Ubah “Saya Belum Melakukan Ini dengan Cukup Baik” Menjadi Pertanyaan yang Dapat Anda Jawab

Mengapa penilaian yang luas sulit untuk ditindaklanjuti

Penilaian seperti “Saya tidak melakukan ini dengan benar” mencampuradukkan beberapa hal sekaligus: tugas itu sendiri, standar yang mungkin belum Anda tentukan, dan kesimpulan tentang bagaimana pekerjaan tersebut berjalan. Karena ungkapan ini tidak menyebutkan tindakan spesifik atau titik henti, Anda dibiarkan bingung memikirkan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Panduan perencanaan tugas mengarah pada unit yang lebih mudah digunakan: tindakan yang dijelaskan dengan cukup jelas untuk dimulai. Atlassian merekomendasikan deskripsi yang aktif dan spesifik yang memberi seseorang konteks yang cukup untuk memulai; Asana juga menyarankan untuk menempatkan tindakan di awal, seperti “Desain tiga gambar iklan Facebook” daripada sekadar label singkat. Itu adalah contoh di tempat kerja, tetapi perbedaan yang sama juga membantu untuk tugas pribadi sehari-hari: “pilah cucian” adalah sebuah kategori, sedangkan “taruh handuk bersih di rak” menyebutkan sebuah tindakan. (Atlassian tentang menulis butir tindakan yang dapat dilacak; Asana tentang membuat daftar tugas yang dapat ditindaklanjuti)

Oleh karena itu, pertanyaan pengganti yang berguna harus mengarah pada sesuatu yang dapat diamati. “Apakah yang saya lakukan sudah cukup?” tidak memberi tahu apa yang harus dilihat. “Apakah saya sudah menyimpan piring-piring yang bersih?” dapat dijawab dengan memeriksa piring-piring tersebut. Pertanyaan konkret tidak perlu memutuskan apakah seluruh tugas sudah selesai; pertanyaan tersebut hanya perlu memperjelas keputusan berikutnya.

Mulailah dengan apa yang dapat Anda lihat

Sebutkan tugas tersebut tanpa mengevaluasinya. Jelaskan apa yang ada, apa yang kurang, atau apa yang sedang menunggu. Jika Anda sedang menyiapkan makanan, misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa sayuran sudah dicuci tetapi belum dipotong. Jika Anda sedang menyortir surat, Anda mungkin sudah membuka amplopnya tetapi belum memisahkan tagihan dari dokumen yang perlu diarsipkan.

Ubah pengamatan tersebut menjadi pertanyaan netral: “Apa yang masih tersisa sebelum saya bisa menyajikan ini?” atau “Amplop mana yang membutuhkan tanggapan?” Jaga agar kata-katanya tetap dekat dengan tugas yang sebenarnya. Jika pertanyaan tersebut mulai menuntut vonis tentang usaha Anda, seperti “Mengapa saya tidak bisa menyelesaikan ini dengan benar?”, persempitlah sampai jawabannya dapat mendeskripsikan suatu objek, keputusan, atau tindakan.

Ini adalah perbedaan praktis, bukan klaim bahwa setiap tugas dapat disederhanakan menjadi daftar periksa yang rapi. Beberapa pekerjaan bergantung pada informasi yang belum lengkap, orang lain, atau pilihan yang belum Anda buat. Menyebutkan kondisi tersebut tetap membuat situasi menjadi lebih jelas: “Informasi apa yang saya butuhkan sebelum saya bisa memesan janji temu?” jauh lebih bisa dijawab daripada “Mengapa saya sangat terlambat?”

Tentukan apa arti “selesai untuk saat ini”

Sebelum memilih langkah berikutnya, putuskan hasil apa yang penting pada tahap ini. Tugas rumah tangga mungkin dianggap selesai ketika meja sudah cukup bersih untuk makan malam, meskipun permukaan lainnya masih berantakan. Tugas administrasi pribadi mungkin dianggap selesai untuk hari ini ketika Anda telah menemukan formulirnya dan mencatat dokumen yang diperlukan, meskipun Anda belum bisa mengirimkannya.

Garis akhir sementara ini mencegah tindakan kecil berikutnya tertukar dengan menyelesaikan seluruh pekerjaan. Tanyakan, “Apa yang bisa dianggap sebagai titik henti yang berguna untuk sesi ini?” Buatlah jawabannya spesifik dan sebanding dengan tugasnya. “Kumpulkan dokumen yang diperlukan untuk formulir tersebut” adalah batasan yang memungkinkan; “bereskan semua dokumen saya” adalah proyek yang jauh lebih besar.

Untuk tugas dengan beberapa tahapan yang berbeda, bagi menjadi tindakan-tindakan yang lebih kecil. Panduan Todoist merekomendasikan untuk membagi tugas besar menjadi subtugas, sementara Asana menjelaskan cara memecah tujuan yang lebih besar menjadi tugas-tanya yang dapat ditindaklanjuti. Untuk contoh pribadi, “bersiap untuk kunjungan akhir pekan” bisa menjadi “periksa jadwal kereta,” “cuci handuk tamu,” dan “tulis dua barang belanjaan yang harus dibeli.” Gunakan hanya langkah-langkah yang membantu Anda melihat apa yang harus dilakukan; tidak perlu memetakan setiap detail di awal. (Todoist tentang membagi tugas yang lebih besar; Asana tentang memecah tujuan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti)

Tanyakan tindakan nyata berikutnya

Setelah Anda mengetahui apa yang belum selesai dan apa yang dianggap cukup untuk saat ini, tanyakan: “Apa tindakan terkecil yang dapat saya lihat atau verifikasi yang memajukan tugas ini?” Jawabannya harus dimulai dengan kata kerja dan menyebutkan sesuatu yang dapat Anda lakukan: buka, cari, cuci, bandingkan, tulis, pindahkan, atau kirim.

Cobalah pertanyaan tersebut pada tugas sehari-hari yang belum selesai:

Penilaian samar: “Saya belum merencanakan perjalanan ini dengan cukup baik.”

Kondisi yang dapat diamati: “Saya sudah punya tanggal tetapi belum ada jadwal keberangkatan.”

Pertanyaan yang dapat dijawab: “Jadwal kereta mana yang tersedia pada Sabtu pagi?”

Tindakan berikutnya: “Buka jadwal kereta api dan bandingkan dua keberangkatan pagi.”

Urutan ini adalah bantuan pengambilan keputusan editorial yang diambil dari prinsip-prinsip penulisan tugas di atas: amati kondisinya, tentukan garis akhir jangka pendek, lalu identifikasi tindakan nyata berikutnya. Ini bukan sistem produktivitas yang kaku atau jaminan bahwa suatu tugas akan selesai. Jika tindakan berikutnya bergantung pada sebuah pilihan, tuliskan pilihan tersebut sebagai tindakan: “Pilih antara dua waktu keberangkatan yang tersedia.”

Buat pertanyaan cukup kecil untuk dijawab

Sebuah pertanyaan bisa terdengar praktis tetapi tetap terlalu luas. “Bagaimana cara saya mengatur seluruh lemari pakaian?” meminta rencana untuk keseluruhan proyek. Persempit berdasarkan area atau keputusan: “Mantel mana yang sudah tidak musimnya?” atau “Di mana saya akan menaruh sepatu yang paling sering saya pakai?” Jika itu pun masih menyisakan beberapa kemungkinan, mulailah dengan satu rak, satu laci, atau satu kategori.

Ujian cepatnya adalah apakah Anda dapat menjawab pertanyaan tersebut dengan tanggapan yang singkat dan faktual. Jika jawabannya perlu menjelaskan seluruh tugas, ajukan pertanyaan yang lebih kecil. “Apa yang harus saya lakukan terhadap berkas-berkas ini?” dapat diubah menjadi “Dokumen mana yang batas waktunya paling awal?” “Bagaimana cara saya memperbaiki draf ini?” dapat diubah menjadi “Paragraf mana yang masih belum memiliki poin utama?”

Kecil bukan berarti sepele. Tindakan berikutnya harus terhubung dengan tujuan tugas tersebut. Jika suatu langkah tidak membantu mencapai garis akhir yang Anda pilih, langkah itu mungkin termasuk dalam tugas lain atau bersifat opsional. Itu adalah poin yang berguna untuk diputuskan secara sadar, daripada menambah lebih banyak pekerjaan hanya karena tugas awal terasa belum selesai.

Jika Anda belum bisa menjawab, sebutkan apa yang kurang

Terkadang jawaban jujurnya adalah Anda tidak dapat mengidentifikasi tindakan berikutnya karena ada sesuatu yang belum diketahui atau belum tersedia. Ubah hambatan itu menjadi pertanyaan juga: “Detail apa yang saya butuhkan dari pemilik rumah sebelum saya dapat memilih tanggal perbaikan?” atau “Bahan apa yang kurang dari resep ini?” Jika orang lain perlu merespons, langkah berikutnya mungkin mengirim pertanyaan spesifik atau mencatat kapan Anda akan memeriksa balasannya.

Di waktu lain, tugas tersebut terlalu besar untuk memiliki satu langkah berikutnya yang jelas. Pecah menjadi hasil atau tahapan yang terpisah, lalu pilih satu untuk dikerjakan. Panduan manajemen tugas juga menyarankan hal serupa, yaitu membagi pekerjaan yang lebih besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan mencatat cukup detail agar tugas tersebut dapat ditindaklanjuti. (Todoist tentang memecah tugas besar menjadi subtugas; Atlassian tentang cakupan dan konteks tugas)

Jika Anda mendapati bahwa garis akhirnya sendiri belum jelas, tentukan sebelum terus melangkah. “Merapikan area pintu masuk” bisa berarti membersihkan lantai, merapikan sepatu, atau menyortir surat. Tanyakan hasil mana yang penting untuk saat ini. Jika tidak ada yang mendesak, pilihlah titik henti yang masuk akal atau tinggalkan tugas itu untuk waktu lain saat Anda bisa memutuskan. Menyebutkan ketidakpastian itu sudah jauh lebih berguna daripada menganggapnya sebagai bukti bahwa seluruh usaha Anda tidak memadai.

Penyetelan ulang singkat yang dapat Anda gunakan

Ketika Anda mendapati diri Anda berpikir “Saya tidak melakukan ini dengan cukup baik,” berhentilah sejenak untuk menulis empat baris:

Tugas: Tugas biasa apa yang sedang saya kerjakan?

Kondisi saat ini: Apa yang sudah selesai, dan apa yang masih tersisa?

Untuk saat ini: Hasil apa yang akan membuat sesi ini cukup selesai?

Tindakan berikutnya: Tindakan spesifik apa yang dapat saya ambil atau keputusan apa yang dapat saya buat?

Sebagai contoh: “Tugas: membersihkan meja dapur. Kondisi saat ini: piring menumpuk di dekat bak cuci; bahan makanan masih ada di atas meja. Untuk saat ini: simpan bahan makanan dan bersihkan satu area kerja. Tindakan berikutnya: masukkan bahan-bahan dingin ke dalam lemari es.” Detail ini hanyalah ilustrasi; sesuaikan titik hentinya dengan kebutuhan Anda menggunakan meja tersebut.

Kemudian mulailah dengan tindakan yang Anda sebutkan, atau catat informasi apa yang Anda butuhkan sebelum Anda dapat bertindak. Ketika Anda kembali ke tugas tersebut, periksa kembali kondisi yang dapat diamati dan ajukan pertanyaan baru jika diperlukan. “Tidak cukup baik” adalah sebuah vonis tanpa langkah berikutnya. “Apa yang tersisa, apa yang dianggap selesai untuk saat ini, dan apa yang bisa saya lakukan selanjutnya?” mengubahnya menjadi tugas yang dapat Anda periksa dan jawab.

Lanjutkan topik ini