हर पुरानी नोटबुक को सहेजे बिना कागज़ के जर्नल्स को कैसे आर्काइव करें

तय करें कि आर्काइव किस उद्देश्य के लिए है

शुरुआत एक वाक्य से करें कि आप भविष्य में क्या खोजने में सक्षम होना चाहते हैं। उदाहरण के लिए: “मैं सैर-सपाटे और रचनात्मक प्रोजेक्ट्स से जुड़े नोट्स फिर से देखना चाहता हूँ,” या “मैं यह रिकॉर्ड रखना चाहता हूँ कि कोई खास प्रोजेक्ट कैसे आगे बढ़ा।” यह उद्देश्य उन पन्नों को अलग करने में मदद करता है जिन्हें रखना सार्थक है, उन पन्नों से जिन्हें आपने केवल उसी समय के उपयोग के लिए लिखा था।

छंटाई शुरू करने से पहले तीन श्रेणियां बनाएं: **पूरी तरह सुरक्षित रखें**, **स्कैन करें फिर तय करें**, और **हटाएं**। इसके अलावा एक अस्थायी **पहले जांचें** का ढेर बनाएं, जिसमें ऐसी कोई भी चीज़ हो जो किसी अन्य व्यक्ति की हो, किसी व्यक्तिगत जर्नल का पन्ना न हो, या जिसमें ऐसी जानकारी हो जिसे आप डिजिटल रूप से संग्रहीत नहीं करना चाहते। यदि किसी नोटबुक में कई तरह की सामग्री है, तो पूरी किताब को एक इकाई मानने के बजाय हर पन्ने के हिसाब से निर्णय लें।

किसी पन्ने के लिए एक उपयोगी परीक्षण यह है: “क्या मैं इसे बाद में ढूंढूंगा, और क्या इसका मूल प्रारूप मायने रखेगा?” किसी नोटबुक को पूरी तरह तब रखें जब उसका क्रम, लिखावट, चित्र या भौतिक स्वरूप उस चीज़ का हिस्सा हों जिसे आप सहेजना चाहते हैं। जब जानकारी या यादें महत्वपूर्ण हों लेकिन पूरी नोटबुक नहीं, तो केवल चुनिंदा पन्नों को स्कैन करें। खाली पन्नों, डुप्लिकेट ड्राफ़्ट और ऐसी सामग्री को हटा दें जिसे बनाए रखने का आपके पास कोई कारण नहीं है, बशर्ते आप इसे हटाने में सहज हों। ये व्यक्तिगत निर्णय हैं, कोई सख्त अभिलेखीय नियम नहीं।

एक छोटे, दोहराए जा सकने वाले चरण में नोटबुक्स को छांटें

एक बार में एक ही नोटबुक पर काम करें। यदि ज्ञात हो तो किसी हटाने योग्य नोट (रिमूवेबल नोट) पर उसकी अनुमानित तारीख या अवधि लिखें, फिर हर प्रविष्टि को दोबारा पढ़ने की कोशिश किए बिना उसे एक बार सरसरी तौर पर पलटें। दोबारा देखे जाने वाले पन्नों को हटाने योग्य टैब से चिह्नित करें; नाज़ुक मूल प्रतियों पर लिखने या उन पर सीधे स्थायी लेबल लगाने से बचें।

दूसरे दौर में, प्रत्येक चिह्नित आइटम के लिए सही श्रेणी चुनें। यदि कोई नोटबुक अधिकांशतः उपयोगी है लेकिन उसमें केवल कुछ ही पन्ने हैं जिन्हें आप दोबारा देखना चाहते हैं, तो पूरी किताब को स्वचालित रूप से डिजिटाइज़ करने के बजाय केवल उन्हीं पन्नों को स्कैन करें। यदि नोटबुक अपने आप में महत्वपूर्ण है, तो उसे पूरी तरह सुरक्षित रखें और उसका एक संक्षिप्त विवरण दर्ज करें ताकि हर बॉक्स को खोले बिना उसे ढूंढा जा सके।

एक त्वरित सूची (इन्वेंट्री) एक साधारण स्प्रेडशीट या टेक्स्ट दस्तावेज़ हो सकती है जिसमें चार फ़ील्ड हों: **आईडी**, **तारीख या अवधि**, **विषय**, और **स्थान**। उदाहरण के लिए: `J-04 | 2021–2022 | सप्ताहांत की सैर और रेखाचित्र | आर्काइव बॉक्स 1`। जब सटीक तिथियां अनिश्चित हों तो अनुमानित तिथियों का उपयोग करें, और उन्हें अनुमानित के रूप में चिह्नित करें। इन्वेंट्री आपके द्वारा अपने लिए तैयार की गई एक खोज सहायता है, न कि यह दावा कि तारीखें या विवरण वास्तव में उससे अधिक सटीक हैं जितने वे हैं।

चुनिंदा रूप से स्कैन करें और फ़ाइलों को आसानी से ढूंढने योग्य रखें

अमेरिकी राष्ट्रीय अभिलेखागार (U.S. National Archives) का कहना है कि डिजिटलीकरण से पारिवारिक कागज़ात को बार-बार छुए बिना देखना और साझा करना आसान हो सकता है, लेकिन वह मूल प्रतियों को रखने की सलाह देता है क्योंकि डिजिटल फ़ाइलें भी खो सकती हैं। इसके दिशानिर्देश नाज़ुक, कमज़ोर, मुड़े हुए या मूल्यवान कागज़ात के लिए स्वचालित-फ़ीड स्कैनर के उपयोग के प्रति भी सचेत करते हैं क्योंकि पन्ने फंस सकते हैं या फट सकते हैं। जिस नोटबुक को संभालने के तरीके को लेकर आप अनिश्चित हैं, उसकी बाइंडिंग को ज़बरदस्ती सीधा न करें; केवल उन्हीं पन्नों की तस्वीर लें या स्कैन करें जो आसानी से खुलते हों, या फिर नोटबुक को पूरी तरह वैसे ही रखें। देखें [पारिवारिक कागज़ात को डिजिटाइज़ करने पर राष्ट्रीय अभिलेखागार का मार्गदर्शन](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/digitizing)।

फ़ाइल का ऐसा सुसंगत नाम रखें जिसे स्कैनिंग ऐप के बाहर भी समझा जा सके। एक व्यावहारिक प्रारूप `YYYY-MM-DD_topic_page-01` है, जिसमें अनुमानित तारीख का उपयोग केवल तभी करें जब आप इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें, जैसे कि `c-2021_walks_page-01`। राष्ट्रीय अभिलेखागार वर्णनात्मक फ़ाइल नामकरण और बुनियादी मेटाडेटा जैसे कि कौन, क्या, कहाँ और कब की सिफारिश करता है; उस मार्गदर्शन को अपनी गोपनीयता आवश्यकताओं के अनुसार ढालें। अपनी याददाश्त पर निर्भर रहने के बजाय फ़ाइल के नाम या इन्वेंट्री में एक संक्षिप्त विवरण दें।

प्रत्येक स्कैन को सहेजने के बाद उसे खोलकर देखें। जांचें कि पूरा पन्ना दिखाई दे रहा है, उचित ज़ूम पर लिखावट पढ़ने योग्य है, और पन्ने इच्छित क्रम में हैं। एक साधारण फ़ोल्डर संरचना रखें, जैसे कि `Journal Archive / 2021-2022 / Walks and sketches`। [लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस डिजिटल-संरक्षण संबंधी अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)](https://loc.gov/preservation/about/faqs/reformatting.html) भी आपके द्वारा सहेजी जाने वाली फ़ाइलों को चुनने और व्यवस्थित करने की सलाह देते हैं। जब तक वे सामग्री खोजने में मदद न करें, फ़ोल्डरों की बहुत अधिक परतें (सबफ़ोल्डर्स) बनाने से बचें।

डिजिटल प्रतियों का बैकअप उस डिवाइस से अलग किसी स्थान पर रखें जिसमें आपकी मुख्य फ़ाइलें हैं। राष्ट्रीय अभिलेखागार 3-2-1 दृष्टिकोण की सिफारिश करता है: तीन प्रतियां, दो प्रकार के मीडिया पर, जिसमें एक प्रति मुख्य स्थान से बाहर (ऑफ-साइट) हो। एक सामान्य व्यक्तिगत संग्रह के लिए यह आवश्यकता से अधिक हो सकता है, लेकिन इसका मुख्य बिंदु व्यावहारिक है: केवल एक ही स्थान पर संग्रहीत स्कैन उस डिवाइस के साथ गायब हो सकता है। इसका [डिजिटाइज़ेशन मार्गदर्शन](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/digitizing) इस दृष्टिकोण का वर्णन करता है; ऐसी बैकअप व्यवस्था चुनें जिसे आप बनाए रख सकें और क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करने से पहले गोपनीयता पर विचार करें।

जिन मूल प्रतियों को आप रखना चाहते हैं उन्हें संग्रहीत करें

रखी गई नोटबुक्स को किसी ठंडी, सूखी जगह पर रखें और रिसाव, नम तहखानों, गर्म अटारियों तथा सीधी धूप से दूर रखें। राष्ट्रीय अभिलेखागार पारिवारिक कागज़ात को पानी के खतरों से दूर रखने और उन्हें इस तरह संग्रहीत करने की सिफारिश करता है कि वे भीगें नहीं। नोटबुक्स के लिए, घर के किसी स्थिर तापमान वाले हिस्से में एक शेल्फ़ या बंद अलमारी एक उचित दैनिक विकल्प है; उन्हें किसी ऐसे कंटेनर में ठूंसने से बचें जिससे उनके कवर या पन्ने मुड़ जाएं। देखें इसका [पारिवारिक-कागज़ात भंडारण मार्गदर्शन](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/storing)।

एक छोटे घरेलू आर्काइव के लिए, विशेष सामग्री खरीदने की तुलना में एक साफ, सूखी जगह और मुड़ने, तरल पदार्थों के गिरने तथा कीटों से सुरक्षा को प्राथमिकता दें। यदि कोई नोटबुक असामान्य रूप से नाज़ुक या मूल्यवान है, तो मरम्मत का प्रयास करने या टेप, गोंद या अन्य उपचार लगाने से पहले संरक्षण-विशिष्ट सलाह लें। राष्ट्रीय अभिलेखागार पारिवारिक कागज़ात के लिए अभिलेखीय-गुणवत्ता (archival-quality) वाले फ़ोल्डर और बॉक्स की सिफारिश करता है, लेकिन सामान्य व्यक्तिगत नोटबुक्स के लिए पेशेवर संरक्षण व्यवस्था की आवश्यकता नहीं होती।

एक व्यावहारिक उदाहरण: दस नोटबुक्स को एक उपयोगी आर्काइव में बदलना

कल्पना कीजिए कि आपके पास कई वर्षों के सप्ताहांत की योजनाओं, रेखाचित्रों और दैनिक नोट्स की दस नोटबुक्स हैं। निम्नलिखित एक उदाहरणात्मक कार्यप्रवाह है, न कि कोई माप या इस बात का वादा कि आप कितनी जगह बचाएंगे:

परिणामी प्रणाली में दो पूर्ण नोटबुक्स, चुनिंदा स्कैन का एक फ़ोल्डर और एक इन्वेंट्री हो सकती है। उपयोगी सुधार हटाई गई वस्तुओं की एक निश्चित संख्या नहीं है: बल्कि यह जानना है कि आपने जो सामग्री रखने के लिए चुनी है वह कहाँ रखी है।

एक समाप्ति नियम (स्टॉपिंग रूल) अपनाएं ताकि प्रोजेक्ट सीमित रहे

आर्काइव करना एक ऐसा प्रोजेक्ट बन सकता है जो अनिश्चित काल तक खिंचता चला जाए। स्कैन करने से पहले एक सीमा तय करें, जैसे कि प्रति नोटबुक केवल एक समीक्षा चक्र और केवल आपके निर्धारित उद्देश्य से जुड़े पन्नों के लिए स्कैन। यदि आप किसी नोटबुक के बारे में निर्णय नहीं ले पा रहे हैं, तो उस पर समीक्षा की तारीख का लेबल लगाएं और उसे अस्थायी रूप से एक ही, स्पष्ट रूप से चिह्नित बॉक्स में रखें; पूरे घर में “शायद” का एक बड़ा ढेर बिखरा हुआ छोड़ने से बचें।

पहली छंटाई के बाद, जब भी आप कोई नई नोटबुक या स्कैन जोड़ें, तो इन्वेंट्री को अपडेट करने के लिए कुछ मिनट निकालें। एक सुसंगत छोटी आदत आर्काइव का उपयोग करना उस विस्तृत कैटलॉग की तुलना में अधिक आसान बनाती है जिसे आप समय के साथ बनाए रखना बंद कर देते हैं। जब आप बाद में किसी याद या विचार को खोजें, तो पहले इन्वेंट्री में देखें, फिर नाम वाली नोटबुक या फ़ाइल को निकालें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

**क्या मुझे किसी नोटबुक को हटाने से पहले उसके हर पन्ने को स्कैन करना चाहिए?**

केवल तभी जब हर पन्ना किसी ऐसे उद्देश्य को पूरा करता हो जिसे आप सहेजना चाहते हैं। सब कुछ स्कैन करने में समय लगता है, नाम देने और बैकअप लेने के लिए अधिक फ़ाइलें बनती हैं, और बाद में ब्राउज़ करना कठिन हो सकता है। चुनिंदा स्कैनिंग तब बहुत कारगर होती है जब आप उन पन्नों या विषयों की पहचान कर सकें जिन्हें आप वास्तव में दोबारा देखना चाहते हैं। यदि नोटबुक का भौतिक स्वरूप या पन्नों का क्रम मायने रखता है तो उसे सुरक्षित रखें।

**क्या मैं स्कैन करने के बाद मूल प्रतियों को फेंक सकता हूँ?**

वास्तव में व्यक्तिगत जर्नल के पन्नों के लिए, यह आपका निर्णय है। पारिवारिक कागज़ात के लिए, राष्ट्रीय अभिलेखागार डिजिटाइज़ करने के बाद भी मूल प्रतियों को रखने की सलाह देता है क्योंकि डिजिटल फ़ाइलों के अपने संरक्षण जोखिम होते हैं। एक स्कैन एक सुविधाजनक प्रति है, लेकिन यह अपने आप मूल का स्थान नहीं ले लेता।

**यदि मुझे नहीं पता कि कोई नोटबुक कब लिखी गई थी तो क्या करें?**

एक ईमानदार अनुमान का उपयोग करें जैसे कि “2020 के आसपास” या “तारीख अनिश्चित।” अनुमान के आधार पर कोई सटीक तारीख तय करने के बजाय उस अनिश्चितता को इन्वेंट्री या फ़ाइल नाम में दर्ज करें।

**मैं डिजिटल आर्काइव में गोपनीयता की रक्षा कैसे कर सकता हूँ?**

स्कैन को अपने नियंत्रण वाले खाते या डिवाइस में संग्रहीत करें, अपने पास उपलब्ध सुरक्षा उपायों (जैसे पासवर्ड) का उपयोग करें, और साझा सेवाओं पर व्यक्तिगत पन्नों को अपलोड करने में सावधानी बरतें। यदि नोटबुक्स में अन्य लोगों के निजी विवरण शामिल हैं, तो विचार करें कि क्या वे पन्ने आपके आर्काइव में होने भी चाहिए और बिना किसी ठोस कारण के उन्हें साझा करने से बचें।

एक व्यावहारिक कागज़ी आर्काइव अपनी बनावट में ही चुनिंदा होता है: उन नोटबुक्स और पन्नों को सुरक्षित रखें जिन्हें आप महत्व देते हैं, रखी गई सामग्री को खोजना आसान बनाएं, और प्रत्येक वस्तु में क्या है इसकी जांच करने के बाद ही जगह खाली करें। एक नोटबुक से शुरुआत करें और उस सवाल के साथ जिसे आप चाहते हैं कि आपका भविष्य का स्वरूप हल कर सके।

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