Cara mengelola konflik tim proyek: beralih dari posisi yang saling bertentangan kembali ke pemecahan masalah
Ketika tim proyek berdebat tentang apa yang dapat diserahkan, kembalilah ke kesepakatan saat ini sebelum meminta siapa pun untuk berkompromi. Identifikasi hasil yang dijanjikan, tanggalnya, orang-orang yang tersedia, dan bukti di balik estimasi yang diperdebatkan. Kemudian bedakan pertanyaan yang memerlukan penyelidikan dari pilihan yang memerlukan keputusan berwenang. Permintaan untuk “bekerja sama dengan lebih baik” tidak dapat menciptakan kapasitas yang memang tidak ada.\n\nPendekatan ini berguna ketika ketidaksepakatan memengaruhi komitmen proyek yang sebenarnya. Pendekatan ini mengatasi pekerjaan yang harus berubah, bukan karakter seseorang. Hasilnya mungkin berupa ruang lingkup yang direvisi, urutan yang berbeda, atau penolakan tegas terhadap perubahan yang tidak didukung; hasilnya tidak harus berupa titik tengah di antara dua tuntutan awal.
Sandingkan perubahan yang diperdebatkan dengan komitmen yang ada
Bayangkan sebuah tim kecil sedang mempersiapkan demonstrasi untuk lokakarya internal. Demonstrasi yang disepakati mencakup tiga fungsi. Seseorang sekarang meminta fungsi keempat, sementara orang yang menyiapkannya mengatakan bahwa waktu tinjauan yang ada akan hilang. Ini adalah contoh ilustrasi. Sebelum membahas sikap, cari tahu ruang lingkup saat ini dan tanggal lokakarya yang telah disetujui. Periksa apakah fungsi baru tersebut sudah dijanjikan sebelumnya atau benar-benar merupakan permintaan baru.
Catat perbedaannya dalam bahasa yang lugas: satu fungsi tambahan, pekerjaan yang tampaknya dibutuhkan, dan aktivitas tinjauan yang mungkin terpengaruh. Jangan menyajikan estimasi yang belum diverifikasi sebagai fakta. Jika dua orang menggunakan versi ruang lingkup yang berbeda, tentukan versi mana yang berlaku saat ini sebelum menegosiasikan solusi. Jika tidak, mereka mungkin terlihat tidak sepakat tentang upaya yang dibutuhkan padahal sebenarnya sedang merencanakan hasil akhir yang berbeda.
Tanyakan kondisi proyek mana yang dilindungi oleh masing-masing posisi
“Sertakan sekarang” mungkin melindungi tujuan lokakarya; “jangan sertakan” mungkin melindungi tinjauan yang diperlukan. Tanyakan apa yang harus dapat dilihat atau dilakukan oleh peserta, dan pemeriksaan mana yang tetap wajib dilakukan. Preferensi untuk demonstrasi yang lebih mengesankan berbeda dari kebutuhan peserta yang terkonfirmasi. Rasa takut secara umum bahwa sesuatu akan memakan waktu terlalu lama berbeda dari estimasi berdasarkan tugas-tugas yang telah diidentifikasi.
Program on Negotiation (PON) Harvard membedakan kepentingan yang mendasari dari posisi yang dinyatakan dan merekomendasikan penggunaan standar objektif. Di sini, terapkan prinsip tersebut pada bukti dan hasil yang telah disepakati dari proyek itu sendiri. Jangan menyimpulkan motif seseorang atau menyatakan tujuan bersama atas nama mereka. Minta mereka untuk mengonfirmasi apakah deskripsi Anda mewakili kondisi yang sedang mereka coba pertahankan.
Pisahkan ketidakpastian teknis dari keputusan ruang lingkup
Jika pertanyaan yang diperdebatkan adalah apakah komponen yang ada dapat mendukung fungsi tambahan tersebut, sepakati pemeriksaan terbatas dengan orang yang ditunjuk, alokasi waktu, dan hasil yang dapat diamati. Misalnya, lakukan verifikasi komponen yang relevan daripada membangun seluruh fitur yang diusulkan. Tentukan terlebih dahulu temuan apa yang akan membuat opsi tersebut layak dijalankan dan ketidakpastian apa yang akan tetap ada setelahnya.
Jika semua orang sudah tahu bahwa pekerjaan tambahan tersebut melebihi waktu yang tersedia, diskusi teknis lebih lanjut mungkin tidak akan menyelesaikan apa pun. Pilihannya menyangkut ruang lingkup, waktu, atau kapasitas. Demikian pula, pemeriksaan kecil yang berhasil tidak serta-merta menyetujui pekerjaan tambahan secara otomatis. Hal itu hanya memberikan bukti bagi orang yang bertanggung jawab atas keputusan proyek.
Perbedaan yang sama berlaku ketika tidak ada yang meminta penambahan. Misalkan dua rekan tim merekomendasikan cara berbeda untuk menghasilkan hasil yang telah disepakati. Bandingkan asumsi mereka tentang masukan yang sama, kondisi operasi, dan kriteria penerimaan. Minta setiap orang untuk mengidentifikasi satu pengamatan yang dapat membantah pendekatan pilihan mereka. Perbandingan terbatas dapat mengungkapkan bahwa satu estimasi mengabaikan suatu dependensi atau menggunakan kondisi yang berbeda. Catat apa yang telah diperiksa dan apa yang masih belum diketahui; jangan memilih suatu pendekatan hanya karena pendukungnya lebih senior.
Bandingkan konsekuensi di seluruh proyek
Pertimbangkan opsi-opsi yang benar-benar tersedia: pertahankan demonstrasi awal, ganti satu fungsi yang telah disepakati dengan fungsi yang diminta jika pemiliknya mengizinkan, atau pindahkan pekerjaan tambahan ke sesi berikutnya. Untuk setiap opsi, identifikasi persiapan, tinjauan, materi, dan orang-orang yang terpengaruh. Perubahan yang tampaknya kecil dapat menciptakan pekerjaan bagi seseorang di luar rapat, jadi tanyakan kepada orang tersebut sebelum berjanji atas nama mereka.
Project Trade-Off Analysis dari Atlassian memeriksa variabel-variabel seperti ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko, serta menanyakan variabel mana yang lebih fleksibel. Metode ini juga merekomendasikan untuk meninjau kembali prioritas ketika informasi baru muncul. Anda dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan tersebut tanpa harus mengadopsi format lokakarya secara penuh. Pemeriksaan yang diwajibkan tidak lantas menjadi opsional hanya karena variabel lain sulit diubah.
Tutup ketidaksepakatan dengan keputusan yang dapat dieksekusi
Gunakan wewenang pengambilan keputusan yang ada. Sajikan komitmen saat ini, temuan yang terverifikasi, asumsi yang belum terselesaikan, dan konsekuensi dari opsi-opsi yang layak. Jika tim tidak dapat mengubah tanggal lokakarya atau mengalokasikan orang lain, sampaikan hal tersebut. Catat pengaturan yang dipilih, siapa yang akan menjalankan setiap tugas yang diubah, dan instruksi sebelumnya mana yang digantikannya. Pastikan bahwa rekan kerja yang terdampak dapat bekerja berdasarkan pengaturan baru tersebut.
Diskusi PON tentang tim yang bernegosiasi membedakan ketidaksepakatan tentang tugas dari serangan pribadi; situasinya tidak menetapkan bahwa konflik selalu meningkatkan kualitas proyek. Jaga agar perdebatan tetap terfokus pada komitmen ini. Setelah pemeriksaan relevan berikutnya, lihat apakah pengaturan yang dipilih mempertahankan hasil yang disyaratkan dan apakah ada asumsi yang meleset. Buka kembali keputusan spesifik tersebut jika perlu, alih-alih memandang percakapan sebelumnya sebagai vonis permanen atas keandalan seseorang.