كيف تختار مجموعة أدوات مكتبية مفيدة من الأدوات التي تمتلكها بالفعل

ابدأ بالكتابة التي تمارسها بالفعل

فكر في أسبوعك المعتاد بدلاً من تخيل أسبوع مثالي. قد تدون تذكيرات سريعة، أو تكتب ملاحظات أطول، أو تضع علامات على التقويم، أو ترسم مخططات سريعة، أو تضع ملصقات على المجلدات. اذكر المهام المتكررة أولاً؛ ولا تضف المهام العرضية إلا إذا كان لديك استخدام محدد وقريب لها. هذا يجعل المجموعة تجيب عن سؤال عملي: ما الذي يجب أن يكون في متناول اليد للعمل الذي أقوم به بالفعل؟

حدد لكل مهمة الحد الأدنى من الأدوات التي تتطلبها. قد تحتاج الملاحظات اليومية إلى قلم واحد ودفتر. وقد يتطلب التحرير أو التخطيط قلماً رصاصاً وممحاة. أما قلم التمييز (الهايلايتر) فلا مكان له في المجموعة إلا إذا كنت تحدد النصوص بانتظام. وقد يكون قلم التحديد الدائم مفيداً لتسمية الأشياء من حين لآخر، لكن هذا لا يعني أنه بحاجة لأن يوضع بجوار دفتر ملاحظاتك اليومي.

أجرِ اختباراً قصيراً قبل الاختيار

اجمع بضعة خيارات من النوع نفسه — كعدة أقلام حبر مثلاً — وورقة أو دفتراً مشابهاً للورق الذي تكتب عليه عادةً. استخدم كل خيار في الاختبار القصير نفسه: اكتب فقرة قصيرة، وضع بضع علامات سريعة، وجرب أي مهمة تهمك، مثل الكتابة في المساحات الضيقة لمفكرة المواعيد. تحقق مما إذا كان الخط يبدأ بسلاسة دون تقطع، ويظل مقروءاً، ويظهر بشكل مقبول على الجانب الآخر من الورقة. وإذا كان التلطخ أو شفافية الورقة يمثلان أهمية في استخدامك المعتاد، فاختبر ذلك أيضاً.

ثم استخدم الأداة في مهمة عادية بدلاً من الحكم عليها فقط من خلال خربشة سريعة. دوّن ملاحظة ستحتاج إلى إعادة قراءتها، أو املأ خانة في دفتر التخطيط. اطرح ثلاثة أسئلة بسيطة: هل عملت الأداة دون انقطاع؟ هل كانت النتيجة سهلة القراءة؟ هل سأستخدمها مرة أخرى؟ إن القلم الذي لا يكتب إلا بعد خربشة متكررة، أو قلم التحديد العريض جداً بالنسبة لملصقاتك، قد فشل في اختبار الاستخدام الحقيقي حتى لو كان مظهره جذاباً.

الراحة مسألة شخصية، لذا أمسك الأداة بوضعية كتابتك المعتادة. توصي إرشادات بيئة العمل (الإرجونومكس) في جامعة كاليفورنيا، ديفيس (UC Davis) بإرخاء الأصابع، وتشير إلى أن الأقلام ذات القطر الأكبر أو المزودة بمقابض يمكن أن تقلل من قوة الضغط باليد؛ كما تشير أيضاً إلى أقلام الجل والرولربول والحبر السائل كبدائل لأقلام الحبر الجاف العادية. تعامل مع هذه الإرشادات كخيارات للاختبار بدلاً من تصنيف عام وثابت: فالخيار الأكثر فائدة هو ما يناسب يدك ومهمتك ونوع الورق لديك. برنامج الإرجونومكس في UC Davis: "إرشادات الكتابة اليدوية لأيدٍ صحية" (Handwriting Hints for Healthy Hands)

تحقق من توافق كل أداة مع نوع الورق لديك

يمكن أن يختلف أداء الأقلام باختلاف نوع الورق، لذا اختبرها على الورق الذي تتوقع استخدامه. ابحث عن تقطع الحبر، أو تمدده على حواف الخط، أو ظهوره من الجهة الخلفية، أو العلامات التي تتلطخ أثناء حركة الكتابة العادية. إذا كنت تستخدم مفكرة أو دفتراً، فإن صفحاته هي سطح الاختبار الأنسب بدلاً من ورقة عشوائية.

للمعلومية، تصف شركة Staples أقلام الحبر الجاف بأنها سريعة الجفاف ومقاومة للماء، وأقلام الجل بأنها تمنح كتابة سلسة؛ يمكن أن تساعدك هذه الأوصاف العامة للفئات على تحديد ما تريد مقارنته، لكنها لا تحدد كيف سيتصرف كل قلم بعينه على ورقك الخاص. Staples: "أدوات الكتابة" (Writing Instruments). اختبارك الشخصي هو ما يحسم المسألة العملية. إذا كانت الأداة تعمل جيداً على ورقة منفصلة ولكن حبرها ينفذ من صفحات دفترك، فاحتفظ بها فقط للمهمة والسطح اللذين تعمل عليهما بكفاءة.

استخدم قلماً رصاصاً عندما تحتاج إلى علامات قابلة للمسح، وتأكد من أن سنه يناسب المساحة ومستوى التفاصيل التي تكتبها. إن أقلام الرصاص الميكانيكية، والأقلام الخشبية، والمماحي، والبرايات ليست أدوات ملائمة يمكن التبديل بينها إذا كان أحدها مفقوداً عند الحاجة: اختبر المجموعة الكاملة معاً. القلم الرصاص الذي يكتب جيداً ولكن ليس به ممحاة صالحة للاستخدام قد يظل مناسباً للمجموعة إذا كنت نادراً ما تمسح، ولكن يجب أن يكون ذلك خياراً متعمداً بناءً على مهمتك الفعلية.

تخلص من التكرار عبر تخصيص مهمة واحدة لكل أداة

رتب الأدوات التي تم اختبارها حسب الوظيفة: الكتابة اليومية، أو التحرير، أو التظليل ووضع العلامات، أو الرسم، أو تصنيف الملصقات. وضمن كل مجموعة، قارن الأدوات وفقاً لمعاييرك الحقيقية — البدء الموثوق في الكتابة، وسهولة القراءة، والملاءمة للصفحة، والراحة أثناء الإمساك بها. احتفظ بالخيار العملي الأفضل للمهمة الروتينية. وعندما ينجح خياران بالقدر نفسه، احتفظ بالخيار الأسهل في العثور عليه أو الأنسب للاستخدام مع ورقك المعتاد.

الأداة المكررة لا تحتاج إلى التخلص منها نهائياً حتى لا تزدحم بها مجموعة العمل. خزّن الأقلام الاحتياطية معاً كبدائل، واحتفظ بالألوان المخصصة أو أقلام الفرشاة أو أقلام التحديد العريضة مع مستلزمات المهام التي تخدمها. يمكن للمجموعة اليومية أن تظل صغيرة بينما تظل بقية الأدوات متاحة عند ظهور حاجة حقيقية إليها. هذا تنظيم حسب الاستخدام، وليس حكماً على جودة الأدوات نفسها.

ابنِ المجموعة حول روتين بسيط

غالباً ما تكون المجموعة اليومية العملية تركيبة صغيرة: قلم رئيسي مجرب، وأداة كتابة ثانية اختيارية إذا كانت تؤدي مهمة مختلفة، والورق الذي تستخدمه أكثر من غيره، وفقط الملحقات التي تحتاجها لجعل تلك الأدوات قابلة للاستخدام. على سبيل المثال، يستحق القلم الرصاص مكانه إذا كنت تخطط بانتظام في مسودات قابلة للمسح؛ وتستحق الممحاة مكانها إذا كنت تصحح تلك المسودات بالفعل. والمبراة ضرورية لأقلام الرصاص الخشبية، بينما السنون البديلة مهمة للقلم الرصاص الميكانيكي.

احتفظ بالمجموعة في مكان ثابت ومعروف واجعل الأدوات المختارة سهلة الوصول. بعد استخدامها لمدة أسبوع، لاحظ ما تتناوله يدك باستمرار وما يظل دون لمس. إذا فشلت أداة ما بشكل متكرر على ورقك المعتاد، فاستبدلها في مجموعة العمل ببديل تم اختباره من بين أدواتك المتوفرة. وإذا ثبتت فائدة أداة معينة لمهمة أقل تكراراً، فخزنها مع مستلزمات تلك المهمة بدلاً من إضافتها إلى المجموعة اليومية.

افصل بين أعمال الأرشفة والمهام ذات الأغراض الخاصة

أدوات الكتابة اليومية ليست بالضرورة مناسبة للوثائق الأصلية القيمة. تنصح إدارة الأرشيف والوثائق الوطنية الأمريكية (U.S. National Archives) بعدم الكتابة مباشرة على السجلات الأرشيفية، وتوضح أن الأقلام العادية قد تستخدم أحباراً تسيل أو تبهت أو تكون حمضية. بالنسبة لأعمال الأرشفة، اتبع إرشادات المؤسسة المعنية بدلاً من افتراض أن القلم الذي يعمل جيداً في دفتر الملاحظات سيكون مناسباً لها. الأرشيف الوطني: "السجلات الورقية" (Paper-Based Records)

قاعدة عملية لاتخاذ القرار

احتفظ بالأداة في مجموعة العمل إذا اجتازت اختباراً مرتبطاً بمهمة تقوم بها، وعملت بشكل مقبول على الورق الذي تستخدمه، وكانت مريحة بما يكفي لاستخدامها مجدداً. احتفظ بخيار موثوق واحد لكل مهمة متكررة، بالإضافة إلى الملحقات اللازمة فقط لاستخدام تلك الخيارات. ضع الأدوات المكررة والأدوات الخاصة بالاستخدام العرضي في مكان منفصل يحمل ملصقاً توضيحياً. يمنح ذلك أدواتك المتوفرة دوراً واضحاً ويوفر لك مجموعة أدوات مكتبية جاهزة للكتابة اليومية المعتادة.

متابعة استكشاف الموضوع