İş Davetlerini Sosyal Davetlere Karşı Reddetmek: Neler Değişir?
Temel fark, verdiğiniz "hayır" yanıtının neleri değiştirdiğidir. Bir iş davetini reddetmek; bir teslimatı, toplantı rolünü, teslim tarihini veya bir kararı sahipsiz bırakabilir; bu nedenle yanıtta müsaitlik durumunuz ve operasyonel sonuç belirtilmelidir. Sosyal bir daveti reddetmek ise temel olarak ev sahibinin kişi sayısını ve planlarını değiştirir; bu yüzden zamanında, samimi ve kesin bir katılım yanıtı genellikle yeterlidir. Davetleri yalnızca sizi kimin davet ettiğine göre sınıflandırmayın: mesai sonrası iş arkadaşlarıyla bir şeyler içmek sosyal olabilirken, bir arkadaşınızın ücretli bir proje çalışmasını incelemenizi istemesi işle ilgili olabilir. Kabul ettiğinizde ne beklendiğini ve reddettiğinizde neyin başkasına devredilmesi gerektiğini sorgulayın.
Daveti gönderene göre değil, sonucuna göre sınıflandırın
Üç soru sorun: Kabul etmek bir teslimat veya görev yaratıyor mu? Katılım onaylanmış bir role, programa veya karara bağlı mı? Verilecek bir "hayır" yanıtı birisinin kapsamı, sorumluyu veya teslim tarihini değiştirmesini gerektirir mi? Cevabınız evet ise, davet eden kişi bir arkadaşınız olsa bile bunu bir iş iletişimi olarak ele alın. Pratik anlamdaki tek değişiklik ev sahibinin misafir sayısı veya sosyal planıysa, ev sahibi bir iş arkadaşınız olsa bile bunu bir sosyal davet olarak değerlendirin. Bazı davetler belirsiz kalabilir: mesai sonrası bir ekip yemeği isteğe bağlı, beklenen veya bir iş gündemine bağlı olabilir. Bir varsayım üzerinden ret yanıtı oluşturmadan önce organizatöre katılımın ne anlama geldiğini sorun.
Bir iş reddi, operasyonel bir son durum bilgisi gerektirir
İş için "Katılamıyorum" demek eksik kalabilir. Kabul edemeyeceğiniz tarihi veya kapsamı belirtin, ardından neyin çözümsüz kaldığını tanımlayın: "Perşembe günkü müşteri atölyesine katılamayacağım. Benim bölümümün taslağı hazır; Priya sunmayı henüz kabul etmedi, bu nedenle sunucunun kim olacağı konusunda hâlâ bir karar verilmesi gerekiyor." Davet yeni bir proje içinse, sosyal bir mazeret yazmak yerine kapasite ve uygunluk durumunuzu belirtin. İzni olmadan bir başkasını yerinize aday göstermeyin. Kapsamı, teslim tarihini, personel dağılımını veya toplantı katılımını değiştirip değiştirmemeye yönetici, proje lideri veya yetkili diğer sahip karar vermelidir. Sizin rolünüz tüm kaynak planını tek başınıza çözmek değil, doğacak sonucu görünür kılmaktır.
Sosyal bir ret yanıtı, zamanında verilmiş bir katılım cevabı gerektirir
Bir akşam yemeği, kutlama veya gündelik bir buluşma için ev sahibi genellikle belirtilen tarihe kadar ve istenen kanal üzerinden güvenilir bir evet ya da hayır yanıtına ihtiyaç duyar. Kişiye teşekkür edin, net bir şekilde reddedin ve uygunsa samimi, dürüst bir cümle ekleyin: "Beni de dahil ettiğin için teşekkür ederim. Cumartesi günü gelemeyeceğim ama harika bir akşam geçirmenizi dilerim." Ev sahibi devredilebilir biletleri bizzat kontrol etmediği sürece bir iş yükü raporu sunmanıza, başka bir planın daha önemli olduğunu kanıtlamanıza veya yerinize birini bulmanıza gerek yoktur. Cevabı zaten bildiğiniz durumlarda "belki" demekten kaçının; belirsizlik oturma düzenini, yemeği, ulaşımı ve ev sahibinin diğer kararlarını geciktirir.
Gerekçeler ve alternatifler farklı amaçlara hizmet eder
Bir iş reddinde, kısa bir gerekçe planlama kısıtını açıkladığında faydalıdır: mevcut teslim tarihi, yetki eksikliği, uyumsuz kapsam veya müsait olunmayan saatler. Bir alternatif ise yalnızca işi çözüme kavuşturuyorsa yararlıdır; örneğin daha dar kapsamlı bir inceleme, daha ileri bir tarih veya öncelikler hakkında net bir karar gibi. Sosyal bir rette gerekçeler genel kalabilir: "Müsait değilim" ifadesi genellikle yeterlidir. Alternatif operasyonel değil, ilişkiseldir; örneğin gerçekten istiyorsanız başka bir hafta kahve içmeyi teklif etmek gibi. Sırf cümleyi yumuşatmak için gelecekte bir buluşma teklif etmeyin ve her iki tür ret yanıtını da özel tercihlerinizi tartışmaya açan bir otobiyografiye dönüştürmeyin.
İş ve sosyalliğin karıştığı davetleri açıkça yönetin
İş arkadaşlarıyla bir şeyler içmek, bir müşteri kutlaması, şirket dışı bir inziva ve meslek örgütü yemeği rolleri birbirine karıştırabilir. Bileşenleri ayırın: Bir iş gündemi var mı? Herhangi bir bölüm belirlenmiş çalışma saatleri içinde mi? Sunum yapmanız, ev sahipliği yapmanız, materyal taşımanız mı bekleniyor, yoksa sadece katılmanız mı? Şunu sorun: "Saat 17.00'deki bilgilendirme toplantısı iş kısmı olup, sonrasındaki akşam yemeği isteğe bağlı mı?" Ardından her bileşene ayrı yanıt verin: "Bilgilendirme toplantısına katılabilirim ancak akşam yemeğine kalamam." Bu, sosyal zamanı reddetmenin verilmiş bir iş görevini reddetmek gibi algılanmasını önlerken, aynı zamanda takvim davetlerinin kişisel zamanı sessizce varsayılan bir müsaitliğe dönüştürmesini de engeller. Genel geçer varsayımlarda bulunmak yerine gerçek kurumsal bilgilere başvurun.
İki farklı son kontrol uygulayın
İşle ilgili bir ret yanıtı göndermeden önce karar vericinin tarihi, müsait olunmayan kapsamı, etkilenen çıktıyı, mevcut durumu ve henüz netleşmemiş sorumluyu veya önceliği görüp göremediğini kontrol edin. Sosyal bir ret yanıtı göndermeden önce ise ev sahibinin hiçbir yoruma gerek kalmadan katılmayacağınızı anlayıp anlayamadığını ve istenen LCV (RSVP) yöntemini kullanıp kullanmadığınızı kontrol edin. Her iki yanıt da hızlı ve saygılı olmaktan fayda görür ancak birbirinin yerine kullanılamaz. "Kusura bakma, gelemeyeceğim" demek sosyal olarak yeterli, operasyonel olarak ise zararlı olabilir; dört satırlık bir proje durumu ise işte faydalıyken bir arkadaşın öğle yemeği daveti için gereksiz derecede resmi kalır.
Sık sorulan sorular
İş arkadaşlarından gelen davetler her zaman iş daveti midir?
Hayır. Etkinliği yarattığı göreve veya sonuca göre sınıflandırın. Mesai sonrası isteğe bağlı bir buluşma sosyal olabilirken, planlanmış bir proje incelemesi bir iş aktivitesidir.
Bir iş davetini reddetmek için daha güçlü bir nedene ihtiyacım var mı?
Dramatik bir nedene değil, planlamayla ilgili geçerli bilgilere ihtiyacınız vardır. İşi etkileyen kapasiteyi, kapsamı, teslim tarihini veya rol çatışmasını belirtin.
Katılımın isteğe bağlı olup olmadığından emin değilsem ne yapmalıyım?
Kabul etmeden veya reddetmeden önce organizatöre ya da iş yerindeki ilgili kişiye katılımın ne gerektirdiğini sorun. Durumu yalnızca takvimdeki başlıktan çıkarmaya çalışmayın.