mesyuarat tertentu sesuai untuk setiap pasukan.

Setiap projek mungkin kelihatan berjalan lancar secara berasingan, sedangkan semuanya bersaing untuk mendapatkan orang, keputusan, bilik, peralatan atau masa semakan yang sama. Catat kebergantungan apabila satu projek memerlukan sesuatu daripada projek lain; nyatakan pihak yang menyediakan dan menerima, berserta tarikh atau syarat yang penting. Contohnya: “Pelancaran laman web memerlukan butiran akhir acara daripada projek acara sebelum 12 Mei.”

Kemudian, semak gambaran keseluruhan untuk mengenal pasti orang dan tarikh yang dikongsi. Jika orang yang sama memiliki beberapa tindakan seterusnya yang perlu diselesaikan serentak, atau keputusan tertangguh dalam satu projek akan mengubah pencapaian penting projek lain, jelaskan pertindihan itu dan persetujui keutamaan atau pelan yang disemak semula. Di sinilah satu gambaran keseluruhan lebih berguna daripada kemas kini projek yang berasingan: anda boleh membandingkan komitmen dan kebergantungan di satu tempat. Proses portfolio Project Management Institute juga merekodkan pencapaian penting peringkat tinggi, status dan saling kebergantungan projek, bukannya memenuhi inventori merentas projek dengan setiap tugasan; versi ringkas di sini ialah penyesuaian editorial untuk kumpulan kecil.

Jangan anggap kebergantungan sudah selesai hanya kerana ada pemiliknya. Catat serahan yang dijangka dan sahkannya apabila berlaku. Jika urutan atau tarikhnya tidak pasti, nyatakan demikian; ketidakpastian yang jelas lebih mudah dibincangkan berbanding janji tersirat.

Gunakan hamparan jika anda mahukan baris yang boleh diisih, tarikh, penapis atau paparan ringkas merentas banyak projek. Gunakan papan putih jika kumpulan bekerja bersama di satu tempat dan mendapat manfaat daripada menggerakkan kad melalui peringkat. Gunakan dokumen bersama jika kemas kini kebanyakannya berupa ringkasan bertulis yang pendek dan bilangan projek kecil.

Ini ialah pertimbangan tentang kelebihan dan kekurangan format, bukannya cadangan produk. Pilih pilihan paling ringkas yang boleh diakses, difahami dan dikemas kini oleh kumpulan anda. Sebelum menambah perisian, tanya apa sebenarnya yang tidak berfungsi: Adakah status sukar dibandingkan? Adakah kemas kini lewat? Adakah kebergantungan tidak kelihatan? Alat baharu mungkin membantu dari segi kerjasama atau peringatan, tetapi dengan sendirinya ia tidak akan menjelaskan pencapaian penting yang kabur atau pemilikan yang tiada.

Jika projek memerlukan butiran khusus yang berbeza, kekalkan butiran itu dalam rekod kerja sedia ada dan pautkan atau rujuk rekod tersebut daripada gambaran keseluruhan jika sesuai. Paparan merentas projek sepatutnya cukup ringkas untuk diimbas. Jika anda perlu menjadikannya jauh lebih lebar, periksa sama ada sesetengah medan menjawab soalan yang sama atau lebih sesuai diletakkan dalam nota peringkat projek.

Katakan seorang penyelaras memantau tiga projek: acara komuniti, penyegaran laman web dan surat berita bulanan. Gambaran keseluruhannya mungkin menunjukkan:

Contoh: Acara komuniti berstatus Perlu dipantau kerana dua tempat yang berpotensi masih belum ditempah; pemiliknya akan membandingkan ketersediaan sebelum 8 Mei untuk pencapaian penting tempat acara pada 12 Mei. Penyegaran laman web berstatus Di landasan kerana draf halaman sudah dihantar kepada penyemak; ulasan perlu diterima sebelum 10 Mei untuk semakan pada 15 Mei. Surat berita bulanan berstatus Terhalang kerana naskhah akhir memerlukan butiran acara yang telah disahkan; pemiliknya akan memintanya sebelum 7 Mei, iaitu sebelum pencapaian penting naskhah pada 9 Mei.

Ini ialah entri ilustrasi, bukannya hasil yang dilaporkan. Gambaran keseluruhan itu menjelaskan satu kebergantungan: surat berita bergantung pada butiran acara. Ia turut menunjukkan tindakan seterusnya yang berguna: sahkan sama ada keputusan acara dapat dibuat tepat pada waktunya untuk surat berita, atau laraskan pelan surat berita. Warna status semata-mata tidak akan menunjukkan sebab kebimbangan atau penyelarasan yang diperlukan.

Gambaran keseluruhan satu halaman mungkin tidak lagi mencukupi apabila ramai orang mengemas kini kerja yang sama, projek mempunyai jadual atau belanjawan yang rumit, akses perlu dikawal, atau rekod keputusan dan perubahan penting. Anda masih boleh mengekalkan ringkasan merentas projek yang ringkas, tetapi maklumat terperinci mungkin memerlukan sistem yang lebih berstruktur dan pemilikan yang lebih jelas.

Bagi portfolio kecil, mulakan dengan beberapa medan, persetujui takrif status dan semak pencapaian penting yang sama mengikut rentak tetap. Jika gambaran keseluruhan membantu anda melihat perkara yang memerlukan perhatian dan menyelaraskan tindakan seterusnya, ia berfungsi dengan baik. Jika ia menjadi satu lagi laporan yang diisi orang tanpa digunakan, ringkaskannya atau ubah soalan yang sepatutnya dijawab.