नोटबुक में खुले नोट कैसे रखें ताकि वे बाद में आसानी से मिल सकें

चुनें: लिखें, नत्थी करें, या पॉकेट में रखें

पर्ची के उद्देश्य और उसके दीर्घकालिक महत्व के आधार पर चुनें कि उसे कहाँ होना चाहिए। ये तीन विकल्प व्यावहारिक सुझाव हैं; ये किसी अभिलेखागार द्वारा निर्धारित संरक्षण नियम नहीं हैं।

यदि पर्ची में उपयोगी जानकारी और रखने लायक मूल प्रति दोनों शामिल हैं, तो दोनों काम करें: मुख्य तथ्यों को लिख लें और मूल प्रति को नत्थी या फ़ाइल कर दें। लिख लेने से जानकारी नोटबुक में स्पष्ट दिखती है; मूल प्रति उन विवरणों को सुरक्षित रखती है जो लिखते समय छूट सकते हैं।

संदर्भ को स्पष्ट बनाएं

किसी प्रविष्टि के पास रखी गई पर्ची का उससे जुड़ा होना ज़रूरी नहीं है। दोनों तरफ एक संक्षिप्त और सुसंगत संदर्भ जोड़ें। उदाहरण के लिए, दिनांकित प्रविष्टि के पास लिखें "संलग्न कैफ़े स्केच देखें," और स्केच पर लिखें "नोटबुक, 12 मई, पृ. 18।" यदि आपकी नोटबुक के पृष्ठों पर संख्या नहीं है, तो एक तारीख और एक पहचाने जाने योग्य शीर्षक का उपयोग करें, जैसे कि "12 मई, नदी किनारे की सैर।" किसी नाजुक या मूल्यवान मूल दस्तावेज़ के लिए, दस्तावेज़ पर लिखने के बजाय उसके कवर या लिफाफे पर संदर्भ लिखें।

बैक पॉकेट में रहने वाली पर्ची के लिए, पर्ची पर और प्रविष्टि में एक ही तारीख और प्रविष्टि का संकेत लिखें। यदि आप बाद में इसे कहीं और रखते हैं, तो भी यह संदर्भ आपको बताएगा कि यह कहाँ से संबंधित है। जहाँ उपलब्ध हो, नोटबुक की मौजूदा पृष्ठ संख्याओं, तारीखों और प्रविष्टि शीर्षकों का उपयोग करें; किसी अस्थायी कागज़ के लिए नए टैग सिस्टम या अलग इंडेक्स की आवश्यकता नहीं है।

प्रविष्टि को छिपाए बिना नत्थी करें

एक सामान्य नोट के लिए जिसे आप आगे देखना चाहते हैं, उसे इस तरह से जोड़ें कि उससे जुड़े लेखन को ढके बिना उसे उठाया या खोला जा सके। काम में आने वाली नोटबुक के लिए हटाने योग्य पेपर क्लिप या कागज़ की मोड़ एक सरल विकल्प हो सकता है। नोटबुक के टेक्स्ट के ऊपर या पर्ची के महत्वपूर्ण लेखन पर गोंद लगाने से बचें। यदि कागज़ नाजुक, मूल्यवान, या लंबे समय तक संरक्षण के लिए है, तो कामचलाऊ मरम्मत से बचें: लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस कागज़ के संग्रहों के लिए सेल्फ़-स्टिक टेप (यहाँ तक कि "अभिलेखागार-योग्य" के रूप में बेचे जाने वाले उत्पादों) के उपयोग के खिलाफ सलाह देती है ([Library of Congress paper FAQ](https://wwws.loc.gov/preservation/about/faqs/paper.html))।

अभिलेखागार मार्गदर्शन उन संग्रहों के लिए लिखा जाता है जिन्हें सुरक्षात्मक भंडारण और सावधानीपूर्वक रखरखाव की आवश्यकता होती है, न कि हर रोज़ के नोटबुक इंसर्ट के लिए। राष्ट्रीय अभिलेखागार (National Archives) खुले अभिलेखों के लिए उपयुक्त फ़ोल्डर या अन्य आवरणों का उपयोग करने, कागज़ात को उनके आवरण में संरेखित रखने, और फ़ोल्डरों को ज़रूरत से ज़्यादा भरने से बचने की सलाह देता है जिससे उन्हें संभालना मुश्किल हो सकता है ([National Archives, Paper-Based Records](https://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/paper))। नोटबुक के स्तर पर लागू किया जाए, तो उपयोगी सिद्धांत सरल है: इंसर्ट को सहारा दें, उसे निकालना आसान रखें, और वह इतना मोटा या भारी न हो कि नोटबुक को आराम से बंद करने में परेशानी हो।

पॉकेट को शॉर्ट-टर्म इनबॉक्स की तरह इस्तेमाल करें

यदि आपकी नोटबुक में अंदरूनी पॉकेट है, तो अनिर्णीत पर्चियों को वहाँ रखें और जितनी जल्दी हो सके एक संक्षिप्त संकेत जोड़ें: "12 मई की सैर वाली प्रविष्टि के साथ फ़ाइल करें" या "फ़ोन नंबर लिखें।" अपनी दिनचर्या के अनुसार समीक्षा का एक नियमित समय तय करें—दिन के अंत में, किसी यात्रा के बाद, या जब आप अगली बार योजना बनाने के लिए नोटबुक खोलें। समीक्षा के दौरान, प्रत्येक पर्ची का अंतिम स्थान तय करें और संबंधित प्रविष्टि या पर्ची को संदर्भ के साथ अपडेट करें।

पॉकेट सुविधाजनक तो है, लेकिन इसमें रखी चीजें पाने के लिए आपको वहाँ देखना याद रखना पड़ता है। यदि आप इसमें कई पर्चियां रखते हैं, तो उन्हें एक साधारण डिवाइडर से अलग करें या उन्हें उन प्रविष्टियों की तारीखों के अनुसार समूहित करें जिनका वे समर्थन करती हैं। यह व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक संपादकीय सुझाव है, न कि यह दावा कि अभिलेखीय विधि आवश्यक है। यदि पॉकेट पहले से ही भरी हुई है, तो पन्नों के बीच जबरदस्ती कागज़ ठूंसने के बजाय एक छोटा लिफाफा या फ़ोल्डर चुनें जो नोटबुक में फिट हो सके।

फ़ाइल करने की एक त्वरित दिनचर्या

जब आप किसी पर्ची को रखते हैं, तो ये कदम उठाएं:

1. **इसे पहचानें:** यह क्या जानकारी या वस्तु है, और यह किस प्रविष्टि से संबंधित है? 2. **इसका भविष्य तय करें:** लिखें, नत्थी करें, या अस्थायी रूप से पॉकेट में रखें। 3. **संदर्भ लिखें:** पर्ची पर और नोटबुक प्रविष्टि में तारीख के साथ पृष्ठ संख्या या प्रविष्टि शीर्षक का उपयोग करें। 4. **फिट की जाँच करें:** सुनिश्चित करें कि इंसर्ट किसी लेखन को न ढके, बाइंडिंग पर दबाव न डाले, या बाहर न निकले जहाँ से यह मुड़ या फट सके। 5. **अस्थायी पर्चियों की समीक्षा करें:** जैसे ही प्रत्येक पर्ची का गंतव्य स्पष्ट हो जाए, उसे पॉकेट से बाहर निकालें।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आप 12 मई की किसी यात्रा टिप्पणी को पढ़ते समय एक कागज़ के टुकड़े पर किसी किताब का शीर्षक लिखते हैं। यदि उस टुकड़े का कोई अन्य मूल्य नहीं है, तो आप उस शीर्षक को उस प्रविष्टि में लिख सकते हैं और टुकड़े को रीसायकल कर सकते हैं। यदि उस टुकड़े में हाथ से बना कोई उपयोगी मार्ग मानचित्र है, तो उसे नत्थी करें और उस पर "12 मई, यात्रा टिप्पणी" लेबल लगाएं। यदि आप अभी भी निर्णय ले रहे हैं, तो उस पर "12 मई का मार्ग" लिखकर उसे पॉकेट में रख दें, और फिर अपनी अगली नोटबुक समीक्षा के दौरान इसका समाधान करें।

जब नोटबुक की पॉकेट पर्याप्त न हो

ऐसे दस्तावेज़ के लिए एक अलग सुरक्षात्मक आवरण चुनें जो असामान्य रूप से नाजुक, मूल्यवान, बड़े आकार का हो, या जिसे बार-बार संभाला जाता हो। राष्ट्रीय अभिलेखागार (National Archives) बताता है कि आवरण अभिलेखों को सहारा और सुरक्षा प्रदान कर सकता है और संबंधित सामग्री को उपयोग के लिए व्यवस्थित रखने में मदद करता है ([National Archives, Storage and Handling](https://www.archives.gov/preservation/storage))। उनकी सलाह अभिलेखीय संग्रहों से संबंधित है, इसलिए इसे नियमित नोटों के लिए अभिलेखीय सामग्री खरीदने की आवश्यकता के रूप में नहीं देखा जाना चाहिए। हालाँकि, किसी ऐसी स्मृति या अभिलेख के लिए जिसकी स्थिति समय के साथ महत्वपूर्ण है, भीड़भाड़ वाली नोटबुक पॉकेट या टेप मरम्मत पर निर्भर न रहें; सुरक्षित भंडारण विचारों के लिए लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस के कागज़ संरक्षण मार्गदर्शन से परामर्श लें।

लक्ष्य हर कागज़ के टुकड़े को संरक्षित करना नहीं है। जो जानकारी या अर्थ रखता है उसे रखें, उसे उस प्रविष्टि से जोड़ें जिससे वह संबंधित है, और काम पूरा होते ही अस्थायी पर्चियों को हटा दें। जब आप नोटबुक पर वापस लौटेंगे, तो तारीख-और-प्रविष्टि का संदर्भ कागज़ के सिलसिले को समझने योग्य बना देगा, बिना इसके कि आपको यह याद रखना पड़े कि आपने नोट कहाँ दबाकर रखा था।

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