Czy krótsza lista zadań może poprawić jakość ich realizacji? Praktyczny sposób grupowania zależności i określania, co znaczy „zrobione”
Krótsza lista zadań może ułatwić ocenę jakości ich realizacji, ale samo zmniejszenie liczby pozycji nie sprawia, że praca staje się lepsza. Warto połączyć działania prowadzące do jednego konkretnego rezultatu, pokazać, które z nich zależą od innych, i jeszcze przed rozpoczęciem określić, co oznacza zakończenie pracy. Ten poradnik jest przeznaczony dla osób przeglądających własną listę — na przykład spraw do załatwienia, zadań domowych lub małego projektu — i zastanawiających się, co pozostawić na widoku, co pogrupować i jak ocenić rezultat, nie uznając zaznaczonego pola za dowód jakości.
Co oznacza „jakość realizacji” w przypadku zwykłego zadania?
Zacznij od nazwania rezultatu, który ktoś może zaobserwować. „Posegregować dokumenty” to czynność; „aktualne rachunki są w jednym folderze, a dokumenty wymagające działania są oddzielone” opisuje rezultat. W przypadku sprawy do załatwienia jakość może oznaczać zakup potrzebnego przedmiotu we właściwym rozmiarze i odłożenie go na miejsce. W przypadku posiłku może oznaczać, że zaplanowane potrawy są gotowe, a kuchnia nadaje się do użytku. To przykładowe kryteria, a nie uniwersalne standardy.
To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ dokończenie widocznej czynności i osiągnięcie jej celu to dwie różne oceny. W swoim przeglądzie Project Management Institute odróżnia realizację zgodną z bezpośrednimi założeniami, takimi jak zakres i jakość, od tego, czy rezultat spełnia swój zamierzony cel lub zostaje zaakceptowany przez użytkowników. W przypadku osobistego zadania sugeruje to sprawdzenie obu kwestii: czy wykonałem zaplanowaną czynność i czy przyniosła ona zamierzony rezultat? Project Management Institute, „Defining Project Success: A Multilevel Framework”
Kryteria powinny być proste i adekwatne. Jeśli zadanie nie ma istotnych warunków jakościowych poza ukończeniem — na przykład wyniesienie rzeczy do recyklingu — może wystarczyć jedno sprawdzalne kryterium. Jeśli istnieje prawdopodobny punkt awarii, uwzględnij odpowiednie sprawdzenie: paczka jest opisana, formularz zawiera wymagany załącznik albo wyczyszczona powierzchnia jest sucha. Kryterium powinno wpływać na to, czy zadanie przyniosło użyteczny rezultat, a nie dodawać kontroli dla samej kontroli.
Grupuj zadania według rezultatu, a nie podobieństwa
Lista często się rozrasta, bo każda drobna czynność dostaje osobną pozycję. Niektóre pozycje składają się jednak na jeden rezultat. „Znaleźć przepis”, „sprawdzić zawartość spiżarni” i „sporządzić listę zakupów” mogą znaleźć się pod hasłem „zaplanować weekendowy posiłek”, jeśli są elementami tego jednego rezultatu. Grupowanie zmniejsza liczbę głównych celów, a jednocześnie pozwala zachować składowe czynności tam, gdzie są przydatne.
Samo podobieństwo to słaby powód, by łączyć pozycje. „Odpisać na wiadomość” i „kupić detergent” to szybkie czynności, ale żadna nie zależy od drugiej ani nie przyczynia się do jednego wspólnego rezultatu. Łączenie niepowiązanych czynności pod hasłem „różne” skraca listę na ekranie, ale utrudnia ustalenie, co właściwie zostało zrobione. Oddzielaj niezależne rezultaty, jeśli każdy ma własny warunek ukończenia lub można go osobno odłożyć na później.
Praktyczne pytanie kontrolne brzmi: czy wykonanie tej czynności zmieni status tego samego zamierzonego rezultatu? Jeśli tak, może ona do niego należeć. Jeśli nie, pozostaw ją osobno lub połącz z innym rezultatem. To redakcyjna zasada porządkowania, a nie sprawdzony wzór; jej celem jest zachowanie sensu, gdy lista staje się krótsza.
Pokazuj zależności, aby było jasne, co zrobić dalej
Dla każdego zgrupowanego rezultatu wypisz działania w istotnej kolejności. Zależność oznacza, że jakiegoś działania nie da się sensownie wykonać, zanim nie nastąpi inne. Na przykład: sprawdź miejsce na półce, zmierz dostępną przestrzeń, a następnie wybierz pojemnik do przechowywania. Wpisanie „kupić pojemnik” na początku może skończyć się wyprawą do sklepu, zanim będzie wiadomo, co się zmieści. Umieść pierwsze dostępne działanie na głównej liście, a kolejne kroki zachowaj pod danym rezultatem lub w krótkiej sekwencji.
Nie narzucaj kolejności tam, gdzie jej nie ma. Jeśli dwa działania można wykonać niezależnie, oznacz je jako równoległe opcje albo po prostu umieść je obok siebie, nie sugerując zależności. Dzięki temu „krótsza” lista nie ukryje zablokowanego kroku. Jeśli na coś czekasz — dostawę, odpowiedź lub dostęp do pokoju — oznacz rezultat jako oczekujący i wskaż działanie, które będzie można podjąć po zmianie sytuacji.
Badania nad przełączaniem zadań dokumentują wolniejsze reakcje i nieco większą liczbę błędów, gdy uczestnicy naprzemiennie wykonują proste zadania klasyfikowania cyfr, w porównaniu z powtarzaniem tego samego zadania. Wynik laboratoryjny uzasadnia ostrożność wobec założenia, że częste przełączanie nie ma kosztów, ale nie dowodzi, że skrócenie domowej listy zadań poprawia codzienne rezultaty. Wykorzystaj go jedynie jako powód, by zadbać o czytelność kolejności, a nie jako obietnicę, że mniejsza liczba pozycji pozwoli zaoszczędzić określoną ilość czasu. PLOS ONE, „Evaluating Amazon’s Mechanical Turk as a Tool for Experimental Behavioral Research”
Jasno określ warunek ukończenia przed rozpoczęciem
Napisz jedno zdanie, które odpowie na pytanie: co będę widzieć, czego będę mógł użyć lub co będę mógł przekazać dalej po osiągnięciu tego rezultatu? Dobre kryteria ukończenia są na tyle konkretne, by dało się je sprawdzić, ale nie tak szczegółowe, by zamieniały każdą czynność w papierkową robotę. „Uprzątnąć przedpokój” można doprecyzować jako „buty stoją na półce, torby są odwieszone, a przejście jest wolne”. Jeśli taki rezultat wystarczy, nie dodawaj niezwiązanych standardów, takich jak porządkowanie wszystkich szaf.
W przypadku nowej lub skomplikowanej pracy ukończony rezultat może nie być oczywisty od samego początku. W swoim przeglądzie badań nad wyznaczaniem celów Locke i Latham opisują, że przy złożonych zadaniach trzeba niekiedy najpierw znaleźć skuteczne strategie; zbyt wczesne wyznaczenie ambitnego celu dotyczącego wyników może być mniej przydatne niż postawienie sobie celu związanego z nauką. Ostrożnie odnosząc to do osobistych zadań, warto najpierw określić punkt kontrolny, taki jak „porównać dwie opcje przechowywania i zanotować, co pasuje”, a końcowe kryterium ustalić, gdy lepiej poznasz zadanie. Badania dotyczą wyznaczania celów i wyników, a nie bezpośredniego testowania projektowania osobistych list. Locke i Latham, „Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey”
Warunek ukończenia powinien też uwzględniać przekazanie rezultatu dalej lub przywrócenie porządku, jeśli jest to konieczne, by rezultat nadawał się do użytku. Jeśli przygotowałeś dokumenty, ale musisz je jeszcze wysłać, rezultatem może być „dokumenty przygotowane i wysłane”, a „dokumenty przygotowane” to etap pośredni. Podczas gotowania „posiłek podany” może być rezultatem, a umycie wszystkich naczyń może pozostać osobnym zadaniem — chyba że użyteczna kuchnia należy do zamierzonego celu.
Krótka sekwencja przeglądu i skracania rzeczywistej listy
Weź aktualną listę i przejdź przez nią w następującej kolejności:
Zakreśl rezultaty, które są ważne w planowanym okresie. Późniejsze lub opcjonalne zadania umieść gdzie indziej, zamiast traktować każdą przyszłą możliwość jako bieżące zadanie.
Grupuj wyłącznie działania, które przyczyniają się do tego samego rezultatu. Każdej grupie nadaj prostą nazwę opisującą rezultat.
Ustal kolejność zależnych kroków, jeśli jeden z nich rzeczywiście odblokowuje następny. Oznacz zablokowane rezultaty jako oczekujące i zachowaj informację, co pozwoli je odblokować.
Zapisz widoczny test ukończenia dla każdego rezultatu. Uwzględniaj tylko te sprawdzenia, które wpływają na to, czy rezultat jest ukończony lub nadaje się do użytku.
Znajdź nieprecyzyjne pozostałości. Zastąp „zająć się kuchnią” ograniczonym, konkretnym rezultatem albo podziel to zadanie, jeśli obejmuje odrębne cele, takie jak „rozpakować zakupy” i „wytrzeć blat”.
Na koniec porównaj rezultat z kryterium ukończenia. Oznacz go jako ukończony tylko wtedy, gdy spełnia podany warunek; jeśli nie, zmień kolejne działanie lub kryterium ukończenia zamiast dodawać nieprecyzyjne zadanie „spróbować ponownie”.
Wynikiem może być mniejsza liczba głównych pozycji, mimo że nadal obejmuje całą niezbędną pracę. Nie oznacza to porażki metody: jej celem jest ułatwienie interpretacji listy, a nie ukrywanie wysiłku przez usuwanie kroków. Metaanalizy badań nad intencjami implementacyjnymi — konkretnymi planami łączącymi sytuację z działaniem — wykazały pozytywny związek z postępami w realizacji celów, choć w jednym z opisanych badań nie zaobserwowano bezpośredniej korzyści, a wyniki były zróżnicowane. Prosty osobisty przykład: „Kiedy rozpakuję zakupy, sprawdzę, czy mam wszystkie składniki do posiłku”. Potraktuj to jako pomoc w planowaniu, którą warto wypróbować, a nie gwarantowany sposób na wzrost produktywności. Koestner i in., „Attaining Personal Goals: Self-Concordance Plus Implementation Intentions Equals Success”
Kiedy nie skracać listy dalej
Zachowuj osobne pozycje, jeśli działania mają różne terminy, miejsca, zaangażowane osoby lub kryteria ukończenia. Przypomnienie, by do kogoś zadzwonić, łatwo przeoczyć w ogólnej pozycji „zaplanować wyjazd”. Podobnie zadanie wymagające istotnej kontroli końcowej może potrzebować osobnej pozycji, nawet jeśli należy do większego rezultatu. Grupowanie ma skracać widok, a nie usuwać przydatne wskazówki.
Nie uzależniaj ukończenia od perfekcji. „Każda powierzchnia lśni czystością” to słabe kryterium, jeśli zamierzonym rezultatem jest tylko wolny stół na kolację. Z kolei ogólne „wygląda dobrze” może być zbyt mało precyzyjne, jeśli pominięty krok uniemożliwiłby korzystanie z rezultatu. Dobierz szczegółowość do rzeczywistego celu i konsekwencji zadania.
Dostępne dowody nie pokazują, że sama krótsza lista prowadzi do realizacji zadań wyższej jakości. Wyniki badań nad wyznaczaniem celów zależą od takich czynników, jak złożoność zadania, wiedza na jego temat, informacja zwrotna i strategia; przegląd badań wskazuje, że wpływ celów jest mniejszy w przypadku bardziej złożonych zadań, przy których skuteczne strategie mogą dopiero wymagać odkrycia. Jeśli praca wiąże się z niepewnością, określ, czego chcesz się dowiedzieć i jaka będzie kolejna decyzja, zanim zaczniesz wymagać dopracowanego rezultatu końcowego. Locke i Latham, „Building a Practically Useful Theory of Goal Setting and Task Motivation: A 35-Year Odyssey”
Użyj listy, by określić, co można uznać za ukończone
Przydatna, krótsza lista ma trzy cechy: każda pozycja nazywa istotny rezultat, zależności wskazują, co można zrobić dalej, a kryterium ukończenia pozwala odróżnić wykonane zadanie od samej próby. Wypróbuj tę sekwencję najpierw przy jednym codziennym projekcie. Jeśli pomaga dostrzec zamierzony rezultat i wychwycić niedokończone przekazania, stosuj ją dalej; jeśli grupowanie zaciemnia termin lub kontrolę, przywróć osobną pozycję. Lepsza lista pomaga ustalić, co jest ukończone, a co nadal wymaga kolejnego działania — jej wartości nie mierzy się liczbą pozostałych pozycji.