Cara Menyepakati Frekuensi Surat-Menyurat yang Sesuai untuk Kedua Teman

Mulailah dengan apa yang diinginkan masing-masing dari kegiatan menulis ini

Sebelum memilih jadwal, bicarakan apa yang Anda bayangkan saat mendengar kata "menulis surat." Satu orang mungkin membayangkan beberapa halaman kabar; sementara yang lain mungkin lebih menyukai kartu pos, catatan singkat, atau sesekali amplop berisi gambar atau resep. Anda mungkin ingin menceritakan kisah tentang kehidupan sehari-hari, membagikan hal menarik yang baru saja ditemukan, atau menjawab pertanyaan dari surat sebelumnya. Tidak perlu kedua surat memiliki format yang serupa.

Tanyakan satu sama lain apa yang akan membuat kegiatan surat-menyurat ini menyenangkan: format tertentu, topik pemantik, perkiraan panjang tulisan, atau tanpa aturan sama sekali selain mengirim sesuatu kapan pun Anda menginginkannya. Panduan surat pribadi dari Emily Post Institute merekomendasikan untuk berbagi kabar, menanggapi apa yang ditulis oleh pihak lain, dan menanyakan kabar penerima; anggap itu sebagai pilihan kemungkinan, bukan daftar periksa yang wajib dipenuhi. (How to Write & End a Personal Letter)

Pilihlah ritme awal yang dirasa mampu dijalani oleh kedua belah pihak

Tawarkan beberapa pilihan konkret alih-alih menanyakan frekuensi "yang baik" secara abstrak. Misalnya: satu surat setiap bulan, satu surat setiap enam minggu, berkirim surat mengikuti pergantian musim, atau menulis kapan pun ada sesuatu yang ingin Anda bagikan. Ini hanyalah contoh titik awal, bukan aturan baku. Jika satu orang sangat antusias untuk berkirim surat setiap minggu sementara yang lain ragu, cobalah ritme yang tidak terlalu sering terlebih dahulu; salah satu dari Anda bisa mengusulkan untuk lebih sering di kemudian hari.

Buatlah kesepakatan yang cukup spesifik agar mudah diingat. "Ayo kita masing-masing mengirim surat sekitar akhir pekan pertama setiap bulan" lebih jelas daripada "kita harus lebih sering menulis." Namun, jaga agar waktunya tetap berupa perkiraan: tujuan Anda adalah menciptakan kebiasaan bersama, bukan tanggal penerimaan yang pasti. Jika mengoordinasikan tanggal pengiriman yang teratur terasa seperti beban tambahan, pilihlah rentang waktu yang lebih santai, seperti "sekitar sebulan sekali saat ada waktu luang."

Tolok ukur yang baik adalah apakah kedua belah pihak merasa mampu mengikuti rencana tersebut di tengah bulan yang sibuk tanpa harus terburu-buru menulis surat. Jika ritme yang diusulkan bergantung pada ketersediaan waktu luang setiap minggu, rencana itu mungkin terlalu muluk. Jika Anda berdua bersemangat untuk menulis tetapi tidak yakin berapa banyak waktu yang dibutuhkan, mulailah dengan uji coba singkat—mungkin dua kali saling berkirim surat—lalu bandingkan bagaimana rasanya.

Pisahkan waktu menulis dari waktu surat tiba

Sepakati kapan Anda berharap untuk menulis atau mengirimkan surat melalui pos, dan ingatlah bahwa pihak lain tidak dapat mengontrol kapan surat tersebut akan tiba. Waktu pengiriman pos bervariasi menurut layanan dan rute. Sebagai contoh, U.S. Postal Service mencantumkan First-Class Mail akan tiba dalam satu hingga lima hari; itu adalah perkiraan layanan, bukan janji bahwa setiap surat akan tiba pada hari tertentu. (USPS First-Class Mail)

Jika Anda berkirim surat lewat pos, hindari menganggap hari tibanya balasan sebagai awal dari hitungan mundur. Anda bisa menyepakati bahwa setiap orang mengirim surat kira-kira sebulan sekali, tanpa mengharuskan balasan langsung untuk surat yang baru saja diterima. Jika Anda bertukar surat secara elektronik, tentukan apakah maksud Anda adalah "menulis di sekitar waktu ini" atau "mengirim balasan dalam rentang waktu ini"; keduanya adalah ekspektasi yang berbeda. Dalam format apa pun, balasan bisa memakan waktu lebih lama jika terhalang oleh pekerjaan, perjalanan, acara keluarga, atau sekadar minggu yang padat.

Rancang rencana yang fleksibel sejak awal

Tentukan terlebih dahulu apa yang terjadi jika seseorang melewatkan waktu yang biasa disepakati. Kesepakatan yang praktis bisa berupa: "Jika salah satu dari kita sibuk, kita lanjut bulan depan—tidak perlu surat pengganti." Pilihan lainnya adalah mengirim catatan singkat yang memberitahukan bahwa Anda melewatkan giliran kali ini dan tetap menantikan giliran berikutnya. Tujuannya adalah untuk menghindari keterlambatan yang berujung pada tumpukan surat yang belum terbalas.

Anda juga dapat memilih "versi minimal" untuk masa-masa sibuk: kartu pos, beberapa baris kalimat, atau catatan dengan satu cerita kecil dan satu pertanyaan. Atau Anda bisa menyepakati bahwa surat pendek bersifat opsional dan tidak pernah diwajibkan. Koleksi surat-menyurat di Library of Congress mencakup surat-surat yang beragam, mulai dari yang berbobot hingga yang jenaka; keberagaman ini menjadi pengingat bahwa sebuah surat tidak harus berupa esai yang panjang dan sempurna agar layak dikirimkan. (Letters Straight to Your Heart: The Library’s Centuries of Correspondence)

Sediakan juga opsi jeda yang mudah. Salah satu teman bisa berkata, "Aku akan bepergian selama beberapa minggu, jadi kita lewati giliran kali ini ya," atau "Aku menikmati ini, tapi aku ingin mengubahnya jadi dua bulan sekali." Cara yang jelas dan bebas tekanan untuk menyesuaikan ritme membantu kedua belah pihak menjaga kegiatan ini tetap bersifat sukarela.

Cobalah rutinitas kecil yang membuat kegiatan menulis menjadi menyenangkan

Sedikit struktur dapat membantu tanpa mendikte apa yang harus ditulis di atas kertas. Anda bisa menulis pada hari Minggu pertama setiap bulan, membawa alat tulis ke kafe, atau saling bertukar satu topik pemantik setiap kali menulis. Buat rutinitas tersebut cukup sederhana agar tetap menyenangkan. Jika Anda memilih topik pemantik, gunakan ajakan terbuka alih-alih penugasan: "Apa yang baru-baru ini kamu masak dan ingin kamu buat lagi?" atau "Hal apa yang sedang kamu nikmati akhir-akhir ini?" Siapa pun harus bebas untuk melewatkan topik pemantik tersebut.

Agar membalas surat menjadi lebih mudah, sisakan beberapa ruang obrolan alami dalam surat. Ceritakan tentang sebuah buku, jalan santai, makanan, hobi, atau momen kecil yang lucu, lalu ajukan satu pertanyaan yang dapat dijawab oleh teman Anda jika mereka ingin. Panduan Emily Post menyarankan untuk menanggapi kabar dari pihak lain dan menanyakan tentang diri mereka, yang memberikan alur percakapan pada surat tanpa membuatnya terkesan seperti kuesioner. (How to Write & End a Personal Letter)

Jika Anda berdua menikmati sisi kreatifnya, pilihlah tema bersama—tempat lokal favorit, resep musiman, atau cerita singkat tentang akhir pekan yang biasa. Jika tema tersebut mulai terasa membatasi, tinggalkan saja. Kegiatan berkirim surat ini milik Anda berdua, jadi masing-masing pihak bisa mengusulkan format atau topik yang berbeda.

Evaluasi setelah masa uji coba dan sesuaikan bersama

Setelah dua atau tiga kali putaran, tanyakan hal praktis: "Apakah ritme ini masih terasa menyenangkan, atau sebaiknya kita ubah?" Diskusikan pengalaman yang sebenarnya alih-alih saling membandingkan kontribusi. Apakah mudah meluangkan waktu? Apakah surat-surat tersebut terasa terburu-buru? Apakah catatan yang lebih pendek atau jeda yang lebih panjang akan membuat kegiatan ini lebih menyenangkan? Lakukan penyesuaian satu per satu agar Anda tahu apakah perubahan itu membantu.

Sebuah contoh nyata dapat menunjukkan bagaimana berbagai ritme berjalan tanpa menjadikan salah satunya sebagai standar baku. U.S. Postal Service pernah memuat profil dua sahabat yang saling berkirim surat setidaknya tiga kali sebulan selama beberapa dekade, membahas berbagai topik mulai dari seni dan kabar keluarga hingga minat sehari-hari. Itu adalah pola bagi sepasang sahabat tersebut, bukan tolok ukur bagi teman lainnya. (Forever friends) Ritme bersama Anda bisa jadi bulanan, musiman, atau sesekali; ukuran yang bermanfaat adalah apakah Anda berdua masih ingin berpartisipasi.

Jika ritme yang Anda sukai berbeda, cobalah ritme yang lebih lambat untuk jangka waktu singkat atau sepakati bahwa salah satu pihak boleh mengirim lebih sering tanpa mengharapkan balasan segera. Anda juga bisa menyepakati bahwa kegiatan surat-menyurat ini dilakukan "kapan pun kita memiliki sesuatu untuk dibagikan," dengan evaluasi setelah beberapa bulan. Jika tidak ada ritme yang terasa cocok untuk Anda berdua, tidak masalah untuk membiarkan rencana tersebut fleksibel dan menulis hanya saat dirasa menyenangkan.

Gunakan ajakan sederhana untuk mencapai kesepakatan

Anda bisa memulai percakapan seperti ini: "Aku ingin sekali saling berkirim surat denganmu. Apakah sebulan sekali akan terasa menyenangkan, atau apakah setiap enam minggu atau sekadar catatan sesekali lebih cocok untukmu? Kita bisa mencobanya untuk beberapa kali putaran dan mengubah ritmenya jika salah satu dari kita sedang sibuk."

Kemudian cukup pastikan tiga hal: apa yang dihitung sebagai surat, seberapa sering Anda berharap untuk mengirimkannya, dan bagaimana Anda akan menyikapi jeda. Buat ajakan tersebut mudah untuk ditolak atau diubah. Ketika kedua teman ikut menentukan ritmenya, rencana tersebut memiliki peluang lebih besar untuk cocok dengan kehidupan nyata—dan surat-surat itu pun akan tetap menjadi sesuatu yang dinantikan untuk ditulis.

Sumber

Lanjutkan topik ini