Kerja Apakah yang Patut Anda Jadualkan Mengikut Tenaga dan Bukannya Jam?

Maksudnya ialah memadankan tuntutan sesuatu tugas dengan keupayaan semasa anda untuk memberikan tumpuan, bersabar atau berinteraksi. Ini tidak bermakna anda perlu menunggu sehingga mendapat ilham, atau menganggap tenaga anda mengikut jadual biologi yang tetap. Dalam amalan, anda mungkin memperuntukkan tempoh paling jernih untuk membuat keputusan yang sukar, menggunakan tempoh dengan tumpuan lebih rendah untuk urusan pentadbiran yang biasa, dan berehat seketika apabila tumpuan mula merosot.

Tenaga ialah pemerhatian kendiri yang praktikal, bukannya ukuran tepat atau profil biologi yang tetap. Panduan Getting Things Done untuk memilih tindakan menganggap sumber, termasuk tenaga, sebagai salah satu pertimbangan bersama konteks, masa yang tersedia dan keutamaan. Ini ialah kerangka perancangan, bukannya bukti bahawa satu jam atau jadual tertentu paling sesuai untuk semua orang. Perhatikan corak dalam kerja anda sendiri, kemudian sesuaikannya apabila tarikh akhir, beban kerja atau kejadian tidak dijangka mengubah hari anda.

Mulakan dengan kerja yang boleh dianjak dan mendapat manfaat daripada jenis tumpuan tertentu. Label di bawah ialah alat bantu perancangan, bukannya kategori saintifik. Sesetengah tugas—terutamanya tugas kreatif atau yang melibatkan orang lain—boleh memerlukan jenis usaha yang berbeza bergantung pada perkara yang anda lakukan.

Pemikiran mendalam: Menggubal cadangan, menganalisis masalah atau mempelajari topik yang rumit mungkin sesuai dilakukan ketika anda lebih mudah menumpukan perhatian, jika tarikh akhir mengizinkan.

Pertimbangan teliti: Membandingkan pilihan atau menyemak rancangan memerlukan masa untuk membaca dan menimbang baik buruknya. Jika perkara itu mendesak, gunakan senarai semak dan bukannya menunggu keadaan yang ideal.

Penerokaan kreatif: Melakar konsep atau membuat rangka mungkin sesuai dilakukan ketika anda mempunyai ruang untuk meneroka; catat idea spontan untuk disemak kemudian.

Pelaksanaan rutin: Mengemukakan dokumen, memformat dan membuat susulan biasa mungkin sesuai dilakukan ketika tumpuan lebih rendah, selagi hasilnya kekal tepat dan mudah disemak.

Komunikasi: Panggilan, maklum balas dan perbincangan memerlukan penyelarasan dengan orang lain, jadi pertimbangkan ketersediaan mereka serta tumpuan anda sendiri.

Sesuatu tugas hanya sesuai dimasukkan dalam jadual berasaskan tenaga jika menganjakkannya tidak melanggar komitmen sebenar. Menghantar jawapan yang sensitif terhadap masa, menghadiri mesyuarat yang telah dijadualkan atau menyerahkan kerja kepada rakan sepasukan mungkin terikat pada waktu walaupun tugas itu sendiri mudah.

Tetapkan waktu khusus untuk perkara yang bergantung pada pihak luar: mesyuarat, komitmen kepada pelanggan atau rakan sekerja, tempoh perkhidmatan, tarikh akhir, semakan berjadual dan tugas yang membolehkan orang lain meneruskan kerja. Penjadualan berasaskan tenaga tidak dapat memastikan orang lain tersedia pada waktu pilihan anda. Ia juga tidak dapat melanjutkan tarikh akhir atau menghapuskan urutan kerja yang diperlukan.

Bagi sesuatu tarikh akhir, rancang ke belakang dari waktu yang ditetapkan. Letakkan tempoh mula dan tamat yang realistik dalam kalendar, kemudian gunakan tenaga untuk memilih slot terbaik yang tersedia dalam batas itu. Jika kerja tersebut mempunyai beberapa peringkat, sediakan masa untuk semakan dan serahan kerja, bukan hanya merancang tempoh menulis atau menghasilkan kerja. Ini ialah saranan perancangan: anggaran tugas anda sendiri dan tarikh akhir sebenar menetapkan batas yang berguna; pilihan tenaga tidak dapat meramalkan tempoh yang diperlukan untuk menyiapkan tugasan tertentu.

Kalendar kongsi boleh menjadikan penyelarasan lebih jelas. Panduan perancangan kalendar Atlassian menyarankan agar waktu bekerja dan komitmen peribadi dipaparkan, kemudian mencari waktu untuk bekerjasama berdasarkan orang yang terlibat. Ini ialah contoh perancangan pasukan, bukannya bukti bahawa mana-mana slot waktu tertentu meningkatkan prestasi semua orang.

Masukkan mesyuarat, tarikh akhir, serahan kerja dan apa-apa tugas yang bergantung pada orang lain terlebih dahulu. Anggap semuanya sebagai batas. Sediakan masa yang mencukupi untuk persediaan atau susulan jika itu sebahagian daripada kerja.

Daripada sekadar melabelkan tugas sebagai “penting”, tanyakan apa yang diperlukan: tumpuan berterusan, pertimbangan teliti, penerokaan kreatif, ketepatan rutin atau perbualan aktif. Tugas besar mungkin merangkumi beberapa jenis kerja. Contohnya, laporan mungkin melibatkan analisis, penggubalan, semakan fakta dan pemformatan; peringkat-peringkat itu tidak semestinya perlu dilakukan dalam satu slot waktu yang sama.

Selama seminggu atau dua, catat secara ringkas bila anda mendapati lebih mudah atau lebih sukar untuk menumpukan perhatian, membuat keputusan atau berbual. Catat tugas dan keadaan yang berkaitan, bukan sekadar penilaian: “menyemak angka selepas makan tengah hari; perlu membacanya semula” lebih berguna daripada “petang tak bagus”. Ini ialah eksperimen perancangan peribadi, bukannya ujian diagnostik. Jangan anggap beberapa hari yang luar biasa sebagai corak kekal.

Letakkan tugas yang memerlukan tumpuan paling tinggi dalam tempoh yang sesuai untuk anda, jika tarikh akhir mengizinkan. Letakkan kerja rutin dalam tempoh tumpuan lebih rendah hanya jika kerja itu masih boleh dibuat dengan tepat dan selamat. Jika anda belum mempunyai corak yang boleh dipercayai, mulakan dengan keperluan tugas dan peruntukkan satu tempoh percubaan; sesuaikan jadual berdasarkan apa yang benar-benar berlaku.

Jangan isi setiap ruang kosong dengan kerja yang memerlukan usaha tinggi. Peralihan antara tugas, permintaan tidak dijangka dan rehat juga mengambil masa. Meta-analisis tahun 2022 terhadap 22 sampel kajian mendapati bahawa rehat mikro memberikan manfaat purata yang kecil dari segi kecergasan dan keletihan, manakala kesan keseluruhannya terhadap prestasi tidak signifikan secara statistik; kesannya berbeza mengikut hasil dan keadaan. Dapatan itu menyokong penyediaan rehat singkat apabila berguna, tetapi tidak menjanjikan bahawa rehat akan memulihkan tumpuan atau meningkatkan prestasi setiap tugas (ulasan asal PLOS ONE).

Pada penghujung hari, bandingkan rancangan dengan perkara yang telah anda selesaikan dan bagaimana kerja itu berjalan. Ubah slot tugas apabila pemerhatian anda menyokongnya; jangan berulang kali menyusun semula tugas semata-mata kerana rasa berat hati ketika itu. Jika kerja yang sama dan mencabar terus tertangguh, periksa sama ada tugas itu terlalu besar, tarikh akhirnya tidak realistik atau gangguan telah menggunakan masa yang anda peruntukkan.

Bayangkan laporan yang perlu diserahkan pada petang Jumaat. Tarikh akhir dan mesyuarat semakan perlu ditetapkan mengikut waktu. Penyelidikan, draf pertama dan pemformatan mungkin boleh dianjak. Asingkan kerja itu: jadualkan analisis pada tempoh anda biasanya mengendalikan maklumat rumit dengan baik; sediakan draf selepas analisis selesai; peruntukkan slot kemudian untuk menyemak angka dan pemformatan. Sediakan ruang untuk semakan sebelum waktu serahan supaya pembetulan tidak bergantung pada tenaga yang masih ada pada saat akhir.

Ini ialah contoh pilihan, bukannya formula prestasi yang telah diuji. Jika pemerhatian anda menunjukkan bahawa waktu pagi bukan tempoh paling jernih, jangan paksa diri menganalisis pada waktu pagi hanya kerana nasihat produktiviti menyuruh anda berbuat demikian. Jika laporan itu bergantung pada data daripada rakan sekerja, kebergantungan tersebut menetapkan batas: minta data itu lebih awal dan rancang tugas alternatif sekiranya ia lambat diterima.

Menganggap tenaga sebagai alasan untuk mengabaikan komitmen. Pastikan waktu yang dipersetujui dan tarikh akhir sentiasa jelas; anjak hanya kerja yang benar-benar boleh dianjak.

Menganggap tempoh terbaik anda sama setiap hari. Jadikan corak sebagai panduan, kemudian ambil kira keadaan pada hari tertentu.

Menunggu saat yang ideal untuk melakukan semua kerja yang mencabar. Jika tempoh itu tidak pasti atau tarikh akhir semakin hampir, mulakan dengan langkah pertama yang jelas dan nilai semula selepas satu tempoh tumpuan.

Meletakkan kerja yang sensitif terhadap kesilapan dalam tempoh tumpuan rendah tanpa langkah perlindungan. Gunakan senarai semak, semakan rakan sekerja atau satu lagi pusingan pengesahan kemudian apabila ketepatan penting.

Menyamakan pilihan dengan keupayaan. Tugas yang tidak anda gemari mungkin tetap boleh diurus jika dipecahkan kepada langkah kecil; menganjakkannya berulang kali boleh mengurangkan masa untuk menyiapkannya.

Bagi setiap tugas, tanyakan: Bolehkah tugas ini dianjak? Jika tidak, kerana ada mesyuarat, tarikh akhir, serahan kerja atau kebergantungan, jadualkan komitmen itu mengikut waktu. Apakah jenis tumpuan yang diperlukan? Bagi tugas yang boleh dianjak, padankan tuntutan itu dengan tempoh yang sesuai untuk anda. Apa yang berlaku jika tempoh itu tidak menjadi? Tetapkan slot alternatif atau satu langkah pertama yang kecil. Pendekatan ini membolehkan anda menggunakan tenaga untuk memilih masa melakukan kerja fleksibel, sambil memastikan jadual harian boleh diharap oleh semua yang berkongsi tarikh akhir dengannya.