Karmaşık Yazılımlar Olmadan Birden Fazla Proje Nasıl Takip Edilir?
Birden fazla projenin nasıl ilerlediğini görmek için her projenin bir sonraki kilometre taşını, mevcut durumunu, ilerleme kanıtını, sonraki eylemini, sorumlusunu ve varsa engellerini gösteren ortak bir genel bakış oluşturun. Bunu düzenli bir takvimle güncelleyin ve her proje için aynı durum tanımlarını kullanın. Ekip bunu güncel tutabildiği ve kolayca bulabildiği sürece bir beyaz tahta, e-tablo veya sade bir belge yeterlidir. Bu rehber; nelerin ilerlediğini, nelerin risk altında olduğunu ve nerede bir karar veya takibe ihtiyaç duyulduğunu tespit etmesi gereken, az sayıda aktif projeyi koordine eden kişilere yöneliktir. Her görevi ayrıntılı olarak takip etmek yerine, kullanışlı bir projeler arası genel görünüm oluşturmaya odaklanır.
Almanız gereken kararlarla başlayın
Bir format seçmeden önce, genel bakışın yanıtlamasını istediğiniz soruları yazın. Örneğin: Hangi projeler bir sonraki kilometre taşı için yolunda gidiyor? Hangileri bu hafta ilgi gerektiriyor? Bir kişi başka bir projeyi mi bekliyor? Hangisi benden bir karar bekliyor?
Bu sorular genel bakışın odaklanmış kalmasını sağlar. Her görevi, notu ve konuşmayı eklerseniz, projeler arası genel tablo kaybolur. Ayrıntılı görev listelerini işin halihazırda yapıldığı yerlerde tutun; genel bakışı ise projeler arasında koordinasyon kurmanıza yardımcı olan birkaç temel gerçeği göstermek için kullanın.
Bu ayrım proje yönetimiyle ilgili bir kural değil, pratik bir yaklaşımdır. Atlassian'ın proje durum raporu rehberi; ilerlemenin, yaklaşan çalışmaların ve zorlukların ya da engellerin raporlanmasını önerir. Birden fazla proje için faydalı olan uzantı, bu alanları yan yana taranabilecek kadar tutarlı hale getirmektir.
Tek sayfalık bir proje genel bakışı oluşturun
Proje başına bir satır veya kart oluşturun. Başlangıç noktası olarak aşağıdaki alanları kullanın:
Projeyi ve hedeflenen sonucu, bir sonraki gözlemlenebilir kilometre taşını ve hedef tarihini, mevcut durumu, neyin değiştiğine dair kanıtı, bir sonraki eylemi ve sorumlusunu, herhangi bir engel veya bağımlılığı ve satırın en son kontrol edildiği tarihi kaydedin. Alanları her proje için aynı sırada tutun.
Bir kilometre taşı, başka bir kişinin tamamlandığını fark edebileceği bir şeyi tanımlamalıdır; örneğin "taslak incelemecilerle paylaşıldı" veya "etkinlik mekanı onaylandı". "İlerleme kaydetmek" bir kontrol noktası değildir. Projenin bir sonraki kararı veya teslimatı için önem taşıyan kilometre taşlarını seçin; küçük görevlerden oluşan uzun bir liste genel bakışın okunmasını zorlaştırır.
Kanban University'nin Kanban Yöntemi rehberi, işi ve işin bir iş akışı içindeki hareketini görselleştirmeyi, aksi takdirde görünmez olan işi anlamayı kolaylaştırmanın bir yolu olarak tanımlar. Basit bir genel bakış, bu fikri proje düzeyinde uygular: mevcut durumu ve işin nerede beklediğini gösterir. Tam bir Kanban sisteminin benimsenmesini gerektirmez.
İnsanların tutarlı bir şekilde uygulayabileceği durum etiketleri kullanın
Renkli bir etiket, yalnızca insanlar ne anlama geldiğini anladığında faydalıdır. Genel bakışın yanına kısa bir tanım yazın ve bunu tüm projenin belirsiz bir izlenimine değil, bir sonraki kilometre taşına uygulayın. Örneğin:
Yolunda: Bir sonraki kilometre taşının hedef tarihine kadar tamamlanması bekleniyor ve şu anda onu tehdit eden çözülmemiş bir sorun yok.
İzleniyor: Kilometre taşını etkileyebilecek belirli bir endişe var, ancak bir sonraki adım belirlenmiş durumda.
Engellendi: Belirtilen bir sorun, karar veya bağımlılık çözülene kadar ilerleme devam edemez.
Bu etiketler resmi bir standart değil, önerilen bir çalışma kuralıdır. Genel bakışı güncelleyecek veya kullanacak kişilerle bunlar üzerinde anlaşın. Bir proje "izleniyor" olarak işaretlendiyse, nedenini ve onu tekrar "yolunda" durumuna getirecek eylemi ekleyin. "Engellendi" ise, gereken yardımı ve kimin takip edeceğini belirtin. Açıklaması olmayan bir etiket, ciddi bir sorunun önemsiz bir belirsizlikle aynı görünmesine neden olabilir.
Birbirinden çok farklı projelerde tamamlanma yüzdesini ana sinyal olarak ele almaktan kaçının. "%80 tamamlandı", bir tasarım, bir etkinlik ve bir araştırma çalışması için oldukça farklı anlamlara gelebilir. Tarihli bir kontrol noktası ve gözlemlenebilir kanıtlar, okuyuculara yorumlayabilecekleri daha somut bir zemin sunar. Bu, pratik bir karşılaştırma tercihidir; yüzdelerin asla işe yaramadığını iddia etmez, işin tutarlı bir şekilde ölçülebildiği bir proje içinde yardımcı olabilirler.
Hafif bir güncelleme rutini belirleyin
Bir genel bakış, yalnızca insanlar bilgilerinin güncel olup olmadığını anlayabiliyorsa işe yarar. Projelerin ne kadar hızlı değiştiğine uygun bir güncelleme ritmi seçin. Haftalık bir kontrol birçok küçük grup için makul bir başlangıç noktasıdır; ancak daha yavaş ilerleyen bir çalışma daha seyrek güncellemelere ihtiyaç duyabilirken, hızlı değişen bir proje daha fazlasına ihtiyaç duyabilir. Atlassian da durum raporu rehberinde, durum raporu sıklığının proje karmaşıklığına ve paydaş ihtiyaçlarına uyacak şekilde seçilmesini tavsiye eder.
Her güncellemede, her proje sahibinden dört şeyi kontrol etmesini isteyin:
1. Bir sonraki kilometre taşı, hedef tarih veya sorumlu değişti mi?
2. Önceki kontrolden bu yana hangi gözlemlenebilir iş tamamlandı?
3. Bir engel, yeni bir bağımlılık veya gereken bir karar var mı?
4. Bir sonraki eylem nedir ve ne zaman tekrar kontrol edilecek?
Güncelleme tarihini kaydedin. Bir satır yakın zamanda kontrol edilmediyse, durumu güncel kabul etmeden önce "güncellenmedi" olarak işaretleyin veya sahibine sorun. Bu, eski bir "yolunda" etiketinin yeni bir değerlendirme gibi görünmesini engeller. Bir tarih değiştiğinde, onu değiştiren nedeni veya kararı kısa bir not olarak saklayın; aksi takdirde, tekrarlanan tarih değişikliklerini yorumlamak zorlaşır.
Varsa güncelleme toplantınızı istisnalara ve koordinasyona odaklayın. Satırları önceden okuyun, ardından tartışma süresini engellenen işlere, kilometre taşı risklerine, bağımlılıklara ve birden fazla projeyi etkileyen seçimlere ayırın. Rutin ilerleme, her görevi tek tek anlatmadan kaydedilebilir. Bu, genel bakışın amacına dayalı bir verimlilik önerisidir; belirli bir toplantı süresinin her ekip için işe yarayacağının garantisi değildir.
Projeler arasındaki bağımlılıkları tespit edin
Projeler bireysel olarak sağlıklı görünürken aynı kişi, karar, oda, ekipman veya inceleme süresi için rekabet ediyor olabilir. Bir proje diğerinden bir şeye ihtiyaç duyduğunda bir bağımlılık ekleyin; önem taşıyan tarih veya koşulla birlikte hem sağlayıcıyı hem de alıcıyı not edin. Örneğin: "Web sitesi lansmanı, etkinlik projesinden 12 Mayıs'a kadar nihai etkinlik ayrıntılarına ihtiyaç duyuyor."
Ardından genel bakışı ortak kişiler ve tarihler açısından tarayın. Aynı kişi aynı anda teslim edilmesi gereken birkaç sonraki eylemin sahibiyse veya bir projenin geciken kararı başka bir projenin kilometre taşını kaydıracaksa, çakışmayı görünür kılın ve bir öncelik veya revize edilmiş plan üzerinde anlaşın. Tek bir genel bakışın ayrı proje güncellemelerinden daha yararlı olduğu yer burasıdır: taahhütleri ve bağımlılıkları tek bir yerde karşılaştırmanıza olanak tanır. Project Management Institute'un portföy süreci de benzer şekilde, projeler arası envanterini her görevle doldurmak yerine üst düzey kilometre taşlarını, durumu ve proje karşılıklı bağımlılıklarını kaydeder; buradaki kompakt versiyon küçük bir grup için editoryal bir uyarlamadır.
Bir bağımlılığın sadece bir sahibi olduğu için çözüldüğünü varsaymayın. Beklenen devir teslimi kaydedin ve gerçekleştiğinde onaylayın. Sıralama veya tarih belirsiz olduğunda bunu belirtin; görünür bir belirsizliği tartışmak, üstü kapalı bir vaatten daha kolaydır.
Kullanışlı kalan en basit formatı seçin
Sıralanabilir satırlar, tarihler, filtreler veya birçok proje genelinde kompakt bir görünüm istediğinizde bir e-tablo kullanın. Grup aynı yerde birlikte çalıştığında ve kartları aşamalar arasında taşımaktan fayda sağladığında bir beyaz tahta kullanın. Güncellemeler çoğunlukla kısa yazılı özetlerden oluştuğunda ve proje sayısı az olduğunda ortak bir belge kullanın.
Bunlar ürün önerileri değil, format ödünleşimleridir. Grubunuzun erişebileceği, anlayabileceği ve güncelleyebileceği en basit seçeneği belirleyin. Yazılım eklemeden önce, aslında neyin aksadığını sorun: Durumları karşılaştırmak mı zor? Güncellemeler mi gecikiyor? Bağımlılıklar mı görünmez? Yeni bir araç iş birliği veya hatırlatıcılar konusunda yardımcı olabilir, ancak belirsiz kilometre taşlarını veya eksik sahipliği tek başına netleştiremez.
Projeler farklı uzmanlık ayrıntılarına ihtiyaç duyuyorsa, bunları mevcut çalışma kayıtlarında tutun ve uygulanabilir olduğunda genel bakıştan bunlara bağlantı verin veya atıfta bulunun. Projeler arası görünüm göz gezdirilebilecek kadar küçük kalmalıdır. Çok daha geniş hale getirmeniz gerekiyorsa, bazı alanların aynı soruyu yanıtlayıp yanıtlamadığını veya bunun yerine proje düzeyindeki notlara ait olup olmadığını kontrol edin.
Uygulamalı bir örnek
Bir koordinatörün üç projeyi takip ettiğini varsayalım: bir topluluk etkinliği, bir web sitesi yenilemesi ve aylık bir bülten. Genel bakışları şunu gösterebilir:
Örnek: Topluluk etkinliği İzleniyor durumunda çünkü olası iki mekan henüz rezerve edilmedi; sahibi 12 Mayıs mekan kilometre taşı için 8 Mayıs'a kadar uygunluk durumunu karşılaştıracak. Web sitesi yenilemesi Yolunda durumunda çünkü taslak sayfalar incelemecilere ulaştı; 15 Mayıs incelemesi için geri bildirimlerin 10 Mayıs'a kadar gelmesi gerekiyor. Aylık bülten Engellendi durumunda çünkü nihai metin onaylanmış etkinlik ayrıntılarına ihtiyaç duyuyor; sahibi 9 Mayıs metin kilometre taşından önce 7 Mayıs'a kadar bunları isteyecek.
Bunlar açıklayıcı kayıtlardır, raporlanmış sonuçlar değildir. Genel bakış bir bağımlılığı görünür kılar: bülten etkinlik ayrıntılarına bağlıdır. Ayrıca faydalı bir sonraki adımı gösterir: etkinlik kararının bültene yetişip yetişemeyeceğini teyit edin veya bülten planını ayarlayın. Tek başına bir durum rengi ne endişenin nedenini ne de gereken koordinasyonu gösterirdi.
Bu yaklaşım ne zaman daha fazla yapıya ihtiyaç duyar?
Aynı işi birçok kişi güncellediğinde, projeler karmaşık takvimlere veya bütçelere sahip olduğunda, erişimin kontrol edilmesi gerektiğinde veya kararların ve değişikliklerin kaydı önemli olduğunda tek sayfalık bir genel bakış yeterli olmayabilir. Yine de öz bir projeler arası özet tutabilirsiniz, ancak ayrıntılı bilgiler daha yapılandırılmış bir sisteme ve daha net bir sahipliğe ihtiyaç duyabilir.
Küçük bir portföy için az sayıda alanla başlayın, durum tanımları üzerinde anlaşın ve aynı kilometre taşlarını düzenli bir ritimle gözden geçirin. Genel bakış neyin dikkat gerektirdiğini görmenize ve bir sonraki eylemi koordine etmenize yardımcı oluyorsa, işini yapıyor demektir. İnsanların kullanmadan doldurduğu başka bir rapora dönüşürse, onu basitleştirin veya yanıtlaması amaçlanan soruları değiştirin.