क्या कार्यों की छोटी सूची काम पूरा होने की गुणवत्ता में सुधार कर सकती है? निर्भरताओं को समूहीकृत करने और "पूर्ण" को परिभाषित करने का एक व्यावहारिक तरीका

किसी सामान्य कार्य के लिए "पूरा होने की गुणवत्ता" का क्या अर्थ है?

शुरुआत उस परिणाम का नाम देकर करें जिसे कोई देख सकता है। "कागज़ात छाँटना" एक गतिविधि है; "वर्तमान बिल एक फ़ोल्डर में हैं, और जिन कागज़ात पर कार्रवाई की आवश्यकता है उन्हें अलग कर दिया गया है" एक परिणाम का वर्णन करता है। किसी छोटे-मोटे काम के लिए, गुणवत्ता का अर्थ यह हो सकता है कि आवश्यक वस्तु सही आकार में खरीदी गई और उसे उसकी जगह पर रख दिया गया। भोजन के लिए, इसका अर्थ यह हो सकता है कि नियोजित व्यंजन तैयार हैं और रसोई उपयोग के योग्य स्थिति में छोड़ी गई है। ये संभावित मानदंडों के उदाहरण हैं, कोई सार्वभौमिक मानक नहीं।

यह अंतर इसलिए मायने रखता है क्योंकि प्रत्यक्ष कार्य को पूरा करना और उसके उद्देश्य को प्राप्त करना दो अलग-अलग निर्णय हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट की समीक्षा कार्यक्षेत्र और गुणवत्ता जैसे तात्कालिक मापदंडों के आधार पर काम पूरा करने को इस बात से अलग करती है कि क्या परिणाम अपने इच्छित उद्देश्य को पूरा करता है या उसके उपयोगकर्ताओं द्वारा स्वीकार किया जाता है या नहीं। किसी व्यक्तिगत कार्य के लिए, यह अंतर दोनों बातों की जाँच करने का सुझाव देता है: क्या मैंने नियोजित कार्य किया, और क्या इससे अभीष्ट परिणाम प्राप्त हुआ? प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट, “Defining Project Success: A Multilevel Framework”

मानदंडों को सरल और प्रासंगिक रखें। यदि किसी कार्य में केवल पूरा होने के अलावा गुणवत्ता की कोई विशेष शर्त नहीं है—उदाहरण के लिए, कचरा रीसाइक्लिंग के लिए बाहर निकालना—तो एक प्रत्यक्ष जाँच ही पर्याप्त हो सकती है। यदि किसी कार्य में विफलता की संभावना का कोई बिंदु है, तो उस जाँच को शामिल करें: पैकेज पर लेबल लगा है, फ़ॉर्म में आवश्यक अटैचमेंट शामिल है, या साफ़ की गई सतह सूखी है। एक मानदंड को इस बात में वास्तविक अंतर लाना चाहिए कि क्या कार्य उपयोग करने योग्य है, न कि केवल जाँच के लिए अतिरिक्त निरीक्षण जोड़ना।

कार्यों को समानता के आधार पर नहीं, बल्कि परिणाम के आधार पर समूहीकृत करें

एक सूची अक्सर इसलिए लंबी हो जाती है क्योंकि हर छोटे कार्य को अपनी एक अलग पंक्ति मिल जाती है। हालाँकि, कुछ पंक्तियाँ एक ही परिणाम से जुड़ी होती हैं। "रेसिपी ढूँढना," "रसोई का सामान जाँचना," और "खरीदारी की सूची बनाना" जैसे कार्य "सप्ताहांत के भोजन की योजना बनाना" के अंतर्गत आ सकते हैं यदि वे उस एकल परिणाम के हिस्से हैं। उन्हें समूहीकृत करने से शीर्ष-स्तरीय परिणामों की संख्या कम हो जाती है, जबकि जहाँ आवश्यक हो वहाँ घटक कार्यों को बनाए रखा जाता है।

वस्तुओं को मिलाने के लिए केवल समानता एक कमज़ोर कारण है। "किसी संदेश का उत्तर देना" और "डिटर्जेंट खरीदना" दोनों ही त्वरित काम हैं, लेकिन न तो कोई एक-दूसरे पर निर्भर है और न ही एक परिणाम में योगदान देता है। असंबद्ध कार्यों को "विविध" के रूप में एक साथ रखने से स्क्रीन पर सूची तो छोटी हो जाती है, लेकिन यह जानना कठिन हो जाता है कि वास्तव में क्या पूरा हुआ है। स्वतंत्र परिणामों को तब अलग रखें जब प्रत्येक का अपना समापन हो या जिसे अपने स्तर पर स्थगित किया जा सकता हो।

एक व्यावहारिक परीक्षण यह है: क्या इस कार्य को पूरा करने से उसी अभीष्ट परिणाम की स्थिति बदलेगी? यदि हाँ, तो यह उस परिणाम के अंतर्गत आ सकता है। यदि नहीं, तो इसे अलग रखें या किसी भिन्न परिणाम के साथ समूहीकृत करें। यह एक संपादकीय संगठनात्मक नियम है, कोई परखा हुआ फ़ॉर्मूला नहीं; इसका उद्देश्य सूची छोटी होने पर भी उसके अर्थ को बनाए रखना है।

निर्भरताओं को स्पष्ट करें ताकि अगला कदम साफ़ दिखे

प्रत्येक समूहीकृत परिणाम के लिए, कार्यों को उस क्रम में लिखें जो मायने रखता है। निर्भरता का अर्थ है कि एक कार्य तब तक उपयोगी ढंग से नहीं हो सकता जब तक कि दूसरा पूरा न हो जाए। उदाहरण के लिए: शेल्फ की जगह जाँचें, उपलब्ध क्षेत्र को मापें, और फिर स्टोरेज बॉक्स चुनें। पहले "एक बॉक्स खरीदें" सूचीबद्ध करने से आपको यह जानने से पहले ही चक्कर लगाना पड़ सकता है कि वहाँ क्या सही बैठेगा। पहले उपलब्ध कार्य को मुख्य सूची में रखें और बाद के चरणों को परिणाम के नीचे या एक संक्षिप्त क्रम में रखें।

जहाँ कोई क्रम न हो, वहाँ ज़बरदस्ती कोई क्रम न थोपें। यदि दो कार्य स्वतंत्र रूप से हो सकते हैं, तो उन्हें समानांतर विकल्पों के रूप में चिह्नित करें या निर्भरता दर्शाए बिना बस उन्हें एक साथ छोड़ दें। यह अंतर किसी "छोटी" सूची को किसी अटके हुए कदम को छिपाने से रोकने में मदद करता है। यदि आप किसी चीज़ की प्रतीक्षा कर रहे हैं—कोई डिलीवरी, उत्तर, या किसी कमरे तक पहुँच—तो परिणाम को प्रतीक्षारत (waiting) के रूप में चिह्नित करें और उस अगले कार्य की पहचान करें जो स्थिति बदलने पर उपलब्ध होगा।

टास्क स्विचिंग पर शोध से पता चलता है कि जब प्रतिभागी एक ही कार्य को दोहराने के बजाय सरल अंक-वर्गीकरण कार्यों के बीच बारी-बारी से बदलते हैं, तो उनकी प्रतिक्रियाएँ धीमी होती हैं और कुछ हद तक अधिक त्रुटियाँ होती हैं। यह प्रयोगशाला परिणाम बार-बार कार्यों को बदलने को लागत-मुक्त मानने के प्रति सावधानी बरतने का समर्थन करता है, लेकिन यह यह स्थापित नहीं करता है कि घरेलू कार्यों की सूची को छोटा करने से दैनिक परिणाम में सुधार होता है। इसका उपयोग केवल क्रम को सुस्पष्ट बनाने के कारण के रूप में करें, इस वादे के रूप में नहीं कि सूची की कम प्रविष्टियाँ एक निश्चित समय बचाएँगी। PLOS ONE, “Evaluating Amazon’s Mechanical Turk as a Tool for Experimental Behavioral Research”

शुरू करने से पहले एक स्पष्ट समापन परिभाषित करें

एक वाक्य लिखें जो इसका उत्तर दे: जब यह परिणाम पूरा हो जाएगा तो मैं क्या देख पाऊँगा, उपयोग कर पाऊँगा या आगे सौंप पाऊँगा? अच्छी समापन रेखाएँ जाँचने के लिए पर्याप्त रूप से ठोस होती हैं, लेकिन इतनी विस्तृत नहीं होतीं कि वे हर कार्य को कागज़ी कार्रवाई में बदल दें। "प्रवेश द्वार साफ़ करें" का अर्थ यह हो सकता है "जूते रैक पर हैं, बैग टांगे हुए हैं, और रास्ता साफ़ है।" यदि परिणाम के लिए केवल इतना ही आवश्यक है, तो हर अलमारी को पुनर्गठित करने जैसे असंबद्ध मानकों को न जोड़ें।

जो काम नया या जटिल है, उसके लिए शुरुआत में ही तैयार परिणाम स्पष्ट नहीं हो सकता है। लक्ष्य-निर्धारण अनुसंधान की अपनी समीक्षा में, लॉक और लैथम बताते हैं कि जटिल कार्यों के लिए प्रभावी रणनीतियों की खोज करने की आवश्यकता हो सकती है; बहुत पहले ही एक कठिन प्रदर्शन लक्ष्य निर्धारित करना सीखने का लक्ष्य निर्धारित करने की तुलना में कम उपयोगी हो सकता है। व्यक्तिगत कार्यों पर सावधानी से लागू करने पर, यह "दो भंडारण विकल्पों की तुलना करें और नोट करें कि क्या सही बैठता है" जैसी प्रारंभिक जाँच चौकी को परिभाषित करने का सुझाव देता है, फिर कार्य को बेहतर ढंग से समझने के बाद अंतिम समापन मानदंड निर्धारित करें। यह शोध लक्ष्य-निर्धारण और प्रदर्शन से संबंधित है, न कि व्यक्तिगत सूची डिज़ाइन का प्रत्यक्ष परीक्षण। Locke and Latham, “Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey”

समापन रेखा में परिणाम को उपयोग योग्य मानने के लिए आवश्यक किसी भी सुपुर्दगी (हैंडऑफ़) या रीसेट को भी शामिल किया जाना चाहिए। यदि आपने दस्तावेज़ तैयार किए हैं लेकिन अभी भी उन्हें भेजने की आवश्यकता है, तो "दस्तावेज़ तैयार और भेजे गए" परिणाम हो सकता है; "दस्तावेज़ तैयार" एक अंतरिम कदम है। यदि आप खाना बना रहे हैं, तो "भोजन परोसा गया" परिणाम हो सकता है, जबकि हर बर्तन को धोना एक अलग कार्य रह सकता है जब तक कि एक उपयोगी रसोई अभीष्ट समापन का हिस्सा न हो।

वास्तविक सूची को छाँटने के लिए एक संक्षिप्त समीक्षा क्रम

एक वर्तमान सूची लें और उस पर इस क्रम में काम करें:

उस समय अवधि के लिए महत्वपूर्ण परिणामों पर गोला बनाएँ जिसकी आप योजना बना रहे हैं। भविष्य की हर संभावना को वर्तमान कार्य मानने के बजाय बाद के या वैकल्पिक काम को कहीं और रखें।

केवल उन्हीं कार्यों को समूहीकृत करें जो एक ही परिणाम में योगदान करते हैं। प्रत्येक समूह को एक सरल-भाषा परिणाम लेबल दें।

जहाँ एक कदम वास्तव में दूसरे कदम का मार्ग प्रशस्त करता है, वहाँ निर्भरता क्रम जोड़ें। रुके हुए परिणामों को प्रतीक्षारत (waiting) के रूप में चिह्नित करें, और उस स्थिति को बनाए रखें जो उनके अवरोध को समाप्त करेगी।

प्रत्येक परिणाम के लिए एक दृश्यमान समापन परीक्षण लिखें। केवल उन्हीं जाँचों को शामिल करें जो इस बात को प्रभावित करती हैं कि परिणाम पूरा है या उपयोग करने योग्य है।

अस्पष्ट बचे हुए कार्यों पर ध्यान दें। "रसोई का काम संभालें" को एक सीमित परिणाम से बदलें, या यदि इसमें "किराने का सामान रखना" और "काउंटर पोंछना" जैसे अलग-अलग परिणाम शामिल हैं, तो इसे विभाजित करें।

अंत में, समापन परीक्षण के आधार पर परिणाम की समीक्षा करें। किसी परिणाम को केवल तभी पूर्ण चिह्नित करें जब उसकी निर्दिष्ट शर्त पूरी हो; यदि नहीं, तो एक अस्पष्ट "पुनः प्रयास करें" आइटम जोड़ने के बजाय अगले कार्य या समापन रेखा को संशोधित करें।

परिणामस्वरूप शीर्ष-स्तरीय प्रविष्टियाँ कम हो सकती हैं और फिर भी इसमें वही आवश्यक कार्य शामिल हो सकता है। यह इस पद्धति की विफलता नहीं है: इसका उद्देश्य सूची को समझना आसान बनाना है, न कि चरणों को हटाकर प्रयास को छिपाना। कार्यान्वयन इरादों (इंप्लीमेंटेशन इंटेंशन्स)—विशिष्ट योजनाएँ जो किसी स्थिति को किसी कार्य से जोड़ती हैं—पर शोध ने मेटा-विश्लेषणों में लक्ष्य की प्रगति के साथ सकारात्मक संबंध पाए, हालाँकि एक रिपोर्ट किए गए अध्ययन में कोई सीधा लाभ नहीं मिला और परिणाम भिन्न रहे। इसका एक छोटा व्यक्तिगत रूप यह है: "जब किराने का सामान रख दिया जाएगा, तो मैं जाँच करूँगा कि क्या भोजन की सभी सामग्रियाँ मौजूद हैं।" इसे आज़माने के लिए एक योजना सहायता के रूप में मानें, न कि एक निश्चित उत्पादकता प्रभाव के रूप में। Koestner et al., “Attaining Personal Goals: Self-Concordance Plus Implementation Intentions Equals Success”

सूची को और अधिक कब छोटा नहीं करना चाहिए

जब कार्यों की अलग-अलग समय-सीमाएँ, स्थान, शामिल लोग या पूर्णता परीक्षण हों, तो अलग-अलग पंक्तियाँ रखें। किसी को कॉल करने का रिमाइंडर एक व्यापक "यात्रा की योजना बनाएं" आइटम के भीतर आसानी से अनदेखा किया जा सकता है। इसी तरह, महत्वपूर्ण अंतिम जाँच वाले कार्य को अपनी अलग पंक्ति की आवश्यकता हो सकती है, भले ही वह किसी बड़े परिणाम का हिस्सा हो। समूहीकरण से दृश्य संक्षिप्त होना चाहिए, कोई उपयोगी संकेत हटना नहीं चाहिए।

पूर्णता की शर्त को पूरी तरह 'परफेक्ट' होने पर निर्भर न बनाएँ। यदि अभीष्ट परिणाम केवल रात के खाने के लिए एक साफ़ मेज़ है, तो "प्रत्येक सतह निष्कलंक" एक ख़राब मानदंड है। इसके विपरीत, एक व्यापक "ठीक लग रहा है" बहुत ढीला हो सकता है जब कोई छूटा हुआ कदम परिणाम को अनुपयोगी बना देगा। ऐसा विवरण स्तर चुनें जो कार्य के वास्तविक उद्देश्य और परिणामों के अनुकूल हो।

साक्ष्य यह नहीं दिखाते हैं कि केवल एक छोटी सूची ही उच्च-गुणवत्ता वाली पूर्णता उत्पन्न करती है। लक्ष्य-निर्धारण के निष्कर्ष कार्य की जटिलता, कार्य ज्ञान, प्रतिक्रिया और रणनीति जैसी विशेषताओं पर निर्भर करते हैं; शोध समीक्षा नोट करती है कि अधिक जटिल कार्यों के लिए लक्ष्य प्रभाव कम होते हैं, जहाँ प्रभावी रणनीतियों की खोज की जानी अभी बाकी हो सकती है। यदि काम अनिश्चित है, तो एक परिष्कृत अंतिम परिणाम की माँग करने से पहले सीखने और अगले निर्णय को स्पष्ट करें। Locke and Latham, “Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey”

काम पूरा होने को प्रत्यक्ष बनाने के लिए सूची का उपयोग करें

एक उपयोगी छोटी सूची में तीन गुण होते हैं: प्रत्येक प्रविष्टि एक सार्थक परिणाम का नाम देती है, निर्भरताएँ दिखाती हैं कि आगे क्या हो सकता है, और एक समापन परीक्षण यह भेद करना संभव बनाता है कि क्या वास्तव में पूरा हो गया है और क्या केवल प्रयास किया गया था। इस क्रम को पहले किसी एक दैनिक प्रोजेक्ट पर आज़माएँ। यदि यह आपको अभीष्ट परिणाम देखने और अधूरे हैंडऑफ़ को पकड़ने में मदद करता है, तो इसे बनाए रखें; यदि समूहीकरण किसी समय-सीमा या जाँच को अस्पष्ट करता है, तो एक अलग पंक्ति को बहाल करें। एक बेहतर सूची का पैमाना यह है कि क्या यह आपको यह बताने में मदद करती है कि क्या पूरा हो गया है और क्या अभी भी एक अगले कदम की आवश्यकता है—न कि यह कि कितनी कम पंक्तियाँ बची हैं।

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