Liderler büyük ödünleşimlerin arkasındaki nedenleri nasıl aktarmalıdır?
Büyük bir ödünleşimi açıklarken gerekçenizi sunmadan önce kararı, yürürlük tarihini ve henüz netleşmemiş kısımları belirtin. İnsanların ne yapacaklarını, bilgileri nasıl düzelteceklerini ve pratik kaygılarını nerede dile getireceklerini bilmeleri gerekir. Bir kararı anlamak ile onu onaylamak farklı şeylerdir. Toplantı sonundaki sessizlik, oybirliğiyle varılmış bir anlaşma olarak kaydedilmemelidir.
Seçeneğin hâlâ açık olup olmadığını belirtin
Konuşmayı bir istişare, bir duyuru veya koşullu bir karar olarak tanımlayın. Yön belirlenmişse yönün hâlâ oylamaya açık olduğunu ima etmeden uygulama aşamasına dair görüşleri alın. Gerçekten geri bildirim arıyorsanız tercih edilen seçeneği kesinleşmiş bir gerçek gibi sunmayın.
Aynı gün için halka açık bir tanıtım ve şirket içi bir eğitim oturumu planlayan kurgusal bir ekibi düşünün. Lider eğitimi bir sonraki haftaya erteler. Net bir başlangıç şöyledir: 'Tanıtım tarihi değişmiyor; eğitim gelecek haftaya ertelendi. Bugün devir teslimi ve katılım düzenlemelerini netleştirmemiz gerekiyor.' Bu ifade, sonucu ve geriye kalan faydalı işleri açıkça ortaya koyar.
Olguları kişisel değerlendirmelerden ayırın
Seçimi gerçekten etkileyen bilgileri, kaynakları ve tarihleriyle birlikte sunun. Mekan neyi onayladı? İlgili saatte kimler müsait? Ziyaretçilere hangi düzenlemeler önceden iletildi? Tahminleri tahmin olarak etiketleyin. 'Herkes çok yoğun' ifadesi, doğrulanabilir bir olgu işlevi göremeyecek kadar belirsizdir.
Ardından öncelik verdiğiniz kriteri ve bunun burada neden geçerli olduğunu adlandırın. Örnekte lider, şirket içi öğrenimin daha sonra gerçekleşeceğini kabul ederken önceden duyurulan halka açık bir tarihe öncelik verebilir. CCL'in değişim liderliği materyali, hem eylemin hem de gerekçesinin açıklanmasını vurgular. Kanıtları kişisel değerlendirmeden ayırmak, bu makalenin bu açıklamayı denetlenebilir kılmak için sunduğu pratik bir yoldur.
Reddedilen alternatifleri adil bir şekilde açıklayın
Gerçekten değerlendirdiğiniz seçenekleri tanımlayın. Seçtiğiniz planı kaçınılmaz göstermek için açıkça zayıf bir alternatif uydurmayın. Her iki oturumu bir arada yapmanın veya eğitimi kısaltmanın neden tercih edilmediğini, her bir durum için eksik koşulu veya belirli zamanlama çakışmasını adlandırarak açıklayın.
Başka bir seçenek farklı koşullar altında işe yarayabilecekse bunu belirtin. Başka bir odanın müsait olması bir dahaki sefere tercihi değiştirebilir. Bu yaklaşım, tartışmanın kişisel öngörüler yerine koşullara odaklanmasını sağlar. Atlassian'ın ödünleşim kılavuzu, proje değişkenlerini tanımlamak için bir referans sunar; bir çerçeve kullanmak, sizin özel kararınızın doğru olduğunu kanıtlamaz.
Pratik etkinin kimin üzerinde kalacağını açıklayın
Anlayış ricasında bulunmak bir uygulama planı değildir. Eğitim ertelenirse zamanını kimin yeniden düzenlemesi gerektiğini, güncellemeyi kimin göndereceğini ve önceden ayrılan çalışma süresini kimin yöneteceğini belirleyin. Liderin sorumluluklarını da açıklamaya dahil edin. Örneğin lider, her katılımcıyı bu değişikliği tek başına çözmek zorunda bırakmak yerine telafi oturumunu bizzat koordine edebilir.
Ortak bir yazılı açıklama ve bireysel düzenlemeleri görüşmek için ayrı bir yol sağlayın. Ortak metin gerekçenin tutarlı kalmasını sağlar; bireysel görüşmeler ise farklı koşulları ele alır. Ayrıntıların paylaşılamadığı durumlarda gizlilik sınırını ve teyit edebileceğiniz olguları belirleyin. Yalnızca bir duyurunun şeffaf görünmesini sağlamak adına başka birine ait bilgileri ifşa etmeyin.
Fikir ayrılıkları için kullanılabilir bir kanal oluşturun
Olgusal düzeltmeleri, uygulama engellerini ve farklı tercihleri birbirinden ayırın. İddia edilen olgusal bir hatayı kontrol edin. Operasyonel bir soruna bir sahip ve yanıt tarihi atayın. Her tercihin sonucu değiştireceğini vaat etmeden farklı bir tercihi kayda geçirin. Hemen destek beyanı talep etmek yerine hangi bilgilerin eksik olabileceğini sorun.
Hangi yeni bilgilerin durumu yeniden değerlendirmeyi gerektireceğini belirtin. Belki daha önce müsait olmayan oda müsait hale gelir veya katılım koşullarının orijinal kanıtlardan farklı olduğu ortaya çıkar. Yeniden değerlendirme, her gün yeni bir oylama yapmak anlamına gelmez. Atlassian'ın karar dokümantasyonu, sorumluluğu ve nihai sonucu kaydetmek için bir referans sunar.
İnsanların harekete geçebileceği bir sürüm bırakın
Sürecin ardından kararı, önemli kanıtları, reddedilen seçenekleri, uygulama sorumluluklarını ve bir gözden geçirme noktasını muhafaza edin. Bir şeyler değişirse neyin değiştiğini ve buna hangi yeni bilginin neden olduğunu açıklayın. Önceki bir bildirimi sessizce değiştirmekten kaçının. Etkilenen kişileri güncel tek bir açıklamaya yönlendirin.
Mesajın kullanılabilir olup olmadığını kontrol etmek için iş arkadaşlarınıza bundan sonra ne yapacaklarını, nelerin henüz netleşmediğini ve bir hata durumunda kiminle iletişime geçeceklerini sorun. Sizin ifadelerinizi tekrarlamaları bir ölçüt değildir. Belirtilen gerekçeler ile fiili düzenlemelerin birbiriyle bağlantılı kalması için liderin uygulama sırasında ortaya çıkan soruları yanıtlamaya devam etmesi gerekir.