Daha Kısa Bir Görev Listesi Tamamlama Kalitesini Artırabilir mi? Bağımlılıkları Gruplandırmanın ve “Bitti”yi Tanımlamanın Pratik Bir Yolu
Daha kısa bir görev listesi tamamlama kalitesini görmeyi kolaylaştırabilir, ancak satır sayısını azaltmak tek başına işi daha iyi hale getirmez. Yararlı olan hamle; tek bir gerçek sonuca götüren eylemleri gruplandırmak, hangi eylemlerin diğerlerine bağlı olduğunu göstermek ve başlamadan önce bitmiş olmanın ne anlama geldiğini tanımlamaktır. Bu rehber; ayak işleri, ev işleri veya küçük bir proje gibi kişisel bir listeyi gözden geçiren ve işaretli bir kutuyu kalitenin kanıtı olarak görmeden neyi görünür tutacağına, neyi gruplayacağına ve sonucu nasıl değerlendireceğine karar verenler içindir.
Sıradan bir görev için “tamamlama kalitesi” ne anlama gelir?
Gözlemlenebilir bir sonuç belirterek başlayın. “Evrakları ayıkla” bir faaliyettir; “güncel faturalar tek bir klasörde ve işlem gerektiren evraklar ayrılmış durumda” ise bir sonucu tanımlar. Bir ayak işi için kalite; ihtiyaç duyulan ürünün doğru boyutta satın alınması ve ait olduğu yere konması anlamına gelebilir. Bir yemek için; planlanan yemeklerin hazır olması ve mutfağın kullanılabilir durumda bırakılması anlamına gelebilir. Bunlar evrensel standartlar değil, olası kriter örnekleridir.
Bu ayrım önemlidir çünkü görünür eylemi bitirmek ile onun amacına ulaşmak farklı değerlendirmelerdir. Project Management Institute'ün incelemesi; kapsam ve kalite gibi anlık parametrelere göre teslimat ile çıktının hedeflenen amacını karşılayıp karşılamadığını veya kullanıcıları tarafından kabul edilip edilmediğini birbirinden ayırır. Kişisel bir görev için bu ayrım her ikisini de kontrol etmeyi önerir: Planlanan eylemi yaptım mı ve bu eylem hedeflenen sonucu verdi mi? Project Management Institute, “Defining Project Success: A Multilevel Framework”
Kriterleri mütevazı ve konuyla ilgili tutun. Bir görevin tamamlanmanın ötesinde anlamlı bir kalite koşulu yoksa (örneğin geri dönüşümü dışarı çıkarmak gibi), gözlemlenebilir tek bir kontrol yeterli olabilir. Bir görevin olası bir aksama noktası varsa, bu kontrolü ekleyin: paketin etiketlenmiş olması, formun gerekli eki içermesi veya temizlenen yüzeyin kurumuş olması gibi. Bir kriter, sadece denetim yapmış olmak için değil, görevin kullanılabilir olup olmadığı konusunda gerçek bir fark yaratmalıdır.
Görevleri benzerliğe göre değil, sonuca göre gruplandırın
Bir liste genellikle her küçük eyleme ayrı bir satır verildiği için uzar. Ancak bazı satırlar tek bir sonuca aittir. “Tarifi bul”, “kileri kontrol et” ve “alışveriş listesi yap”; tek bir sonucun parçalarıysa “hafta sonu yemeğini planla” başlığı altında toplanabilir. Bunları gruplandırmak, yararlı oldukları noktalarda bileşen eylemleri korurken üst düzey sonuçların sayısını azaltır.
Maddeleri birleştirmek için yalnızca benzerlik zayıf bir nedendir. “Bir mesaja yanıt ver” ve “deterjan al” işlemlerinin her ikisi de hızlıdır ancak hiçbiri diğerine bağlı değildir veya tek bir sonuca katkıda bulunmaz. İlişkisiz eylemleri “çeşitli” adı altında toplamak, listeyi ekranda daha kısa hale getirirken neyin gerçekten tamamlandığını anlamayı zorlaştırır. Her birinin kendi bitişi olduğunda veya tek başına ertelenebildiğinde bağımsız sonuçları ayrı tutun.
Pratik bir test şudur: Bu eylemi tamamlamak, hedeflenen aynı sonucun durumunu değiştirir mi? Yanıt evet ise, bu sonucun altına ait olabilir. Yanıt hayır ise, ayrı tutun veya farklı bir sonuçla gruplandırın. Bu test edilmiş bir formül değil, editoryal bir düzenleme kuralıdır; amacı liste kısaldıkça anlamı korumaktır.
Sonraki eylemin net olması için bağımlılıkları görünür kılın
Gruplandırılmış her sonuç için eylemleri önemli olan sıraya göre yazın. Bağımlılık, bir eylemin diğeri gerçekleşene kadar yararlı bir şekilde gerçekleşemeyeceği anlamına gelir. Örneğin: raf alanını kontrol edin, kullanılabilir alanı ölçün, ardından bir saklama kutusu seçin. İlk sıraya “kutu satın al” yazmak, neyin sığacağını bilmeden bir alışveriş turu yaratabilir. İlk uygulanabilir eylemi ana listeye koyun ve sonraki adımları sonucun altında veya kısa bir sıra halinde tutun.
Var olmayan bir sırayı zorlamayın. İki eylem bağımsız olarak gerçekleşebiliyorsa, bunları paralel seçenekler olarak işaretleyin veya bir bağımlılık ima etmeden bir arada bırakın. Bu ayrım, “daha kısa” bir listenin engellenmiş bir adımı gizlemesini önlemeye yardımcı olur. Bir şey bekliyorsanız (bir teslimat, bir yanıt veya bir odaya erişim), sonucu beklemede olarak etiketleyin ve koşul değiştiğinde kullanılabilir hale gelecek bir sonraki eylemi tanımlayın.
Görev değiştirme üzerine yapılan araştırmalar, katılımcıların aynı görevi tekrarladıkları duruma kıyasla basit basamak sınıflandırma görevleri arasında geçiş yaptıklarında daha yavaş yanıt verdiklerini ve biraz daha fazla hata yaptıklarını belgelemektedir. Bu laboratuvar sonucu, tekrarlanan geçişleri maliyetsiz görmek konusunda temkinli olmayı destekler; ancak evdeki yapılacaklar listesini kısaltmanın günlük verimi artırdığını kanıtlamaz. Bunu yalnızca sırayı okunaklı hale getirmek için bir neden olarak kullanın; daha az liste maddesinin belirli bir miktar zaman kazandıracağına dair bir vaat olarak değil. PLOS ONE, “Evaluating Amazon’s Mechanical Turk as a Tool for Experimental Behavioral Research”
Başlamadan önce net bir bitiş tanımlayın
Şu soruya yanıt veren tek bir cümle yazın: Bu sonuç tamamlandığında neyi görebilecek, kullanabilecek veya devredebileceğim? İyi bitiş çizgileri kontrol edilebilecek kadar somuttur, ancak her eylemi evrak işine dönüştürecek kadar da ayrıntılı değildir. “Antreyi topla”, “ayakkabılar rafta, çantalar asılı ve yürüme yolu açık” haline gelebilir. Sonucun tüm ihtiyacı buysa, her dolabı yeniden düzenlemek gibi ilgisiz standartlar eklemeyin.
Yeni veya karmaşık işler için tamamlanmış bir çıktı başlangıçta belirgin olmayabilir. Locke ve Latham, hedef belirleme araştırmalarını inceledikleri çalışmalarında, karmaşık görevlerin etkili stratejiler keşfetmeyi nasıl gerektirebileceğini açıklar; çok erken aşamada zorlu bir performans hedefi koymak, bir öğrenme hedefi koymaktan daha az yararlı olabilir. Kişisel görevlere dikkatle uyarlandığında bu, “iki depolama seçeneğini karşılaştır ve neyin sığdığını not et” gibi bir başlangıç kontrol noktası tanımlamayı, ardından görevi daha iyi anladığınızda nihai bitiş kriterini belirlemeyi önerir. Söz konusu araştırma, kişisel liste tasarımının doğrudan bir testi değil, hedef belirleme ve performansla ilgilidir. Locke ve Latham, “Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey”
Bir bitiş çizgisi, sonucun kullanılabilir sayılması için gereken her türlü devir veya sıfırlamayı da içermelidir. Belgeleri hazırladıysanız ancak yine de göndermeniz gerekiyorsa, sonuç “belgeler hazırlandı ve gönderildi” olabilir; “belgeler hazırlandı” bir ara adımdır. Yemek yapıyorsanız, kullanılabilir bir mutfak hedeflenen bitişin bir parçası olmadığı sürece sonuç “yemek servis edildi” olabilir; her bulaşığı yıkamak ise ayrı bir görev olarak kalabilir.
Gerçek bir listeyi sadeleştirmek için kısa bir inceleme sırası
Mevcut bir listeyi alın ve şu sırayla üzerinden geçin:
Planladığınız zaman dilimi için önemli olan sonuçları daire içine alın. Gelecekteki her olasılığı mevcut bir görev olarak saymak yerine, daha sonraki veya isteğe bağlı işleri başka bir yerde tutun.
Yalnızca aynı sonuca katkıda bulunan eylemleri gruplandırın. Her gruba sade bir dille sonuç etiketi verin.
Bir adımın gerçekten diğerinin önünü açtığı durumlarda bir bağımlılık sırası ekleyin. Engellenen sonuçları beklemede olarak işaretleyin ve engeli kaldıracak koşulu koruyun.
Her sonuç için görünür bir bitiş testi yazın. Yalnızca sonucun tamamlanmış veya kullanılabilir olup olmadığını etkileyen kontrolleri dahil edin.
Muğlak artıkları arayın. “Mutfakla ilgilen” ifadesini sınırları belirlenmiş bir sonuçla değiştirin veya “yiyecekleri yerleştir” ve “tezgahı sil” gibi farklı sonuçlar içeriyorsa bölün.
Sonunda, sonucu bitiş testine göre gözden geçirin. Bir sonucu yalnızca belirtilen koşul karşılandığında tamamlandı olarak işaretleyin; karşılanmadıysa, belirsiz bir “tekrar dene” maddesi eklemek yerine bir sonraki eylemi veya bitiş çizgisini revize edin.
Sonuçta daha az sayıda üst düzey girdi olabilir ve yine de aynı gerekli çalışmayı içerebilir. Bu, yöntemin başarısız olduğu anlamına gelmez: Amaç, adımları silerek çabayı gizlemek değil, listenin yorumlanmasını kolaylaştırmaktır. Uygulama niyetleri (bir durumu bir eylemle ilişkilendiren spesifik planlar) üzerine yapılan araştırmalar, meta-analizlerde hedef ilerlemesiyle pozitif ilişkiler bulmuştur; ancak bildirilen bir çalışma doğrudan bir fayda bulamamış ve sonuçlar değişkenlik göstermiştir. Bunun küçük bir kişisel versiyonu şöyledir: “Alışveriş yerleştirildiğinde, yemek malzemelerinin hepsinin mevcut olup olmadığını kontrol edeceğim.” Bunu denenmesi gereken bir planlama yardımı olarak görün, garantili bir üretkenlik etkisi olarak değil. Koestner ve ark., “Attaining Personal Goals: Self-Concordance Plus Implementation Intentions Equals Success”
Liste ne zaman daha fazla kısaltılmamalıdır?
Eylemlerin farklı son tarihleri, konumları, dahil olan kişileri veya tamamlama testleri olduğunda satırları ayrı tutun. Birini arama hatırlatıcısı, geniş kapsamlı bir “seyahati planla” maddesi içinde kolayca gözden kaçabilir. Benzer şekilde, önemli bir nihai kontrole sahip bir görev, daha büyük bir sonuca ait olsa bile kendi satırına ihtiyaç duyabilir. Gruplandırma görünümü sadeleştirmeli, yararlı bir ipucunu ortadan kaldırmamalıdır.
Bitiş koşulunu mükemmelliğe bağlı kılmaktan kaçının. Hedeflenen sonuç akşam yemeği için sadece temiz bir masa ise “her yüzey lekesiz” zayıf bir kriterdir. Tersine, atlanan bir adımın sonucu kullanılamaz hale getireceği durumlarda genel bir “iyi görünüyor” çok gevşek kalabilir. Görevin gerçek amacına ve sonuçlarına uyan bir ayrıntı düzeyi seçin.
Kanıtlar, daha kısa bir listenin tek başına daha kaliteli bir tamamlama sağladığını göstermemektedir. Hedef belirleme bulguları görev karmaşıklığı, görev bilgisi, geri bildirim ve strateji gibi özelliklere bağlıdır; araştırma incelemesi, etkili stratejilerin henüz keşfedilmesi gerekebileceği daha karmaşık görevler için hedef etkilerinin daha küçük olduğunu belirtmektedir. İş belirsizse, kusursuz bir nihai sonuç talep etmeden önce öğrenmeyi ve bir sonraki kararı görünür kılın. Locke ve Latham, “Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey”
Tamamlamayı gözlemlenebilir kılmak için listeyi kullanın
Kullanışlı ve daha kısa bir liste üç özelliğe sahiptir: Her girdi anlamlı bir sonucu adlandırır, bağımlılıklar bir sonraki adımda ne yapılabileceğini gösterir ve bir bitiş testi, tamamlanan ile yalnızca denenmiş olanı birbirinden ayırmayı mümkün kılar. Bu sırayı önce günlük bir projede deneyin. Hedeflenen sonucu görmenize ve bitmemiş devirleri yakalamanıza yardımcı oluyorsa koruyun; gruplandırma bir teslim tarihini veya kontrolü belirsizleştiriyorsa ayrı bir satırı geri getirin. Daha iyi bir listenin ölçüsü, kaç satır kaldığı değil, neyin tamamlandığını ve neyin hâlâ bir sonraki eyleme ihtiyaç duyduğunu anlamanıza yardımcı olup olmadığıdır.