Daha Sonra Bulabilmek İçin Defterde Ayrı Notlar Nasıl Saklanır?
Geçici bir kâğıt parçası bir defter kaydına ait olduğunda, öncelikle üzerindeki bilginin o kâğıttan daha uzun süre saklanmasının gerekip gerekmediğine karar verin. Gerekiyorsa faydalı kısmını temize çekin, orijinali yalnızca ifade biçimi veya fiziksel ayrıntıları önemliyse deftere tutturun ve henüz bir karara bağlanmamışken yalnızca belirlenmiş bir cepte muhafaza edin. Her durumda, kâğıt ile ilgili tarihli kayıt arasına belirgin bir referans ekleyin. Bu küçük alışkanlık, defterinizi başka bir dizin sistemine dönüştürmeden aranmasını kolaylaştırır.
Seçiminizi yapın: temize çekin, tutturun veya cebe koyun
Kâğıdın nereye ait olduğunu seçmek için amacını ve kalıcı değerini temel alın. Bu üç seçenek pratik önerilerdir; bir arşiv tarafından belirlenmiş koruma kuralları değildir.
Kâğıt hem faydalı bilgi içeriyor hem de saklanmaya değer bir orijinal niteliği taşıyorsa, ikisini de yapın: önemli bilgileri temize çekin ve orijinali tutturun veya dosyalayın. Temize çekmek bilginin defterde görünür olmasını sağlar; orijinali ise temize çekerken gözden kaçabilecek ayrıntıları korur.
Bağlantıyı açık ve net hale getirin
Bir kaydın yakınında saklanan bir kâğıt, mutlaka onunla bağlantılı demek değildir. Her iki tarafa da kısa ve tutarlı bir referans ekleyin. Örneğin, tarihli bir kaydın yanına “Ekli kafe çizimine bakın” yazın ve çizimin üzerine de “Defter, 12 Mayıs, s. 18” notunu düşün. Defter sayfalarınız numaralandırılmamışsa, bir tarih ve “12 Mayıs, nehir kenarı yürüyüşü” gibi ayırt edici bir başlık kullanın. Kırılgan veya değerli bir orijinal belge için, referansı doğrudan belgenin üzerine yazmak yerine kılıfının üzerine yazın.
Arka cepte duran bir kâğıt için hem kâğıdın üzerine hem de kayda aynı tarih ve kayıt ipucunu yazın. Daha sonra yerini değiştirseniz bile bu referans nereye ait olduğunu size hatırlatacaktır. Varsa defterin mevcut sayfa numaralarını, tarihlerini ve kayıt başlıklarını kullanın; geçici bir ek için yeni bir etiket sistemi veya ayrı bir dizin gerekmez.
Kaydın üzerini kapatmadan tutturun
Dönüp bakmayı beklediğiniz sıradan bir not için, tuttururken ilgili olduğu yazının üzerini örtmeyecek, kaldırılabilecek veya katı açılabilecek bir yöntem seçin. Çıkarılabilir bir ataş veya bir kâğıt katlama yöntemi, çalışma defteri için basit bir tercih olabilir. Yapışkanı defter metninin veya kâğıdın üzerindeki önemli yazıların üzerine getirmekten kaçının. Kâğıt kırılgansa, değerliyse veya uzun süreli saklanması amaçlanıyorsa, derme çatma onarımlardan kaçının: Kongre Kütüphanesi, kâğıt koleksiyonları için “arşivlik” olarak satılan ürünler de dâhil olmak üzere kendinden yapışkanlı bantların kullanılmamasını tavsiye eder ([Kongre Kütüphanesi kâğıt SSS](https://wwws.loc.gov/preservation/about/faqs/paper.html)).
Arşivleme kılavuzları, her sıradan defter eki için değil, koruyucu saklama ve dikkatli kullanım gerektiren koleksiyonlar için yazılmıştır. Ulusal Arşivler (NARA), ayrı belgeler için uygun klasörler veya diğer muhafazaların kullanılmasını, kâğıtların muhafaza içinde hizalı tutulmasını ve kullanımı zorlaştırabilecek aşırı dolu klasörlerden kaçınılmasını önerir ([Ulusal Arşivler, Kâğıt Tabanlı Belgeler](https://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/paper)). Defter ölçeğinde uygulandığında bu faydalı ilke basittir: bir ekin desteklenmesini, kolayca çıkarılabilmesini ve defterin rahatça kapanmasını engellemeyecek kalınlıkta veya boyutta kalmasını sağlayın.
Cebi kısa vadeli bir gelen kutusu olarak kullanın
Defterinizin iç cebi varsa, henüz karar vermediğiniz kâğıtları buraya koyun ve mümkün olan en kısa sürede kısa bir ipucu ekleyin: “12 Mayıs yürüyüş kaydıyla dosyala” veya “telefon numarasını temize çek”. Rutininize uygun düzenli bir gözden geçirme zamanı belirleyin; günün sonunda, bir gezi dönüşünde veya defteri planlama yapmak için bir sonraki açışınızda. Gözden geçirme sırasında her kâğıdın nihai yerine karar verin ve ilgili kaydı veya kâğıdı referansla güncelleyin.
Cep pratiktir ancak oradaki bir şeyi bulmayı oraya bakmayı hatırlamaya bağımlı kılar. İçinde birkaç kâğıt tutuyorsanız, bunları basit bir ayraçla ayırın veya ait oldukları kayıtların tarihlerine göre gruplandırın. Bu, kişisel kullanım için editoryal bir öneridir; arşivsel bir yöntemin şart olduğu iddiası değildir. Cep zaten doluysa, ekleri sayfaların arasına sıkıştırmak yerine deftere sığacak küçük bir zarf veya klasör seçin.
Hızlı bir dosyalama rutini
Bir kâğıdı kaldırırken şu adımları izleyin:
1. **Tanımlayın:** Bu hangi bilgi veya nesnedir ve hangi kayıtla ilişkilidir? 2. **Geleceğine karar verin:** Temize çekin, tutturun veya geçici olarak cepte tutun. 3. **Referansı yazın:** Kâğıda ve defter kaydına tarih ile birlikte sayfa numarası veya kayıt başlığı ekleyin. 4. **Uygunluğunu kontrol edin:** Ekin yazıyı kapatmadığından, cildi zorlamadığından veya takılabileceği bir yerden dışarı taşmadığından emin olun. 5. **Geçici kâğıtları gözden geçirin:** Gideceği yer netleştiğinde her birini cepten çıkarın.
Örneğin, 12 Mayıs tarihli bir gezi notunu okurken bir kâğıt parçasına bir kitap adı karaladığınızı varsayalım. Başka bir değeri yoksa başlığı o kayda temize çekip kâğıt parçasını geri dönüşüme atabilirsiniz. Kâğıt parçasında faydalı, elle çizilmiş bir rota varsa, onu tutturup “12 Mayıs, gezi notu” şeklinde etiketleyin. Hâlâ karar vermeye çalışıyorsanız, üzerine “12 Mayıs rotası” yazarak cebe koyun ve bir sonraki defter incelemenizde nihai kararı verin.
Defter cebinin yetersiz kaldığı durumlar
Alışılmadık derecede kırılgan, değerli, büyük boyutlu veya sık kullanılan bir belge için ayrı bir koruyucu muhafaza seçin. Ulusal Arşivler, muhafazaların kayıtları destekleyip koruyabileceğini ve ilgili materyallerin kullanım için düzenli tutulmasına yardımcı olabileceğini açıklamaktadır ([Ulusal Arşivler, Saklama ve Kullanım](https://www.archives.gov/preservation/storage)). Buradaki tavsiyeler arşiv varlıklarıyla ilgilidir; bu nedenle rutin notlar için arşiv malzemeleri satın alma zorunluluğu olarak yorumlanmamalıdır. Bununla birlikte, durumu zaman içinde önem taşıyan bir hatıra veya kayıt için aşırı dolu bir defter cebine ya da bantla yapılan onarımlara güvenmeyin; daha güvenli saklama koşulları için Kongre Kütüphanesi’nin kâğıt koruma kılavuzuna başvurun.
Amaç her kâğıt parçasını saklamak değildir. Bilgi veya anlam taşıyanları saklayın, ait oldukları kayıtla bağlantısını kurun ve üzerlerindeki işlem bittiğinde geçici kâğıtları temizleyin. Deftere geri döndüğünüzde, tarih ve kayıt referansı notu nereye sıkıştırdığınızı hatırlamanıza gerek kalmadan kâğıt izini anlaşılır kılmalıdır.