आपको घड़ी के बजाय ऊर्जा के अनुसार कौन सा काम निर्धारित करना चाहिए?

ऊर्जा के अनुसार काम निर्धारित करने का क्या अर्थ है?

इसका अर्थ है किसी कार्य की माँगों को ध्यान केंद्रित करने, धैर्य रखने या बातचीत करने की आपकी वर्तमान क्षमता के साथ मेल कराना। इसका मतलब यह नहीं है कि आप तब तक प्रतीक्षा करें जब तक आप प्रेरित महसूस न करें, या यह मान लेना कि आपकी ऊर्जा एक निश्चित जैविक कार्यक्रम का पालन करती है। व्यवहार में, आप अपने सबसे स्पष्ट मानसिक समय को किसी कठिन निर्णय के लिए सुरक्षित रख सकते हैं, कम ध्यान वाले समय का उपयोग परिचित प्रशासनिक कार्यों के लिए कर सकते हैं, और एकाग्रता कम होने पर थोड़ा विराम ले सकते हैं।

ऊर्जा एक व्यावहारिक आत्म-निरीक्षण है, कोई सटीक माप या निश्चित जैविक प्रोफ़ाइल नहीं। [गेटिंग थिंग्स डन की कोई कार्रवाई चुनने की गाइड](https://gettingthingsdone.com/2023/01/choosing-what-to-do/) संदर्भ, उपलब्ध समय और प्राथमिकताओं के साथ-साथ ऊर्जा सहित संसाधनों को भी एक विचारणीय पहलू मानती है। यह एक योजना ढांचा है, इस बात का प्रमाण नहीं कि कोई एक घंटा या समय-सारणी सभी के लिए सर्वोत्तम है। अपने स्वयं के काम के पैटर्न पर ध्यान दें, फिर समय-सीमा, कार्यभार या अप्रत्याशित घटनाओं द्वारा दिन बदलने पर तालमेल बिठाएं।

कौन से कार्य इसके लिए अच्छे विकल्प हैं?

ऐसे काम से शुरुआत करें जो लचीला हो और जिसे किसी विशेष प्रकार के ध्यान से लाभ मिलता हो। नीचे दिए गए लेबल योजना बनाने में सहायता के लिए हैं, वैज्ञानिक श्रेणियां नहीं। कुछ कार्य—विशेष रूप से रचनात्मक या पारस्परिक कार्य—आप क्या कर रहे हैं, इसके आधार पर विभिन्न प्रकार के प्रयासों की मांग कर सकते हैं।

**गहन सोच (Deep thinking):** किसी प्रस्ताव का मसौदा तैयार करना, किसी समस्या का विश्लेषण करना या किसी जटिल विषय को सीखना उस समय के लिए उपयुक्त हो सकता है जब आपको ध्यान केंद्रित करना आसान लगता है, यदि समय-सीमा अनुमति देती है।

**सावधानीपूर्वक निर्णय (Careful judgment):** विकल्पों की तुलना करने या किसी योजना की समीक्षा करने के लिए पढ़ने और नफ़ा-नुकसान को तौलने के लिए समय की आवश्यकता होती है। यदि यह अत्यावश्यक है, तो आदर्श परिस्थितियों की प्रतीक्षा करने के बजाय एक चेकलिस्ट का उपयोग करें।

**रचनात्मक अन्वेषण (Creative exploration):** अवधारणाओं का रेखाचित्र बनाना या रूपरेखा तैयार करना ऐसे समय में उपयुक्त हो सकता है जब आपके पास नए विचारों को तलाशने की गुंजाइश हो; बाद में समीक्षा के लिए आए हुए विचारों को नोट कर लें।

**नियमित निष्पादन (Routine execution):** फ़ाइल करना, फ़ॉर्मैटिंग और सामान्य फ़ॉलो-अप कम ध्यान वाले समय में किए जा सकते हैं, बशर्ते वे सटीक रहें और उन्हें जांचना आसान हो।

**संचार (Communication):** कॉल, फ़ीडबैक और चर्चा के लिए दूसरों के साथ समन्वय की आवश्यकता होती है, इसलिए अपने ध्यान के साथ-साथ उनकी उपलब्धता पर भी विचार करें।

कोई कार्य ऊर्जा-आधारित शेड्यूल में तभी आता है जब उसे आगे-पीछे करने से कोई वास्तविक प्रतिबद्धता न टूटे। समय के प्रति संवेदनशील उत्तर भेजना, किसी निर्धारित बैठक में भाग लेना, या किसी सहकर्मी को काम सौंपना घड़ी से बंधा हो सकता है, भले ही वह कार्य अपने आप में सरल हो।

कौन सा काम घड़ी के अनुसार ही रहना चाहिए?

बाहरी निर्भरता वाली किसी भी चीज़ के लिए निश्चित समय रखें: बैठकें, ग्राहकों या सहकर्मियों से की गई प्रतिबद्धताएं, सेवा खिड़कियां, समय-सीमाएं, निर्धारित समीक्षाएं, और ऐसे कार्य जो किसी अन्य के काम को आगे बढ़ाते हैं। ऊर्जा-आधारित शेड्यूलिंग किसी अन्य व्यक्ति को आपके पसंदीदा समय पर उपलब्ध नहीं करा सकती। यह किसी समय-सीमा को बढ़ा भी नहीं सकती और न ही काम के आवश्यक क्रम को हटा सकती है।

समय-सीमा के लिए, नियत समय से उल्टी दिशा में काम करें। कैलेंडर पर शुरू और समाप्त होने का एक वास्तविक समय निर्धारित करें, फिर उस सीमा के भीतर सर्वोत्तम उपलब्ध स्लॉट चुनने के लिए ऊर्जा का उपयोग करें। यदि काम में कई चरण शामिल हैं, तो केवल लिखने या निर्माण की अवधि की योजना बनाने के बजाय समीक्षा और हैंडऑफ़ के लिए समय छोड़ें। यह एक योजना संबंधी अनुशंसा है: आपके स्वयं के कार्य अनुमान और वास्तविक समय-सीमाएं उपयोगी सीमा निर्धारित करती हैं; ऊर्जा की प्राथमिकता यह अनुमान नहीं लगा सकती कि किसी विशेष कार्य में कितना समय लगेगा।

एक साझा कैलेंडर समन्वय को दृश्यमान बना सकता है। एटलसियन की [कैलेंडर योजना गाइड](https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/redesign-your-calendar) कामकाजी घंटों और व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं को प्रदर्शित करने, फिर इसमें शामिल लोगों के इर्द-गिर्द सहयोग के अवसर तलाशने की सिफारिश करती है। यह टीम-योजना का एक उदाहरण है, इस बात का प्रमाण नहीं कि कोई विशेष समय खंड सभी के प्रदर्शन में सुधार करता है।

शेड्यूल बनाने का एक व्यावहारिक तरीका

1. दिन के अपरिवर्तनीय हिस्सों को चिह्नित करें

बैठकें, समय-सीमाएं, हैंडऑफ़ और किसी अन्य पर निर्भर कार्यों को सबसे पहले जोड़ें। इन्हें सीमाओं के रूप में मानें। जब यह काम का हिस्सा हो, तो उनकी तैयारी करने या उन पर फ़ॉलो-अप करने के लिए पर्याप्त समय शामिल करें।

2. कार्य की वास्तविक मांग को पहचानें

किसी कार्य को केवल "महत्वपूर्ण" लेबल करने के बजाय, पूछें कि इसके लिए क्या आवश्यक है: निरंतर एकाग्रता, सावधानीपूर्वक निर्णय, रचनात्मक अन्वेषण, नियमित सटीकता, या सक्रिय बातचीत। एक बड़े कार्य में कई प्रकार शामिल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक रिपोर्ट में विश्लेषण, ड्राफ्टिंग, तथ्य-जांच और फ़ॉर्मैटिंग शामिल हो सकती है; उन चरणों को एक ही समय स्लॉट में साझा करने की आवश्यकता नहीं है।

3. अपने स्वयं के उपयोगी समय को नोट करें

एक या दो सप्ताह के लिए, संक्षिप्त रूप से नोट करें कि आपको कब ध्यान केंद्रित करना, निर्णय लेना या बातचीत करना आसान या कठिन लगता है। केवल रेटिंग ही नहीं, बल्कि कार्य और परिस्थितियों को भी रिकॉर्ड करें: "दोपहर के भोजन के बाद आंकड़ों की समीक्षा की; दोबारा पढ़ने की जरूरत पड़ी" यह "दोपहर खराब रही" की तुलना में अधिक उपयोगी है। यह एक व्यक्तिगत योजना प्रयोग है, कोई नैदानिक परीक्षण नहीं। कुछ असामान्य दिनों को स्थायी पैटर्न मानने से बचें।

4. लचीले काम को सही समय से मिलाएं

सर्वाधिक ध्यान की मांग वाले कार्य को ऐसे समय में रखें जो आपके लिए अच्छा रहा हो, बशर्ते समय-सीमा इसकी अनुमति देती हो। नियमित काम को कम ध्यान वाले समय में तभी रखें जब वह वहां सटीक और सुरक्षित रूप से किया जा सके। यदि आपके पास अभी तक कोई विश्वसनीय पैटर्न नहीं है, तो कार्य की आवश्यकताओं से शुरुआत करें और एक परीक्षण ब्लॉक को सुरक्षित रखें; वास्तव में जो हुआ उसके आधार पर समायोजन करें।

5. रुकावटों और विरामों के लिए जगह छोड़ें

हर खाली समय को कठिन काम से न भरें। बदलावों, अप्रत्याशित अनुरोधों और विरामों में समय लगता है। 22 अध्ययन नमूनों के 2022 के मेटा-विश्लेषण में पाया गया कि छोटे विरामों (micro-breaks) से ऊर्जा और थकान में छोटे औसत लाभ हुए, जबकि उनका समग्र प्रदर्शन प्रभाव सांख्यिकीय रूप से महत्वपूर्ण नहीं था; प्रभाव परिणाम और परिस्थितियों के अनुसार भिन्न थे। यह उपयोगी होने पर छोटे ब्रेक लेने का समर्थन करता है, लेकिन यह वादा नहीं करता कि ब्रेक से ध्यान वापस आ जाएगा या हर कार्य में सुधार होगा ([मूल PLOS ONE समीक्षा](https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0272460))।

दिन के अंत में, योजना की तुलना इस बात से करें कि आपने क्या पूरा किया और काम कैसा रहा। जब आपके अवलोकन इसे उचित ठहराएं तो किसी कार्य के स्लॉट को बदलें; केवल क्षणिक अनिच्छा के आधार पर बार-बार कार्यों को पुनर्व्यवस्थित न करें। यदि वही कठिन काम बार-बार टल रहा है, तो जांचें कि क्या कार्य बहुत बड़ा है, समय-सीमा अवास्तविक है, या रुकावटें आपके द्वारा आरक्षित समय को समाप्त कर रही हैं।

व्यावहारिक उदाहरण: एक वास्तविक समय-सीमा वाली रिपोर्ट

कल्पना कीजिए कि एक रिपोर्ट शुक्रवार दोपहर तक पूरी होनी है। समय-सीमा और समीक्षा बैठक घड़ी के समय पर ही होनी चाहिए। शोध, पहला मसौदा और फ़ॉर्मैटिंग लचीली हो सकती है। काम को अलग करें: विश्लेषण को उस समय के लिए निर्धारित करें जब आप आमतौर पर जटिल जानकारी को अच्छी तरह से संभालते हैं; विश्लेषण तैयार होने के बाद मसौदा तैयार करें; आंकड़ों की जांच और फ़ॉर्मैटिंग के लिए बाद का स्लॉट आरक्षित रखें। देय समय से पहले एक समीक्षा बफ़र रखें ताकि सुधार अंतिम समय की अतिरिक्त ऊर्जा पर निर्भर न रहें।

ये केवल समझाने के लिए चुने गए विकल्प हैं, कोई जाँचा-परखा प्रदर्शन फॉर्मूला नहीं। यदि आपके अवलोकन बताते हैं कि सुबह का समय आपका सबसे स्पष्ट समय नहीं है, तो केवल इसलिए सुबह में विश्लेषण करने के लिए मजबूर न हों क्योंकि उत्पादकता की सलाह ऐसा कहती है। यदि रिपोर्ट किसी सहकर्मी के डेटा पर निर्भर करती है, तो वह निर्भरता एक सीमा तय करती है: इसके लिए पहले से अनुरोध करें और देर से आने की स्थिति में एक बैकअप कार्य की योजना बनाएं।

बचने योग्य सामान्य गलतियाँ

**ऊर्जा को प्रतिबद्धताओं की अनदेखी करने की अनुमति मानना।** सहमत समय और समय-सीमाओं को दृश्यमान रखें; केवल वही काम आगे-पीछे करें जो वास्तव में किया जा सकता है।

**यह मान लेना कि आपका सबसे अच्छा समय हर दिन एक जैसा होता है।** पैटर्न को एक मार्गदर्शक के रूप में उपयोग करें, फिर किसी विशेष दिन की परिस्थितियों को ध्यान में रखें।

**सभी कठिन कार्यों को किसी आदर्श क्षण के लिए बचा कर रखना।** यदि समय अनिश्चित है या समय-सीमा करीब है, तो एक निश्चित पहले कदम के साथ शुरुआत करें और एक केंद्रित ब्लॉक के बाद पुनर्मूल्यांकन करें।

**बिना सुरक्षा उपायों के त्रुटि-संवेदनशील काम को कम ध्यान वाले समय में डालना।** जब सटीकता मायने रखती है, तो चेकलिस्ट, सहकर्मी समीक्षा, या बाद के सत्यापन चरण का उपयोग करें।

**पसंद को क्षमता समझने की भूल करना।** जिस कार्य को आप नापसंद करते हैं, उसे छोटे-छोटे चरणों में विभाजित करने पर भी प्रबंधित किया जा सकता है; इसे बार-बार टालने से इसे पूरा करने के लिए कम समय मिल सकता है।

एक मिनट में निर्णय

प्रत्येक कार्य के लिए, पूछें: **क्या यह आगे-पीछे हो सकता है?** यदि किसी बैठक, समय-सीमा, हैंडऑफ़ या निर्भरता के कारण उत्तर 'ना' है, तो प्रतिबद्धता को घड़ी के समय के अनुसार निर्धारित करें। **इसे किस प्रकार के ध्यान की आवश्यकता है?** लचीले कार्यों के लिए, उस मांग को उस समय से मिलाएं जो आपके लिए अनुकूल रहा हो। **क्या होगा यदि वह समय काम न करे?** एक फ़ॉलबैक स्लॉट या एक छोटा पहला कदम निर्धारित करें। यह दृष्टिकोण लचीले काम को कब करना है यह चुनने के लिए ऊर्जा को उपयोगी बनाता है, जबकि दिन को उन सभी के लिए भरोसेमंद बनाए रखता है जो इसकी समय-सीमाओं को साझा करते हैं।

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