Cara Meluangkan Ruang untuk Rentak Anda Sendiri Apabila Kerja Mendesak Terus Mengganggu
Apabila tugasan mendesak terus mengganggu hari kerja anda, anda mungkin tidak dapat mengawal kerja yang datang atau mengurangkan beban kerja. Namun, anda masih boleh mencari sela masa kecil yang realistik dan sesuai dengan tanggungjawab anda. Mulakan dengan menyusun kerja mengikut tahap kesegeraan dan kepentingan, menyemak perkara yang benar-benar memerlukan perhatian anda sekarang, dan meluangkan satu sela masa sederhana yang boleh dialihkan jika keutamaan sebenar berubah. Lembaran kerja di bawah membantu anda membuat pilihan itu tanpa mengandaikan bahawa majikan atau beban kerja anda akan berubah.
Mulakan dengan membezakan kesegeraan daripada kepentingan
Tugasan yang ditandai “mendesak” mungkin terasa seolah-olah perlu dibuat serta-merta, tetapi label itu sahaja tidak menjelaskan tarikh akhir, kesan atau siapa yang sedang menunggunya. Matriks keutamaan boleh membantu menyusun kerja berdasarkan faktor seperti kesegeraan dan kepentingan; panduan Asana tentang matriks keutamaan menerangkan pendekatan ini dan cara menggunakannya. Untuk hari yang sibuk, ringkaskan latihan ini: jelaskan tindakan seterusnya yang diperlukan, tarikh akhir sebenar dan akibat jika ditangguhkan.
Anda boleh menggunakan empat kategori praktikal:
Ini ialah panduan untuk membuat keputusan, bukannya peraturan sejagat. Jika anda tidak tahu akibat atau tarikh akhirnya, tanya pemohon atau rujuk pelan yang berkaitan sebelum menganggap tekaan anda sebagai fakta. Panduan Coursera tentang mengutamakan tugasan juga mengesyorkan supaya matlamat dikenal pasti, tugasan disusun mengikut kepentingan, masa yang diperlukan dianggarkan dan satu tugasan diberi tumpuan pada satu-satu masa. Bagi pekerja yang sering terganggu, penyesuaian praktikalnya ialah membuat penilaian itu semula apabila permintaan baharu tiba, dan bukannya membiarkan setiap gangguan secara senyap menggantikan pelan semasa.
Bertindak sekarang: Tugasan yang sensitif terhadap masa dan membawa akibat bermakna jika ditangguhkan.
Jadualkan: Kerja penting yang mempunyai tarikh akhir tetapi tidak memerlukan perhatian serta-merta.
Jelaskan atau selaraskan: Permintaan yang masa, pemilik atau hasil yang dijangka tidak jelas.
Tangguhkan atau gugurkan jika sesuai: Kerja berkeutamaan rendah yang boleh menunggu dengan selamat atau dikeluarkan daripada pelan hari ini.
Gunakan sela masa kecil, bukan jadual ideal
Sela masa yang dilindungi tidak semestinya tempoh yang panjang atau rehat rasmi. Ia mungkin beberapa minit untuk makan tanpa membuka mesej, melangkah keluar, membuat teh atau sekadar menyiapkan satu aktiviti mengikut rentak yang selesa. Pilih sesuatu yang benar-benar anda gemari dan boleh diselitkan dalam hari anda; anda tidak perlu mendakwa bahawa aktiviti itu akan menjadikan anda lebih produktif atau mengubah perasaan anda terhadap kerja secara keseluruhan.
Gunakan pelan dua bahagian: pilih sela masa minimum yang dirasakan boleh dilakukan pada hari biasa yang terganggu, kemudian tentukan waktu pilihan yang anda inginkan. Sela masa minimum mungkin lima minit selepas mesyuarat berkala; waktu pilihan mungkin tepat sebelum makan tengah hari. Anggap masa itu sebagai pelan yang boleh anda semak semula, bukannya janji bahawa tiada kerja mendesak akan muncul. Pusat Strategi Pembelajaran Universiti Cornell menyediakan panduan pengurusan masa untuk pelajar, termasuk meletakkan komitmen tetap dalam kalendar dan mengenal pasti masa yang tersedia (Mengurus Masa). Butiran di bawah menyesuaikan idea perancangan itu untuk hari kerja yang berubah-ubah; ini ialah cadangan editorial, bukannya dasar tempat kerja Cornell.
Lembaran kerja keutamaan dan sempadan
Salin ini ke dalam nota atau tulis di atas kertas. Isikannya pada awal hari, kemudian semak semula apabila tugasan mendesak baharu tiba.
Apakah yang mesti disiapkan hari ini? — Senaraikan tidak lebih daripada tiga hasil kerja yang penting.
Apakah tarikh akhir sebenar bagi setiap satunya? — Catat masa atau tarikh, serta siapa yang menetapkannya jika diketahui.
Apakah yang berlaku jika salah satunya ditangguhkan? — Catat kesan praktikalnya; tandakan “tidak jelas” jika anda tidak tahu.
Apakah yang perlu dijelaskan? — Tulis satu soalan ringkas untuk ditanyakan kepada pemohon.
Apakah aktiviti kecil yang boleh membantu saya mengekalkan rentak sendiri hari ini? — Pilih aktiviti biasa yang khusus, bukannya sasaran produktiviti.
Apakah sela masa paling singkat yang boleh saya luangkan secara realistik? — Pilih tempoh sederhana dan waktu yang mungkin.
Jika terganggu, bilakah waktu semakan seterusnya? — Tentukan waktu kemudian untuk menilai semula, bukannya secara automatik meninggalkan pelan itu.
Apakah yang boleh saya katakan tentang ketersediaan saya? — Sediakan ayat yang jelas dan berfakta berdasarkan kerja yang sudah perlu disiapkan.
Contoh yang telah diisi
Bayangkan seorang pekerja perlu menyiapkan laporan sebelum pukul 3 petang, seorang rakan sekerja meminta semakan ringkas tanpa menyatakan tarikh akhir, dan seorang pengurus menghantar permintaan yang ditandai mendesak. Permintaan pengurus itu mungkin memang perlu diutamakan, tetapi pekerja tersebut belum mengetahui tarikh akhirnya atau kesan jika ditangguhkan. Lembaran kerja itu mungkin kelihatan seperti berikut:
Contoh ini tidak mengandaikan bahawa pengurus akan membenarkan sela masa itu atau mengubah beban kerja. Contoh ini menjadikan pertukaran keutamaan lebih jelas, memperincikan maksud “mendesak” dalam situasi ini dan memberi ruang untuk memilih waktu seterusnya yang boleh dilakukan. Jika permintaan itu perlu ditangani serta-merta, pekerja tersebut boleh mengemas kini pelan dan mencari sela masa kecil yang lain kemudian, apabila keadaan mengizinkan.
Hasil kerja hari ini: siapkan laporan; jawab permintaan baharu pengurus; semak draf rakan sekerja jika ada masa.
Tarikh akhir yang diketahui: laporan perlu disiapkan sebelum pukul 3 petang. Tarikh akhir dan usaha yang dijangka bagi permintaan baharu itu tidak jelas; tanya.
Soalan penjelasan: “Saya sedang menyiapkan laporan yang perlu dihantar sebelum pukul 3 petang. Bilakah anda perlukan perkara ini, dan patutkah perkara ini diutamakan berbanding laporan itu?”
Sela masa kecil: luangkan lima minit untuk makan tengah hari jauh dari meja, dengan sasaran waktu senggang selepas semakan kerja seterusnya.
Waktu semakan: nilai semula selepas pengurus mengesahkan masa atau selepas laporan mencapai titik henti yang ditetapkan.
Ayat tentang ketersediaan: “Saya boleh mula mengerjakan ini sekarang jika ia perlu diutamakan; laporan itu akan tertangguh. Yang mana patut saya siapkan dahulu?”
Tetapkan sempadan yang benar-benar boleh anda sampaikan
Sempadan yang berguna adalah khusus dan berkait dengan kerja yang sedang anda lakukan. Daripada membuat kenyataan umum tentang ketersediaan, nyatakan perkara yang sudah perlu disiapkan dan tanya tugasan yang patut didahulukan. Jika tiada pilihan praktikal tentang urutan kerja, nyatakan perkara yang boleh anda siapkan seterusnya dan bila anda boleh menyemak semula. Gunakan bahasa yang neutral: tujuannya adalah untuk menyelaraskan keutamaan, bukannya membuktikan bahawa sesuatu permintaan itu tidak penting.
Jika gangguan berlaku berulang kali, nota status ringkas boleh mengurangkan keperluan untuk menyusun semula pelan setiap kali: perkara yang sedang anda kendalikan, pencapaian seterusnya dan waktu anda akan menyemak semula kerja yang masuk. Ini ialah taktik pengurusan peribadi, bukannya janji bahawa gangguan akan berhenti. Bahan Cornell tentang pengurusan masa direka untuk pembelajaran dan pengajian, jadi cadangan perancangannya tidak sepatutnya dianggap sebagai bukti tentang semua tempat kerja atau jaminan bahawa jadual akan kekal.
Apabila sela masa yang dirancang terpaksa dialihkan
Jika tarikh akhir sebenar atau isu berimpak tinggi mengambil alih waktu itu, tandakan sela masa tersebut sebagai dialihkan, bukannya membuang pelan itu. Pada waktu rehat semula jadi yang seterusnya, semak tiga perkara: perkara yang masih perlu disiapkan, sama ada keutamaan yang belum diketahui kini sudah jelas dan sama ada sela masa yang lebih singkat masih boleh diselitkan. Jika tiada ruang yang sesuai, pilih peluang seterusnya yang realistik pada hari atau minggu itu. Tujuan lembaran kerja ini adalah untuk membantu anda membuat pilihan yang difikirkan dengan teliti tentang masa anda sambil mengakui kekangan—bukannya menjadikan hari yang mencabar seolah-olah boleh dikawal sepenuhnya.
Jika sesuatu gangguan tiada tarikh akhir, kesan atau pemilik yang jelas, gunakan panduan penjelasan dalam lembaran kerja. Jika keutamaan bercanggah, nyatakan pertukaran yang perlu dibuat dalam satu soalan ringkas. Jika sela masa kecil tersedia, gunakannya untuk aktiviti pilihan anda yang anda gemari, tanpa mensyaratkan aktiviti itu menghasilkan lebih banyak kerja.