स्वतंत्र रूप से व्यवस्थित डिजिटल स्क्रैपबुक फ़ाइल का आकार बहुत बड़ा होने से कैसे रोकें

स्क्रैपबुक फ़ाइल का आकार किस वजह से बढ़ता है?

छवियों से भरे दस्तावेज़ में, डाली गई तस्वीरें अक्सर सबसे पहली चीज़ होती हैं जिनकी जाँच की जानी चाहिए। किसी फ़ोटो में उसके प्रदर्शित आकार की आवश्यकता से कहीं अधिक पिक्सेल हो सकते हैं, और एक दस्तावेज़ संपादक क्रॉप किए गए क्षेत्रों या संपादन डेटा को बनाए रख सकता है ताकि छवि को बाद में बदला जा सके। Microsoft चित्र संपीड़न (पिक्चर कम्प्रेशन), क्रॉप किए गए चित्र डेटा, छवि रिज़ॉल्यूशन, संपादन डेटा और एम्बेडेड फ़ॉन्ट्स को उन सेटिंग्स में शामिल करता है जो Word दस्तावेज़ के आकार को प्रभावित कर सकती हैं। इसके चरण Windows के लिए डेस्कटॉप Word पर लागू होते हैं, इसलिए अन्य संपादकों या संस्करणों में मेनू की उपलब्धता भिन्न हो सकती है। (Microsoft: Reduce the file size of your Word documents)

यदि आप प्रत्येक लेआउट विविधता के लिए एक प्रतिलिपि आयात करते हैं, तो एक ही फ़ोटो को एक से अधिक बार भी जोड़ा जा सकता है। कोलाज के लिए यह आवश्यक हो सकता है, लेकिन अनजाने में बने डुप्लिकेट की जाँच करना उचित है। व्यावहारिक दृष्टि से, दस्तावेज़ द्वारा संग्रहीत प्रत्येक छवि सामग्री को बढ़ाती है; केवल दिखाई देने वाले पृष्ठों की संख्या ही आपको यह नहीं बताती कि क्या चीज़ जगह घेर रही है। फ़ाइल और उसे बनाने के तरीके के आधार पर, सजावटी परतें (डेकोरेटिव लेयर्स), उच्च-रिज़ॉल्यूशन स्कैन और एम्बेडेड फ़ॉन्ट भी मायने रख सकते हैं।

कुछ भी बदलने से पहले सही कार्यशील फ़ाइल चुनें

पहले तय करें कि स्क्रैपबुक को संपादन योग्य (एडिटेबल) बनाए रखना है या मुख्य रूप से इसे देखना और साझा करना है। जब तक आप पृष्ठों को व्यवस्थित कर रहे हों, तब तक प्रोजेक्ट को उसके सामान्य संपादन योग्य प्रारूप में ही रखें। बल्क कम्प्रेशन करने, क्रॉप किए गए क्षेत्रों को हटाने, या संपादन डेटा को हटाने से पहले एक अलग प्रतिलिपि बनाएँ: Microsoft चेतावनी देता है कि हटाए गए क्रॉप और संपादन डेटा को उन सुविधाओं के माध्यम से पुनर्स्थापित नहीं किया जा सकता है। यदि आपको बाद में पृष्ठ को बदलने की आवश्यकता होती है, तो असंपीड़ित मूल प्रति ही आपकी पुनर्प्राप्ति का साधन है।

एक तैयार स्क्रैपबुक के लिए जिसे पाठकों को मुख्य रूप से देखना है, एक PDF प्रतिलिपि निर्यात करें। Adobe PDF संपीड़न को साझा करने और अपलोड सीमाओं के लिए उपयोगी बताता है, और इसका डेस्कटॉप PDF ऑप्टिमाइज़ेशन छवियाँ (Images), फ़ॉन्ट्स (Fonts) और पारदर्शिता (Transparency) जैसे अलग-अलग पैनल प्रदान करता है। Adobe नोट करता है कि इसके उन्नत अनुकूलन नियंत्रण विशिष्ट सशुल्क डेस्कटॉप Acrobat प्लान्स में उपलब्ध हैं। (Adobe: Compress and optimize a PDF)

एक PDF डिलीवरी प्रतिलिपि है, अपने आप में छोटी प्रतिलिपि नहीं। इसका आकार सामग्री और निर्यात सेटिंग्स पर निर्भर करता है। निर्यात की गई PDF की तुलना संपादन योग्य फ़ाइल से करें, और उस संस्करण को रखें जो आपके अगले काम में सहायक हो: लेआउट को संशोधित करना, पृष्ठों को देखना, या उन्हें भेजना।

1. पृष्ठ के लिए एक लक्षित उपयोग निर्धारित करें

पूछें कि क्या कोई पृष्ठ ज्यादातर स्क्रीन पर देखा जाएगा, मुद्रित (प्रिंट) किया जाएगा, या दोनों। यह निर्णय मार्गदर्शन करता है कि कितनी छवि विवरण सुरक्षित रखने हैं। Microsoft का कहना है कि Office चित्र संपीड़न इच्छित उपयोग के आधार पर रिज़ॉल्यूशन सेटिंग्स का उपयोग कर सकता है, और इसका Word मार्गदर्शन सुझाव देता है कि, ज्यादातर मामलों में, रिज़ॉल्यूशन 150 ppi से अधिक होने की आवश्यकता नहीं है। इस आंकड़े को Microsoft के सामान्य Word मार्गदर्शन के रूप में मानें, न कि प्रत्येक प्रिंट वर्कफ़्लो, स्क्रैपबुक संपादक या छवि के लिए एक सार्वभौमिक नियम। यदि प्रिंट गुणवत्ता मायने रखती है, तो पूरे प्रोजेक्ट में संपीड़न लागू करने से पहले इच्छित प्रिंट आकार पर एक नमूने की जाँच करें। (Microsoft: Reduce the file size of your Word documents)

2. बड़े आकार के मूल चित्रों को उस आकार में बदलें जिसमें वे दिखाई देंगे

एक छोटे पिक्चर बॉक्स का मतलब यह नहीं है कि दस्तावेज़ में एक छोटी छवि संग्रहीत है। यदि एक पूर्ण-रिज़ॉल्यूशन वाला कैमरा फ़ोटो एक छोटे से एक्सेंट के रूप में प्रदर्शित किया जाता है, तो उसे डालने से पहले डिज़ाइन के लिए आवश्यक आयामों के करीब की प्रतिलिपि तैयार करें। मूल फ़ोटो को अलग से सहेज कर रखें यदि आप बाद में बड़ा क्रॉप करना चाहते हैं या इसे कहीं और पुन: उपयोग करना चाहते हैं। यह एक व्यावहारिक वर्कफ़्लो सिफारिश है: Microsoft का दस्तावेज़ीकरण चित्र रिज़ॉल्यूशन को कम करने का समर्थन करता है, लेकिन सही पिक्सेल आयाम डिस्प्ले आकार, प्रिंट आकार और संपादक द्वारा छवियों के प्रबंधन पर निर्भर करते हैं।

3. छवियों का सोच-समझकर पुन: उपयोग करें

आयात करने से पहले, उसी फ़ोटो या स्कैन की कई प्रतियों की तलाश करें जो लेआउट प्रयोगों के दौरान दस्तावेज़ में आ गई हों। यदि किसी डिज़ाइन को कई स्थानों पर एक ही दोहराए गए रूपांकन (मोटिफ) की आवश्यकता है, तो जहाँ उपलब्ध हो वहाँ संपादक के डुप्लिकेट या कॉपी फ़ंक्शन का उपयोग करें, फिर सहेजे गए फ़ाइल आकार का निरीक्षण करें; एप्लिकेशन दोहराई गई वस्तुओं को अलग तरह से संग्रहीत कर सकते हैं। यह मान लेने से बचें कि कोई विशेष संपादक छवियों से डुप्लिकेट प्रतियों को स्वचालित रूप से हटा देगा। जानबूझकर अलग तरह से क्रॉप या संपादित किए गए रूपों के लिए, उन संस्करणों को सुरक्षित रखें जिनका आप वास्तव में उपयोग करते हैं और केवल पुष्ट हो चुके अतिरिक्त अवशेषों को हटा दें।

4. आँख बंद करके संपीड़ित करने के बजाय, संपीड़ित करें और निरीक्षण करें

डेस्कटॉप Word में, Microsoft का प्रलेखित मार्ग Picture Format → Compress Pictures है। आप चयनित चित्रों या पूरे दस्तावेज़ को लक्षित कर सकते हैं, और एक रिज़ॉल्यूशन चुन सकते हैं। इसका दस्तावेज़-स्तरीय मार्गदर्शन क्रॉप किए गए चित्र क्षेत्रों को हटाने, संपादन डेटा को हटाने और कम डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन का उपयोग करने का भी वर्णन करता है। वे परिवर्तन छिपी हुई चित्र सामग्री को पुनर्प्राप्त करने या छवि संपादनों को पूर्ववत (अनडू) करने की क्षमता को समाप्त कर सकते हैं, इसलिए पहले एक अलग कार्यशील प्रतिलिपि सहेजें। संपीड़न के बाद सूक्ष्म विवरणों, स्कैन में लिखे अक्षरों, बनावट और पारदर्शिता की जाँच करें। Microsoft विशेष रूप से नोट करता है कि संपीड़न से छवि अलग दिख सकती है क्योंकि विवरण खो सकते हैं। (Microsoft: Reduce the file size of a picture in Microsoft Office)

अपने प्रोजेक्ट को समतल (फ्लैट) किए बिना एक हल्की साझाकरण प्रतिलिपि निर्यात करें

जब लेआउट तैयार हो जाए, तो एक PDF निर्यात करें और छवि गुणवत्ता, रिज़ॉल्यूशन या संपीड़न के लिए निर्यात नियंत्रणों का निरीक्षण करें। यदि आप Acrobat का उपयोग करते हैं, तो Adobe की अनुकूलन प्रक्रिया आपको छवियों, फ़ॉन्ट्स और पारदर्शिता सहित पैनल और सेटिंग्स चुनने देती है; यह आपको वर्तमान PDF अनुकूलता संस्करण बनाए रखने या कोई अन्य संस्करण चुनने की भी अनुमति देती है। केवल उन्हीं सेटिंग्स को बदलें जिन्हें आप समझते हैं, एक नई फ़ाइल में सहेजें, और मूल के साथ परिणाम की दृष्टिगत रूप से तुलना करें। (Adobe: Compress and optimize a PDF)

डिज़ाइन में क्या उपयोग किया गया है, इसकी जाँच किए बिना फ़ॉन्ट या पारदर्शिता को हटाकर अनुकूलित न करें। Microsoft का कहना है कि एम्बेडेड फ़ॉन्ट Word फ़ाइल के आकार को बढ़ा सकते हैं, लेकिन वे किसी अन्य व्यक्ति को दस्तावेज़ में प्रयुक्त फ़ॉन्ट के साथ दस्तावेज़ को पढ़ने या मुद्रित करने की अनुमति भी दे सकते हैं। यदि किसी अन्य डिवाइस पर एक समान टाइपोग्राफी मायने रखती है, तो वहाँ निर्यात की गई PDF का परीक्षण करें या ऐसे फ़ॉन्ट-हैंडलिंग विकल्प का उपयोग करें जो रूप-रंग को बनाए रखे। इसी तरह, पारदर्शी सजावट, कोमल किनारों (सॉफ्ट एजेस) और स्तरित तत्वों (लेयर्ड एलिमेंट्स) को निर्यात के बाद दृष्टिगत जाँच की आवश्यकता होती है।

यदि फ़ाइल बहुत बड़ी बनी रहती है, तो गुणवत्ता में बड़े पैमाने पर कटौती करने से पहले यह पता लगाएँ कि फ़ाइल में सबसे अधिक जगह क्या ले रहा है। किसी एक प्रतिनिधि पृष्ठ या दस्तावेज़ की प्रतिलिपि को संपीड़ित करने का प्रयास करें, फिर फ़ाइल आकार और उपस्थिति की तुलना करें। यह छोटा परीक्षण एक व्यावहारिक निदान है, कोई गारंटीकृत अनुपात नहीं: बचत छवियों और सेटिंग्स के साथ भिन्न होती है। यदि बारीक पाठ वाला कोई स्कैन किया गया पृष्ठ पढ़ना कठिन हो जाता है, तो मूल छवि को पुनर्स्थापित करें या कम आक्रामक सेटिंग का उपयोग करें।

त्वरित निर्णय क्रम

1. क्या अभी भी पृष्ठों को व्यवस्थित कर रहे हैं? संपादन योग्य स्रोत को अक्षुण्ण रखें; पुष्ट हो चुके डुप्लिकेट आयातों को हटाएँ और उचित आकार की छवि प्रतियों को सम्मिलित करने पर विचार करें।

2. तैयार है, मुख्य रूप से स्क्रीन पर देखने के लिए? एक PDF निर्यात करें, मध्यम छवि संपीड़न का प्रयास करें, और सामान्य देखने के आकार पर विस्तृत पृष्ठों की समीक्षा करें।

3. प्रिंट करने की योजना बना रहे हैं? पूरी स्क्रैपबुक में रिज़ॉल्यूशन कम करने से पहले इच्छित प्रिंट आकार पर एक प्रतिनिधि पृष्ठ का परीक्षण करें।

4. अधिक जगह खाली करने की आवश्यकता है? एक प्रतिलिपि पर, क्रॉप-डेटा हटाने या हटाए गए संपादन डेटा का परीक्षण करें, फिर सत्यापित करें कि आपको पुनर्प्राप्ति योग्य छवि सामग्री की आवश्यकता नहीं है।

5. सुसंगत फ़ॉन्ट या पारदर्शिता की आवश्यकता है? उन सुविधाओं को तब तक सुरक्षित रखें जब तक कि आपने यह जाँच न कर लिया हो कि अनुकूलित प्रतिलिपि अभी भी इच्छित रूप में प्रदर्शित होती है।

ये चरण उन हिस्सों को नियंत्रित करते हैं जिनका आप एक कठोर पेज ग्रिड लगाए बिना आकलन कर सकते हैं। स्वतंत्र रूप से व्यवस्थित स्क्रैपबुक लचीली बनी रह सकती है: मुख्य बात यह है कि एक पुनर्प्राप्ति योग्य कार्यशील मूल प्रतिलिपि रखी जाए और साझा करने वाली प्रतिलिपि को उसके वास्तविक उपयोग के अनुसार ट्यून किया जाए। केवल उतना ही संपीड़ित करें जहाँ तक तस्वीरें अभी भी ठीक दिखें, और परिणाम का निर्णय फ़ाइल आकार और उन पृष्ठों दोनों के आधार पर करें जिन्हें लोग देखेंगे।

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