Daha Azını Yapmak Vazgeçmek midir? Bir Proje Listesi Nasıl Yeniden Önceliklendirilir?

Şu anda önemli olan öncelikle başlayın

Projeleri sıralamadan önce, mevcut koşullarınızı yansıtan bir veya iki öncelik yazın. Bunları bir seçime rehberlik edecek kadar somutlaştırın: belirli bir aya kadar bir kursu bitirmek, planlanan bir taşınmaya hazırlanmak veya işle ilgili belirli bir teslimatı tamamlamak. “Daha üretken olmak” gibi belirsiz bir amaç, birbiriyle yarışan projeler arasında ayrım yapmanıza yardımcı olamaz.

Bu, hangi projenin en iyisi olduğunu kanıtlayabilecek bir formül değil, pratik bir karar verme desteğidir. Proje önceliklendirme kılavuzları genellikle işleri etki, aciliyet, harcanacak çaba ve daha geniş hedeflerle uyum açısından karşılaştırır; Atlassian ayrıca maddeleri karşılaştırırken beklenen sonuçları, çabayı, riskleri ve bağımlılıkları kaydetmeyi önerir. Bir puanı nesnel bir hüküm olarak kabul etmek yerine, kendi ödünlerinizi (trade-off) görünür kılmak için bu faktörleri kullanın. Atlassian’ın önceliklendirme matrisi

Değerlendirmeden önce listeyi karşılaştırılabilir hale getirin

Her proje için bir satır yazın ve her küçük görevi değil, bir sonraki anlamlı sonucu tanımlayın. Örneğin, “bir hafta sonu rotası seçmek” bir sonraki adımdır; “fotoğrafçılık öğrenmek” ise ilerlemenin neye benzediğini tanımlamadığınız sürece ucu açık bir projedir. Maddeleri kabaca aynı düzeyde tutun: tüm bir ev tadilatını tek bir e-posta ile karşılaştırmak değerlendirmeyi çarpıtacaktır.

Her madde için şunları not edin:

Mevcut uyum: Bu, az önce belirttiğiniz önceliğe ne kadar doğrudan yardımcı oluyor?

Değer: Bunu bitirmek kimin için, hangi pratik sonucu üretir?

Çaba: Bir sonraki aşama ne kadar zaman, malzeme, koordinasyon veya dikkat gerektiriyor?

Zamanlama: Gerçek bir teslim tarihi var mı ya da beklerseniz fırsatın değişmesine yol açacak bir neden bulunuyor mu?

Bağımlılıklar: Başka bir kişinin, kararın veya projenin önce buna ihtiyacı var mı?

Kanıt: İlk eklediğinizden bu yana neler değişti—ilerleme, maliyetler, ilgi, kısıtlamalar veya koşullar?

Bu döküm, uzun bir başlık listesinden çok daha yararlıdır çünkü gerçekte ne arasında seçim yaptığınızı ortaya çıkarır. Asana'nın kaynak tahsisi kılavuzu da benzer şekilde hedefler, mevcut kaynaklar, kapsam ve bağımlılıklarla başlar ve bir proje sırasında önceliklerin ve kaynak kullanılabilirliğinin değişebileceğini belirtir. Kaynak tahsisi üzerine Asana

Gerekçeler hâlâ geçerliyse devam etmeyi seçin

Bir projenin beklenen sonucu hâlâ mevcut bir önceliği destekliyorsa, bir sonraki adım netse ve gereken çaba diğer taahhütlerin yanına sığıyorsa projeye devam edin. “Devam et”, mutlaka orijinal tam sürüm anlamına gelmek zorunda değildir. Kapsamı daraltabilir, daha küçük bir kilometre taşı belirleyebilir veya bilinçli bir ilerleme kaydederken daha yavaş bir tempoda üzerinde çalışabilirsiniz.

Projenin takvime bağlayabileceğiniz bir sonraki eylemi olup olmadığını kontrol edin. Bir proje önemliyse ancak hiç boş zaman yoksa, hiçbir şeyi değiştirmeden ona “devam et” demek, yalnızca listenin geri kalanıyla sessizce rekabet etmesine neden olabilir. Neyi yerinden edeceğine, ne kadar zaman alacağına ve bir sonraki yararlı kontrol noktasının ne olacağına karar verin.

Örneğin, bir dil öğrenmek hâlâ önemliyse ancak günlük çalışma artık uymuyorsa, haftada planlanmış iki oturumla devam edebilir ve bu düzenlemeyi bir ay içinde gözden geçirebilirsiniz. Bu örnek bir açıklamadır, belirli bir programın herkes için işe yaradığının kanıtı değildir. Amacı, soyut bir taahhüdü sınırları belirlenmiş bir seçime dönüştürmektir.

Sorun değer değil zamanlamaysa ertelemeyi seçin

Bir projenin amacı hâlâ mantıklıysa ancak içinde bulunulan an uygun değilse projeyi erteleyin: kilit bir bağımlılık eksiktir, yoğun bir dönem geçicidir veya başka bir öncelik mevcut zamana ilk olarak ihtiyaç duyuyordur. Yeniden başlamak için koşulu adlandırın. “Taşınmadan sonra tekrar bak”, size bir tetikleyici sağlar; “daha sonra” ise sağlamaz.

Bir erteleme üç ayrıntıyı içermelidir: projenin nerede bekleyeceği, onu ne zaman veya hangi koşul altında gözden geçireceğiniz ve bu arada korunması gereken bir şey varsa bunun ne olduğu. Bir belgeyi kaydedin, bir sonraki adımı not edin veya gecikmeden etkilenen birine haber verin. Proje bir tarihe veya başka bir kişiye bağlıysa, bir kenara koymadan önce beklemenin uygulanabilirliğini değiştirip değiştirmediğini kontrol edin.

Hedeflerden geri çekilme (goal disengagement) üzerine yapılan araştırmalar, geçici olarak rafa kaldırma ile bir hedefi sonlandırmayı birbirinden ayırır: her ikisi de sınırlı kaynaklar için rekabeti azaltabilirken, rafa kaldırmak geri dönme olasılığını açık bırakır. Bu bulgu, ertelemenin her zaman doğru hamle olduğu anlamına gelmez; “şimdi değil” ifadesini kendi şartları olan ayrı bir tercih olarak ele almayı destekler. Hedeflerden geri çekilme üzerine araştırma incelemesi

Proje artık yerini hak etmediğinde durdurmayı seçin

Bir projenin hedeflenen sonucu artık harcanan çabayı haklı çıkaracak kadar önemli olmadığında, dayanağı değiştiğinde veya ihtiyaç duyduğu kaynaklar başka bir yerde daha iyi kullanılabilecekse projeyi durdurun. Bir proje, sırf onu yapma nedeni değişti diye bir başarısızlığa dönüşmez. Karar için önemli olan, daha önce harcanan çaba miktarı değil, devam etmek için mevcut gerekçedir.

Kendinize şunu sorun: Bu proje bugün listemde ilk kez yer alsaydı ve şu an bildiklerimi bilseydim, onu seçer miydim? Yanıtınız hayırsa, fikrinizi neyin değiştirebileceğini belirleyin—tabii varsa. Ardından süreci tamamlayın: yinelenen bir görevi iptal edin, iş birliği yaptığınız kişilere haber verin, ödünç alınan malzemeleri iade edin veya aktif planlardan çıkarmadan önce faydalı çalışmaları kaydedin. Bunlar pratik adımlardır, her proje için zorunluluk değildir.

Zaman kısıtlamaları altındaki çelişkili hedefler üzerine yayımlanmış bir çalışma, bir görevi diğerine göre önceliklendirmenin katılımcıların otomatik olarak daha az çatışma veya daha fazla kontrol hissetmelerini sağlamadığını bulmuştur; yazarlar, her iki görevi de tamamlama talimatı verilmiş olmasının sonuçları etkilemiş olabileceğini belirtmektedir. Buradaki yararlı uyarı gayet mütevazıdır: bir öncelik seçmek yine de gerçek bir ödünleşmeyi beraberinde getirebilir. Seçimi netleştirin ve mümkün olan durumlarda bir kenara bıraktığınız işle ilgili beklentileri değiştirin. Hedef çatışması altında önceliklendirme çalışması

Her şeye öncelik demeden önce kapasiteyi kontrol edin

Bir liste kayda değer birkaç proje içerebilir, ancak kullanılabilir zamanınız ve diğer kaynaklarınız aynı anda nelerin ilerleyebileceğini sınırlandırmaya devam eder. Yalnızca cazip nihai sonucu değil, bir sonraki aşama için harcanacak çabayı tahmin edin. Rutin taahhütleri ve bilinen kesintileri kapasite tahmininize dahil edin. Yeni bir proje üst sıralara taşınırsa, mevcut hangi maddenin alt sıralara ineceğine karar verin; aksi takdirde plan, var olmayabilecek fazladan bir kapasiteyi sessizce varsayar.

Basit bir karşılaştırma tablosu kararı düzenlemeye yardımcı olabilir: bir eksene mevcut uyumu veya etkiyi, diğerine ise çabayı koyun; ardından teslim tarihlerini ve bağımlılıkları not olarak ekleyin. Yüksek etkili, düşük çaba gerektiren bir madde kolay bir sonraki adım olabilir; yüksek etkili, yüksek çaba gerektiren bir proje ise daha küçük bir ilk kilometre taşına ihtiyaç duyabilir. Düşük etkili, yüksek çaba gerektiren bir madde ise önceliklerinize daha sıkı bağlı işlerden zaman çalmadan önce daha yakından incelenmeyi hak eder. Atlassian’ın matris yöntemi, kapasiteyi vurgularken olmazsa olmazlar, olsa iyi olur dediklerimiz ve ötelenmesi muhtemel işler arasında benzer bir ayrım yapar. Atlassian’ın önceliklendirme matrisi

Tabloyu bir hesap makinesi olarak değil, kendinizle yapılan bir sohbet olarak değerlendirin. İki madde eşit derecede önemli görünüyorsa, gecikmenin sonuçlarını, bekleyen insanları, işin başka bir şeyin önünü açıp açmadığını ve tahminin gerçeklere mi yoksa tahminlere mi dayandığını karşılaştırın. Bağlanmadan önce kısa bir bilgi toplama adımı da yürütebilirsiniz: eksik bir tahmin isteyin, küçük bir versiyonu test edin veya bir bağımlılığı netleştirin.

Her seçimi görünür bir sonraki adıma dönüştürün

İncelemeyi her proje için bir cümle yazarak tamamlayın:

Devam et: “[tarih veya oturum] tarihine kadar [sonraki eylem] yapacağım, ardından [kilometre taşı] kontrol edeceğim.”

Ertele: “[belirli bir tarih veya koşul] gerçekleşene kadar bunu duraklatacağım ve [faydalı sonraki adım veya malzeme] koruyacağım.”

Durdur: “[mevcut neden] nedeniyle bunu sonlandırıyorum ve [kalan pürüzleri giderme adımını] yapacağım.”

Bu ifadeler farklı kararları anlaşılır kılar. Ayrıca duraklatılmış bir projenin sanki hâlâ devam ediyormuş gibi zihinde aktif kalmasını önlemeye yardımcı olurlar. Başka bir kişi etkileniyorsa, neyin değiştiğini ve onları ne zaman bilgilendireceğinizi açıklayın. Koşullar değişirse incelemeyi tekrarlayın; bir öncelik listesi kalıcı bir sıralamayı değil, o anki bir tercihi tanımlar.

Kısa ve somut bir örnek

Listenizin bir fotoğraf albümünü bitirmeyi, bir odayı yenilemeyi ve bir hafta sonu gezisine hazırlanmayı içerdiğini varsayalım. Mevcut önceliğiniz geziye hazırlanmaktır ve hafta sonu ayrılacak zaman sınırlıdır. Albüm önemliyse ancak teslim tarihi yoksa, onu gelecek ay belirlenmiş bir hafta sonuna erteleyebilirsiniz. Odayı yenilemek net bir faydası veya zamanlaması olmayan belirsiz bir fikirse, onu aktif bir proje olarak görmeyi bırakıp fikri ayrı bir notta saklayabilirsiniz. Gezi hazırlığı ise temel görevlerden oluşan sınırlı bir listeyle devam eder.

Buradaki amaç gezi hazırlığının her zaman kazanması gerektiği değildir. Mevcut önceliği veya kısıtlamaları değiştirdiğinizde kararlar da değişebilir. Yararlı sonuç, her projenin gerekçelendirilmiş bir duruma sahip olmasıdır; böylece “daha azını yapmak”, listeden açıklanamayan bir kayboluş yerine, çabanın bilinçli bir şekilde paylaştırılmasını ifade eder.

Bu konuyu keşfetmeye devam et