Kapsam ve Devir Kaydı ile İlk Gönüllülük Vardiyasını Tamamlayın
Kabul edilmek, bir aday rolünü planlanmış bir göreve dönüştürür; ancak sınırlarını ortadan kaldırmaz. UNV'nin ev sahibi kontrol listesi, kuruluşlardan ilk gün irtibat kişilerini, çalışma alanını, politikaları, eğitimi ve ihtiyaçların net bir tanımını hazırlamalarını ister. Çevrim içi görev kuralları, başı ve sonu belli olan bir görevin önemini vurgular. AmeriCorps başvuru rehberi, resmi başvuru ve güvenlik taraması adımlarının programa ait olduğunu ve programın kendi süreçleri üzerinden tamamlanması gerektiğini gösterir. Bu fikirleri, yerel her vardiyanın BM veya AmeriCorps şartlarına uyduğunu iddia etmek için değil, bir devir yapısı olarak kullanın. Belirli bir vardiya için ev sahibini, amiri, zamanı, yeri ve görevleri yeniden teyit edin; zorunlu oryantasyonu tamamlayın; yalnızca onaylı araçları ve kayıtları kullanın; gözlemlenebilir ilerlemeyi ve istisnaları raporlayın; materyalleri ve erişimleri iade edin; ardından görevin kapandığını, geriye tek bir soru kaldığını veya ayrıca onaylanmış bir sonraki vardiyanın var olup olmadığını belirtin. Kişisel bir notta katılımcıların kimliğini belirten bilgileri toplamayın veya size atanmamış bir ihtiyacı kendi başınıza çözmeye kalkışmayın.
Tam vardiyayı ve sorumlu irtibat kişisini yeniden teyit edin
Yola çıkmadan veya oturum açmadan önce kabul edilen rolü mevcut ev sahibi mesajıyla eşleştirin: görev başlığı, tarih, saat dilimi, konum veya platform, giriş noktası, amir, iletişim yöntemi, görevler, gerekli materyaller ve tamamlanma saati. Ev sahibinden gelen güncellemeleri okuyun ve doğrulanmış kanalı kullanın. Amir, konum, görev veya gerekli yetki belgesi değişirse, kabul edilen kapsamın resmi olarak değişip değişmediğini sorun. Erişim bağlantılarını, listeleri veya kodları başkalarına iletmeyin. Yalnızca varış için gerekli operasyonel olguları içeren tek bir özel vardiya başlığı yazın; başvuru belgelerini ev sahibinin sürecinde tutun. Sonuç ya onaylanmıştır, ya bekleyen tek bir soru vardır ya da ev sahibi tarafından iptal edilmiştir; “muhtemelen değişmemiştir” bir sonuç değildir.
Göreve başlamadan önce oryantasyonu tamamlayın
Ev sahibinin giriş, kimlik kontrolü, oryantasyon, güvenlik bilgilendirmesi, davranış kuralları, gizlilik, ekipman ve hesap kurulumu adımlarını belirtilen sırayla izleyin. Kişisel eşyaların nereye konulacağını, hangi alanlara veya sistemlere izin verildiğini, amirin nasıl çağrılacağını ve bir hatanın veya kesintinin nasıl bildirileceğini sorun. UNV'nin ev sahibi kontrol listesi; ilk gün irtibat kişilerinin, çalışma alanının, politikaların ve eğitimin önemini ortaya koyar; gerçek sürümü adı geçen ev sahibi kontrol eder. Başka bir kuruluş benzer bir işi farklı yürüttü diye bir talimatı atlamayın. Zorunlu hazırlık yapılmamışsa, etkilenen görevi duraklatın ve sorun. Oryantasyona katılmış olmak, kapsam dışı işler için yetki vermez; yaka kartı veya hesap vardiya dışında kesinlikle kullanılmamalıdır.
Yalnızca atanan görevleri onaylı araçlarla yerine getirin
İlk görevi, beklenen çıktıyı, durma noktasını ve inceleme yöntemini amirle birlikte yeniden ifade edin. Yalnızca onaylı ekipmanları, dosyaları, hesapları ve iletişim kanallarını kullanın. Yalnızca ev sahibi talep ettiğinde küçük bir sayım veya durum kaydı tutun ve kişisel notlarda katılımcıların kimliğini belirten bilgilerden kaçının. Görev, söz konusu eylemi açıkça yetkilendirmedikçe ve gözetim sağlamadıkça alıcı eklemeyin, kamuya açık dili değiştirmeyin, fon transferi yapmayın, vaatlerde bulunmayın, kişilerin fotoğraflarını çekmeyin, birini bir yere taşımayın, kısıtlı kayıtları açmayın veya yazılım yüklemeyin. Yeni bir ihtiyaç ortaya çıktığında, bunu sahiplenmek yerine amir için bir soru olarak kaydedin. Sınırları belirlenmiş bir görev de son derece değerli olabilir; kapsam, sorumlu katkının bir parçasıdır.
İlerlemeyi, istisnaları ve engellenen işleri olgusal olarak raporlayın
Kararlaştırılan kontrol noktasında nelerin tamamlandığını, nelerin kaldığını, hangi talimatın veya bağımlılığın ilerlemeyi engellediğini ve hangi materyalin el değiştirdiğini belirtin. Kişiler hakkında nitelemeler yerine gözlemlenebilir açıklamaları ve ev sahibinin tanımlayıcılarını kullanın. Herhangi bir hatayı, hasarlı eşyayı, kaybolan erişimi, beklenmeyen teması veya kural çelişkisini derhal ev sahibinin belirlediği kanal üzerinden bildirin; bunu gizlemeyin veya herkese açık şekilde paylaşmayın. Başka bir gönüllü veya personel planı değiştirirse, değişikliği kimin yetkilendirdiğini not edin ve yeni durma noktasını teyit edin. Bir sınırda doğru şekilde duraklatılan bir vardiya başarısızlık değildir. Gerçekte gözlemlenen çalışmanın ötesinde sonuçlar iddia etmeyin ve tek bir vardiyadan toplumsal etki tahmini çıkarmayın.
Materyalleri, erişimleri ve özel bilgileri iade edin
Ayrılmadan önce anahtarları, yaka kartlarını, cihazları, belgeleri, sarf malzemelerini ve kullanılmayan fonları tam olarak talimat verildiği şekilde iade edin. Paylaşılan sistemlerden çıkış yapın, atanan oturumları kapatın ve geçici izinlerin ev sahibi tarafından kaldırılıp kaldırılmadığını teyit edin. Çalışma dosyalarını onaylı konuma aktarın ve yerel geçici kopyaları yalnızca ev sahibinin kuralları gerektirdiğinde silin; listeleri, iletişim bilgilerini, fotoğrafları, kimlik bilgilerini veya dahili notları kişisel kanıt olarak saklamayın. Hassas içerikleri kopyalamadan, teslim alan kişiyi veya resmi devir yerini kaydedin. Bir materyal iade edilemiyorsa, ayrılmadan önce amire haber verin ve belgelenmiş bir sonraki adımı izleyin. Erişim veya emanet edilen materyal konusu çözülmeden vardiya kapanmış sayılmaz.
Kapatın, tek bir soru sorun veya ayrı bir sonraki vardiyayı teyit edin
Kararlaştırılan çıktıyı amirle birlikte gözden geçirin ve süreçte mevcutsa ev sahibinin tamamlama veya devir onayını alın. Yalnızca tarihi, görevi, tamamlanan işi, olgusal istisnayı ve durumu kaydedin: kapandı, tek bir yanıt gerekiyor veya sonraki vardiya onaylandı. Bir sonraki vardiya; kendi tarihini, saatini, kapsamını ve amirini gerektirir; teşekkür edilmesi veya “yakında görüşürüz” denmesi bir planlama değildir. Devam etmemeyi seçerseniz, ev sahibinin iptal veya ayrılma prosedürünü kullanın ve kalan tüm erişimleri iade edin. Katkının kanıtı olarak yararlanıcı hikayelerini veya dahili ayrıntıları yayımlamayın. Nihai kayıt kişisel kahramanlığı, karşılaştırmalı erdemi veya garanti edilmiş sonuçları değil, temiz bir devri gösterir.
Sık sorulan sorular
Fark ettiğimde fazladan iş yapmalı mıyım?
Önce amire danışın. Yeni bir ihtiyaç farklı izinler, eğitim, veriler veya zamanlama gerektirebilir.
Vardiyayı hatırlamak için bir katılımcı listesi saklayabilir miyim?
Hayır. Ev sahibinin onaylı kayıtlarını kullanın ve kimlik belirten bilgileri kişisel notlardan uzak tutun.
Başarılı geçen bir vardiya, yeniden planlandığım anlamına mı gelir?
Hayır. Bir sonraki vardiya için ayrıca teyit edilmiş bir tarih, kapsam ve sorumlu irtibat kişisi gerekir.