जब ज़रूरी काम बार-बार बाधा डाले, तो अपनी गति के लिए समय कैसे निकालें
जब ज़रूरी काम आपके कार्यदिवस में बार-बार बाधा डालते हैं, तो हो सकता है कि जो काम आ रहा है उसे नियंत्रित करना या काम का बोझ कम करना आपके वश में न हो। फिर भी आप ऐसे छोटे, व्यावहारिक अंतराल तलाश सकते हैं जो आपकी ज़िम्मेदारियों के बीच फ़िट हो सकें। काम को तात्कालिकता और महत्व के आधार पर छाँटकर शुरुआत करें, यह जाँचें कि वास्तव में अभी किस चीज़ पर आपका ध्यान चाहिए, और एक मामूली अंतराल आरक्षित करें जिसे कोई वास्तविक प्राथमिकता बदलने पर आगे-पीछे किया जा सके। नीचे दी गई वर्कशीट आपको यह विकल्प चुनने में मदद करती है, बिना यह मानकर चले कि आपका नियोक्ता या काम का बोझ बदल जाएगा।
तात्कालिकता को महत्व से अलग करके शुरुआत करें
"ज़रूरी" (urgent) मार्क किए गए काम से ऐसा लग सकता है कि इसे तुरंत किया जाना चाहिए, लेकिन केवल यह लेबल इसकी समय-सीमा, प्रभाव या यह स्पष्ट नहीं करता कि कौन इसका इंतज़ार कर रहा है। एक प्राथमिकता मैट्रिक्स (priority matrix) तात्कालिकता और महत्व जैसे कारकों के आधार पर काम को छाँटने में मदद कर सकता है; प्राथमिकता मैट्रिक्स के लिए Asana की गाइड इस दृष्टिकोण और इसे लागू करने के तरीके का वर्णन करती है। व्यस्त दिन के लिए, इस अभ्यास को सरल रखें: आवश्यक अगले कदम, उसकी वास्तविक समय-सीमा और इंतज़ार करने के परिणाम को स्पष्ट करें।
आप चार व्यावहारिक श्रेणियों का उपयोग कर सकते हैं:
ये निर्णय लेने के संकेत हैं, कोई सार्वभौमिक नियम नहीं। यदि आपको परिणाम या समय-सीमा नहीं पता है, तो अपने अनुमान को तथ्य मानने से पहले अनुरोधकर्ता से पूछें या प्रासंगिक योजना देखें। Coursera की कार्य-प्राथमिकता गाइड भी लक्ष्यों की पहचान करने, महत्व के आधार पर कार्यों को क्रमबद्ध करने, आवश्यक समय का अनुमान लगाने और एक समय में एक ही काम पर ध्यान केंद्रित करने की सलाह देती है। बार-बार आने वाली बाधाओं का सामना करने वाले किसी कर्मचारी के लिए, इसका व्यावहारिक अनुकूलन यह है कि जब कोई नया अनुरोध आए, तो हर रुकावट को चुपचाप मौजूदा योजना की जगह लेने देने के बजाय, उन निर्णयों का फिर से मूल्यांकन किया जाए।
एक आदर्श शेड्यूल के बजाय, एक छोटे अंतराल का उपयोग करें
एक सुरक्षित अंतराल का लंबा ब्लॉक या औपचारिक ब्रेक होना ज़रूरी नहीं है। यह बिना मैसेज खोले खाना खाने, बाहर टहलने, चाय बनाने या आरामदेह गति से किसी एक काम को पूरा करने के कुछ मिनट हो सकते हैं। कुछ ऐसा चुनें जिसका आप वास्तव में आनंद लेते हों और जिसे दिन में शामिल कर सकें; यह दावा करने की आवश्यकता नहीं है कि यह आपको अधिक उत्पादक बना देगा या काम के पूरे अनुभव को बदल देगा।
दो-भागों वाली योजना का उपयोग करें: एक न्यूनतम अंतराल चुनें जो सामान्य व्यस्त दिन में संभव लगे, फिर एक पसंदीदा समय चुनें जब आप इसे करना चाहें। न्यूनतम अंतराल किसी आवर्ती बैठक के बाद पाँच मिनट का हो सकता है; पसंदीदा समय दोपहर के भोजन से ठीक पहले हो सकता है। इस समय को एक ऐसी योजना मानें जिसकी आप समीक्षा कर सकते हैं, न कि ऐसा वादा कि कोई ज़रूरी काम सामने नहीं आएगा। Cornell University का Learning Strategies Center छात्रों के लिए समय-प्रबंधन मार्गदर्शन प्रदान करता है, जिसमें कैलेंडर पर निश्चित प्रतिबद्धताओं को रखना और उपलब्ध समय की पहचान करना शामिल है (Managing Time)। नीचे दिए गए विवरण उस योजना विचार को बदलते कार्यदिवस के अनुकूल बनाते हैं; वे संपादकीय सुझाव हैं, कॉर्नेल की कोई कार्यस्थल नीति नहीं।
प्राथमिकता-और-सीमा वर्कशीट
इसे किसी नोट में कॉपी करें या कागज़ पर लिखें। इसे दिन की शुरुआत में भरें, फिर जब कोई नया ज़रूरी काम आए तो इसे दोबारा देखें।
एक व्यावहारिक उदाहरण
मान लीजिए कि किसी कर्मचारी को दोपहर 3 बजे तक एक रिपोर्ट देनी है, एक सहकर्मी बिना किसी निश्चित समय-सीमा के त्वरित समीक्षा के लिए कहता है, और एक प्रबंधक अत्यावश्यक मार्क किया गया अनुरोध भेजता है। प्रबंधक के अनुरोध को वास्तव में प्राथमिकता मिल सकती है, लेकिन कर्मचारी को अभी तक इसकी समय-सीमा या इंतज़ार करने के प्रभाव के बारे में नहीं पता है। वर्कशीट इस तरह दिख सकती है:
यह उदाहरण यह मानकर नहीं चलता कि प्रबंधक अंतराल की अनुमति देगा या काम का बोझ बदलेगा। यह समझौते (trade-off) को दृश्यमान बनाता है, इस स्थिति में "urgent" के अर्थ को स्पष्ट करता है, और अगला व्यावहारिक समय चुनने की गुंजाइश छोड़ता है। यदि अनुरोध को तुरंत निपटाना ही है, तो कर्मचारी योजना को अपडेट कर सकता है और बाद में, जब परिस्थितियाँ अनुमति दें, किसी अन्य छोटे अंतराल की तलाश कर सकता है।
ऐसी सीमा तय करें जिसे आप वास्तव में संप्रेषित कर सकें
एक उपयोगी सीमा विशिष्ट होती है और आपके सामने मौजूद काम से जुड़ी होती है। उपलब्धता के बारे में कोई व्यापक दावा करने के बजाय, यह बताएं कि पहले से क्या बकाया है और पूछें कि किस काम को पहले किया जाना चाहिए। यदि क्रम के बारे में कोई व्यावहारिक विकल्प नहीं है, तो बताएं कि आप आगे क्या पूरा कर सकते हैं और आप कब दोबारा संपर्क कर सकते हैं। भाषा तटस्थ रखें: उद्देश्य प्राथमिकताओं में समन्वय स्थापित करना है, यह साबित करना नहीं कि कोई अनुरोध महत्वहीन है।
बार-बार आने वाली रुकावटों के लिए, एक संक्षिप्त स्थिति नोट (status note) हर बार योजना को फिर से बनाने की आवश्यकता को कम कर सकता है: आप क्या संभाल रहे हैं, अगला मील का पत्थर क्या है, और आप आने वाले काम की दोबारा समीक्षा कब करेंगे। यह एक व्यक्तिगत आयोजन रणनीति है, कोई गारंटी नहीं कि बाधाएं रुक जाएंगी। कॉर्नेल की समय-प्रबंधन सामग्री सीखने और अध्ययन के लिए बनाई गई है, इसलिए इसके नियोजन सुझावों को हर कार्यस्थल के प्रमाण या शेड्यूल के बने रहने की गारंटी नहीं माना जाना चाहिए।
जब योजनाबद्ध अंतराल विस्थापित हो जाए
यदि कोई वास्तविक समय-सीमा या उच्च-प्रभाव वाला मुद्दा उस समय को ले लेता है, तो योजना को छोड़ने के बजाय अंतराल को स्थानांतरित (moved) के रूप में चिह्नित करें। अगले स्वाभाविक ठहराव पर, तीन चीज़ें जाँचें: क्या बाकी है, क्या कोई अज्ञात प्राथमिकता स्पष्ट हो गई है, और क्या कोई छोटा अंतराल अभी भी फ़िट बैठता है। यदि कोई उपयुक्त अवसर नहीं है, तो दिन या सप्ताह में अगला व्यावहारिक अवसर चुनें। वर्कशीट का उद्देश्य बाधाओं को पहचानते हुए अपने समय के बारे में एक सुविचारित विकल्प चुनना है—न कि एक कठिन दिन को पूरी तरह से नियंत्रणीय दिखाना।
यदि किसी बाधा की कोई स्पष्ट समय-सीमा, प्रभाव या उत्तरदायी व्यक्ति नहीं है, तो वर्कशीट के स्पष्टीकरण संकेत का उपयोग करें। यदि प्राथमिकताएं टकराती हैं, तो समझौते को एक छोटे प्रश्न के रूप में रखें। यदि कोई छोटा अंतराल संभव हो जाता है, तो उसका उपयोग अपनी पसंद और आनंद की किसी गतिविधि के लिए करें, बिना यह शर्त रखे कि उसे अतिरिक्त परिणाम देकर अपनी जगह साबित करनी होगी।