Så förvarar du lösa anteckningar i en anteckningsbok så att du hittar dem senare
När en tillfällig papperslapp hör ihop med en anteckning i en anteckningsbok bör du först avgöra om informationen behöver finnas kvar även när lappen inte längre gör det. Skriv av den användbara informationen om den behöver bevaras, fäst originalet endast när formuleringen eller de fysiska detaljerna är viktiga och förvara den i en särskild ficka bara medan du väntar med att bestämma dig. Oavsett vilket ska du lägga till en tydlig hänvisning mellan lappen och den relevanta daterade anteckningen. Den här enkla rutinen gör anteckningsboken lättare att söka i utan att den blir ännu ett registersystem.
Välj: skriv av, fäst eller stoppa undan
Låt lappens syfte och bestående värde avgöra var den hör hemma. De här tre alternativen är praktiska rekommendationer, inte bevaranderegler som fastställts av ett arkiv.
Om lappen innehåller både användbar information och ett original som är värt att spara, gör båda delarna: skriv av de viktigaste uppgifterna och fäst eller arkivera originalet. Avskriften gör informationen synlig i anteckningsboken, medan originalet bevarar detaljer som avskriften kanske utelämnar.
Skriv av detaljer som du vill kunna söka efter eller agera på senare: ett namn, ett mått, en idé, en hänvisning eller ett nästa steg. Ta med tillräckligt med sammanhang för att förstå varför det är viktigt. Lägg till datumet för anteckningen och en kort källnotering om du vet var lappen kom ifrån.
Fäst originalet när den exakta formuleringen, layouten, handstilen eller den tryckta informationen är viktig. Ett kvitto, en biljett, en kommenterad pappersbit eller ett diagram kan innehålla detaljer som är svåra att återge. Skriv en hänvisning bredvid den relaterade anteckningen och, om det finns plats, en motsvarande datum- eller sidhänvisning på lappen.
Stoppa undan tillfälligt en lapp när du inte kan bestämma dig direkt eller behöver bära den tillsammans med anteckningsboken. Se fickan som en inkorg, inte som dess permanenta plats: lösa bilagor kan flytta på sig, samlas på hög eller skiljas från anteckningen de hör till.
Gör kopplingen tydlig
Att en lapp ligger nära en anteckning betyder inte nödvändigtvis att de hör ihop. Lägg till en kort och konsekvent hänvisning på båda ställena. Skriv till exempel ”Se bifogad kaféskiss” bredvid en daterad anteckning och ”Anteckningsbok, 12 maj, s. 18” på skissen. Om sidorna i anteckningsboken är onumrerade kan du använda ett datum och en igenkännbar rubrik, till exempel ”12 maj, promenad längs floden”. Om originalet är ömtåligt eller värdefullt skriver du hänvisningen på dess omslag i stället för på dokumentet.
Om en lapp blir kvar i en ficka längst bak skriver du samma ledtråd med datum och hänvisning till anteckningen både på lappen och i anteckningen. Om du flyttar den senare visar hänvisningen fortfarande var den hör hemma. Använd anteckningsbokens befintliga sidnummer, datum och rubriker där det går; en tillfällig bilaga kräver inget nytt märkningssystem eller separat register.
Fäst utan att skymma anteckningen
För en vanlig anteckning som du räknar med att behöva läsa fäster du den så att den går att lyfta eller vika upp utan att täcka över den text den hör till. En löstagbar gem eller en pappersvikning kan fungera bra i en arbetsanteckningsbok. Undvik att sätta häftmaterial över text i anteckningsboken eller över viktig skrift på lappen. Om pappret är ömtåligt, värdefullt eller avsett för långtidsförvaring bör du avstå från provisoriska lagningar: Library of Congress avråder från självhäftande tejp, även produkter som marknadsförs som ”arkivbeständiga”, för papperssamlingar (Library of Congress paper FAQ).
Arkivråd är skrivna för samlingar som behöver skyddande förvaring och varsam hantering, inte för alla bilagor i vardagliga anteckningsböcker. National Archives rekommenderar lämpliga mappar eller andra omslag för lösa handlingar, att papper hålls i linje i omslaget och att mappar inte fylls för mycket, eftersom de då kan bli svåra att hantera (National Archives, Paper-Based Records). Översatt till anteckningsbokens format är den användbara principen enkel: håll bilagan på plats, lätt att ta ut och inte tjockare eller skrymmande än att anteckningsboken kan stängas utan problem.
Använd en ficka som tillfällig inkorg
Om anteckningsboken har en innerficka lägger du obestämda lappar där och skriver en kort ledtråd så snart som möjligt: ”lägg till anteckningen om promenaden 12 maj” eller ”skriv av telefonnumret”. Bestäm en återkommande tidpunkt för genomgång som passar din rutin – i slutet av dagen, efter en utflykt eller nästa gång du öppnar anteckningsboken för att planera. Gå då igenom lapparna, bestäm var och en ska hamna och uppdatera den tillhörande anteckningen eller lappen med en hänvisning.
En ficka är praktisk, men då måste du komma ihåg att titta där när du vill hitta något. Om du har flera lappar där kan du sortera dem med en enkel avdelare eller gruppera dem efter datumen för anteckningarna de hör till. Det här är ett redaktionellt förslag för personligt bruk, inte ett påstående om att en arkivmetod är nödvändig. Om fickan redan är full väljer du ett litet kuvert eller en mapp som ryms i anteckningsboken i stället för att pressa in lappar mellan sidorna.
En snabb rutin för att ta hand om lappar
Gör så här när du lägger undan en lapp:
- Identifiera den: Vilken information eller vilket föremål är det här, och vilken anteckning hör det till?
- Bestäm vad som ska hända: Skriv av, fäst eller förvara tillfälligt i fickan.
- Skriv en hänvisning: Använd ett datum plus sidnummer eller rubrik både på lappen och i anteckningsboken.
- Kontrollera passformen: Se till att bilagan inte täcker text, belastar bindningen eller sticker ut så att den kan fastna.
- Gå igenom tillfälliga lappar: Ta ut varje lapp ur fickan när du vet var den ska hamna.
Säg att du skriver ner en boktitel på en pappersbit medan du läser en resanteckning daterad 12 maj. Du kan skriva in titeln i den anteckningen och återvinna pappersbiten om den inte har något annat värde. Om den innehåller en användbar handritad resväg kan du fästa den och märka den ”12 maj, resanteckning”. Om du fortfarande funderar lägger du den i fickan och skriver ”resväg 12 maj” på den. Bestäm sedan vad du ska göra med den nästa gång du går igenom anteckningsboken.
När fickan i anteckningsboken inte räcker
Välj ett separat skyddande omslag för ett dokument som är särskilt ömtåligt, värdefullt, stort eller ofta hanteras. National Archives förklarar att förvaring i omslag kan ge handlingar stöd och skydd och hjälpa till att hålla besläktat material organiserat för hantering (National Archives, Storage and Handling). Råden gäller arkivbestånd och ska därför inte tolkas som ett krav på att köpa arkivmaterial för vanliga anteckningar. För ett minne eller en handling vars skick är viktigt över tid bör du däremot inte förlita dig på en överfull ficka i anteckningsboken eller lagningar med tejp; läs Library of Congress råd om pappersbevaring för säkrare förvaringsalternativ.
Målet är inte att bevara varje pappersbit. Spara sådant som innehåller information eller har betydelse, koppla det till rätt anteckning och ta bort tillfälliga lappar när du har tagit hand om dem. När du återvänder till anteckningsboken bör hänvisningen med datum och anteckning göra pappersspåren begripliga utan att du behöver minnas var du stoppade undan lappen.