Cara Mengasingkan Surat dan Kertas Bungkusan yang Diterima: Simpan yang Ada Kegunaan, Kitar Semula Selebihnya

Buka surat di tempat yang membolehkan anda menguruskannya, dan teliti setiap kertas sekali sambil memikirkan tiga soalan: Adakah sesiapa perlu melakukan sesuatu? Adakah helaian ini akan berguna sebagai rujukan? Adakah maklumat bergunanya sudah tersedia di tempat lain? Soalan-soalan ini membezakan tujuan kertas daripada rupanya. Risalah berkilat mungkin mengandungi arahan berguna; helaian biasa mungkin promosi yang sudah tamat tempoh.

Jika tindakan jelas diperlukan, nyatakan tindakan itu: pulangkan borang, bandingkan slip pembungkusan dengan pesanan, atau semak butiran penghantaran. Letakkan kertas itu di satu tempat yang mudah dilihat untuk tindakan, dan jika ada tarikh akhir, catatkannya di tempat anda biasanya menjejak tugasan. Dengan itu, kertas tersebut membantu langkah seterusnya dan bukannya menjadi peringatan yang samar-samar.

Jika tiada tindakan diperlukan dan tiada kemungkinan ia akan dirujuk, terus bawa kertas itu ke tempat pengumpulan kitar semula, tertakluk pada bahan yang diterima oleh program tempatan anda. EPA A.S. menyatakan bahawa surat, termasuk sampul surat dengan tingkap plastik, boleh dikitar semula dalam banyak program, sambil menegaskan bahawa peraturan tempatan mungkin berbeza. EPA: Bagaimanakah Saya Mengitar Semula Bahan Kitar Semula Lazim

Kertas wajar disimpan sementara jika diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu. Contohnya termasuk slip pemulangan semasa proses pemulangan sedang berjalan, notis penghantaran semasa anda menyelesaikan masalah bungkusan yang terlepas, atau sisipan pesanan semasa anda menyemak sama ada barang yang betul telah sampai. Simpan bersama tugasan itu, bukan dalam timbunan umum “kertas penting.”

Setelah tugasan selesai, tanyakan sama ada helaian fizikal itu masih berguna. Jika halaman pesanan peruncit sudah mengandungi butiran yang anda perlukan dan bungkusan tiba dengan betul, sisipan itu mungkin tiada lagi kegunaan. Jika pemulangan atau pertukaran masih belum selesai, simpan kertas yang berkaitan sehingga proses itu selesai. Keputusan bergantung pada status tugasan, bukan bilangan hari yang ditetapkan untuk semua keadaan.

Sesetengah pengesahan pos masih berguna selepas itu. USPS menyatakan bahawa notis pengesahan pengambilan bungkusan boleh disimpan seperti resit apabila perkhidmatan pengesahan dibeli. Ini contoh khusus kertas yang kegunaannya bergantung pada perkhidmatan yang digunakan; ini tidak bermaksud setiap notis penghantaran perlu disimpan secara kekal. USPS: Apakah itu Pengambilan Bungkusan?

Sisipan bungkusan atau surat mungkin dapat menjawab soalan praktikal tentang rumah anda pada kemudian hari. Panduan pemasangan ringkas untuk barang yang baru dibeli, kad penjagaan, atau helaian maklumat hubungan waranti boleh berguna selagi anda memiliki dan menggunakan barang itu. Namakan tempat simpanannya mengikut perkara—seperti “arahan perkakas dapur”—dan letakkan kertas itu di tempat anda akan mencari maklumat tersebut.

Utamakan satu rujukan yang berguna berbanding sekumpulan sisipan yang bertindih kandungannya. Jika kertas itu mengulangi arahan yang sudah dicetak pada produk atau dalam manual yang anda pilih untuk disimpan, tentukan versi yang benar-benar akan anda rujuk. Jika anda mudah mendapatkan maklumat yang sama di halaman produk yang boleh dipercayai dan mahu bergantung padanya, salinan kertas mungkin tidak diperlukan. Jangan simpan risalah promosi semata-mata kerana ia disertakan bersama barang yang anda beli; iklan tidak semestinya bahan rujukan.

Panduan pengurusan rekod isi rumah daripada Oklahoma State University Extension membezakan kertas yang disimpan sementara menunggu tindakan daripada rekod yang disimpan sebagai rujukan. Perbezaan itu menyokong amalan harian yang berguna: tentukan tujuan kertas sebelum memberikannya ruang simpanan. Artikel ini hanya menerapkan prinsip tersebut pada sisipan dan surat-menyurat biasa yang diterima, bukan pada keputusan khusus tentang tempoh penyimpanan rekod. Oklahoma State University Extension: Menyusun Rekod Anda—Mengatur Rekod Isi Rumah

Jangan anggap setiap helaian kertas daripada satu penghantaran perlu disimpan di tempat yang sama. Surat itu sendiri mungkin memerlukan balasan, manakala sampulnya boleh dikitar semula. Bungkusan mungkin mengandungi label pemulangan yang berguna, resit yang patut diperiksa sepanjang tempoh pemulangan, dan beberapa sisipan promosi yang tiada kegunaan seterusnya. Asingkan hanya bahan yang mengubah keputusan; anda tidak perlu meleraikan setiap barang menjadi komponen kecil.

Untuk kitar semula, ikut peraturan perkhidmatan yang mengumpulkan bahan anda. Panduan umum EPA menyatakan bahawa kertas dan surat lazimnya diterima, tetapi menasihatkan supaya anda menyemak program tempatan. Soalan Lazim kitar semulanya juga menyatakan bahawa kertas secara umumnya perlu kosong, bersih dan kering, serta mengingatkan supaya bahan tidak dimasukkan ke dalam tong tanpa mengetahui sama ada bahan itu diterima. Penerimaan kertas yang dicincang juga berbeza mengikut kawasan. EPA: Soalan Lazim tentang Kitar Semula

Jika panduan tempatan anda tidak menyatakan dengan jelas sama ada meler atau sisipan bersalut tertentu diterima, semak panduan itu sebelum memasukkannya ke dalam kitar semula tepi jalan. Matlamatnya ialah pengasingan yang mudah dan betul: kertas biasa yang diterima dimasukkan ke aliran kertas; bahan yang tidak diterima oleh program anda dikendalikan mengikut arahan program tersebut. Jangan meneka hanya berdasarkan rupanya yang seperti kertas.

Bagi kebanyakan surat harian, susunan ringkas sudah memadai: satu tempat untuk kertas yang menunggu tindakan, dan satu folder atau rak rujukan untuk arahan yang masih anda gunakan. Pilih nama yang menerangkan tugasan atau perkara, bukannya “pelbagai” atau “simpan.” Kertas tanpa tempat yang jelas ialah petanda untuk mempertimbangkan semula sama ada ia perlu disimpan.

Pastikan kertas untuk tindakan mudah dilihat dan helaian rujukan mudah dicari semula. Contohnya, letakkan sisipan pemulangan bersama tugasan pemulangan sehingga bungkusan dihantar; kemudian simpan resit jika ia masih berguna atau kitar semula kertas kerja yang sudah selesai. Letakkan panduan perkakas bersama arahan untuk barang berkenaan, bukannya menyimpannya dalam timbunan surat umum. Ini susunan yang praktikal, bukan kewajipan: gunakan sesedikit tempat yang dapat menjadikan tindakan seterusnya jelas.

Ikuti urutan ini setiap kali anda membuka bungkusan atau surat:

Asingkan kertas daripada bahan pembungkusan. Keluarkan kandungannya dan kumpulkan kertas seketika supaya dapat diperiksa.

Nyatakan tindakan seterusnya. Jika kertas diperlukan untuk memulangkan barang, membalas, mengesahkan atau membuat susulan, letakkannya di tempat tindakan dan catat tarikh akhir di tempat anda biasanya menjejak tugasan.

Pilih rujukan yang berguna. Simpan hanya sisipan atau surat yang menjawab soalan masa depan yang boleh anda nyatakan, dan letakkannya bersama perkara atau barang yang berkaitan.

Singkirkan kertas yang sudah selesai dan tiada tujuan. Kitar semula kertas yang diterima oleh program tempatan anda; ikut panduannya untuk bahan yang tidak pasti atau tidak diterima.

Selesaikan prosesnya. Apabila tindakan selesai, semak semula kertas itu supaya timbunan sementara tidak menjadi kekal.

Rutin ini menjadikan keputusan lebih mudah: kertas disimpan kerana masih ada kegunaan aktif atau tujuan rujukan yang jelas. Apabila kedua-duanya tiada lagi, kertas itu boleh dikeluarkan daripada tempat simpanan kertas di rumah. Semak arahan kitar semula tempatan apabila perlu, dan sesuaikan tempat pelupusan dengan bahan dan tugasan.