उस व्यक्तिगत समय की गणना करें जिसका आप वास्तव में उपयोग कर सकते हैं
निश्चित प्रतिबद्धताओं को घटाने के बाद बची हुई संख्या अपने आप उपयोग योग्य व्यक्तिगत समय नहीं बन जाती। एक यथार्थवादी अनुमान उस समय से शुरू होता है जिसे आप चुन सकते हैं, जिसमें से काम, कक्षाएं, देखभाल, नींद, भोजन, यात्रा और बार-बार होने वाले घरेलू कामों को हटाया जाता है, और फिर बदलावों व अनपेक्षित परिवर्तनों के लिए एक मामूली बफ़र सुरक्षित रखा जाता है। जो बचता है वह एक क्षमता का अनुमान है, कोई वादा नहीं। यह आपको बताता है कि क्या पढ़ने के सत्र, टहलने, किसी रचनात्मक प्रोजेक्ट या शांत बातचीत के लिए सप्ताह में कोई उचित स्थान है।\n\nइकाई के रूप में एक सामान्य सप्ताह का उपयोग करें। हर उस प्रतिबद्धता को एक ही दृश्य में रखें जिसका पहले से कोई समय या परिणाम तय है, बार-बार होने वाले कार्यों को मिनटों में बदलें, और खाली समय को ऐसे ब्लॉक से अलग करें जिसे आप वास्तव में शुरू और समाप्त कर सकते हैं। यदि आपके पास केवल दस-दस मिनट के बिखरे हुए अंतराल ही हैं, तो इसे दो घंटे की शाम कहने के बजाय ईमानदारी से दर्ज करें। इसका उद्देश्य व्यक्तिगत गतिविधि का ऐसा आकार चुनना है जो कैलेंडर पर पहले से मौजूद जीवन का सम्मान करता हो।
1. कुछ भी घटाने से पहले समय का कंटेनर निर्धारित करें
ऐसी अवधि चुनें जो आपके द्वारा लिए जा रहे निर्णय से मेल खाती हो। शाम की किसी क्लास के लिए, घर पहुँचने और सोने के तय समय के बीच के घंटों का उपयोग करें। सप्ताहांत के किसी शौक के लिए, उस दिन के जागने के घंटों का उपयोग करें। जब प्रतिबद्धताएं दोहराई जाती हैं तो पूरा सप्ताह उपयोगी होता है, लेकिन यह मंगलवार और रविवार के अंतर को छिपा सकता है। कंटेनर की शुरुआत और अंत लिखें और इकाई को मिनटों में रखें ताकि छोटे-मोटे काम अनदेखे होकर छूट न जाएं।
यह एक योजना मॉडल है, आपके चरित्र या उपलब्ध क्षमता का माप नहीं। एक व्यक्ति जो अलग-अलग शिफ्टों में काम करता है, देखभाल की ज़िम्मेदारी साझा करता है, पढ़ाई करता है, या यात्रा करता है, उसके पास हर दिन एक अलग कंटेनर हो सकता है। जब दिनचर्या बदलती है तो कार्यदिवसों और सप्ताहांतों के लिए अलग-अलग पंक्तियाँ बनाएँ। कैलेंडर टूल खाली स्लॉट दिखा सकते हैं, लेकिन कोई खाली स्लॉट केवल एक उम्मीदवार होता है जब तक कि आप यह न देख लें कि उसके पहले और बाद में क्या होता है।
2. निश्चित प्रतिबद्धताओं और उनके छिपे हुए किनारों को सूचीबद्ध करें
एक निश्चित प्रतिबद्धता कैलेंडर में केवल किसी कार्यक्रम के शीर्षक से कहीं अधिक होती है। इसमें सवेतन काम, क्लास का समय, अपॉइंटमेंट, बच्चों की देखभाल, बार-बार होने वाले घरेलू कर्तव्य, भोजन जो आपको तैयार करना है, और एक निश्चित समय पर संपर्क में रहने की प्रतिबद्धता शामिल है। इसके किनारों को जोड़ें: स्टेशन तक पैदल चलना, व्यायाम के बाद कपड़े बदलना, वीडियो कॉल सेट करना, उपकरण समेटना, या घर लौटना। माइक्रोसॉफ्ट का आउटलुक मार्गदर्शन स्पष्ट रूप से बैठकों के आसपास यात्रा के समय को शेड्यूल करने की सलाह देता है; यही तर्क व्यक्तिगत योजना पर भी लागू होता है।
आपस में टकराने (ओवरलैप होने) वाले ब्लॉकों को दो बार न गिनें। यदि ट्रेन की यात्रा कार्यदिवस के किसी इवेंट के दौरान होती है, तो इसे एक बार रिकॉर्ड करें और संयुक्त ब्लॉक का विवरण दें। लचीले कामों के लिए, उस समय का उपयोग करें जो वे सामान्यतः इस विशेष सप्ताह के दौरान लेते हैं। एक छोटी डायरी मदद कर सकती है: एक दिन के लिए आप वास्तव में क्या करते हैं उसे नोट करें, फिर कैलेंडर के अनुमान को सही करने के लिए देखे गए वास्तविक समय का उपयोग करें। यह इस बात का दिखावा किए बिना कि एक नमूना हर सप्ताह की भविष्यवाणी करता है, गणना को अधिक व्यावहारिक बनाता है।
3. उपयोग योग्य समय का सूत्र लागू करें
इस सरल क्रम का उपयोग करें: कंटेनर के मिनट घटा निश्चित प्रतिबद्धता के मिनट बराबर कैलेंडर का शेष; कैलेंडर का शेष घटा बदलाव और दिनचर्या के मिनट बराबर खाली शेष; खाली शेष घटा बफ़र बराबर उपयोग योग्य व्यक्तिगत समय। बफ़र कोई व्यर्थ स्थान नहीं है। योजना प्रणालियों में, ऐसा काम जिसे सामान्य अवधि में शामिल नहीं किया जा सकता, उसे संभालने के लिए एक सुरक्षा मार्जिन मौजूद होता है। व्यक्तिगत सप्ताह के लिए, यह देरी से चलने वाली बस, लंबी चलने वाली बातचीत, ऐसा भोजन जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है, या शुरू करने के लिए आवश्यक कुछ मिनटों को संभाल सकता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि शनिवार का कंटेनर जागने के 720 मिनट का है। काम और देखभाल में 300 मिनट लगते हैं, भोजन और आवश्यक दिनचर्या में 150 मिनट, यात्रा और बदलाव में 90 मिनट लगते हैं, और चुना गया बफ़र 60 मिनट का है। गणना है: 720 में से 300, फिर 150, फिर 90, और फिर 60 घटाने पर 120 मिनट बचते हैं। उस परिणाम का मतलब यह नहीं है कि आपको दो घंटे की कठिन गतिविधि शेड्यूल करनी चाहिए। इसका मतलब है कि एक 75 मिनट का सत्र और साथ में 45 मिनट का एक लचीला शेष संभव है; बहुत व्यस्त दो सत्र संभव नहीं हैं।
4. शेष समय को ऐसी विंडो में बदलें जिसका आप उपयोग कर सकें
कुल समय आपको बताता है कितना; एक विंडो आपको बताती है कब। शेष मिनटों में सबसे बड़े निरंतर खाली समय और सबसे आसान शुरुआती बिंदु को देखें। रात के खाने के बाद का 90 मिनट का ब्लॉक 30-30 मिनट के तीन अंतरालों से अधिक उपयोग करने योग्य हो सकता है यदि आपकी गतिविधि के लिए तैयारी की आवश्यकता है। दूसरी ओर, भाषा का त्वरित अभ्यास, स्केच बनाना, या किसी मित्र को संदेश भेजना 20 मिनट के अंतराल में समा सकता है। हर लक्ष्य को एक ही ब्लॉक में जबरन डालने के बजाय गतिविधि को समय के स्वरूप से मिलाएं।
विंडो को शुरू करने और समाप्त करने का एक संकेत (क्यू) दें। 'आज रात किसी समय पढ़ना' हर अधूरे विचार से मुकाबला करता है। 'रात 20:10 बजे, मेज पर रखी किताब खोलें और 20:45 तक पढ़ें' एक स्पष्ट प्रयोग है। यदि दिन की योजना बदलती है, तो ब्लॉक को एक बार आगे बढ़ाएं या गतिविधि को छोटा करें; चुपके से नींद या किसी अन्य निश्चित प्रतिबद्धता से समय न चुराएं। कैलेंडर की उपलब्धता सुविधाएं खाली स्लॉट की तुलना करने में मदद कर सकती हैं, लेकिन आपके अपने किनारे और बफ़र ही तय करते हैं कि स्लॉट उपयोग करने योग्य है या नहीं।
5. सप्ताह को कोई स्कोर बनाए बिना पुनर्गणना करें
सप्ताह के अंत में, अनुमान की तुलना वास्तव में जो हुआ उससे करें। यदि 60 मिनट की विंडो में बार-बार केवल 35 उपयोग योग्य मिनट ही मिले, तो बदलाव या बफ़र वाली पंक्ति को समायोजित करें। यदि योजनाबद्ध ब्लॉक में संदेशों के कारण बार-बार रुकावट आई, तो उस उपलब्धता को एक प्रतिबद्धता के रूप में वर्गीकृत करें। यदि कोई ब्लॉक सफल रहा, तो परिस्थितियों पर ध्यान दें: स्थान, दिन का समय, तैयारी, और क्या कार्य का एक स्पष्ट अंत था। यह एक छोटा फीडबैक लूप है, अनुशासन के बारे में कोई फैसला नहीं।
अगले संशोधन को सीमित रखें। एक अनुमान बदलें, जैसे आवागमन के बाद 15 मिनट जोड़ना या गतिविधि को सुबह में स्थानांतरित करना, और दूसरे सामान्य सप्ताह का निरीक्षण करें। लक्ष्य एक पारदर्शी व्यक्तिगत समय बजट है जो आपको निर्णय लेने में मदद करता है। यह दिखा सकता है कि सही योजना एक छोटी रस्म, एक मासिक प्रोजेक्ट सत्र, या किसी व्यस्त सप्ताह के दौरान कोई अतिरिक्त गतिविधि न करना हो सकती है। सटीक कटौती एक ईमानदार निर्णय के लिए जगह बनाती है।
सामान्य प्रश्न
क्या नींद को एक निश्चित प्रतिबद्धता माना जाना चाहिए?
हाँ। यदि प्रश्न एक दिन या सप्ताह में उपयोग योग्य व्यक्तिगत समय के बारे में है, तो नींद की उस अवधि को शामिल करें जिसे आप सुरक्षित रखना चाहते हैं। अन्यथा शेष समय उस समय से बड़ा दिखेगा जिसे आप ज़िम्मेदारी से चुन सकते हैं।
मुझे कितना बफ़र घटाना चाहिए?
इसका कोई सार्वभौमिक प्रतिशत नहीं है। एक छोटी मात्रा से शुरुआत करें जो आपके सामान्य बदलावों और रुकावटों को दर्शाती हो, फिर देखे गए दिनों के आधार पर इसे संशोधित करें। बफ़र दिखना चाहिए और समायोज्य होना चाहिए, इसे सभी के लिए एक नियम के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जाना चाहिए।
क्या होगा यदि मेरे पास केवल बिखरे हुए छोटे अंतराल ही हों?
उन्हें छोटी विंडो कहें और ऐसी गतिविधियाँ चुनें जिनमें तैयारी की लागत कम हो। यदि कार्य के लिए निरंतरता की आवश्यकता है, तो कम अंतरालों को केवल तभी मिलाएं जब यात्रा, तैयारी और समापन वास्तव में उनके बीच समा सकें।