Wie man Papiertagebücher archiviert, ohne jedes alte Notizbuch aufzubewahren
Wenn alte Notizbücher zu viel Platz einnehmen, müssen Sie nicht jede Seite im Originalbuch behalten, um das zu bewahren, was Ihnen wichtig ist. Wählen Sie eine kleine Auswahl an Notizbüchern oder Seiten aus, die Sie intakt behalten möchten, scannen Sie ausgewählte Seiten, die Sie später noch einmal ansehen wollen, und trennen Sie sich vom Rest – nachdem Sie geprüft haben, dass es sich um persönliche Notizen handelt, die Sie bedenkenlos entsorgen können. Das Ziel ist ein kompaktes Archiv, in dem man leicht stöbern kann, und nicht ein zweiter Stapel von Dateien, die man nicht wiederfindet. Dieser Leitfaden richtet sich an persönliche Notizbücher über tägliche Aktivitäten, Ideen, Pläne oder bedeutungsvolle Momente. Halten Sie jede andere Art von Dokument aus diesem Aussortierprojekt heraus und verwenden Sie dafür einen separaten Prozess.
Entscheiden Sie, wozu das Archiv dienen soll
Beginnen Sie mit einem Satz darüber, was Sie später wiederfinden können möchten. Zum Beispiel: „Ich möchte Notizen über Ausflüge und kreative Projekte wiederfinden“, oder „Ich möchte festhalten, wie sich ein bestimmtes Projekt entwickelt hat.“ Dieser Zweck hilft dabei, Seiten, die es wert sind, behalten zu werden, von solchen zu unterscheiden, die Sie nur für den Moment geschrieben haben.
Legen Sie drei Zielorte fest, bevor Sie mit dem Sortieren beginnen: **intakt behalten**, **scannen, dann entscheiden** und **entsorgen**. Fügen Sie einen temporären Stapel **zuerst prüfen** für alles hinzu, was jemand anderem gehört, keine persönliche Tagebuchseite ist oder Informationen enthält, die Sie nicht digital gespeichert haben möchten. Wenn ein Notizbuch verschiedene Arten von Material enthält, entscheiden Sie Seite für Seite, anstatt das gesamte Buch als eine Einheit zu behandeln.
Ein nützlicher Test für eine Seite lautet: „Würde ich später danach suchen, und würde das Originalformat eine Rolle spielen?“ Behalten Sie ein Notizbuch intakt, wenn seine Reihenfolge, die Handschrift, Zeichnungen oder der physische Charakter Teil dessen sind, was Sie bewahren möchten. Scannen Sie ausgewählte Seiten, wenn die Information oder Erinnerung wichtig ist, das gesamte Notizbuch jedoch nicht. Entsorgen Sie leere Seiten, doppelte Entwürfe und Material, für das Sie keinen Grund haben, es aufzubewahren, sobald Sie bereit sind, es loszulassen. Dies sind Ermessensentscheidungen, keine archivalischen Regeln.
Notizbücher in einem kurzen, wiederholbaren Durchgang sortieren
Nehmen Sie sich immer nur ein Notizbuch auf einmal vor. Notieren Sie das ungefähre Datum oder den Zeitraum auf einem abnehmbaren Zettel, falls bekannt, und blättern Sie es dann einmal durch, ohne zu versuchen, jeden Eintrag noch einmal zu lesen. Markieren Sie Seiten, die Sie sich noch einmal ansehen möchten, mit wiederablösbaren Haftstreifen; vermeiden Sie es, auf empfindliche Originale zu schreiben oder dauerhafte Etiketten direkt darauf anzubringen.
In einem zweiten Durchgang bestimmen Sie den Zielort für jeden markierten Eintrag. Wenn ein Notizbuch größtenteils nützlich ist, aber nur wenige Seiten enthält, die Sie noch einmal ansehen möchten, scannen Sie diese Seiten, anstatt automatisch den gesamten Band zu digitalisieren. Wenn das Notizbuch selbst wichtig ist, behalten Sie es intakt und erfassen Sie eine kurze Beschreibung, damit es wiedergefunden werden kann, ohne jede Kiste öffnen zu müssen.
Ein schnelles Inventar kann eine einfache Tabelle oder ein Textdokument mit vier Feldern sein: **ID**, **Datum oder Zeitraum**, **Thema** und **Standort**. Zum Beispiel: `J-04 | 2021–2022 | Wochenendausflüge und Skizzen | Archivkiste 1`. Verwenden Sie ungefähre Daten, wenn die genauen unsicher sind, und kennzeichnen Sie diese als Schätzung. Das Inventar ist ein Findmittel, das Sie für sich selbst erstellen, kein Anspruch darauf, dass die Daten oder Beschreibungen präziser sind, als sie tatsächlich sind.
Gezielt scannen und Dateien auffindbar halten
Die U.S. National Archives weisen darauf hin, dass die Digitalisierung das Betrachten und Teilen von Familienunterlagen erleichtern kann, ohne dass man sie anfassen muss, empfehlen jedoch, Originale aufzubewahren, da digitale Dateien ebenfalls verloren gehen können. Ihre Richtlinien raten außerdem von Scannern mit automatischem Papiereinzug für empfindliche, brüchige, geknickte oder wertvolle Dokumente ab, da Seiten klemmen oder reißen können. Wenn Sie sich bei einem Notizbuch unsicher sind, wie Sie damit umgehen sollen, erzwingen Sie kein flaches Aufdrücken der Bindung; fotografieren oder scannen Sie nur Seiten, die sich problemlos öffnen lassen, oder behalten Sie das Notizbuch intakt. Siehe die [Empfehlungen der National Archives zur Digitalisierung von Familienunterlagen](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/digitizing).
Verwenden Sie einen einheitlichen Dateinamen, der auch außerhalb der Scan-App verständlich ist. Ein praktikables Muster ist `JJJJ-MM-TT_Thema_Seite-01`, wobei ein ungefähres Datum nur verwendet wird, wenn Sie es deutlich kennzeichnen, wie etwa `ca-2021_Spaziergaenge_Seite-01`. Die National Archives empfehlen aussagekräftige Dateinamen und grundlegende Metadaten wie Wer, Was, Wo und Wann; passen Sie diese Vorgaben an Ihre persönlichen Datenschutzbedürfnisse an. Fügen Sie eine kurze Beschreibung in den Dateinamen oder das Inventar ein, anstatt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.
Öffnen Sie jeden Scan nach dem Speichern. Überprüfen Sie, ob die gesamte Seite sichtbar ist, die Schrift bei einer nützlichen Zoomstufe lesbar ist und die Seiten in der vorgesehenen Reihenfolge vorliegen. Behalten Sie eine einfache Ordnerstruktur bei, wie z. B. `Tagebucharchiv / 2021-2022 / Spaziergaenge und Skizzen`. Die [FAQ zur digitalen Bewahrung der Library of Congress](https://loc.gov/preservation/about/faqs/reformatting.html) empfiehlt ebenfalls, die gespeicherten Dateien auszuwählen und zu organisieren. Vermeiden Sie zu viele Ordnerebenen, es sei denn, sie helfen Ihnen beim Auffinden von Material.
Sichern Sie digitale Kopien an einem separaten Ort, getrennt von dem Gerät, auf dem sich Ihre Arbeitsdateien befinden. Die National Archives empfehlen den 3-2-1-Ansatz: drei Kopien auf zwei verschiedenen Medientypen, davon eine Kopie an einem externen Standort. Das mag mehr sein, als eine zwanglose persönliche Sammlung benötigt, aber der Kerngedanke ist praktisch: Ein Scan, der nur an einem einzigen Ort gespeichert ist, kann mit diesem Gerät verschwinden. Die [Leitlinien zur Digitalisierung](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/digitizing) beschreiben diesen Ansatz; wählen Sie eine Backup-Lösung, die Sie aufrechterhalten können, und bedenken Sie den Datenschutz, bevor Sie Cloud-Speicher nutzen.
Die Originale aufbewahren, die Sie behalten möchten
Lagern Sie behaltene Notizbücher an einem kühlen, trockenen Ort, geschützt vor Lecks, feuchten Kellern, heißen Dachböden und direkter Sonneneinstrahlung. Die National Archives empfehlen, Familienunterlagen vor Wasserrisiken zu schützen und sie so aufzubewahren, dass sie nicht nass werden. Für Notizbücher ist ein Regal oder ein geschlossener Schrank in einem Bereich des Hauses mit stabilen Bedingungen eine vernünftige Alltagswahl; vermeiden Sie es, sie in einen Behälter zu quetschen, wodurch Einbände oder Seiten geknickt werden. Siehe die [Empfehlungen zur Aufbewahrung von Familienunterlagen](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/storing).
Bei einem kleinen Heimarchiv sollten Sie einem sauberen, trockenen Standort und dem Schutz vor Knicken, Flüssigkeiten und Schädlingen den Vorzug vor dem Kauf von Spezialbedarf geben. Wenn ein Notizbuch ungewöhnlich empfindlich oder wertvoll ist, holen Sie fachlichen Rat zur Konservierung ein, bevor Sie Reparaturen versuchen oder Klebeband, Klebstoff oder andere Behandlungen anwenden. Die National Archives empfehlen Mappen und Kartons in Archivqualität für Familienunterlagen, aber gewöhnliche persönliche Notizbücher erfordern nicht alle eine professionelle Konservierungsausstattung.
Ein praktisches Beispiel: Zehn Notizbücher auf ein nutzbares Archiv reduzieren
Stellen Sie sich vor, Sie haben zehn Notizbücher aus mehreren Jahren mit Wochenendplänen, Skizzen und alltäglichen Notizen. Das Folgende ist ein beispielhafter Arbeitsablauf, keine feste Vorgabe oder ein Versprechen darüber, wie viel Platz Sie sparen werden:
Das resultierende System könnte aus zwei intakten Notizbüchern, einem Ordner mit ausgewählten Scans und einem Inventar bestehen. Die eigentliche Verbesserung besteht nicht in einer bestimmten Anzahl entfernter Objekte: Es geht darum zu wissen, wo sich das Material befindet, das Sie behalten möchten.
Eine Abbruchregel nutzen, damit das Projekt überschaubar bleibt
Das Archivieren kann leicht zu einem weiteren Projekt werden, das ins Uferlose wächst. Setzen Sie sich vor dem Scannen ein Limit, z. B. einen Durchgang pro Notizbuch und Scans nur für Seiten, die Ihrem festgelegten Zweck entsprechen. Wenn Sie sich bei einem Notizbuch nicht entscheiden können, versehen Sie es mit einem Prüfdatum und lagern Sie es vorübergehend in einer einzigen, deutlich gekennzeichneten Kiste; vermeiden Sie es, einen großen „Vielleicht“-Stapel in der Wohnung verteilt liegenzulassen.
Nehmen Sie sich nach dem ersten Sortieren jedes Mal ein paar Minuten Zeit, um das Inventar zu aktualisieren, wenn Sie ein Notizbuch oder einen Scan hinzufügen. Eine beständige kleine Gewohnheit macht das Archiv benutzerfreundlicher als ein ausgefeilter Katalog, den man irgendwann nicht mehr pflegt. Wenn Sie später nach einer Erinnerung oder Idee suchen, schauen Sie zuerst ins Inventar und greifen Sie dann gezielt auf das entsprechende Notizbuch oder die Datei zu.
Häufig gestellte Fragen
**Sollte ich jede Seite scannen, bevor ich ein Notizbuch entsorge?**
Nur, wenn jede Seite einem Zweck dient, den Sie bewahren möchten. Alles zu scannen kostet Zeit, führt zu mehr Dateien, die benannt und gesichert werden müssen, und kann das spätere Durchstöbern erschweren. Gezieltes Scannen funktioniert gut, wenn Sie die Seiten oder Themen klar benennen können, die Sie tatsächlich noch einmal ansehen möchten. Behalten Sie das Notizbuch, wenn seine physische Form oder die Seitenreihenfolge eine Rolle spielt.
**Kann ich die Originale nach dem Scannen wegwerfen?**
Bei rein persönlichen Tagebuchseiten liegt das ganz bei Ihnen. Bei Familiendokumenten raten die National Archives dazu, die Originale nach der Digitalisierung aufzubewahren, da digitale Dateien ihre eigenen Konservierungsrisiken bergen. Ein Scan ist eine praktische Kopie, ersetzt das Original jedoch nicht automatisch.
**Was mache ich, wenn ich nicht weiß, wann ein Notizbuch geschrieben wurde?**
Verwenden Sie eine ehrliche Schätzung wie „um 2020“ oder „Datum unbekannt“. Vermerken Sie diese Ungewissheit im Inventar oder im Dateinamen, anstatt ein genaues Datum auf der Grundlage einer Vermutung zuzuweisen.
**Wie kann ich die Privatsphäre in einem digitalen Archiv schützen?**
Speichern Sie Scans in einem Konto oder auf einem Gerät, über das Sie die Kontrolle haben, nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Zugriffsbeschränkungen und seien Sie vorsichtig beim Hochladen persönlicher Seiten auf gemeinsam genutzte Dienste. Wenn Notizbücher private Daten anderer Personen enthalten, überlegen Sie, ob diese Seiten überhaupt in Ihr Archiv gehören, und vermeiden Sie es, sie ohne guten Grund zu teilen.
Ein praktisches Papierarchiv ist von Natur aus selektiv: Bewahren Sie die Notizbücher und Seiten auf, die Ihnen wichtig sind, sorgen Sie dafür, dass das behaltene Material leicht auffindbar ist, und schaffen Sie erst Platz, nachdem Sie den Inhalt jedes einzelnen Teils geprüft haben. Beginnen Sie mit einem Notizbuch und der Frage, die Ihr zukünftiges Ich beantworten können soll.