Zamień „Nie zrobiłem tego wystarczająco dobrze” na pytanie, na które możesz odpowiedzieć

Ocena taka jak „Nie robię tego właściwie” łączy kilka rzeczy: zadanie, standard, którego być może nie określiłeś, oraz wniosek o tym, jak przebiega praca. Ponieważ nie wskazuje konkretnego działania ani punktu końcowego, musisz samodzielnie ustalić, co zrobić dalej.

Wskazówki dotyczące planowania zadań sugerują bardziej użyteczną jednostkę: działanie opisane na tyle jasno, by można było zacząć. Atlassian zaleca aktywne, konkretne opisy, które dają wystarczający kontekst do rozpoczęcia pracy; Asana podobnie sugeruje, by zaczynać od działania, na przykład „Zaprojektuj trzy obrazy reklamowe na Facebooka”, zamiast używać samej etykiety. To przykłady z pracy zawodowej, ale to samo rozróżnienie przydaje się w codziennych zadaniach osobistych: „zająć się praniem” to kategoria, a „położyć czyste ręczniki na półce” wskazuje działanie. (Atlassian o zapisywaniu możliwych do śledzenia zadań do wykonania; Asana o tworzeniu list zadań, które można realizować)

Dlatego przydatne pytanie zastępcze powinno kierować uwagę na coś, co można zaobserwować. „Czy robię wystarczająco dużo?” nie mówi, na co patrzeć. „Czy odłożyłem czyste naczynia?” można rozstrzygnąć, sprawdzając naczynia. Konkretne pytanie nie musi przesądzać, czy całe zadanie jest ukończone; wystarczy, że ułatwi podjęcie kolejnej decyzji.

Nazwij zadanie bez oceniania go. Opisz to, co jest, czego brakuje lub co czeka. Jeśli na przykład przygotowujesz posiłek, możesz zauważyć, że warzywa są umyte, ale niepokrojone. Jeśli segregujesz pocztę, możesz mieć otwarte koperty, ale jeszcze nieoddzielone rachunki od dokumentów do schowania.

Zamień tę obserwację w neutralne pytanie: „Co jeszcze trzeba zrobić, zanim podam posiłek?” albo „Na które koperty trzeba odpowiedzieć?”. Dopasuj sformułowanie do rzeczywistego zadania. Jeśli pytanie zaczyna wymagać oceny twojego wysiłku, na przykład „Dlaczego nie potrafię tego porządnie skończyć?”, zawęź je, aż odpowiedź będzie mogła opisywać przedmiot, decyzję lub działanie.

To praktyczne rozróżnienie, a nie twierdzenie, że każde zadanie da się zamienić w zgrabną listę kontrolną. Niektóre prace zależą od brakujących informacji, innej osoby lub decyzji, której jeszcze nie podjąłeś. Nazwanie tej przeszkody i tak rozjaśnia sytuację: „Jakich informacji potrzebuję, zanim umówię wizytę?” jest łatwiejsze do rozstrzygnięcia niż „Dlaczego tak bardzo jestem w tyle?”.

Zanim wybierzesz kolejny krok, zdecyduj, jaki rezultat jest teraz istotny. Zadanie domowe może być ukończone, gdy stół jest na tyle czysty, by zjeść przy nim kolację, nawet jeśli na innych powierzchniach nadal panuje bałagan. Zadanie związane z osobistymi sprawami urzędowymi może być dziś ukończone, gdy znajdziesz formularz i zanotujesz wymagane dokumenty, nawet jeśli nie możesz go jeszcze złożyć.

Tymczasowa linia mety pozwala nie mylić małego następnego działania z ukończeniem całej pracy. Zapytaj: „Jaki punkt będzie dobrym miejscem na zakończenie tej sesji?”. Sformułuj odpowiedź konkretnie i proporcjonalnie do zadania. „Zebrać dokumenty potrzebne do formularza” to możliwa granica; „uporządkować wszystkie moje dokumenty” to znacznie większy projekt.

Jeśli zadanie składa się z kilku odrębnych etapów, podziel je na mniejsze działania. Według wskazówek Todoist duże zadania warto rozbijać na podzadania, a Asana opisuje dzielenie większych celów na działania, które można wykonać. W przypadku osobistego zadania „przygotować się do weekendowej wizyty” można rozbić na „sprawdzić godzinę pociągu”, „wyprać ręczniki dla gości” i „zanotować dwie rzeczy do kupienia w sklepie”. Wykorzystaj tylko te kroki, które pomagają ustalić, co zrobić; nie musisz z góry planować każdego szczegółu. (Todoist o dzieleniu większych zadań; Asana o rozbijaniu celów na działania, które można wykonać)

Gdy już wiesz, co jest nieukończone i co na ten moment uznasz za wystarczające, zapytaj: „Jakie najmniejsze działanie mogę zobaczyć lub sprawdzić, które posunie to zadanie naprzód?”. Odpowiedź powinna zaczynać się od czasownika i wskazywać coś, co możesz zrobić: otworzyć, znaleźć, umyć, porównać, napisać, przenieść lub wysłać.

Zastosuj to pytanie do niedokończonego codziennego zadania:

Ogólna ocena: „Nie zaplanowałem podróży wystarczająco dobrze”.

Obserwowalny stan: „Znam daty, ale nie godziny podróży”.

Pytanie, na które można odpowiedzieć: „Jakie pociągi odjeżdżają w sobotę rano?”.

Następne działanie: „Otworzyć rozkład jazdy i porównać dwa poranne odjazdy”.

Ta sekwencja to redakcyjne narzędzie ułatwiające podjęcie decyzji, oparte na opisanych wyżej zasadach formułowania zadań: zaobserwuj stan, określ bliski punkt końcowy, a następnie wskaż konkretne kolejne działanie. Nie jest to narzucony system produktywności ani gwarancja ukończenia zadania. Jeśli kolejne działanie zależy od wyboru, zapisz sam wybór jako działanie: „Wybrać jedną z dwóch dostępnych godzin odjazdu”.

Pytanie może brzmieć praktycznie, a mimo to być zbyt ogólne. „Jak uporządkować całą szafę?” wymaga planu dla całego projektu. Zawęź pytanie, wskazując obszar lub decyzję: „Które płaszcze są poza sezonem?” albo „Gdzie odłożę buty, które noszę najczęściej?”. Jeśli nadal widzisz kilka możliwości, zacznij od jednej półki, jednej szuflady lub jednej kategorii.

Szybki test: czy możesz odpowiedzieć krótko i rzeczowo? Jeśli odpowiedź wymagałaby wyjaśnienia całego zadania, zadaj mniejsze pytanie. „Co mam zrobić z dokumentami?” można zmienić na „Który dokument ma najbliższy termin?”. „Jak mogę ulepszyć ten szkic?” można zmienić na „W któremu akapitowi nadal brakuje głównej myśli?”.

Małe nie znaczy błahe. Kolejne działanie powinno służyć celowi zadania. Jeśli jakiś krok nie przybliża cię do wybranego punktu końcowego, może należeć do innego zadania albo być opcjonalny. Lepiej zdecydować o tym świadomie, niż dodawać sobie pracy tylko dlatego, że pierwotne zadanie wydaje się niedokończone.

Czasem uczciwa odpowiedź brzmi: nie potrafisz wskazać kolejnego działania, bo czegoś nie wiesz lub coś jest niedostępne. Zamień tę przeszkodę również w pytanie: „Jakich informacji potrzebuję od właściciela mieszkania, zanim ustalę termin naprawy?” albo „Którego składnika brakuje w przepisie?”. Jeśli czekasz na odpowiedź innej osoby, kolejnym krokiem może być wysłanie konkretnego pytania albo zanotowanie, kiedy sprawdzisz, czy przyszła odpowiedź.

Czasem zadanie jest zbyt duże, by mieć jeden oczywisty następny krok. Podziel je na odrębne rezultaty lub etapy, a potem wybierz jeden do realizacji. Wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami również zalecają dzielenie większej pracy na mniejsze kroki i zapisywanie wystarczającej liczby szczegółów, by dało się ją wykonać. (Todoist o dzieleniu dużego zadania na podzadania; Atlassian o zakresie zadania i kontekście)

Jeśli odkryjesz, że sam punkt końcowy jest niejasny, określ go, zanim przejdziesz dalej. „Uprzątnąć przedpokój” może oznaczać odsunięcie rzeczy z podłogi, schowanie butów albo posegregowanie poczty. Zastanów się, jaki rezultat jest potrzebny w tej sytuacji. Jeśli nic nie jest pilne, wybierz rozsądny punkt zakończenia albo odłóż zadanie na czas, gdy będziesz w stanie podjąć decyzję. Nazwanie niepewności jest bardziej pomocne niż traktowanie jej jako dowodu, że cały wysiłek jest niewystarczający.

Gdy przyłapiesz się na myśli „Nie robię tego wystarczająco dobrze”, zatrzymaj się na chwilę i zapisz cztery linijki:

Zadanie: Nad jakim zwykłym zadaniem pracuję?

Obecny stan: Co jest już zrobione, a co jeszcze zostało?

Na razie: Jaki rezultat sprawi, że ta sesja będzie wystarczająco kompletna?

Następne działanie: Jakie konkretne działanie mogę wykonać lub jaką decyzję mogę podjąć?

Na przykład: „Zadanie: uprzątnąć kuchenny blat. Obecny stan: naczynia są ułożone przy zlewie, zakupy wciąż leżą na blacie. Na razie: schować zakupy i zrobić miejsce do pracy. Następne działanie: włożyć produkty wymagające chłodzenia do lodówki”. Szczegóły są przykładowe; dostosuj punkt zakończenia do tego, do czego potrzebujesz blatu.

Następnie zacznij od wskazanego działania albo zanotuj, jakich informacji potrzebujesz, zanim będziesz móc je wykonać. Gdy wrócisz do zadania, ponownie sprawdź jego obserwowalny stan i w razie potrzeby zadaj nowe pytanie. „Niewystarczająco dobrze” to ocena bez kolejnego kroku. „Co zostało, co na razie uznam za zrobione i co mogę zrobić dalej?” zamienia ją w zadanie, które możesz sprawdzić i na które możesz odpowiedzieć.