Eski Defterlerin Hepsini Saklamadan Kağıt Günlükler Nasıl Arşivlenir?
Eski defterler yer kaplıyorsa, sizin için önemli olan şeyleri korumak adına her sayfayı orijinal defterinde saklamak zorunda değilsiniz. Bütün halinde saklamak için küçük bir defter veya sayfa grubu seçin, tekrar bakmak istediğiniz belirli sayfaları tarayın ve sayfaların elden çıkarmaktan çekinmeyeceğiniz kişisel notlar olduğunu kontrol ettikten sonra geri kalanlarla vedalaşın. Amaç, bulamayacağınız ikinci bir dosya yığını oluşturmak değil, kolayca göz atılabilecek derli toplu bir arşivdir. Bu rehber; günlük aktiviteler, fikirler, planlar veya anlamlı anlar hakkındaki kişisel defterler içindir. Diğer tüm belge türlerini bu ayıklama projesinin dışında tutun ve onlar için ayrı bir süreç izleyin.
Arşivin ne amaçla kullanılacağına karar verin
Daha sonra neleri bulabilmek istediğinizi anlatan bir cümleyle başlayın. Örneğin: “Geziler ve yaratıcı projeler hakkındaki notları yeniden incelemek istiyorum” veya “Belirli bir projenin nasıl geliştiğinin bir kaydını istiyorum.” Bu amaç, saklamaya değer sayfaları yalnızca o anlık kullanım için yazdığınız sayfalardan ayırmaya yardımcı olur.
Ayıklamaya başlamadan önce üç hedef grup oluşturun: **bütün olarak sakla**, **tara sonra karar ver** ve **at**. Başkasına ait olan, kişisel bir günlük sayfası niteliği taşımayan veya dijital olarak saklanmasını istemeyeceğiniz bilgiler içeren her şey için geçici bir **önce kontrol et** yığını ekleyin. Bir defter birden fazla türde materyal içeriyorsa, defterin tamamını tek bir parça olarak değerlendirmek yerine sayfa sayfa karar verin.
Bir sayfa için faydalı bir test şudur: “Bunu daha sonra arar mıyım ve orijinal formatı önemli olur mu?” Sayfa sırası, el yazısı, çizimler veya fiziksel niteliği korumak istediğiniz şeyin bir parçasıysa defteri bütün olarak saklayın. Bilgi veya hatıra önemliyse ancak defterin tamamı önemli değilse seçtiğiniz sayfaları tarayın. Boş sayfaları, mükerrer müsveddeleri ve vedalaşmakta bir sakınca görmediğiniz, saklamak için hiçbir nedeniniz olmayan materyalleri atın. Bunlar arşivcilik kuralları değil, kişisel değerlendirmelerdir.
Defterleri kısa ve tekrarlanabilir bir turda ayıklayın
Her seferinde tek bir defter üzerinde çalışın. Biliniyorsa yaklaşık tarihini veya dönemini çıkarılabilir bir nota yazın, ardından her girişi tekrar okumaya çalışmadan sayfalarını bir kez hızla çevirin. Tekrar bakmak istediğiniz sayfaları çıkarılabilir yapışkan notlarla işaretleyin; kırılgan orijinallerin üzerine yazı yazmaktan veya doğrudan üzerlerine kalıcı etiketler yapıştırmaktan kaçının.
İkinci bir turda, işaretlenen her bir öğenin nihai yerine karar verin. Bir defter genel olarak faydalıysa ancak içinde tekrar bakmak istediğiniz yalnızca birkaç sayfa varsa, cildin tamamını otomatik olarak dijitalleştirmek yerine sadece o sayfaları tarayın. Defterin kendisi önemliyse, onu bütün halinde saklayın ve her kutuyu açmak zorunda kalmadan bulunabilmesi için kısa bir açıklama kaydedin.
Hızlı bir envanter; **Kimlik (ID)**, **tarih veya aralık**, **konu** ve **konum** olmak üzere dört alana sahip düz bir elektronik tablo veya metin belgesi olabilir. Örneğin: `J-04 | 2021–2022 | hafta sonu yürüyüşleri ve eskizler | Arşiv kutusu 1`. Kesin tarihler belli olmadığında yaklaşık tarihler kullanın ve bunları yaklaşık olarak etiketleyin. Envanter, tarihler veya açıklamaların olduklarından daha kesin olduğu iddiası değil, kendiniz için oluşturduğunuz bir bulma kılavuzudur.
Seçici bir şekilde tarayın ve dosyaları kolay bulunabilir tutun
ABD Ulusal Arşivleri (National Archives), dijitalleştirmenin aile belgelerini yıpratmadan görüntülemeyi ve paylaşmayı kolaylaştırabileceğini belirtmekte, ancak dijital dosyaların da kaybolabilmesi nedeniyle orijinallerin saklanmasını tavsiye etmektedir. Rehberinde ayrıca, sayfaların sıkışabileceği veya yırtılabileceği gerekçesiyle kırılgan, zayıf, bükülmüş veya değerli kağıtlar için otomatik beslemeli tarayıcıların kullanılmaması konusunda uyarıda bulunulmaktadır. Nasıl işlem yapacağınızdan emin olmadığınız bir defterin cildini düzleştirmek için zorlamayın; yalnızca rahatça açılan sayfaları fotoğraflayın veya tarayın ya da defteri bütün halinde saklayın. Bkz. [National Archives guidance on digitizing family papers](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/digitizing).
Tarama uygulamasının dışında da anlaşılabilecek tutarlı bir dosya adı formatı kullanın. Kullanışlı bir kalıp `YYYY-AA-GG_konu_sayfa-01` şeklindedir; yaklaşık bir tarihi yalnızca `yaklasik-2021_yuruyusler_sayfa-01` gibi açıkça belirterek kullanın. Ulusal Arşivler, açıklayıcı dosya adlandırmayı ve kim, ne, nerede ve ne zaman gibi temel metaverileri önerir; bu tavsiyeyi kendi gizlilik ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın. Hafızanıza güvenmek yerine dosya adına veya envantere kısa bir açıklama ekleyin.
Kaydettikten sonra her taramayı açın. Sayfanın tamamının görünür olduğunu, kullanışlı bir yakınlaştırma seviyesinde yazının okunaklı olduğunu ve sayfaların istenen sırada olduğunu kontrol edin. `Gunluk Arsivi / 2021-2022 / Yuruyusler ve eskizler` gibi basit bir klasör yapısı kullanın. [Library of Congress digital-preservation FAQ](https://loc.gov/preservation/about/faqs/reformatting.html) sayfası da kaydettiğiniz dosyaları seçmenizi ve organize etmenizi önermektedir. Materyalleri bulmanıza gerçekten yardımcı olmadığı sürece çok sayıda klasör katmanı oluşturmaktan kaçının.
Dijital kopyaları, çalışma dosyalarınızı barındıran cihazdan ayrı bir yerde yedekleyin. Ulusal Arşivler, 3-2-1 yaklaşımını önerir: üç kopya, iki farklı medya türünde ve bir kopya harici bir konumda (off-site). Bu, sıradan bir kişisel koleksiyonun ihtiyaç duyduğundan fazla olabilir ancak arkasındaki mantık pratiktir: Yalnızca tek bir yerde saklanan bir tarama, o cihazla birlikte yok olabilir. Kurumun [digitizing guidance](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/digitizing) rehberi bu yaklaşımı açıklar; sürdürebileceğiniz bir yedekleme düzeni seçin ve bulut depolama alanını kullanmadan önce gizlilik konusunu değerlendirin.
Saklamayı seçtiğiniz orijinalleri muhafaza edin
Saklanan defterleri serin, kuru ve su sızıntılarından, nemli bodrumlardan, sıcak tavan aralarından ve doğrudan güneş ışığından uzak bir yere koyun. Ulusal Arşivler, aile belgelerinin su risklerinden uzak tutulmasını ve ıslanmayacakları şekilde saklanmasını önerir. Defterler için, evin ısısı ve nemi dengeli bir bölümündeki bir raf veya kapaklı dolap makul bir günlük tercihtir; onları kapakları veya sayfaları bükecek bir kutuya tıkıştırmaktan kaçının. Bkz. [family-paper storage guidance](https://www.archives.gov/preservation/family-archives/storing).
Küçük bir ev arşivi için, özel koruma malzemeleri satın almak yerine temiz, kuru bir konuma ve bükülmelere, dökülmelere ve haşerelere karşı korumaya öncelik verin. Bir defter olağandışı derecede kırılgan veya değerliyse, onarım yapmaya veya bant, yapıştırıcı ya da diğer işlemleri uygulamaya kalkışmadan önce koruma uzmanlarının tavsiyelerine başvurun. Ulusal Arşivler, aile belgeleri için arşiv kalitesinde klasörler ve kutular önerir, ancak sıradan kişisel defterlerin tümü profesyonel bir koruma düzeneği gerektirmez.
Örnek bir uygulama: on defteri kullanışlı bir arşive dönüştürmek
Hafta sonu planları, eskizler ve günlük notlarla dolu birkaç yıldan kalma on adet defteriniz olduğunu varsayın. Aşağıdaki, ne kadar yer kazanacağınıza dair kesin bir ölçüm veya vaat değil, örnek bir iş akışıdır:
Elde edilen sistem iki adet bütün defter, seçilen taramalardan oluşan bir klasör ve bir envanterden ibaret olabilir. Buradaki faydalı kazanım, elden çıkarılan belirli bir parça sayısı değildir: saklamayı seçtiğiniz materyalin nerede olduğunu tam olarak bilmektir.
Projenin küçük kalması için bir durma kuralı uygulayın
Arşivleme, ucu bucağı olmadan genişleyen başka bir projeye dönüşebilir. Taramaya başlamadan önce bir sınır belirleyin; örneğin defter başına bir inceleme turu ve yalnızca belirttiğiniz amaca bağlı sayfalar için tarama yapmak gibi. Bir defter hakkında karar veremiyorsanız, üzerine bir inceleme tarihi yazıp etiketleyin ve geçici olarak tek, açıkça işaretlenmiş bir kutuda saklayın; evin etrafına dağılmış büyük bir “belki” yığını bırakmaktan kaçının.
İlk ayıklamadan sonra, her yeni defter veya tarama eklediğinizde envanteri güncellemek için birkaç dakika ayırın. Tutarlı ve küçük bir alışkanlık, arşivin kullanımını, sonradan bakımını bıraktığınız karmaşık bir katalogdan çok daha kolay hale getirir. Daha sonra bir anıyı veya fikri aradığınızda, önce envantere bakın, ardından adı belirtilen defteri veya dosyayı bulun.
Sıkça sorulan sorular
**Bir defteri elden çıkarmadan önce her sayfasını taramalı mıyım?**
Yalnızca her sayfa korumak istediğiniz bir amaca hizmet ediyorsa. Her şeyi taramak zaman alır, adlandırılacak ve yedeklenecek daha fazla dosya yaratır ve daha sonra göz atmayı zorlaştırabilir. Seçici tarama, gerçekten tekrar ziyaret etmek istediğiniz sayfaları veya temaları belirleyebildiğinizde çok iyi sonuç verir. Fiziksel biçimi veya sayfa düzeni önemliyse defteri saklayın.
**Taramadan sonra orijinalleri atabilir miyim?**
Tamamen kişisel günlük sayfaları için bu karar size aittir. Aile belgeleri için Ulusal Arşivler, dijital dosyaların kendi koruma riskleri olduğu için dijitalleştirmeden sonra da orijinallerin saklanmasını tavsiye eder. Tarama işlemi pratik bir kopya sağlar, ancak otomatik olarak orijinalin yerini almaz.
**Bir defterin ne zaman yazıldığını bilmiyorsam ne yapmalıyım?**
“2020 civarı” veya “tarih belirsiz” gibi dürüst bir tahmin kullanın. Tahmine dayalı kesin bir tarih atamak yerine bu belirsizliği envantere veya dosya adına yansıtın.
**Dijital bir arşivde gizliliği nasıl koruyabilirim?**
Taramaları kontrolünüz altındaki bir hesapta veya cihazda saklayın, mevcut erişim korumalarını kullanın ve kişisel sayfaları paylaşılan servislere yükleme konusunda seçici olun. Defterler diğer kişilerin özel ayrıntılarını içeriyorsa, bu sayfaların arşivinizde yer alıp almaması gerektiğini değerlendirin ve geçerli bir neden olmadan bunları paylaşmaktan kaçının.
Pratik bir kağıt arşivi doğası gereği seçicidir: değer verdiğiniz defterleri ve sayfaları koruyun, saklanan materyalin yerini kolayca bulunabilir kılın ve ancak her parçanın ne içerdiğini kontrol ettikten sonra yer açın. İşe tek bir defterle ve gelecekteki benliğinizin cevaplamasını istediğiniz o soruyla başlayın.