Taak versus volgende actie in een Bullet Journal

Een taak is volgens de eigen terminologie van de bullet journal een uitvoerbaar item. In de officiële veelgestelde vragen over Bullet Journal worden taken beschreven als items met een puntje; het dagoverzicht is een plek om dagelijkse taken, gebeurtenissen en notities vast te leggen. Ook wordt migratie beschreven: onafgeronde taken kunnen worden doorgeschoven naar een maandoverzicht of verzameling, of worden ingepland in het toekomstoverzicht. Deze conventies geven aan hoe je een item vastlegt en bijhoudt; ze vereisen niet dat elke taak de eerste stap van een project is. De officiële pagina over het dagoverzicht bevestigt dat de datum bovenaan een pagina staat met taken, gebeurtenissen en notities; de formulering ‘volgende actie’ hier is een redactionele bewerking van dat format.

‘Volgende actie’ is een nuttig onderscheid bij het plannen. In het overzicht van de Getting Things Done-methode stelt David Allen Company dat je, wanneer een item uitvoerbaar is, de volgende actie bepaalt en bij meer dan één benodigde actie ook het project. Samen leveren deze ideeën een praktische regel op: een project is een resultaat waarvoor meerdere acties nodig zijn, terwijl de volgende actie één concrete stap is die je daadwerkelijk kunt zetten. Als je een volgende actie in je journal noteert, is het nog steeds een taak; de term benadrukt de plek ervan in de reeks.

‘Een familiealbum met foto’s maken’ beschrijft bijvoorbeeld een resultaat, niet het werk van één keer gaan zitten. ‘De map met de foto’s van afgelopen zomer zoeken’ is een volgende actie als dat het eerste is wat nodig is. Daarna kan ‘20 foto’s voor het album kiezen’ de volgende nuttige actie zijn. De projectomschrijving kan helpen om het grotere resultaat te onthouden, maar vertelt je niet welke stap je nu moet zetten.

Gebruik deze korte omzettingsreeks als redactioneel hulpmiddel bij het maken van keuzes. Het is een praktische synthese, geen voorgeschreven bullet-journalregel.

Een snelle test: kan iemand anders op basis van alleen de formulering zien of de actie is afgerond? Zo niet, voeg dan een concreet object, resultaat of waarneembare uitkomst toe. ‘Locaties onderzoeken’ kan bijvoorbeeld worden: ‘Open de evenementenpagina van de stad en noteer de zaalcapaciteit en het contact voor reserveringen.’ Daarmee wordt niet beweerd dat de locaties geschikt zijn voor het evenement; het maakt duidelijk wat deze onderzoeksstap oplevert.

Stel dat je volgende maand een kleine bijeenkomst van een leesclub wilt organiseren. Dat resultaat vraagt om meer dan één actie, dus alleen ‘leesclubbijeenkomst’ in het dagoverzicht van vandaag schrijven laat onduidelijk wat de directe stap is. Het onderstaande voorbeeld is verzonnen om het onderscheid te verduidelijken; het is geen verslag van een echte gebeurtenis.

Projectherinnering: De leesclub van volgende maand organiseren.

Mogelijke eerste actie: ‘Stuur de groep een bericht en vraag welke twee avonden hun uitkomen.’ Het versturen van het bericht is een waarneembaar resultaat. Heb je eerst de contactlijst nodig, dan kan ‘De e-mailthread van de leesclub opzoeken’ de daadwerkelijke eerste actie zijn.

Een voorbeeld van een dagoverzicht voor dinsdag 12 mei kan één taak bevatten: ‘De leesclub een bericht sturen om te vragen welke twee avonden volgende maand uitkomen’, gevolgd door de notitie: ‘Antwoorden nodig voordat ik een datum kies.’

Het puntje geeft volgens de notatie van de methode het uitvoerbare item aan; het streepje geeft een notitie aan. Dit voorbeeld volgt de officiële beschrijvingen van Rapid Logging in de veelgestelde vragen over Bullet Journal, waarin taken met een puntje en notities met een streepje worden aangeduid. De datum en formulering zijn illustratief. Als je het bericht verstuurt, markeer je de taak als voltooid met het voltooiingsteken dat je journal gebruikt. Doe je dat niet, bepaal dan of de taak nog belangrijk is en wanneer die thuishoort. In de veelgestelde vragen wordt beschreven dat onafgeronde taken naar een maandoverzicht of verzameling kunnen worden gemigreerd en dat een item in een toekomstoverzicht kan worden ingepland; migreren is een bewuste stap tijdens het doornemen, niet simpelweg elke niet-afgevinkte regel doorschrijven.

Als de antwoorden binnenkomen, wordt ‘Een datum kiezen op basis van de antwoorden’ een nieuwe volgende actie, als dat nu de duidelijkste stap is. Reageert niemand, dan kan de volgende actie in plaats daarvan ‘Een herinnering sturen met het verzoek om uiterlijk vrijdag te reageren’ zijn, als dat bij je plan past. De volgende actie kan veranderen als de omstandigheden veranderen; het journal legt de huidige uitvoerbare stap vast, geen vast script voor alle toekomstige gebeurtenissen.

Volgens de veelgestelde vragen over Bullet Journal is het dagoverzicht bedoeld voor dagelijkse notities. Een resultaat dat uit meerdere stappen bestaat, kun je als bredere herinnering in een verzameling of op een andere plek bewaren die je opnieuw bekijkt; in dezelfde veelgestelde vragen worden verzamelingen beschreven als groepen informatie en gebeurtenissen die je wilt bijhouden en later terugvinden. Kies een plek die past bij de manier waarop je je notitieboek gebruikt en zorg dat je bij het doornemen de dagelijkse actie weer aan het grotere doel kunt koppelen.

Bij een item dat uit één stap bestaat, maakt het onderscheid misschien niet uit. ‘Het bibliotheekboek terugbrengen’ kan zowel een volledige taak als de volgende actie zijn; een aparte projectomschrijving is niet nodig. Het onderscheid is vooral nuttig wanneer een regel een resultaat met meerdere stappen beschrijft, wanneer het beginpunt onduidelijk is of wanneer je afhankelijk bent van informatie of een ander persoon.

Vraag jezelf het volgende voordat je een item in het dagoverzicht van vandaag zet:

Als de regel nog steeds klinkt als een onderwerp — ‘reis’, ‘buurtkrant’, ‘bijeenkomst’ — herschrijf hem dan als een handeling. Dat kleine onderscheid maakt het dagoverzicht bruikbaarder op het moment dat je aan de slag gaat, terwijl je het grotere project bewaart om later opnieuw te bekijken.