Bir Yöneticinin İş Dışı Sosyal Daveti Nasıl Reddedilir?
Bir yöneticiden gelen davet, bir iş arkadaşından gelen davetten farklı hissettirebilir; çünkü aynı kişi size iş de atayabilir veya sonuçlarınızı da değerlendirebilir. Bu belirsizliğe uzun bir mazeretle yanıt vermeyin. Öncelikle buluşmanın isteğe bağlı bir sosyal etkinlik mi olduğunu, yoksa zorunlu bir iş amacı mı taşıdığını belirleyin. Ardından söz konusu etkinliğe yanıt verin, kişisel ayrıntıları dilediğiniz düzeyde tutun ve özel katılım kararınızı olağan iş sorumluluklarınızdan ayrı tutun. Bu makale size atanan bir işi, resmi bir şirket etkinliğini veya ekip oluşturma (team building) faaliyetlerini reddetmekle ilgili değildir. Yöneticinin ev sahipliği yaptığı ve iş dışı olduğu belirlenmiş bir etkinliği ele alır. Durumu belirsizliğini koruyorsa yapılacak ilk iş, yöneticinin gizliden gizliye ne beklediğini tahmin etmek değil, operasyonel gerçekleri sormaktır.
Evet veya hayır demeden önce etkinliğin durumunu belirleyin
Normal iş kanalından net ve doğrudan bir soru sorun: “Bunun isteğe bağlı bir sosyal buluşma mı olduğunu, yoksa bir iş gündemi ya da beklenen bir çıktı bulunup bulunmadığını teyit edebilir misiniz?” Ayrıca saati, konumu, kimlerin davet edildiğini, katılımın kaydedilip kaydedilmediğini ve orada işle ilgili herhangi bir karar alınıp alınmayacağını da kontrol edin. Yemeğin parasını yöneticinin ödüyor olması tek başına etkinliğin niteliğini belirlemez; mekanın bir akşam mekanı olması da onun özel olduğunu kanıtlamaz. Washington Üniversitesi İK yönergeleri, işle ilgili olan ve olmayan faaliyetleri birbirinden ayıran ve farklı süreçler uygulayan bir kuruluşa örnektir. Bu evrensel bir kural değildir, ancak sınıflandırmanın neden önemli olduğunu gösterir. Verilen yanıt resmi bir göreve işaret ediyorsa bu görevi kurumun süreci üzerinden yönetin; bu rehber yalnızca etkinliğin isteğe bağlı ve iş dışı olduğu doğrulandığında devreye girer.
Katılım kararınızı yöneticiye uygun bir biçimde iletin
Zaman kaybetmeden yanıt verin ve etkinliğin adını belirtin: “Cumartesi günkü akşam yemeği davetiniz için teşekkür ederim. Katılamayacağım, bu yüzden lütfen planlarınızı bensiz yapın.” Bu cümle daveti kabul ettiğinizi belirtir, kesin bir yanıt verir ve ev sahibinin kullanabileceği bilgiyi sağlar. Bir takvim daveti varsa onu da güncelleyin; Google Takvim, Evet, Hayır ve Belki gibi farklı yanıtları belgeler. Yalnızca özel sohbetten reddedip takvimde daveti kabul edilmiş olarak bırakmayın. Nezaket, ayrıntılı bir hikaye uydurmayı gerektirmez. Doğru olduğu sürece “Zaten kişisel planlarım var” veya “O vakti kişisel işlerime ayırıyorum” demek yeterli olabilir. Katılmamaya karar verdikten sonra “Deneyeceğim / Bakarım” demekten kaçının; çünkü bu, belirsizliği yeniden organizatöre yükler ve geçici bir kabul gibi görünebilir.
Özel bir “hayır”ı fazladan işle telafi etmeye çalışmayın
Sık yapılan bir aşırı telafi hatası, “Gelemiyorum ama bu gece başka bir raporu bitireceğim” demek veya konuyla ilgisi olmayan bir iyilik teklif etmektir. Bu, özel katılımla iş performansını birbirine bağlar ve yöneticinin mutlaka talep etmediği bir alışveriş yaratır. Sosyal kararınızı tek başına belirtin. Yalnızca gerçekten teyit edilmesi gereken iş konusunu ayrı olarak teyit edin: “Proje güncellemesi pazartesi günkü planına uygun şekilde ilerliyor.” Etkinlik bir projeyi tartışma fırsatı olarak tanımlandıysa gündemin planlanmış bir toplantıya veya ilgili herkesin erişebileceği yazılı bir kanala taşınmasını talep edin. Yalnızca gerçekten istiyorsanız bir öğle yemeği, gün içinde kısa bir görüşme veya başka bir sosyal etkinlik önerebilirsiniz. Alternatif bir plan gerçek bir seçenektir; her reddedişe eklenen bir nezaket vergisi değildir.
Davetler tekrarlandığında sürdürülebilir bir kural belirleyin
Tek bir etkinlik için tek seferlik bir yanıt yeterlidir. Yönetici art arda özel buluşmalar düzenliyorsa mazeretleri sürekli değiştirmek, sanki yalnızca o tarihler uygun değilmiş gibi bir izlenim verebilir. Durumu özel olarak ve sakince açıklayın: “Beni davet etmeye devam ettiğiniz için teşekkür ederim. Akşamları ve hafta sonlarını genelde işle ilgili sosyal planlardan ayrı tutuyorum; bu nedenle lütfen bu buluşmalarda beni hesaba katmayın. Planlanmış iş toplantılarımıza eksiksiz olarak katılmaya devam edeceğim.” Kapsamı gerçek tercihinize göre uyarlayın; belki bazen gündüz öğle yemekleri size uygundur, belki de hiçbir alternatif uygun değildir. PubMed tarafından dizinlenen araştırmalar, davet edilen kişilerin bir ret cevabına verilecek olumsuz tepkiyi abartma eğiliminde olduğunu ortaya koymuştur. Bu genel ortalama yöneticinizin tam olarak nasıl tepki vereceğini öngöremez, ancak hayal edilen bir tepkiyi somut bir gerçek gibi görmemek için geçerli bir nedendir.
Reddettikten sonra olağan iş birliğinize dönün
Bir sonraki iş etkileşiminde aynı profesyonel tonu koruyun, üzerinde anlaşılan işleri teslim edin ve rolünüze bağlı kanallara katılım gösterin. Sosyal olarak verilen “hayır” cevabını telafi etmek için defalarca özür dilemeyin, hediye getirmeyin veya fazladan iş için gönüllü olmayın. Aynı şekilde, yöneticiden kaçınmayın veya davetin kendisi bir anlaşmazlık yaratmış gibi davranmayın. İş arkadaşlarınız buluşmadan bahsederse iş konusuna dönmeden önce tarafsız bir şekilde “Ben katılamadım; umarım güzel geçmiştir” demek yeterlidir. O akşamdan projeye dair bilgiler ortaya çıkarsa alınan kararın, sorumlunun ve sonraki adımın ortak kayıtlara geçirilmesini rica edin. Bu, diğer insanların nasıl sosyalleşmeyi tercih ettiğini eleştirmeden işle ilgili bilgilerin erişilebilir kalmasını sağlar. Önemli olan, çalışma sırasındaki iş birliğinde güvenilirlik göstermektir.
Baskıya somut gerçeklerle ve belirlenmiş süreçle yanıt verin
Yönetici tekrar sorarsa giderek daha özel ayrıntılar eklemeden kesinleşmiş yanıtınızı yineleyin. Katılım daha sonra somut bir görevlendirme, performans değerlendirmesi, bilgiye erişim veya başka bir işle ilgili sonuçla ilişkilendirilirse davetin aslını, yanıtınızı, tarihi ve belirtilen sonucu kaydedin. Resmi kanaldan iş beklentisini yazılı olarak isteyin ve kurumun mevcut politikasını veya atanmış yönetici, insan kaynakları, etik ya da bildirim birimini kontrol edin. Niyet okumaya çalışmayın veya kendi hukuki ya da disiplinle ilgili sonucunuzu ilan etmeyin. Politikalar ve yerel uygulamalar farklılık gösterir, bu nedenle bu makale sonucun ne olacağını belirleyemez. Pratik sınırı daha dardır: Sosyal daveti asıl işten ayırın, gözlemlenebilir gerçekleri koruyun ve yetkili kurumsal birimin kendi kurallarını yorumlamasına izin verin.
Sık sorulan sorular
Neden katılmadığımı yöneticime ayrıntılı olarak açıklamalı mıyım?
Geçerli bir katılım yanıtı için ayrıntılı bir açıklama gerekmez. Bir neden belirtmek istiyorsanız kişisel planlarınız olduğuna veya o vakti kendinize ayırdığınıza dair kısa ve doğru bir ifade yeterlidir.
Ya yönetici orada önemli işlerin konuşulacağını söylerse?
Gündemi, beklenen çıktıyı ve karar kaydını talep edin. İş görüşmesinin erişilebilir, planlanmış bir toplantıda veya resmi bir yazılı kanalda gerçekleşmesini rica edin.
Başka bir sosyal buluşma tarihi önermeli miyim?
Yalnızca gerçekten istiyorsanız. Aksi takdirde, yeni bir özel taahhüt yaratmak yerine normal iş birliğinizi teyit edin.