आने वाले डाक और पार्सल के कागज़ात को कैसे छाँटें: जो काम का है उसे रखें, बाकी को रीसायकल करें

फाइलिंग सिस्टम से नहीं, एक त्वरित जाँच से शुरुआत करें

डाक को ऐसी जगह खोलें जहाँ आप तुरंत उस पर ध्यान दे सकें, और तीन सवालों को ध्यान में रखते हुए हर कागज़ को एक बार देखें: क्या किसी को कुछ करने की ज़रूरत है? क्या यह कागज़ संदर्भ (रेफरेंस) के रूप में उपयोगी होगा? क्या इसकी उपयोगी जानकारी पहले से ही कहीं और उपलब्ध है? ये सवाल कागज़ के उद्देश्य को उसके रूप-रंग से अलग करते हैं। एक चमकदार पर्चे में कोई उपयोगी निर्देश हो सकता है; वहीं एक सादा कागज़ समाप्त हो चुके प्रचार का हो सकता है।

यदि किसी स्पष्ट कार्रवाई की आवश्यकता है, तो उसका नाम दें: फॉर्म वापस भेजें, पैकिंग स्लिप की तुलना ऑर्डर से करें, या डिलीवरी विवरण की जाँच करें। कागज़ को एक ऐसी जगह रखें जहाँ वह आसानी से दिखे और यदि कोई समय सीमा है, तो उस समय सीमा को उस जगह नोट करें जहाँ आप आमतौर पर अपने कार्यों को ट्रैक करते हैं। इससे कागज़ एक अस्पष्ट रिमाइंडर बनने के बजाय अगले कदम में मदद करता है।

यदि कोई काम नहीं है और संदर्भ के रूप में उपयोग होने की संभावना भी नहीं है, तो अपने स्थानीय कार्यक्रम की स्वीकार्य सामग्रियों के अधीन, इसे सीधे रीसाइक्लिंग संग्रह बिंदु पर भेजें। यू.एस. ईपीए (U.S. EPA) का कहना है कि प्लास्टिक की खिड़की वाले लिफाफों सहित डाक को कई कार्यक्रमों में रीसायकल किया जा सकता है, साथ ही यह भी जोर दिया गया है कि स्थानीय नियम अलग हो सकते हैं। EPA: How Do I Recycle Common Recyclables

वर्तमान कार्य से जुड़े कागज़ात ही रखें

किसी काम को पूरा करने के लिए जब किसी कागज़ की आवश्यकता होती है, तो वह एक अस्थायी जगह पाने का हकदार होता है। उदाहरणों में शामिल हैं: वापसी प्रक्रिया जारी रहने तक रिटर्न स्लिप, छूटे हुए पार्सल की समस्या सुलझाने के दौरान डिलीवरी नोटिस, या सही सामान आने की जाँच करते समय ऑर्डर इंसर्ट। इसे कार्य के साथ रखें, न कि सामान्य "महत्वपूर्ण कागज़ात" के ढेर में।

कार्य पूरा हो जाने के बाद, खुद से पूछें कि क्या वह भौतिक कागज़ अभी भी कोई महत्व रखता है। यदि रिटेलर के ऑर्डर पेज पर आपकी ज़रूरत का विवरण पहले से ही मौजूद है और पार्सल सही-सलामत आ गया है, तो उस इंसर्ट का अब कोई काम नहीं रह जाता। यदि कोई रिटर्न या एक्सचेंज अभी भी लंबित है, तो उस प्रक्रिया के समाप्त होने तक संबंधित कागज़ को अपने पास रखें। यह निर्णय किसी तय दिनों की संख्या पर नहीं, बल्कि कार्य की स्थिति पर निर्भर करता है।

कुछ डाक पुष्टियों (पोस्टल कन्फर्मेशन) का उपयोग बाद में भी होता है। यूएसपीएस (USPS) का कहना है कि पैकेज पिकअप की पुष्टि करने वाले नोटिस को रसीद की तरह रखा जा सकता है, खासकर तब जब कन्फर्मेशन सेवा खरीदी गई हो। यह उस कागज़ का एक विशिष्ट उदाहरण है जिसकी भूमिका इस बात पर निर्भर करती है कि किस सेवा का उपयोग किया गया था; इसका मतलब यह नहीं है कि हर डिलीवरी नोटिस के लिए एक स्थायी फाइल की आवश्यकता है। USPS: What Is Package Pickup?

रेफरेंस शीट्स तभी रखें जब आप उनके उपयोग का स्पष्ट कारण बता सकें

पार्सल का इंसर्ट या पत्र बाद में घर के किसी व्यावहारिक सवाल का जवाब दे सकता है। नए खरीदे गए सामान के लिए एक संक्षिप्त सेटअप गाइड, केयर कार्ड, या वारंटी संपर्क पत्र तब तक उपयोगी हो सकता है जब तक वह वस्तु आपके पास है और आप उसका उपयोग कर रहे हैं। विषय के आधार पर जगह का नाम तय करें—जैसे "रसोई उपकरण निर्देश"—और कागज़ को वहीं रखें जहाँ आप उस जानकारी को ढूँढेंगे।

एक-दूसरे से मिलते-जुलते कई पर्चों के बंडल के बजाय केवल एक उपयोगी रेफरेंस को प्राथमिकता दें। यदि कोई कागज़ उन्हीं निर्देशों को दोहराता है जो पहले से ही उत्पाद पर या आपके द्वारा रखी गई किसी गाइड में छपे हैं, तो तय करें कि आप वास्तव में किस संस्करण का संदर्भ लेंगे। यदि आप वही जानकारी किसी विश्वसनीय उत्पाद पृष्ठ पर आसानी से पा सकते हैं और उस पर निर्भर रहना चाहते हैं, तो कागज़ी प्रति अनावश्यक हो सकती है। प्रचार पत्रकों को केवल इसलिए रखने से बचें क्योंकि वे आपके द्वारा खरीदी गई किसी चीज़ के साथ आए थे; विज्ञापन अपने आप संदर्भ सामग्री नहीं बन जाता।

ओक्लाहोमा स्टेट यूनिवर्सिटी एक्सटेंशन की एक घरेलू रिकॉर्ड गाइड उन कागज़ातों में अंतर करती है जिन्हें किसी कार्रवाई के पूरा होने तक अस्थायी रूप से रखा जाता है और जिन्हें संदर्भ के लिए सहेजा जाता है। यह अंतर एक उपयोगी दैनिक आदत का समर्थन करता है: किसी कागज़ को रखने की जगह देने से पहले तय करें कि वह किस काम के लिए है। यहाँ दिया गया लेख उस सिद्धांत को केवल सामान्य आने वाले इंसर्ट और पत्राचार पर लागू करता है, न कि विशेष रिकॉर्ड-सहेजने के निर्णयों पर। Oklahoma State University Extension: Getting Your Records in Order—Organizing Household Records

लिफाफों, इंसर्ट्स और पैकेजिंग को अलग-अलग सामग्रियों के रूप में देखें

यह न मान लें कि एक ही डिलीवरी से आए कागज़ का हर टुकड़ा एक ही जगह जाएगा। पत्र का जवाब देने की आवश्यकता हो सकती है, जबकि उसका लिफाफा रीसायकल किया जा सकता है। एक पार्सल में एक उपयोगी रिटर्न लेबल, रिटर्न विंडो के दौरान जाँचने योग्य रसीद, और बिना किसी काम के कई प्रचार संबंधी इंसर्ट हो सकते हैं। केवल उसी चीज़ को अलग करें जिससे निर्णय बदलता है; हर वस्तु को छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़ने की आवश्यकता नहीं है।

रीसाइक्लिंग के लिए, अपनी सामग्री एकत्र करने वाली सेवा के नियमों का पालन करें। ईपीए (EPA) का सामान्य मार्गदर्शन कहता है कि कागज़ और डाक को आमतौर पर स्वीकार किया जाता है, लेकिन स्थानीय कार्यक्रम की जाँच करने की सलाह दी जाती है। इसके रीसाइक्लिंग अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों (FAQ) में यह भी कहा गया है कि कागज़ आमतौर पर खाली, साफ और सूखा होना चाहिए, और यह बिना जाने सामग्रियों को बिन में डालने से मना करता है कि वे स्वीकार्य हैं या नहीं। श्रेडेड (बारीक कटा हुआ) कागज़ एक अन्य वस्तु है जिसकी स्वीकार्यता स्थानीय स्तर पर भिन्न होती है। EPA: Frequent Questions on Recycling

यदि आपका स्थानीय मार्गदर्शन किसी विशेष मेलर या लेपित (कोटेड) इंसर्ट को स्पष्ट रूप से कवर नहीं करता है, तो इसे कर्बसाइड रीसाइक्लिंग में डालने से पहले उस मार्गदर्शन की जाँच करें। उद्देश्य एक सरल और सही छँटाई है: सामान्य स्वीकार्य कागज़ को कागज़ के प्रवाह में डालें; और जिन सामग्रियों को आपका कार्यक्रम शामिल नहीं करता, उन्हें उसके निर्देशों के अनुसार संभालें। केवल कागज़ जैसा दिखने के आधार पर अनुमान न लगाएँ।

तय स्थानों की संख्या कम रखें

ज्यादातर रोज़मर्रा की डाक के लिए, एक संक्षिप्त व्यवस्था काफी है: एक जगह उन कागज़ों के लिए जिन पर काम होना बाकी है, और एक रेफरेंस फ़ोल्डर या शेल्फ उन निर्देशों के लिए जिनका आप अभी भी उपयोग करते हैं। "विविध" या "रखें" के बजाय ऐसे नाम चुनें जो कार्य या विषय का वर्णन करते हों। बिना किसी स्पष्ट स्थान वाला कागज़ इस बात पर पुनर्विचार करने का संकेत है कि क्या उसे वास्तव में रखने की ज़रूरत है।

कार्रवाई योग्य कागज़ों को ऐसे रखें कि वे आसानी से दिखें और संदर्भ प्रतियों को ऐसे रखें कि उन्हें आसानी से निकाला जा सके। उदाहरण के लिए, रिटर्न इंसर्ट को पार्सल भेजे जाने तक रिटर्न से जुड़े कार्य के साथ रखें; फिर या तो रसीद को रख लें यदि वह अभी भी काम की है, या पूरे हो चुके कागज़ात को रीसायकल कर दें। किसी उपकरण की गाइड को सामान्य डाक के ढेर में रखने के बजाय संबंधित वस्तु के निर्देशों के साथ रखें। ये व्यावहारिक सुझाव हैं, कोई नियम नहीं: कम से कम स्थानों का उपयोग करें ताकि अगला कदम स्पष्ट दिखे।

डाक आने पर एक मिनट की दिनचर्या

जब भी आप कोई डिलीवरी या पत्र खोलें, तो इस क्रम का पालन करें:

पैकेजिंग से कागज़ात को अलग करें। सामग्री को बाहर निकालें और कागज़ों को थोड़ी देर के लिए एक साथ रखें ताकि उनकी जाँच की जा सके।

अगली कार्रवाई तय करें। यदि किसी कागज़ की वापसी, जवाब देने, सत्यापित करने या फॉलो-अप के लिए आवश्यकता है, तो उसे कार्रवाई वाले स्थान पर रखें और जहाँ आप आमतौर पर अपने कार्यों को ट्रैक करते हैं, वहाँ समय सीमा दर्ज करें।

उपयोगी संदर्भ चुनें। केवल उन्हीं इंसर्ट्स या पत्रों को रखें जो आपके किसी तय भविष्य के सवाल का जवाब देते हों, और उन्हें संबंधित विषय या वस्तु के साथ रखें।

पूरे हो चुके और बेकार कागज़ात को हटाएँ। अपने स्थानीय कार्यक्रम द्वारा स्वीकार किए जाने वाले कागज़ को रीसायकल करें; अनिश्चित या अस्वीकृत सामग्रियों के लिए उसके मार्गदर्शन का उपयोग करें।

प्रक्रिया को पूरा करें। कार्य पूरा होने पर, अस्थायी ढेर को स्थायी बनने देने के बजाय कागज़ की फिर से समीक्षा करें।

यह दिनचर्या निर्णय को छोटा रखती है: कोई कागज़ इसलिए रुकता है क्योंकि उसका कोई सक्रिय काम है या कोई तय संदर्भ उपयोग है। जब दोनों में से कुछ भी सच न हो, तो वह घर के कागज़ भंडारण से बाहर जा सकता है। ज़रूरत पड़ने पर स्थानीय रीसाइक्लिंग निर्देशों की जाँच करें, और तय स्थान को सामग्री और कार्य के अनुसार रखें।

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