Innan du fotograferar gamla anteckningar: fem sätt att förbereda dem

Innan du flyttar något bör du bestämma om du bevarar en anteckningsbok, en uppsättning lösa sidor eller anteckningar som hör ihop med annat material, till exempel kuvert, lösa bilagor eller ett omslag. Håll ihop föremål när deras samband hjälper till att förklara dem. För lösa sidor kan du skapa en enkel följd – efter anteckningsbok, datum, ämne eller någon annan ordning som du kan tillämpa konsekvent – och anteckna osäkra placeringar i stället för att gissa.

Det här är en praktisk anpassning av arkivvägledning, inte en regel om att varje privat samling behöver formell katalogisering. USA:s nationalarkiv (NARA) säger att planering för bevarande bör ta hänsyn till handlingarnas betydelse, skick och förväntade användning. För ett litet personligt projekt innebär det en bra första fråga: vilket sammanhang vill du bevara när du tittar på bilderna senare? NARA:s översikt över vård av arkivbestånd

Gå först igenom högen. Lägg märke till spröda eller trasiga sidor, lösa blad, omslag som lossnat, gammal tejp, skrymmande bilagor och sidor som är svåra att öppna. Tvinga inte upp en stel anteckningsbok helt och dra inte bort tejp eller fastsatt material bara för att få sidan att se prydligare ut. Om ett föremål verkar ömtåligt kan du fotografera det i det läge det naturligt vilar i, eller pausa och be en konservator med arkivkompetens om råd innan du hanterar det mer.

NARA:s vägledning för inbundna material rekommenderar att en uppslagen volym får stöd, att belastning på bindningen undviks och att den aldrig tvingas upp mer än den naturligt kan böjas. Vägledningen rekommenderar också att lösa sidor varsamt riktas in en i taget i stället för att knacka ihop eller bläddra igenom en bunt, eftersom det kan skada sprött papper och kanter. Rekommendationerna är skrivna för arkivbestånd; den rimliga anpassningen hemma är att låta föremålets skick sätta gränserna för förberedelserna. NARA:s vägledning för inbundna material

Separera lösa föremål endast när de går att lyfta utan kraft och det inte suddar ut ett användbart sammanhang. Låt ett bokmärke, en anteckning eller en lapp ligga kvar vid sidan eller avsnittet där du hittade det; en tillfällig markering intill anteckningsboken kan visa var det låg. Ta inte bort fästanordningar eller självhäftande bilagor om de sitter fast, orsakar skada eller håller ihop sidorna. Fotografera dem som de är och anteckna att de fortfarande sitter fast.

NARA:s vägledning för pappershandlingar skiljer mellan olika förhållanden, till exempel revor, vikta handlingar, sammanfogade dokument, tejp och lim, samt bevarande av samband när fästanordningar måste tas bort. Det är viktigt att ta hänsyn till den variationen: det finns inget enskilt sätt att göra i ordning alla gamla pappersföremål. För personliga anteckningar bör du bevara sambandet mellan delarna och undvika reparationer eller borttagning som kan förändra originalet. NARA:s vägledning för pappersbaserade handlingar

Fotografera en anteckningsbok i sidordning och ta med omslag och tomma sidor som hjälper till att visa bokens struktur. Skapa en följd för lösa anteckningar innan du börjar fotografera och håll fast vid den. Ett enkelt handskrivet register kan ange mappens eller gruppens namn, den första och sista sidan eller det första och sista föremålet samt eventuella luckor eller osäkra datum. Skriv inte direkt på originalanteckningarna bara för att göra dem lättare att sortera.

Det här steget är ett val av arbetsmetod, inte ett krav från NARA. Det följer av arkivens grundläggande mål att bevara sammanhang: en bildserie är mer användbar när ordningen går att förstå. Om du vill lägga till sidnummer som egen referens kan du skriva dem på en tillfällig lapp eller i ett separat register, inte på den historiska sidan.

Rensa en yta som är tillräckligt stor för att bära anteckningsboken eller arket, se till att det finns plats för kameran eller telefonen och ha nästa föremål i följden inom räckhåll. Fotografera ett föremål eller ett uppslag i taget; lägg tillbaka varje sida eller lös bilaga på sin plats innan du går vidare. Om en volym behöver stöd för att hållas öppen använder du en lämplig bokvagga eller kil och trycker inte ner ryggen. NARA rekommenderar särskilt att omslag och sidor i en uppslagen bok får stöd och att stöd används för att förhindra att ryggen böjs för mycket. NARA:s vägledning för inbundna material

Du behöver inte rengöra varje sida före fotograferingen. NARA:s hanteringsråd för inbundna böcker beskriver hur synligt damm kan tas bort från omslag och kanter med en mjuk, torr trasa eller borste, samtidigt som man varnar för att arbeta in smuts i sidorna. För personliga anteckningar kan du hoppa över rengöringen om damm inte är ett problem eller om papperet är sprött, flagar eller på annat sätt ömtåligt. Undvik vätskor, hushållsrengöringsmedel, suddgummin och improviserade reparationer under förberedelserna.

Kontrollera före det första fotografiet att:

Om någon del av anteckningsboken inte går att öppna säkert fotograferar du det som syns i dess naturliga läge och antecknar vad som inte kunde fångas. Förberedelserna är klara när ordningen och sammanhanget är tydliga, materialet har stöd och ingen sida behöver tvingas upp eller ändras för kamerans skull.