Tukarkan “Saya Belum Melakukan Ini dengan Cukup Baik” kepada Soalan yang Boleh Anda Jawab

Penilaian seperti “Saya tidak melakukan ini dengan betul” mencampuradukkan beberapa perkara: tugasan itu, piawaian yang mungkin belum anda tetapkan, dan kesimpulan tentang kemajuan kerja. Oleh sebab penilaian itu tidak menyebut tindakan atau titik berhenti yang khusus, anda perlu memikirkan sendiri apa yang perlu dilakukan seterusnya.

Panduan perancangan tugasan mencadangkan unit yang lebih mudah digunakan: tindakan yang diterangkan dengan cukup jelas untuk dimulakan. Atlassian mengesyorkan penerangan yang aktif dan khusus, yang memberikan konteks secukupnya untuk seseorang mula bertindak; Asana juga mencadangkan supaya tindakan disebut dahulu, seperti “Reka tiga imej iklan Facebook” berbanding label ringkas sahaja. Contoh ini berkaitan tempat kerja, tetapi perbezaan yang sama membantu untuk tugasan peribadi biasa: “uruskan pakaian” ialah kategori, manakala “letakkan tuala bersih di atas rak” menyatakan tindakan. (Atlassian tentang penulisan item tindakan yang boleh dijejaki; Asana tentang menjadikan senarai tugasan boleh dilaksanakan)

Oleh itu, soalan pengganti yang berguna patut mengarah kepada sesuatu yang boleh diperhatikan. “Adakah saya sudah buat secukupnya?” tidak menyatakan apa yang perlu dilihat. “Adakah saya sudah menyimpan pinggan bersih?” boleh dijawab dengan memeriksa pinggan itu. Soalan konkrit tidak perlu menentukan sama ada seluruh tugasan sudah selesai; cukup sekadar menjelaskan keputusan seterusnya.

Namakan tugasan tanpa menilainya. Terangkan perkara yang ada, tiada, atau masih menunggu. Jika anda sedang menyediakan hidangan, misalnya, anda mungkin perasan sayur-sayuran sudah dibasuh tetapi belum dipotong. Jika anda sedang mengasingkan surat, anda mungkin sudah membuka sampul surat tetapi belum mengasingkan bil daripada dokumen untuk difailkan.

Tukarkan pemerhatian itu kepada soalan neutral: “Apa lagi yang perlu dibuat sebelum saya boleh menghidangkan makanan ini?” atau “Sampul surat mana yang memerlukan balasan?” Pastikan perkataannya merujuk terus kepada tugasan sebenar. Jika soalan itu mula menuntut keputusan tentang usaha anda, seperti “Mengapa saya tidak boleh menyiapkan ini dengan betul?”, kecilkan skopnya sehingga jawapannya boleh menyatakan objek, keputusan atau tindakan.

Ini ialah perbezaan yang praktikal, bukannya dakwaan bahawa setiap tugasan boleh diringkaskan menjadi senarai semak yang kemas. Sesetengah kerja bergantung pada maklumat yang belum ada, orang lain, atau pilihan yang belum anda buat. Menamakan keadaan itu tetap menjelaskan situasi: “Apakah maklumat yang saya perlukan sebelum membuat janji temu?” lebih mudah dijawab daripada “Mengapa saya begitu ketinggalan?”

Sebelum memilih langkah seterusnya, tentukan hasil yang penting pada peringkat ini. Tugasan rumah mungkin dianggap selesai apabila meja cukup lapang untuk makan malam, walaupun permukaan lain masih berselerak. Tugasan pentadbiran peribadi mungkin dianggap selesai untuk hari ini apabila anda sudah menemui borang itu dan mencatat dokumen yang diperlukan, walaupun anda belum dapat menghantarnya.

Titik tamat sementara ini mengelakkan satu tindakan kecil seterusnya daripada disalah anggap sebagai menyiapkan seluruh kerja. Tanya, “Apakah titik berhenti yang berguna untuk sesi ini?” Jadikan jawapannya khusus dan sepadan dengan tugasan. “Kumpulkan kertas yang diperlukan untuk borang itu” ialah sempadan yang mungkin sesuai; “uruskan semua dokumen saya” ialah projek yang jauh lebih besar.

Jika sesuatu tugasan mempunyai beberapa peringkat yang berbeza, bahagikannya kepada tindakan yang lebih kecil. Panduan Todoist mengesyorkan pembahagian tugasan besar kepada subtugasan, manakala Asana menerangkan cara memecahkan matlamat yang lebih besar kepada tugasan yang boleh dilaksanakan. Contoh peribadi: “buat persediaan untuk kunjungan hujung minggu” boleh dipecahkan kepada “semak waktu kereta api”, “basuh tuala tetamu” dan “catat dua barang runcit yang perlu dibeli”. Gunakan hanya langkah yang membantu anda melihat apa yang perlu dibuat; anda tidak perlu merancang setiap perincian terlebih dahulu. (Todoist tentang pembahagian tugasan besar; Asana tentang memecahkan matlamat kepada tugasan yang boleh dilaksanakan)

Setelah anda tahu perkara yang belum selesai dan perkara yang boleh dianggap cukup buat masa ini, tanya: “Apakah tindakan paling kecil yang boleh saya lihat atau sahkan untuk memajukan tugasan ini?” Jawapannya patut bermula dengan kata kerja dan menyatakan sesuatu yang boleh anda lakukan: buka, cari, basuh, bandingkan, tulis, alihkan atau hantar.

Cuba soalan ini pada tugasan harian yang belum selesai:

Penilaian samar: “Saya belum merancang perjalanan ini dengan cukup baik.”

Keadaan yang boleh diperhatikan: “Saya sudah ada tarikhnya tetapi belum tahu waktu perjalanan.”

Soalan yang boleh dijawab: “Apakah waktu kereta api yang tersedia pada pagi Sabtu?”

Tindakan seterusnya: “Buka jadual kereta api dan bandingkan dua waktu berlepas pada waktu pagi.”

Urutan ini ialah alat bantu membuat keputusan editorial yang diilhamkan oleh prinsip penulisan tugasan di atas: perhatikan keadaan, tetapkan titik tamat jangka pendek, kemudian kenal pasti tindakan konkrit seterusnya. Ini bukan sistem produktiviti yang wajib diikuti atau jaminan bahawa sesuatu tugasan akan selesai. Jika tindakan seterusnya bergantung pada pilihan, tulis pilihan itu sebagai tindakan: “Pilih antara dua waktu berlepas yang tersedia.”

Sesuatu soalan boleh kedengaran praktikal tetapi masih terlalu umum. “Bagaimanakah saya hendak mengemas seluruh almari?” meminta rancangan untuk satu projek penuh. Kecilkan skop mengikut ruang atau keputusan: “Kot mana yang bukan untuk musim ini?” atau “Di manakah saya akan meletakkan kasut yang paling kerap dipakai?” Jika masih ada beberapa kemungkinan, mulakan dengan satu rak, satu laci atau satu kategori.

Ujian ringkasnya ialah sama ada anda boleh menjawab soalan itu dengan jawapan fakta yang pendek. Jika jawapannya perlu menerangkan seluruh tugasan, tanya soalan yang lebih kecil. “Apa yang patut saya buat tentang dokumen ini?” boleh ditukar kepada “Dokumen mana yang mempunyai tarikh akhir paling awal?” “Bagaimanakah saya boleh memperbaik draf ini?” boleh ditukar kepada “Perenggan mana yang masih belum menyatakan isi utamanya?”

Kecil tidak bermakna remeh. Tindakan seterusnya patut berkait dengan tujuan tugasan. Jika sesuatu langkah tidak membantu mencapai titik tamat yang anda pilih, langkah itu mungkin tergolong dalam tugasan lain atau bersifat pilihan. Tentukan perkara itu dengan sengaja, dan bukannya menambah kerja hanya kerana tugasan asal terasa belum selesai.

Ada kalanya jawapan yang jujur ialah anda tidak dapat mengenal pasti tindakan seterusnya kerana sesuatu perkara belum diketahui atau tidak tersedia. Jadikan halangan itu sebagai soalan juga: “Apakah maklumat yang saya perlukan daripada tuan rumah sebelum memilih tarikh pembaikan?” atau “Bahan apa yang tiada daripada resipi ini?” Jika anda menunggu jawapan orang lain, langkah seterusnya mungkin menghantar soalan khusus atau mencatat bila anda akan menyemak balasan.

Pada masa lain, tugasan itu terlalu besar untuk mempunyai satu langkah seterusnya yang jelas. Bahagikannya kepada hasil atau peringkat yang berasingan, kemudian pilih satu untuk dikerjakan. Panduan pengurusan tugasan juga mengesyorkan supaya kerja yang lebih besar dipecahkan kepada langkah kecil dan butiran yang mencukupi dicatat agar tugasan boleh dilaksanakan. (Todoist tentang pembahagian tugasan besar kepada subtugasan; Atlassian tentang skop dan konteks tugasan)

Jika anda mendapati titik tamat itu sendiri tidak jelas, tentukannya sebelum meneruskan. “Kemas ruang masuk” mungkin bermaksud mengosongkan lantai, menyimpan kasut atau mengasingkan surat. Tanya hasil mana yang penting untuk keperluan semasa. Jika tiada yang mendesak, pilih titik berhenti yang munasabah atau tangguhkan tugasan itu sehingga anda dapat membuat keputusan. Menamakan ketidakpastian itu sudah lebih berguna daripada menganggapnya sebagai bukti bahawa seluruh usaha anda tidak memadai.

Apabila anda sedar diri berfikir “Saya tidak melakukan ini dengan cukup baik”, berhenti seketika untuk menulis empat baris:

Tugasan: Apakah tugasan harian yang sedang saya lakukan?

Keadaan semasa: Apakah yang sudah selesai dan apakah yang masih tinggal?

Buat masa ini: Apakah hasil yang akan menjadikan sesi ini cukup lengkap?

Tindakan seterusnya: Apakah tindakan khusus yang boleh saya ambil atau keputusan yang boleh saya buat?

Contohnya: “Tugasan: kosongkan kaunter dapur. Keadaan semasa: pinggan bertindan di tepi sinki; barang runcit masih di atas kaunter. Buat masa ini: simpan barang runcit dan kosongkan satu ruang kerja. Tindakan seterusnya: masukkan barang yang perlu disejukkan ke dalam peti sejuk.” Butiran ini sekadar contoh; sesuaikan titik berhenti dengan kegunaan kaunter itu.

Kemudian mulakan tindakan yang anda namakan, atau catat maklumat yang diperlukan sebelum anda boleh bertindak. Apabila kembali kepada tugasan itu, periksa semula keadaan yang boleh diperhatikan dan tanya soalan baharu jika perlu. “Belum cukup baik” ialah keputusan tanpa langkah seterusnya. “Apa yang masih tinggal, apakah yang boleh dianggap selesai buat masa ini, dan apa yang boleh saya lakukan seterusnya?” menukarkannya menjadi tugasan yang boleh anda periksa dan jawab.