Bör du skriva om en hel anteckningsbok för en saknad sida eller ett stavfel?
Vanligtvis inte. I en vanlig privat anteckningsbok gör ett stavfel sällan de omgivande sidorna mindre användbara, och en saknad sida kan oftast hanteras med en kort anteckning eller ett tydligt bifogat blad. Skriv bara om när problemet påverkar så mycket av anteckningsboken att du inte kan använda den på ett tillförlitligt sätt, eller när du särskilt vill ha en ny kopia och är beredd att lägga ner tiden. En enkel regel hjälper: rätta informationen eller gör den lättare att hitta, i stället för att ändra utseendet på varje sida.
Vad är anteckningsboken till för?
Börja med att fundera på vad anteckningsboken ska användas till. Om det är en personlig dagbok, en receptsamling, en läsdagbok eller en förteckning över vardagsplaner behöver läsaren oftast kunna förstå och hitta informationen. Ett enstaka stavfel hindrar sällan det. Om en sida saknas är den praktiska frågan om luckan gör en senare anteckning svår att förstå, bryter en följd du förlitar dig på eller döljer information du behöver.
En arbetsbok, forskningsanteckningsbok eller annan formell dokumentation har ett annat syfte: någon kan behöva spåra vad som skrevs och när. I sina riktlinjer för laboratorieanteckningsböcker rekommenderar Kansas State University i Writing the Laboratory Notebook att felaktiga anteckningar lämnas läsbara och att rättelser görs på ett spårbart sätt. Där varnas också för att ta bort eller lägga till sidor i den typen av specialiserad dokumentation. Det är användbart när kontinuitet och ansvarsskyldighet är viktiga, men det är ingen universell regel som varje privat anteckningsbok måste följa. Kansas State University: Writing the Laboratory Notebook
Så hanterar du ett stavfel
Om det avsedda ordet är uppenbart kan du låta det stå och fortsätta skriva. Om misstaget ändrar betydelsen eller kan vilseleda dig senare, dra ett streck genom det felaktiga ordet och skriv rättelsen intill. Låt originalet förbli läsbart om du kan behöva förstå vad som ändrades. Då förblir sidan användbar utan att du behöver skriva om allt.
Om en rättelse behöver mer förklaring kan du lägga till en kort anteckning i marginalen eller på nästa rad. Du kan också använda ett daterat tillägg om du upptäcker felet senare: ange sidan eller anteckningen, skriv rättelsen och fortsätt. Det här tillvägagångssättet anpassar den spårbara rättelsemetod som beskrivs för laboratorieanteckningsböcker till en mindre formell privat dokumentation. Anpassa detaljnivån efter hur mycket sammanhang en framtida läsare behöver.
Vad du gör när en sida saknas
Kontrollera först sidnumren, datumen och anteckningarna runt omkring. En tom plats i en följd kan vara avsiktlig, och ett överhoppat sidnummer betyder inte i sig att användbar information har gått förlorad. Om du vet vad som hör hemma där och vill bevara det, skriv en kort anteckning på en senare sida, till exempel ”Anteckningarna för sidan 18 finns på sidan 42”, och skriv sedan in det saknade materialet med datum eller ämne. Om du inte vet vad som stod på den saknade sidan, markera bara luckan om det hjälper dig att förstå följden senare.
Ett löst blad kan fungera om det utelämnade materialet finns någon annanstans. Märk det med relevant datum eller ämne och fäst det på ett sätt som passar en anteckningsbok du använder till vardags. Om anteckningsboken är skör, gammal eller värdefull för dig bör du undvika kraftfulla reparationsmetoder. National Archives of Australia avråder från tejp, lim och korrigeringsvätska på arkivdokument eftersom de kan skada handlingarna. Rådet gäller bevarande och är därför särskilt relevant om hållbarheten eller papperets skick spelar roll. Riktlinjer från National Archives of Australia om hantering av arkivpapper
När det kan vara rimligt att skriva om
Att skriva om allt kan vara ett rimligt personligt val om sidorna i stort är oläsliga, svårt skadade eller oordnade på ett sätt som gör dem oanvändbara, eller om de är så fulla av rättelser att du inte kan följa anteckningarna. Det kan också passa om du vill ordna om anteckningsboken för ett nytt syfte. Innan du börjar, fråga dig vad den nya kopian kommer att förbättra: läsbarheten, ordningen eller tillgången till informationen? Om svaret bara är ”en sida har en brist”, räcker det troligen med en liten rättelse.
Om informationen är viktig, behåll originalet tills du har jämfört den nya versionen med det. När du skriver om kan nya utelämnanden eller avskriftsfel uppstå. Att jämföra anteckningarna är en praktisk säkerhetsåtgärd, men ingen garanti för att varje detalj följer med. För en privat anteckningsbok kan du behålla båda versionerna om du vill ha kvar originalet och samtidigt ha en renare arbetskopia. National Archives uppger att duplicerade eller digitala kopior kan förbättra tillgången till sköra handlingar samtidigt som originalet bevaras, förutsatt att det sparas. National Archives riktlinjer om att göra om pappershandlingar i ett annat format
Ett snabbt test för att fatta beslut
Ställ dig tre frågor innan du tar fram en ny anteckningsbok:
Kan jag fortfarande läsa och använda de omgivande sidorna? Om ja, låt dem vara.
Ändrar misstaget ett faktum eller gör det en senare anteckning svår att tolka? Om ja, rätta det tydligt intill originalet.
Saknas information faktiskt, och har jag ett tillförlitligt sätt att återställa den? Om ja, lägg till en daterad anteckning eller ett blad och hänvisa till var det finns.
Om svaret på den första frågan är ja och de andra problemen kan lösas lokalt, behåll anteckningsboken som den är. En sida kan visa en rättelse och ändå fylla sin funktion. Spara en fullständig omskrivning till när det finns ett praktiskt behov eller när du personligen tycker att det är värt besväret – gör det inte automatiskt för att en sida är ofullkomlig.