Acil İşler Sürekli Araya Girerken Kendi Temponuza Nasıl Alan Açarsınız?
Acil görevler iş gününüzü sürekli böldüğünde, gelen işleri kontrol edemeyebilir veya iş yükünü azaltamayabilirsiniz. Yine de sorumluluklarınızın arasına sığabilecek küçük ve gerçekçi zaman aralıkları arayabilirsiniz. İşe, görevleri aciliyet ve önem düzeyine göre sıralayarak, şu anda gerçekten neyin dikkatinizi gerektirdiğini kontrol ederek ve asıl öncelikler değiştiğinde kaydırılabilecek mütevazı bir zaman aralığı ayırarak başlayın. Aşağıdaki çalışma sayfası, işvereninizin veya iş yükünüzün değişeceğini varsaymadan bu seçimi yapmanıza yardımcı olur.
Aciliyet ile önemi birbirinden ayırarak başlayın
“Acil” olarak işaretlenmiş bir görev, hemen yapılması gerekiyormuş gibi hissettirebilir; ancak bu etiket tek başına görevin son teslim tarihini, etkisini veya bunu kimin beklediğini açıklamaz. Bir öncelik matrisi, işleri aciliyet ve önem gibi faktörlere göre sıralamaya yardımcı olabilir; Asana’nın öncelik matrisleri rehberi bu yaklaşımı ve nasıl uygulanacağını açıklamaktadır. Yoğun bir gün için bu uygulamayı pratik tutun: atılması gereken bir sonraki adımı, gerçek teslim tarihini ve beklemenin doğuracağı sonucu netleştirin.
Dört pratik kategori kullanabilirsiniz:
Bunlar evrensel kurallar değil, karar vermeyi kolaylaştıran ipuçlarıdır. Sonuçları veya son teslim tarihini bilmiyorsanız, tahmininizi gerçek kabul etmeden önce talepte bulunan kişiye sorun veya ilgili plana bakın. Coursera’nın görev önceliklendirme rehberi de benzer şekilde hedefleri belirlemeyi, görevleri önem sırasına koymayı, gereken süreyi tahmin etmeyi ve her seferinde tek bir göreve odaklanmayı önerir. Sık sık bölünmelerle karşılaşan bir çalışan için bunun pratik uyarlaması, her kesintinin mevcut planı sessizce bozmasına izin vermek yerine, yeni bir talep geldiğinde bu değerlendirmeleri tekrar yapmaktır.
İdealize edilmiş bir program yerine küçük bir zaman aralığı kullanın
Kendinize ayırdığınız bir zaman diliminin uzun bir blok veya resmi bir mola olması gerekmez. Mesajları açmadan yemek yemek, dışarı çıkmak, çay demlemek veya sadece tek bir aktiviteyi rahat bir tempoda tamamlamak için birkaç dakika olabilir. Gerçekten keyif aldığınız ve güne sığdırabileceğiniz bir şey seçin; bunun sizi daha üretken yapacağını veya işlerin genel hissini değiştireceğini iddia etmenize gerek yoktur.
İki aşamalı bir plan uygulayın: Sıradan ve bölünmelerle dolu bir günde mümkün hissettiren minimum bir süre seçin, ardından bunun gerçekleşmesini istediğiniz tercih edilen bir zaman aralığı belirleyin. Minimum süre, yinelenen bir toplantıdan sonraki beş dakika olabilir; tercih edilen aralık ise öğle yemeğinden hemen önce olabilir. Bu süreyi, hiçbir acil işin çıkmayacağına dair bir söz olarak değil, gerektiğinde revize edebileceğiniz bir plan olarak görün. Cornell Üniversitesi Öğrenme Stratejileri Merkezi, öğrencilere sabit sorumlulukları bir takvime yerleştirmek ve müsait zamanı belirlemek de dahil olmak üzere zaman yönetimi rehberliği sunmaktadır (Managing Time). Aşağıdaki detaylar, bu planlama fikrini değişen bir iş gününe uyarlar; bunlar editoryal önerilerdir, bir Cornell iş yeri politikası değildir.
Öncelik ve sınır belirleme çalışma sayfası
Bunu bir nota kopyalayın veya kağıda yazın. Günün başında doldurun, ardından yeni ve acil bir görev geldiğinde tekrar gözden geçirin.
Örnek bir senaryo
Bir çalışanın saat 15:00’e kadar teslim etmesi gereken bir rapor olduğunu, bir iş arkadaşının teslim tarihi belirtmeden hızlı bir inceleme rica ettiğini ve yöneticisinin acil olarak işaretlenmiş bir talep gönderdiğini varsayalım. Yöneticinin talebi gerçekten öncelikli olabilir, ancak çalışan henüz bunun son teslim tarihini veya beklemenin etkisini bilmemektedir. Çalışma sayfası şu şekilde görünebilir:
Bu örnek, yöneticinin zaman tanıyacağını veya iş yükünü değiştireceğini varsaymaz. Tercihlerin getirdiği ödünleşimleri görünür kılar, bu durum özelinde “acil” kelimesinin anlamını somutlaştırır ve bir sonraki uygun aralığı seçmek için alan bırakır. Talebin hemen ele alınması gerekiyorsa, çalışan planı güncelleyebilir ve koşullar elverdiğinde daha sonra başka bir küçük zaman aralığı arayabilir.
Gerçekten iletebileceğiniz bir sınır çizin
Faydalı bir sınır, spesifiktir ve önünüzdeki işle doğrudan bağlantılıdır. Müsaitliğiniz hakkında ucu açık iddialarda bulunmak yerine, teslim edilmesi gereken mevcut işleri belirtin ve hangi maddenin ilk sıraya alınması gerektiğini sorun. Sıralama konusunda pratik bir seçenek yoksa, bir sonraki adımda neyi tamamlayabileceğinizi ve durumu ne zaman tekrar değerlendirebileceğinizi söyleyin. İfadelerinizi tarafsız tutun: amaç, bir talebin önemsiz olduğunu kanıtlamak değil, öncelikleri koordine etmektir.
Sürekli tekrarlanan bölünmeler için kısa bir durum notu, planı her defasında baştan oluşturma ihtiyacını azaltabilir: şu anda neyle ilgilendiğiniz, bir sonraki aşama ve gelen işleri tekrar ne zaman inceleyeceğiniz. Bu kişisel bir düzenleme taktiğidir; bölünmelerin tamamen duracağına dair bir vaat değildir. Cornell’in zaman yönetimi materyalleri öğrenme ve ders çalışma süreçleri için tasarlanmıştır; bu nedenle buradaki planlama önerileri, her iş yeri için geçerli bir kanıt veya bir programın aksamayacağının garantisi olarak görülmemelidir.
Planlanan zaman aralığı kaydığında ne yapılmalı?
Gerçek bir teslim tarihi veya yüksek etkili bir sorun ayırdığınız zaman dilimini kaplarsa, planı tamamen çöpe atmak yerine o aralığı ertelenmiş olarak işaretleyin. İlk doğal duraklamada üç şeyi kontrol edin: nelerin hala teslim edilmesi gerektiği, belirsiz olan herhangi bir önceliğin netleşip netleşmediği ve daha küçük bir aralığın hala sığıp sığmayacağı. Uygun bir boşluk yoksa, gün veya hafta içinde bir sonraki gerçekçi fırsatı belirleyin. Çalışma sayfasının amacı, kısıtlamaları kabul ederken zamanınız hakkında bilinçli bir seçim yapmaktır; zorlu bir günü tamamen kontrol edilebilir göstermek değildir.
Bir kesintinin net bir teslim tarihi, etkisi veya sorumlusu yoksa, çalışma sayfasındaki netleştirme sorusunu kullanın. Öncelikler çatışıyorsa, bu durumu kısa bir soruya dönüştürün. Küçük bir zaman aralığı mümkün hale gelirse, bunu fazladan bir verim üretmek zorunda bırakmadan, kendi seçtiğiniz ve keyif aldığınız bir aktivite için kullanın.