Sorun çözme için iletişim araçları: farklı roller hızlıca nasıl hizalanır
Grubun henüz hangi konuda anlaşamadığını belirleyerek iletişim aracınızı seçin. İnsanlar farklı sorunlar tarif ediyorsa, kısa bir sorun özetiyle başlayın. İşin nerede el değiştirdiğini göremiyorlarsa, ilgili adımları çizin. Gerçekler anlaşılmış ancak bir seçim yapılması gerekiyorsa, rolleri netleştirilmiş bir karar kaydı kullanın. Yeni bir uygulama kullanmak isteğe bağlıdır; ortak, işe yarar bir açıklama ise olmazsa olmazdır.\n\nAmaç, farklı sorumlulukları olan kişilerin aynı materyali incelemesine yardımcı olmaktır. Herkesin anında hemfikir olmasını sağlamak değildir. İyi bir sonuç bazen bir karar olabileceği gibi, bazen de henüz yanıtlanmamış kesin bir soru ve bu soruyu araştırmak için üzerinde anlaşılmış bir yöntem olabilir.
Yazılımla değil, aradaki boşlukla başlayın
Bir etkinlik ekibinin bazı katılımcıların neden iki kayıt e-postası aldığını tartıştığını hayal edin. Operasyon ekibi e-posta listesini değiştirmek istiyor, teknik ekip kayıt formunu incelemek istiyor ve koordinatör katılımcılara gönderilecek bir mesajı onaylamak istiyor. Bu örnek niteliğinde bir durumdur, bildirilmiş bir müşteri vakası değildir. Üç öneri işin farklı kısımlarını ele aldığından, daha büyük bir grup sohbeti kurmak tek başına ilk olarak hangi sorunun yanıtlanması gerektiğini göstermez.
Her kişiden gözlemlediği olayı ve alınması gerektiğini düşündüğü kararı açıklamasını isteyin. Gözlemleri açıklamalardan ayrı tutun: iki e-posta alındı bir gözlemdir; formun yinelenen kayıtlar oluşturduğu ise biri kontrol edene kadar bir hipotezdir. Bu ayrım, ilk olarak hangi materyalin ele alınması gerektiğini belirler. Ayrıca özenle hazırlanmış bir diyagramın, doğrulanmamış bir açıklamaya kesinlik hissi vermesini de önler.
Soru belirsiz olduğunda bir sorun özeti kullanın
Kısa bir özet; kimlerin etkilendiğini, ne olduğunu, ne olması gerektiğini, eldeki kanıtları ve nelerin henüz bilinmediğini belirtebilir. Kayıt örneğinde, kafadan bir toplam uydurmadan ilgili tarihleri ve gerçekten kontrol edilen vaka sayısını ekleyin. Katılımcı bilgilerini herkese açık bir belgeye kopyalamak yerine, izin verilen şirket içi kayıtlara bağlantı verin.
Atlassian'ın Proje Posteri (Project Poster); sorun alanını, doğrulamayı ve teslimat hazırlığını birbirinden ayırır. Kılavuzunda ayrıca her projenin bir postere ihtiyacı olmadığı belirtilir. Bilinen bilgiler ile varsayımlar arasındaki ayrımdan yararlanın; birkaç net cümlenin çözebileceği bir soru için karmaşık bir belge hazırlamayın. Doğrudan bu işle ilgilenmeyen birinden sorunu kendi kelimeleriyle yeniden açıklamasını isteyin. Yaptığı açıklama farklıysa, çözümleri karşılaştırmadan önce özeti gözden geçirin.
Yalnızca önemli olan el değiştirmeleri çizin
Belirsizlik işlem sırasıyla ilgili olduğunda; kayıttan liste oluşturmaya ve göndermeye kadar olan yolu kabaca çizin. Her adımın yanına yapılan işlemi ve sorumlu rolü yazın. Bir kaydın nerede eklendiğini, kopyalandığını veya kontrol edildiğini işaretleyin. Bilinmeyen adımlar görünür şekilde bilinmiyor olarak kalmalıdır. Bu taslak, sistemin nasıl davrandığının bir kanıtı değil, bu eylemleri gerçekleştiren kişilerle birlikte incelenecek bir çalışma temsilidir.
Bunu somut bir soru sormak için kullanın: Hem ilk kayıt hem de daha sonraki bir düzenleme bir e-postayı tetikleyebilir mi? Operasyon ekibi kendi gönderim adımını kontrol ederken teknik ekip bu noktayı inceleyebilir. Tüm organizasyonu çizmekten kaçının. Bir diyagram, birisinin eksik bir el değiştirmeyi belirlemesine veya bir sonraki faydalı kontrolü tespit etmesine yardımcı olduğunda işlevini yerine getirmiş olur.
Bir seçim hazır olduğunda bir karar kaydı kullanın
İlgili gerçekler elde edildikten sonra sorun özetini genişletmeyi bırakın ve kararı tanımlayın. Örneğin grup, listeyi kontrol ederken ikinci bir e-posta gönderimini durdurup durdurmama konusunda bir seçim yapmak zorunda kalabilir. Seçenekleri, her birinin bağlı olduğu koşulları, etkilenen kişileri ve kararın alınması gereken tarihi kaydedin. Sırf bir seçenek varmış gibi göstermek adına iki alternatif listelemeyin.
Atlassian'ın DACI çerçevesi; kararı yönlendiren kişiyi, kararı veren kişiyi, katkıda bulunanları ve sonucun bildirilmesi gerekenleri birbirinden ayırır. Bu çerçeve, birine sahip olmadığı bir yetkiyi vermez. Öncelikle mevcut sorumlulukları kontrol edin ve yeni bir onay katmanı icat etmek yerine bu isimleri kullanın. Birisi nihai karar verici olmadan da gerekli kanıtları sağlayabilir.
Materyalin işe yarayıp yaramadığını kontrol edin
Son olarak her role bir sonraki adımda ne yapacağını ve hangi sorunun açıkta kaldığını sorun. Herkes aynı kanıta işaret edebiliyor ancak yine de farklı bir seçeneği tercih ediyorsa, sorun artık bir iletişim hatasından ziyade meşru bir karar verme durumu olabilir. Anlaşmazlık ortadan kalkana kadar belgeyi yeniden yazmak yerine, bu ayrımı görünür tutun.
GitLab'ın iletişim el kitabı, ekiplerden çevrimdışı görüşmelerin sonuçlarını yazıya dökmelerini ister. Buraya uyarlandığında, kısa bir tartışma insanların daha sonra kullanacağı materyali güncellemelidir. Destekleyici ayrıntılara bağlantılar içeren tek bir güncel kayıt tutun. Artık işe yaramadığında gereksiz bir taslağı veya tabloyu kaldırın. En iyi araç, bir sonraki kişinin tartışmayı yeniden oluşturmasına gerek kalmadan durumu anlamasını ve harekete geçmesini sağlayan en küçük araçtır.