Cara Mengekalkan Buku Skrap Digital Susun Atur Bebas agar Tidak Terlalu Besar

Dalam dokumen yang banyak mengandungi imej, gambar yang dimasukkan biasanya perkara pertama yang perlu diperiksa. Foto mungkin mempunyai jauh lebih banyak piksel daripada yang diperlukan untuk saiz paparannya, dan editor dokumen mungkin mengekalkan bahagian yang dipangkas atau data penyuntingan supaya imej itu boleh diubah kemudian. Microsoft menyatakan bahawa pemampatan gambar, data gambar yang dipangkas, resolusi imej, data penyuntingan dan fon terbenam antara tetapan yang boleh mempengaruhi saiz dokumen Word. Langkah-langkahnya terpakai pada Word desktop untuk Windows, jadi menu yang tersedia mungkin berbeza dalam editor atau versi lain. (Microsoft: Kurangkan saiz fail dokumen Word anda)

Foto yang sama juga mungkin ditambahkan lebih daripada sekali jika anda mengimport satu salinan untuk setiap variasi susun atur. Hal ini mungkin diperlukan untuk kolaj, tetapi salinan pendua yang tidak disengajakan wajar diperiksa. Dari segi praktikal, setiap imej yang disimpan oleh dokumen menambah kandungan; bilangan halaman yang kelihatan sahaja tidak menunjukkan perkara yang menggunakan ruang. Lapisan hiasan, imbasan beresolusi tinggi dan fon terbenam juga mungkin memberi kesan, bergantung pada fail dan cara ia dibuat.

Mula-mula, tentukan sama ada buku skrap itu perlu kekal boleh diedit atau hanya untuk dilihat dan dikongsi. Kekalkan projek dalam format biasanya yang boleh diedit selagi anda masih menyusun halaman. Buat salinan berasingan sebelum memampatkan secara pukal, memadam bahagian yang dipangkas atau membuang data penyuntingan: Microsoft memberi amaran bahawa data pangkasan dan penyuntingan yang dibuang tidak dapat dipulihkan melalui ciri tersebut. Jika anda perlu mengubah halaman kemudian, fail asal yang tidak dimampatkan ialah pilihan pemulihan anda.

Untuk buku skrap yang sudah siap dan kebanyakannya hanya perlu dilihat oleh pembaca, eksport salinan PDF. Adobe menerangkan bahawa pemampatan PDF berguna untuk perkongsian dan had muat naik, manakala pengoptimuman PDF desktopnya menyediakan panel berasingan seperti Imej, Fon dan Ketelusan. Adobe menyatakan bahawa kawalan pengoptimuman lanjutannya tersedia dalam pelan Acrobat desktop berbayar tertentu. (Adobe: Mampatkan dan optimumkan PDF)

PDF ialah salinan untuk penghantaran, dan tidak semestinya salinan yang lebih kecil. Saiznya bergantung pada kandungan dan tetapan eksport. Bandingkan PDF yang dieksport dengan fail yang boleh diedit, dan simpan versi yang menyokong perkara seterusnya yang perlu anda lakukan: menyemak semula susun atur, melihat halaman atau menghantarnya.

Tentukan sama ada halaman itu kebanyakannya akan dilihat pada skrin, dicetak atau kedua-duanya. Keputusan itu menentukan jumlah perincian imej yang perlu dikekalkan. Microsoft menyatakan bahawa pemampatan gambar Office boleh menggunakan tetapan resolusi berdasarkan kegunaan yang dimaksudkan, dan panduannya untuk Word mencadangkan bahawa dalam kebanyakan kes, resolusi tidak perlu melebihi 150 ppi. Anggap angka itu sebagai panduan umum Microsoft untuk Word, bukan peraturan sejagat bagi setiap aliran kerja cetakan, editor buku skrap atau imej. Jika kualiti cetakan penting, semak sampel pada saiz cetakan yang dimaksudkan sebelum menggunakan pemampatan pada seluruh projek. (Microsoft: Kurangkan saiz fail dokumen Word anda)

Kotak gambar yang kecil tidak semestinya bermakna imej yang disimpan dalam dokumen itu juga kecil. Jika foto kamera beresolusi penuh dipaparkan sebagai hiasan kecil, sediakan salinan yang lebih hampir dengan dimensi yang diperlukan untuk reka bentuk sebelum memasukkannya. Simpan foto asal secara berasingan jika anda mungkin mahu membuat pangkasan yang lebih besar atau menggunakannya semula di tempat lain. Ini ialah saranan aliran kerja yang praktikal: dokumentasi Microsoft menyokong pengurangan resolusi gambar, tetapi dimensi piksel yang sesuai bergantung pada saiz paparan, saiz cetakan dan cara editor mengendalikan imej.

Sebelum mengimport, cari salinan berganda bagi foto atau imbasan yang mungkin dimasukkan ke dalam dokumen semasa percubaan susun atur. Jika reka bentuk memerlukan motif yang sama diulang di beberapa tempat, gunakan fungsi pendua atau salin dalam editor jika tersedia, kemudian semak saiz fail yang disimpan; aplikasi mungkin menyimpan item berulang dengan cara yang berbeza. Jangan anggap editor tertentu akan menghapuskan imej pendua secara automatik. Bagi pangkasan atau suntingan yang memang berbeza, kekalkan variasi yang benar-benar digunakan dan buang hanya salinan yang disahkan tidak diperlukan.

Dalam Word desktop, laluan yang didokumenkan oleh Microsoft ialah Format Gambar → Mampatkan Gambar. Anda boleh memilih gambar tertentu atau seluruh dokumen, serta memilih resolusi. Panduannya untuk peringkat dokumen turut menerangkan cara memadam bahagian gambar yang dipangkas, membuang data penyuntingan dan menggunakan resolusi lalai yang lebih rendah. Perubahan ini boleh menghilangkan keupayaan untuk memulihkan kandungan gambar tersembunyi atau membuat asal suntingan imej, jadi simpan salinan kerja berasingan terlebih dahulu. Selepas pemampatan, semak perincian halus, tulisan dalam imbasan, tekstur dan ketelusan. Microsoft secara khusus menyatakan bahawa pemampatan boleh menyebabkan imej kelihatan berbeza kerana perincian mungkin hilang. (Microsoft: Kurangkan saiz fail gambar dalam Microsoft Office)

Apabila susun atur sudah sedia, eksport PDF dan semak kawalan eksport untuk kualiti imej, resolusi atau pemampatan. Jika anda menggunakan Acrobat, proses pengoptimuman Adobe membolehkan anda memilih panel dan tetapan, termasuk untuk imej, fon dan ketelusan; anda juga boleh mengekalkan versi keserasian PDF semasa atau memilih versi lain. Ubah tetapan yang anda fahami sahaja, simpan sebagai fail baharu dan bandingkan hasilnya secara visual dengan fail asal. (Adobe: Mampatkan dan optimumkan PDF)

Jangan optimumkan dengan membuang fon atau ketelusan tanpa memeriksa kegunaannya dalam reka bentuk. Microsoft menyatakan bahawa fon terbenam boleh meningkatkan saiz fail Word, tetapi fon itu juga membolehkan orang lain membaca atau mencetak dokumen dengan fon yang digunakan di dalamnya. Jika tipografi yang seragam penting pada peranti lain, uji PDF yang dieksport pada peranti itu atau gunakan pilihan pengendalian fon yang mengekalkan rupanya. Begitu juga, hiasan lutsinar, tepi lembut dan elemen berlapis perlu diperiksa secara visual selepas dieksport.

Jika fail masih terlalu besar, cari tahu perkara yang paling banyak menyumbang kepada saiznya sebelum mengurangkan kualiti dengan lebih ketara. Cuba mampatkan satu halaman yang mewakili keseluruhan dokumen atau satu salinan dokumen, kemudian bandingkan saiz fail dan rupanya. Ujian kecil ini ialah cara diagnosis yang praktikal, bukan nisbah yang dijamin: penjimatan bergantung pada imej dan tetapan. Jika halaman imbasan yang mengandungi teks halus menjadi sukar dibaca, pulihkan imej asal atau gunakan tetapan yang kurang agresif.

1. Masih menyusun halaman? Kekalkan fail sumber yang boleh diedit; buang import berganda yang telah disahkan dan pertimbangkan untuk memasukkan salinan imej dengan saiz yang sesuai.

2. Sudah siap dan kebanyakannya untuk dilihat pada skrin? Eksport PDF, cuba pemampatan imej sederhana dan semak halaman yang terperinci pada saiz paparan biasa.

3. Merancang untuk mencetak? Uji halaman yang mewakili keseluruhan buku skrap pada saiz cetakan yang dimaksudkan sebelum mengurangkan resolusi pada semua halaman.

4. Perlu mengosongkan lebih banyak ruang? Pada salinan, uji pemadaman data pangkasan atau pembuangan data penyuntingan, kemudian pastikan anda tidak memerlukan kandungan imej yang boleh dipulihkan itu.

5. Perlu mengekalkan fon atau ketelusan yang seragam? Kekalkan ciri tersebut melainkan anda sudah memastikan salinan yang dioptimumkan masih dipaparkan seperti yang dimaksudkan.

Langkah-langkah ini mengawal bahagian yang boleh anda nilai tanpa mengenakan grid halaman yang ketat. Buku skrap susun atur bebas boleh kekal fleksibel: yang penting ialah mengekalkan fail kerja asal yang boleh dipulihkan dan melaraskan salinan perkongsian mengikut kegunaan sebenarnya. Mampatkan hanya setakat gambar masih kelihatan baik, dan nilai hasilnya berdasarkan saiz fail serta halaman yang akan dilihat orang.